차이점 알기: 구매 주문서(PO), 포장 명세서 및 송장

소매업체와 전자상거래 판매자의 경우 구매 주문서, 포장 명세서 및 송장 간의 차이를 아는 것이 효율적인 운영에 매우 중요합니다.

구매 프로세스에서 시작됩니다. 결국, 가지고 있지 않은 것은 팔 수 없습니다!

주문, 배송 및 수령 사이에는 판매자가 성공하기 위해 극복해야 하는 학습 곡선이 있습니다. 완전한 공개: 이것은 말처럼 쉽지 않습니다.

그러나 연구를 수행하고 좋은 구식 시행 착오를 수행하면 곧 프로가 될 수 있습니다.

판매자는 효율적으로 구매하는 방법을 배우고 비즈니스에 적합한 것이 무엇인지 파악해야 합니다. 이 게시물은 구매 주문서, 송장 및 포장 전표의 기본 사항을 살펴봄으로써 구매 프로세스에 대해 가질 수 있는 모든 우려를 완화하는 데 도움이 될 것입니다.

구매 주문이란 무엇입니까?

구매 주문서(PO)는 구매자가 판매자에게 보내는 주문 요청입니다. 이 문서에는 주문되는 항목의 유형과 수량에 대한 세부 정보가 포함되어 있습니다.

또한 합의된 구매 가격과 지불 조건에 대해서도 설명합니다.

구매자는 도착하는 제품이 실제로 주문한 제품인지 확인하기 위해 구매 주문서를 사용합니다.

소매 산업에 구매 주문서가 도입된 이후로 구매 프로세스가 더욱 효율적이 되었고 더 나은 재고 및 지불 추적이 가능해졌습니다.

구매 주문을 제출하기 위해 구매자는 일반적으로 더 나은 추적 및 공급업체에 대한 전자 제출을 허용하는 전자 소프트웨어 시스템을 사용합니다.

구매 주문서는 판매자와 구매자가 과거 판매 또는 구매에 대한 정확한 데이터를 유지하는 데 사용하는 필수 세부 정보를 제공합니다.

구매 주문에는 다음이 포함됩니다.

• PO 번호
• 배송일
• 청구 지 주소
• 배송 주소
• 요청한 품목, 수량 및 가격
• 자귀

구매 주문 예:

구매 주문서 템플릿이 필요한 경우 구매 주문서용 무료 템플릿을 찾을 수 있는 곳은 다음과 같습니다.

• 템플릿 랩
• 스마트 시트
• 법적 템플릿

당사의 재고 관리 소프트웨어인 SkuVault는 사전 설정된 보충 수준에 따라 구매 주문을 자동으로 생성 하고 공급업체 연락처 정보를 구매 주문 템플릿으로 직접 가져올 수 있습니다 . 이렇게 하면 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

구매 주문서가 중요한 이유는 무엇입니까?

구매자가 구매 주문서를 발행하고 판매자가 이를 수락하면 판매를 위한 관리 문서가 됩니다.

구매 주문서는 구매자의 계약 조건에 따라 지불 약속을 제공합니다. 이것은 판매자에게 상품을 제공할 수 있는 자신감을 줍니다.

전체 판매 계약의 일부로 판매자의 위험을 완화하고 구매자가 불이행하는 경우 일부 법적 보호를 제공하는 당사자 간의 구속력 있는 계약이 될 수 있습니다.

구매 주문 번호는 추적에 특히 유용합니다. 판매자는 PO를 사용하여 구매 주문 번호를 사용하여 배송과 구매를 일치시킬 수 있습니다. 또한 PO에는 구매자와 판매자의 정보가 모두 포함되어 있어 모든 당사자가 쉽게 조정할 수 있습니다.

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IMS를 구현하여 재고 관리를 강화하고 비용이 많이 드는 오배송을 줄이십시오.

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송장이란 무엇입니까?

판매자는 구매자가 구매 주문서를 제출한 후 구매자를 위해 송장을 준비합니다.

인보이스는 양도할 수 없는 문서 입니다 . 이는 판매자가 조건을 수락하고 주문한 상품 또는 서비스를 제공하는 데 동의하지만 조건을 변경하거나 협상할 의사가 없음을 의미합니다.

처음부터 시작해야 합니까? 인보이스 작성 방법 에 대한 가이드를 참조하십시오 .

구매자가 구매 주문서를 발행하는 동안 송장은 판매 당사자에게서 발생합니다. 구매자와 판매자를 모두 식별하며 구매 주문서를 참조해야 합니다.

판매되는 품목을 설명하고 정량화하고 배송 날짜, 단가 및 적용된 할인, 배송 시간 및 지불 조건을 보여줍니다. 배송 및 운송 모드에 대한 정보도 포함될 수 있습니다.

