Conoscere la differenza: ordine di acquisto (PO), bolla di accompagnamento e fattura

Per rivenditori e venditori di e-commerce, conoscere la differenza tra un ordine di acquisto, un documento di trasporto e una fattura è fondamentale per operazioni efficienti.

Inizia con il processo di acquisto. Dopotutto, non puoi vendere ciò che non hai!

Tra l'ordinazione, la spedizione e la ricezione, c'è una curva di apprendimento che i venditori devono superare per avere successo. Divulgazione completa: questo è più facile a dirsi che a farsi.

Tuttavia, conducendo ricerche e alcuni buoni tentativi ed errori vecchio stile, puoi diventare un professionista in pochissimo tempo.

I venditori devono imparare come acquistare in modo efficiente e capire cosa funziona per la loro attività. Questo post dovrebbe aiutare ad alleviare qualsiasi apprensione che potresti avere riguardo al processo di acquisto esaminando le basi di ordini di acquisto, fatture e documenti di trasporto.

Cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto (PO) è la richiesta d'ordine inviata da un acquirente a un venditore. Questo documento contiene dettagli sul tipo e sulla quantità di articoli ordinati.

Illustrerà inoltre i prezzi di acquisto concordati ei termini di pagamento.

Gli acquirenti utilizzano gli ordini di acquisto per garantire che i prodotti che arrivano siano effettivamente i prodotti che hanno ordinato.

Dall'introduzione degli ordini di acquisto nei settori della vendita al dettaglio, il processo di acquisto è diventato più efficiente e consente un migliore monitoraggio dell'inventario e dei pagamenti.

Per inviare un ordine di acquisto, l'acquirente utilizza in genere un sistema software elettronico che consente un migliore tracciamento e l'invio elettronico ai fornitori.

Gli ordini di acquisto forniscono i dettagli necessari che venditori e acquirenti utilizzano per conservare dati accurati su vendite o acquisti passati.

L'ordine di acquisto comprende:

• Un numero di PO
• Una data di spedizione
• Indirizzo di fatturazione
• Indirizzo di spedizione
• Gli articoli, le quantità e il prezzo richiesti
• Termini

Esempio di ordine d'acquisto:

Se hai bisogno di modelli di ordini di acquisto, ecco alcuni posti in cui puoi trovare modelli gratuiti per gli ordini di acquisto:

• Laboratorio modelli
• Foglio intelligente
• Modelli legali

Il nostro software di gestione dell'inventario, SkuVault , può generare automaticamente ordini di acquisto in base a livelli di rifornimento preimpostati e inserire le informazioni di contatto del fornitore direttamente nei modelli di ordine di acquisto. Questo può far risparmiare una notevole quantità di tempo.

Perché è importante un ordine di acquisto?

Una volta che gli acquirenti emettono un ordine di acquisto ed è accettato dal venditore, diventa il documento che disciplina la vendita.

L'ordine di acquisto fornisce una promessa di pagamento, basata sui termini dell'accordo da parte dell'acquirente. Questo dà ai venditori la sicurezza di fornire la merce.

Come parte di un accordo di vendita globale, può essere un contratto vincolante tra le parti che mitiga il rischio del venditore e fornisce alcune tutele legali in caso di inadempienza dell'acquirente.

Il numero dell'ordine di acquisto è particolarmente utile per il monitoraggio. I venditori possono utilizzare gli ordini di acquisto per abbinare le spedizioni agli acquisti utilizzando i numeri degli ordini di acquisto. Gli ordini di acquisto includono anche le informazioni dell'acquirente e del venditore per facilitare la riconciliazione di tutte le parti.

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Cos'è una fattura?

Un venditore prepara la fattura per l'acquirente dopo che l'acquirente ha inviato un ordine di acquisto.

La fattura è un documento non negoziabile . Ciò significa che il venditore accetta i termini e si impegna a fornire i beni o servizi ordinati, ma non è disposto ad apportare modifiche o negoziare i termini.

Hai bisogno di iniziare dall'inizio? Consulta la nostra guida su come creare una fattura .

Mentre l'ordine di acquisto viene emesso dall'acquirente, la fattura ha origine dalla parte venditrice. Identifica sia gli acquirenti che i venditori e dovrebbe fare riferimento all'ordine di acquisto.

Descrive – e quantifica – gli articoli oggetto di vendita, riporta la data di spedizione, i costi unitari e gli eventuali sconti applicati, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento. Può anche includere informazioni sulla spedizione e sulla modalità di trasporto.

Esempio di fattura:

Se hai bisogno di modelli di fattura, ecco alcuni posti in cui puoi trovare modelli gratuiti per le fatture:

• Fattura casa
• Fattura Semplice
• Generatore di fatture

Un modello di fattura gratuito può funzionare per operazioni molto piccole che solo occasionalmente devono creare fatture.

Se desideri qualcosa di più snello, puoi generare automaticamente fatture da SkuVault che possono far parte del monitoraggio dell'inventario attraverso il processo di prelievo, imballaggio e spedizione .

Le fatture e gli ordini di acquisto forniscono molti degli stessi dettagli. Questo ha senso perché la fattura funge da fattura per l'ordine di richiedere il pagamento.

