Conozca la diferencia: orden de compra (PO), albarán y factura
Publicado: 2023-05-11
Para los minoristas y los vendedores de comercio electrónico, conocer la diferencia entre una orden de compra, un albarán y una factura es fundamental para lograr operaciones eficientes.
Comienza con el proceso de compra. ¡Después de todo, no puedes vender lo que no tienes!
Entre el pedido, el envío y la recepción, existe una curva de aprendizaje que los vendedores deben superar para tener éxito. Divulgación completa: es más fácil decirlo que hacerlo.
Sin embargo, al realizar una investigación y algunas buenas pruebas y errores a la antigua, puede convertirse en un profesional en muy poco tiempo.
Los vendedores tienen que aprender a comprar de manera eficiente y descubrir qué funciona para su negocio. Esta publicación debería ayudar a aliviar cualquier aprensión que pueda tener sobre el proceso de compra al repasar los conceptos básicos de las órdenes de compra, las facturas y los albaranes.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (PO) es la solicitud de pedido enviada por un comprador a un vendedor. Este documento contiene detalles sobre el tipo y la cantidad de artículos que se piden.
También se detallarán los precios de compra que se han acordado y las condiciones de pago.
Los compradores usan órdenes de compra para asegurarse de que los productos que llegan son realmente los productos que ordenaron.
Desde la introducción de las órdenes de compra en las industrias minoristas, el proceso de compra se ha vuelto más eficiente y permite un mejor seguimiento del inventario y los pagos.
Para enviar una orden de compra, el comprador generalmente usa un sistema de software electrónico que permite un mejor seguimiento y envío electrónico a los proveedores.
Las órdenes de compra brindan los detalles necesarios que los vendedores y compradores usan para mantener datos precisos sobre ventas o compras anteriores.
La orden de compra incluye:
- Un número de orden de compra
- Una fecha de envío
- Dirección de Envio
- Dirección de envío
- Los artículos solicitados, las cantidades y el precio.
- Términos
Ejemplo de orden de compra:
Si necesita plantillas de órdenes de compra, aquí hay algunos lugares donde puede encontrar plantillas gratuitas para órdenes de compra:
- Laboratorio de plantillas
- Hoja inteligente
- Plantillas legales
Nuestro software de gestión de inventario, SkuVault , puede generar automáticamente órdenes de compra en función de los niveles de reabastecimiento preestablecidos y extraer la información de contacto del proveedor directamente en las plantillas de órdenes de compra. Esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo.
¿Por qué es importante una orden de compra?
Una vez que los compradores emiten una orden de compra y el vendedor la acepta, se convierte en el documento rector de la venta.
La orden de compra proporciona una promesa de pago, según los términos del acuerdo del comprador. Esto da a los vendedores la confianza para proporcionar los productos.
Como parte de un acuerdo de venta general, puede ser un contrato vinculante entre las partes que mitiga el riesgo del vendedor y brinda algunas protecciones legales si el comprador no cumple.
El número de orden de compra es especialmente útil para el seguimiento. Los vendedores pueden usar órdenes de compra para hacer coincidir los envíos con las compras utilizando los números de las órdenes de compra. Las órdenes de compra también incluyen la información del comprador y del vendedor para facilitar la reconciliación de todas las partes.
Implemente un IMS para obtener un mayor control de inventario y menos envíos erróneos costosos.
¿Qué es una factura?
Un vendedor prepara la factura para el comprador después de que el comprador envía una orden de compra.
Una factura es un documento no negociable . Esto significa que el vendedor acepta los términos y se compromete a proporcionar los bienes o servicios solicitados, pero no está dispuesto a realizar ningún cambio o negociar los términos.
¿Necesitas empezar por el principio? Consulte nuestra guía sobre cómo crear una factura .
Mientras que la orden de compra es emitida por el comprador, la factura se origina en la parte vendedora. Identifica tanto a los compradores como a los vendedores y debe hacer referencia a la orden de compra.