인보이스 예시:

인보이스 템플릿이 필요한 경우 인보이스용 무료 템플릿을 찾을 수 있는 곳은 다음과 같습니다.

• 인보이스 홈
• 간단 송장
• 인보이스 생성기

무료 송장 템플릿은 가끔 송장을 작성해야 하는 매우 작은 작업에 사용할 수 있습니다.

보다 간소화된 것을 원하는 경우 선택, 포장 및 배송 프로세스를 통해 재고 추적의 일부가 될 수 있는 SkuVault에서 송장을 자동으로 생성 할 수 있습니다 .

송장과 PO는 동일한 세부 정보를 많이 제공합니다. 송장은 지불 요청 주문에 대한 청구서 역할을 하기 때문에 의미가 있습니다.

따라서 각 당사자가 정확성을 위해 PO와 송장을 일치시킬 수 있도록 두 문서에 동일한 정보가 포함되어 있는 것이 매우 중요합니다.

구매 주문서와 송장의 차이점은 무엇입니까?

구매 주문서와 송장의 주요 차이점은 송장에 포함되지 않은 PO에 있는 문서 및 기술 세부 정보의 목적입니다.

판매자의 경우 인보이스는 구매자에게 배송한 제품에 대해 지불해야 하는 금액을 묻는 정중한 방법입니다. 인보이스는 배송된 상품이 아직 결제되지 않았음을 알려주는 친절한 알림입니다. 다른 청구 방법과 마찬가지로 인보이스는 때때로 지불 연장을 허용합니다.

회사는 일반적으로 B2B 거래에서만 인보이스를 사용합니다. 기업 간의 상품 거래는 B2C 판매보다 더 신뢰할 수 있으므로 판매자는 구매자가 지불할 수 있을 때 대금을 받을 것이라고 확신합니다.

소매업체 또는 전자 상거래 비즈니스에 대한 공급업체로서 상품은 일반적으로 구매자가 인상한 가격으로 판매됩니다. 이렇게 하면 원래 판매자에게 돈을 받을 것이라는 확신을 더 많이 주는 현금 흐름이 생성됩니다.

인보이스가 중요한 이유는 무엇입니까?

인보이스는 판매자에게 정시에 대금을 지급받는 방법으로 중요합니다.

송장을 구매 주문서와 일치시킴으로써 보다 원활한 거래가 가능합니다. 본질적으로 주문과 지불 요청 사이의 루프를 닫습니다.

인보이스는 또한 제품이나 서비스가 인도되었다는 증거를 제공합니다. 이는 판매자가 계약 조건을 준수했으며 판매자의 지불 권리를 설정했음을 보여줍니다 . 구매자가 대금을 지불하지 않으면 판매자가 주문을 이행했다는 추가 증거를 제공합니다.

회계 관점에서 송장은 모든 부채가 지불될 때까지 거래를 미수금 계정으로 기록합니다.

패킹슬립이란?

패킹 슬립은 배송 패키지 안에 주문과 함께 제공되거나 패키지에 부착된 배송 파우치 안에 들어 있는 배송 문서입니다.

운송장, 포장 목록 또는 배송 목록이라고도 하는 포장 명세서는 제품 세부 정보를 항목별로 분류하여 수취인이 배송 항목이 주문한 항목과 일치하는지 확인할 수 있도록 합니다.

패킹 슬립과 인보이스의 차이점은 무엇입니까?

송장과 포장 전표는 모두 판매자가 구매자에게 보내지만 완전히 다른 용도로 사용됩니다. 모든 기업이 인보이스를 사용하지만 모든 기업이 포장 명세서를 사용하는 것은 아닙니다.

예를 들어, 서비스 기반 비즈니스는 아주 분명한 이유로 포장 명세서를 사용하지 않습니다. 제품을 판매하지 않습니다. 대신 인보이스만 발행합니다.

포장 전표는 판매를 위해 배송 및 수령되는 제품이 있는 경우에만 필요합니다.

송장과 포장 전표의 또 다른 차이점은 문서를 받는 사람입니다.

당신이 이러한 문서를 보내는 사람이라면 누가 받아야 하는지를 염두에 두는 것이 중요합니다. 송장은 지불 책임자에게 보내야 합니다.예를 들어 회계 부서일 수 있습니다.

포장 전표는 입고 상품을 기록할 수 있도록 상품을 수령하는 부서로 전송됩니다.어떤 경우에는 같은 사람일 수도 있지만 특히 창고나 대규모 작업에서 비즈니스의 다른 영역일 가능성이 더 큽니다.

현실 세계에서 스타트업이나 새로운 관계에서 포장 전표와 청구서를 엉뚱한 사람에게 보내는 문제가 많이 발생했습니다.