Describe, y cuantifica, los artículos que se venden, muestra la fecha de envío, los costos unitarios y los descuentos aplicados, los tiempos de entrega y las condiciones de pago. También puede incluir información sobre el envío y el modo de transporte.
Ejemplo de factura:
Si necesita plantillas de factura, aquí hay algunos lugares donde puede encontrar plantillas gratuitas para facturas:
- Factura Inicio
- Factura Sencilla
- Generador de facturas
Una plantilla de factura gratuita puede funcionar para operaciones muy pequeñas que solo ocasionalmente tienen que crear facturas.
Si desea algo más optimizado, puede generar automáticamente facturas desde SkuVault que pueden ser parte del seguimiento del inventario a través del proceso de selección, empaque y envío .
Las facturas y las órdenes de compra proporcionan muchos de los mismos detalles. Esto tiene sentido porque la factura actúa como factura del pedido para solicitar el pago.
Como tal, es muy importante que ambos documentos contengan la misma información para que cada parte pueda comparar las órdenes de compra y las facturas para mayor precisión.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?
La principal diferencia entre la orden de compra y la factura es el propósito de los documentos y detalles técnicos que se encuentran en la OC que no se incluyen en una factura.
Para los vendedores, una factura sirve como una forma educada de pedir a los compradores el dinero que deben por los productos que han entregado. Las facturas son un recordatorio amistoso de que los bienes entregados aún no han sido pagados. Al igual que otros métodos de facturación, las facturas a veces permiten extensiones en los pagos.
Las empresas generalmente solo usan facturas en transacciones B2B. La transacción de bienes entre empresas es más creíble que las ventas B2C, por lo que los vendedores confían en que recibirán los pagos cuando los compradores puedan hacerlos.
Como proveedor de minoristas o empresas de comercio electrónico, el comprador suele vender los productos con un margen de beneficio. Esto crea un flujo de caja que da a los vendedores originales más confianza en que se les pagará.
¿Por qué es importante una factura?
Las facturas son importantes para los vendedores como una forma de recibir el pago a tiempo.
Al hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra, permite una transacción más fluida. En esencia, cierra el ciclo entre el pedido y la solicitud de pago.
Las facturas también proporcionan evidencia de que los productos o servicios han sido entregados. Esto demuestra que el vendedor ha cumplido con los términos del acuerdo y establece el derecho del vendedor al pago . Si el comprador no paga, proporciona una prueba adicional de que el vendedor cumplió con el pedido.
Desde un punto de vista contable, una factura registra la transacción como cuentas por cobrar hasta que se hayan pagado todas las deudas.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento de envío que viene con un pedido dentro del paquete de envío o metido dentro de una bolsa de envío adherida al paquete.
A veces se denomina carta de porte, lista de empaque o lista de envío: una hoja de empaque detalla los detalles del producto para que el receptor pueda asegurarse de que los artículos en el envío coincidan con lo que ordenó.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura?
Tanto las facturas como los albaranes se envían a los compradores de los vendedores, pero tienen propósitos completamente diferentes. Todas las empresas usan facturas, pero no todas las empresas usan albaranes.
Por ejemplo, las empresas basadas en servicios no utilizan albaranes por una razón muy obvia: no venden productos. En cambio, solo emiten facturas.
Los albaranes solo se requieren si hay productos que se envían y se reciben para la venta.
Otra diferencia entre una factura y un albarán es quién recibe los documentos.
Si usted es quien envía estos documentos, es importante tener en cuenta quién debe recibirlos. La factura debe enviarse a la persona responsable del pago.Este podría ser el departamento de contabilidad, por ejemplo.
El albarán se enviaría al departamento que recibe los artículos para que puedan registrar los productos entrantes.En algunos casos, puede ser la misma persona, pero es más probable que se trate de diferentes áreas del negocio, especialmente en un almacén o en una operación a gran escala.
En el mundo real, ha habido muchos problemas con las empresas emergentes o en las nuevas relaciones cuando los albaranes y las facturas se enviaban a la persona equivocada.