모든 배송에는 포장 전표가 포함되어야 합니다. 포장 전표의 세부 사항은 판매되는 비즈니스 및 상품에 따라 맞춤화됩니다.

문서에는 주문 날짜, 주문에 포함된 제품 및 각 제품의 수량을 나열해야 합니다. 업소에 따라 제품의 무게도 포함될 수 있습니다. 이와 같은 세부 사항은 주문 상품의 포장을 풀 때 포장 전표를 가이드로 사용하는 많은 구매자에게 중요합니다.

포장 명세서 예

다음은 일반적인 포장 전표의 모양과 여기에 포함된 세부 정보의 예입니다.

포장 명세서 템플릿이 필요한 경우 포장 명세서용 무료 템플릿을 찾을 수 있는 곳은 다음과 같습니다.

• 템플릿 아카이브
• 마이크로 소프트 오피스
• 인보이스 베리

소량의 비즈니스를 수행하는 경우 이러한 무료 템플릿이 적합할 수 있습니다.

보다 강력한 비즈니스 또는 창고 운영을 위해 SkuVault 와 같은 재고 관리 시스템을 사용하여 포장 명세서를 생성하여 포장 명세서로 두 배가 될 수 있는 선택 목록을 자동화하거나 배송 소프트웨어에서 생성된 포장 건너뛰기를 사용할 수 있습니다 .

SkuVault는 ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks 및 Temando를 포함하여 널리 사용되는 모든 배송 솔루션과 통합됩니다 .

패킹 슬립이 중요한 이유는 무엇입니까?

패킹 슬립은 여러 가지 이유로 중요합니다.

판매자의 경우 포장 전표는 배송되는 품목의 정확한 수를 제공합니다. 그들은 주문을 이행하는 품질 관리 단계에서 점검 역할을 하여 올바른 항목과 올바른 양이 문 밖으로 나가는지 확인할 수 있습니다.

구매자의 경우 포장 전표는 동일한 방식으로 작동하여 수령한 상품이 포장 전표에 표시된 내용과 일치하는지 확인합니다.

판매자 시설을 떠나기 전에 불일치를 파악하는 것이 중요합니다.

패키지의 내용물을 명확하게 식별함으로써 패키지를 받는 사람은 목록에서 항목을 확인할 수 있습니다. 구매자가 들어오는 주문과 관련된 문제를 파악하는 가장 좋은 시간은 주문이 처음 도착했을 때입니다.

인보이스는 기록을 위해 구매자와 판매자 모두 보관해야 하지만 상품을 수령하고 확인한 후에는 포장 전표가 더 이상 필요하지 않습니다.

구매 주문 대 포장 전표 대 송장 - 작동 방식

구매 주문서, 송장 및 포장 전표는 모두 다른 용도로 사용되지만 함께 작동합니다. 구매자와 판매자 모두 이러한 거래를 올바르게 실행할 때 승리합니다.

판매자는 구매자로부터 이익을 얻고, 구매자는 궁극적으로 제품을 구매하는 고객으로부터 이익을 얻습니다. 구매 주문서, 송장 및 포장 전표 덕분에 이 프로세스가 원활하고 효율적으로 실행됩니다.

실제 사례

전체 구매 프로세스가 처음부터 끝까지 어떻게 작동하고 이러한 문서가 어떻게 함께 작동하는지에 대한 실제 예를 살펴보겠습니다.

1. 구매 주문 생성: 회사 A는 가장 잘 팔리는 제품 중 하나의 재고가 부족합니다.판매 흐름을 유지하려면 재주문해야 합니다. 회사 A는 제품의 수량 및 특정 요구 사항이 포함된 구매 주문서를 생성합니다. 이 구매 주문서는 공급업체인 B사에 전달됩니다.
2. 발주접수 : B사는 발주서를 접수하고 요구사양의 제품을 공급할 수 있음을 확인한다.
3. 주문 배송 : B사는 구매자에게 제품을 배송하고 포장 전표를 동봉합니다.또한 배송된 상품에 대한 지불을 요청하는 송장을 보냅니다.
4. 주문 접수 : A사는 포장 명세서를 사용하여 주문이 올바른지 확인하고 구매 주문서, 포장 명세서 및 송장을 상호 참조하여 모두 일치하는지 확인합니다.모든 것이 정돈되면 인보이스가 결제 처리됩니다.
5. 주문 기록 : A사는 상품의 재고를 수락한 후 정확한 기록을 유지하기 위해 이 정보를 재고 관리 시스템에 입력합니다.

이 시나리오에서 회사 A는 구매자이지만 판매자가 될 수도 있습니다. 소비자가 이후에 A사로부터 제품을 구매하면 이 회사는 제품과 함께 보낼 포장 명세서를 자체적으로 작성합니다.