Cada envío debe incluir un albarán. Los detalles de los albaranes se personalizarán según el negocio y los bienes que se venden.
El documento debe enumerar la fecha del pedido, los productos incluidos en el pedido y la cantidad de cada producto. Dependiendo del negocio, también se puede incluir el peso del producto. Detalles como estos son importantes para muchos compradores que usan el albarán como guía al desempacar su pedido.
Ejemplo de albarán
Este es un ejemplo de cómo se vería un albarán típico y los detalles que contiene:
Si necesita plantillas de albaranes, aquí hay algunos lugares donde puede encontrar plantillas gratuitas para albaranes:
- Archivo de plantillas
- oficina de microsoft
- Factura Baya
Si está haciendo un negocio de bajo volumen, estas plantillas gratuitas pueden funcionar para usted.
Para negocios más robustos o operaciones de almacén, querrá generar comprobantes de empaque utilizando un sistema de gestión de inventario , como SkuVault , para automatizar listas de selección que pueden duplicarse como comprobantes de empaque o usar comprobantes de empaque generados por su software de envío.
SkuVault se integra con todas las soluciones de envío populares , incluidas ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks y Temando.
¿Por qué es importante un albarán?
Los albaranes son importantes por una variedad de razones.
Para los vendedores, los albaranes proporcionan un recuento exacto de los artículos que se envían. Pueden servir como un control durante la fase de control de calidad del cumplimiento de los pedidos para asegurarse de que los artículos correctos y las cantidades correctas salgan por la puerta.
Para los compradores, los albaranes funcionan de la misma manera para asegurarse de que los bienes recibidos coincidan con lo que dicen los albaranes.
Es importante detectar cualquier discrepancia antes de que salga de las instalaciones del vendedor.
Al identificar claramente el contenido del paquete, la persona que lo recibe puede marcar los artículos en la lista. El mejor momento para que los compradores detecten cualquier problema con los pedidos entrantes es cuando llegan por primera vez.
Si bien tanto los compradores como los vendedores deben conservar las facturas para su registro, una vez que se han recibido y verificado los bienes, ya no se necesitan los albaranes.
Órdenes de compra frente a albarán frente a factura: cómo funcionan
Las órdenes de compra, las facturas y los albaranes tienen diferentes propósitos, pero funcionan juntos. Tanto los compradores como los vendedores ganan cuando ejecutan estas transacciones correctamente.
El vendedor obtiene una ganancia del comprador y, a su vez, el comprador obtiene una ganancia de sus clientes, quienes finalmente compran el producto. Gracias a las órdenes de compra, las facturas y los albaranes, este proceso se desarrolla sin problemas y de manera eficiente.
Un ejemplo del mundo real
Echemos un vistazo a un ejemplo del mundo real de cómo funciona todo el proceso de compra de principio a fin y cómo estos documentos funcionan juntos:
- Creación de órdenes de compra: la empresa A se está quedando sin existencias de uno de sus productos más vendidos.Necesitan reordenar para mantener el flujo de ventas. La empresa A crea una orden de compra con la cantidad y los requisitos específicos para el producto. Esta orden de compra se entrega al proveedor, la empresa B.
- Orden de compra recibida : la empresa B recibe la orden de compra y confirma que puede suministrar el producto con las especificaciones requeridas.
- Pedido enviado : la empresa B luego envía los productos al comprador e incluye un albarán.También envían una factura solicitando el pago de los bienes que han sido entregados.
- Pedido recibido : la empresa A utiliza el albarán para asegurarse de que el pedido sea correcto y hace una referencia cruzada del pedido de compra, el albarán y la factura para asegurarse de que todos estén de acuerdo.Una vez que todo está en orden, se procesa la factura para su pago.
- Orden registrada : Habiendo aceptado los bienes en stock, la Compañía A ingresará esta información en su sistema de gestión de inventario para mantener registros precisos.
La empresa A es compradora en este escenario, pero también puede convertirse en vendedora. Cuando un consumidor compra posteriormente un producto de la empresa A, esta empresa creará su propio albarán para enviar con los productos.
Antes del envío, la Compañía A confirmará que está enviando los artículos correctos comparando el albarán con la orden de compra. Este paso por sí solo evita cualquier posibilidad de que la transacción resulte en un envío erróneo.
Luego, la empresa A envía al cliente su producto junto con un albarán. Una vez que el cliente recibe el producto, utilizará el albarán para confirmar su compra.
Todo este proceso de compra y venta se puede realizar manualmente utilizando hojas de cálculo o documentos de Word, pero es propenso a errores y difícil de rastrear.
Con el software de administración de inventario y almacén de SkuVault, puede administrar de manera más confiable todo el proceso de principio a fin . Puede ahorrar tiempo al automatizar los procesos y garantizar recuentos de inventario precisos durante todo el proceso de compra y venta.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de compra, albaranes y facturas
Estas son algunas de las preguntas más comunes sobre órdenes de compra, albaranes y facturas.
¿Existen diferentes tipos de órdenes de compra?
Sí. Los proveedores aceptarán órdenes de compra estándar, como las generadas por SkuVault, pero puede haber ocasiones en las que desee utilizar diferentes órdenes de compra para fines específicos, como:
- Contrato : Las órdenes de compra del contrato son por un período específico.Puede, por ejemplo, tener una orden de compra para un proveedor válida por un año. Los detalles de pedidos específicos y plazos pueden variar.
- Órdenes de compra generales: las órdenes de compra generales a veces se utilizan para ordenar artículos específicos sin un cronograma de entrega o para establecer una "cuenta abierta" para volver a ordenar en un cronograma regular o irregular según sea necesario.
- Planificado : las órdenes de compra planificadas se utilizan cuando se conocen los artículos, las cantidades y el precio, pero las fechas de entrega son impredecibles.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una factura?
Si bien las personas tienden a usar "factura" y "factura" indistintamente, tienen diferentes significados.
Una factura es una lista simplificada y generalmente solicita un pago inmediato, como lo que recibe después de comer en un restaurante. Una factura es un desglose más detallado de los bienes o servicios que ha pedido y especifica las condiciones y obligaciones de pago.
¿Cuál es la diferencia entre una factura de venta y un recibo?
Una factura es una solicitud de pago. Un recibo es la prueba de que se ha realizado el pago.
¿Qué es una declaración?
Una factura se emite como una solicitud de pago basada en envíos específicos o bienes entregados.
Se emite un estado de cuenta como resumen de todos los cargos pendientes como parte del proceso de cobro.
Por lo general, las facturas se envían cuando se envían o entregan los bienes. Los estados de cuenta generalmente se envían mensualmente como un recordatorio de todas las facturas pendientes de pago y la actividad de la cuenta.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y un conocimiento de embarque?
Un conocimiento de embarque (BOL) es un documento que transfiere la propiedad de los artículos de los vendedores a los compradores. Un BOL es un documento legal que sirve como confirmación de que se entregó un envío de carga.
Un albarán muestra los bienes reales que se entregan en el envío.
¿Qué es una orden de compra abierta?
Una orden de compra abierta es un tipo de acuerdo a largo plazo entre un comprador y un proveedor, en el que el comprador acuerda comprar una cierta cantidad de productos o servicios del proveedor durante un período específico.
Este tipo de acuerdo puede ser beneficioso para ambas partes, ya que agiliza el proceso de adquisición y proporciona al proveedor un flujo de pedidos constante y predecible.
Conclusión
Al administrar un negocio o almacén, es muy importante conocer las diferencias y los roles que juegan estos documentos en el proceso de compra.
Comprar para un negocio puede ser un proceso estresante para algunos. Aprender a realizar y recibir pedidos correctamente puede ser complicado, especialmente si nunca lo ha hecho antes.
Sin embargo, es algo que simplemente debe aprender a hacer correctamente, y una vez que lo domine, la compra puede ser un proceso fluido y sin problemas.
Recuerda estos conceptos básicos y toma el control de tu negocio.