배송 전에 A사는 포장 전표를 구매 주문서와 비교하여 올바른 품목을 배송하고 있는지 확인합니다. 이 단계만으로도 거래가 잘못 배송될 가능성을 피할 수 있습니다.

그런 다음 회사 A는 포장 전표와 함께 고객에게 제품을 배송합니다. 고객이 제품을 받으면 포장 전표를 사용하여 구매를 확인합니다.

이 전체 구매 프로세스 및 판매 프로세스는 스프레드시트 또는 Word 문서를 사용하여 수동으로 수행할 수 있지만 오류가 발생하기 쉽고 추적하기 어렵습니다.

SkuVault의 재고 및 창고 관리 소프트웨어를 사용하면 처음부터 끝까지 전체 프로세스를 보다 안정적으로 관리 할 수 있습니다 . 전체 구매 및 판매 프로세스에서 프로세스를 자동화하고 정확한 재고 수를 확인하여 시간을 절약할 수 있습니다.

구매 주문서, 포장 명세서 및 송장에 대한 일반적인 질문

다음은 구매 주문서, 포장 명세서 및 송장에 대한 몇 가지 일반적인 질문입니다.

다양한 유형의 구매 주문이 있습니까?

예. 공급업체는 SkuVault에서 생성한 것과 같은 표준 구매 주문서를 수락하지만 다음과 같은 특정 목적을 위해 다른 PO를 사용하려는 경우가 있을 수 있습니다.

• 계약 : 계약 구매 주문은 지정된 기간 동안 이루어집니다.예를 들어, 1년 동안 유효한 공급업체에 대한 PO가 있을 수 있습니다. 특정 주문 및 기간에 대한 세부 정보는 다를 수 있습니다.
• 블랭킷 : 블랭킷 구매 주문은 때때로 배송 일정 없이 특정 품목을 주문하거나 필요에 따라 정기 또는 비정기적으로 재주문하기 위해 "오픈 계정"을 설정하는 데 사용됩니다.
• 계획 : 품목, 수량, 가격은 알고 있지만 납품일을 예측할 수 없는 경우 계획 구매 발주를 사용합니다.

송장과 청구서의 차이점은 무엇입니까?

사람들은 "인보이스"와 "청구서"를 같은 의미로 사용하는 경향이 있지만 의미는 다릅니다.

청구서는 간소화된 목록이며 일반적으로 레스토랑에서 식사 후 받는 금액과 같이 즉시 지불을 요청합니다. 인보이스는 귀하가 주문한 상품 또는 서비스에 대한 보다 상세한 분류이며 지불 조건 및 의무를 지정합니다.

판매 송장과 영수증의 차이점은 무엇입니까?

송장은 지불 요청입니다. 영수증은 지불이 이루어졌다는 증거입니다.

진술이란 무엇입니까?

인보이스는 특정 배송 또는 배송된 상품을 기준으로 결제 요청으로 발행됩니다.

추심 과정의 일부로 모든 미납 요금에 대한 요약으로 명세서가 발행됩니다.

일반적으로 인보이스는 상품이 배송되거나 인도될 때 발송됩니다. 명세서는 일반적으로 모든 미납 인보이스 및 계정 활동을 상기시키기 위해 매월 발송됩니다.

포장 명세서와 선하 증권의 차이점은 무엇입니까?

BOL(Bill of Lading)은 물품의 소유권을 판매자로부터 구매자에게 이전하는 문서입니다. BOL은 화물 배송이 배송되었음을 확인하는 역할을 하는 법적 문서입니다.

포장 전표에는 배송된 실제 상품이 표시됩니다.

일괄 구매 오더란 무엇입니까?

일괄 구매 주문서는 구매자와 공급자 간의 장기 계약 유형으로, 구매자는 지정된 기간 동안 공급자로부터 특정 수량의 제품 또는 서비스를 구매하기로 동의합니다.

이러한 유형의 배열은 조달 프로세스를 능률화하고 공급자에게 꾸준하고 예측 가능한 주문 흐름을 제공하므로 양 당사자 모두에게 유익할 수 있습니다.

결론

비즈니스 또는 창고를 운영할 때 이러한 문서가 구매 프로세스에서 수행하는 차이점과 역할을 아는 것이 매우 중요합니다.

비즈니스를 위한 구매는 일부 사람들에게는 스트레스가 많은 과정이 될 수 있습니다. 주문을 올바르게 하고 받는 방법을 배우는 것은 까다로울 수 있습니다. 특히 이전에 한 번도 해본 적이 없는 경우 더욱 그렇습니다.

그러나 제대로 수행하는 방법을 배워야 하는 일이며 요령을 터득하면 원활하고 원활한 구매 프로세스가 될 수 있습니다.

이러한 기본 사항을 기억하고 비즈니스를 관리하십시오.