Pertanto, è molto importante che entrambi i documenti contengano le stesse informazioni in modo che ciascuna parte possa abbinare accuratamente PO e fatture.

Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?

La differenza principale tra l'ordine d'acquisto e la fattura è lo scopo dei documenti e dei dettagli tecnici presenti nell'ordine di acquisto che non sono inclusi in una fattura.

Per i venditori, una fattura serve come modo educato per chiedere agli acquirenti i soldi che devono per i prodotti che hanno consegnato. Le fatture ricordano amichevolmente che la merce consegnata non è stata ancora pagata. Come altri metodi di fatturazione, le fatture a volte consentono dilazioni sui pagamenti.

Le aziende di solito utilizzano le fatture solo nelle transazioni B2B. La transazione di merci tra aziende è più credibile delle vendite B2C, quindi i venditori sono fiduciosi di ricevere i pagamenti quando gli acquirenti possono effettuarli.

In qualità di fornitore di rivenditori o attività di e-commerce, le merci vengono generalmente vendute con un ricarico dall'acquirente. Questo crea un flusso di cassa che dà ai venditori originali più fiducia che verranno pagati.

Perché è importante una fattura?

Le fatture sono importanti per i venditori come un modo per essere pagati in tempo.

Abbinando le fatture agli ordini di acquisto, consente una transazione più fluida. In sostanza chiude il cerchio tra l'ordine e la richiesta di pagamento.

Le fatture forniscono anche la prova che i prodotti o servizi sono stati consegnati. Ciò dimostra che il venditore ha rispettato i termini dell'accordo e stabilisce il diritto del venditore al pagamento . Se l'acquirente non paga, fornisce un'ulteriore prova che il venditore ha eseguito l'ordine.

Da un punto di vista contabile, una fattura registra la transazione come conto clienti finché tutti i debiti non sono stati pagati.

Che cos'è un documento di trasporto?

Una bolla di accompagnamento è un documento di spedizione fornito con un ordine all'interno del pacco di spedizione o nascosto all'interno di una busta di spedizione allegata al pacco.

A volte indicato come lettera di vettura, lista di imballaggio o lista di spedizione: una distinta di imballaggio elenca i dettagli del prodotto in modo che il destinatario possa assicurarsi che gli articoli nella spedizione corrispondano a quanto ordinato.

Qual è la differenza tra un documento di trasporto e una fattura?

Sia le fatture che i documenti di trasporto vengono inviati agli acquirenti dai venditori, ma hanno scopi completamente diversi. Tutte le aziende utilizzano le fatture, ma non tutte le aziende utilizzano i documenti di trasporto.

Ad esempio, le aziende basate sui servizi non utilizzano i documenti di trasporto per una ragione molto ovvia: non vendono prodotti. Invece, emettono solo fatture.

I documenti di trasporto sono richiesti solo se ci sono prodotti spediti e ricevuti per la vendita.

Un'altra differenza tra una fattura e una bolla di accompagnamento è chi riceve i documenti.

Se sei tu a inviare questi documenti, è importante tenere presente chi dovrebbe riceverli. La fattura deve essere inviata alla persona responsabile del pagamento.Questo potrebbe essere il reparto contabilità, per esempio.

Il documento di trasporto verrà inviato al reparto che riceve gli articoli in modo che possano registrare le merci in arrivo.In alcuni casi, potrebbe trattarsi della stessa persona, ma è più probabile che si tratti di aree diverse dell'attività, soprattutto in un magazzino o in un'operazione su larga scala.

Nel mondo reale, ci sono stati molti problemi con le nuove imprese o nelle nuove relazioni quando i documenti di trasporto e le fatture sono stati inviati alla persona sbagliata.

Ogni spedizione deve includere una bolla di accompagnamento. I dettagli sui documenti di trasporto saranno personalizzati in base all'attività e alla merce venduta.

Il documento deve elencare la data dell'ordine, i prodotti inclusi nell'ordine e la quantità di ciascun prodotto. A seconda dell'attività, può essere incluso anche il peso del prodotto. Dettagli come questi sono importanti per molti acquirenti che utilizzano la bolla di accompagnamento come guida per disimballare l'ordine.

Esempio di bolla di accompagnamento

Ecco un esempio di come sarebbe una tipica bolla di accompagnamento e dei dettagli che contiene:

Se hai bisogno di modelli di documenti di trasporto, ecco alcuni posti in cui puoi trovare modelli gratuiti per documenti di trasporto:

• Archivio modelli
• Microsoft Office
• Fattura Berry

Se stai svolgendo un'attività a basso volume, questi modelli gratuiti potrebbero funzionare per te.

Per aziende o operazioni di magazzino più solide, ti consigliamo di generare documenti di trasporto utilizzando un sistema di gestione dell'inventario , come SkuVault , per automatizzare gli elenchi di prelievo che possono fungere anche da documenti di trasporto o utilizzare i documenti di trasporto generati dal tuo software di spedizione.

SkuVault si integra con tutte le soluzioni di spedizione più diffuse , tra cui ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks e Temando.

Perché è importante un documento di trasporto?

I documenti di trasporto sono importanti per una serie di motivi.

Per i venditori, i documenti di trasporto forniscono un conteggio accurato degli articoli spediti. Possono fungere da controllo durante la fase di controllo della qualità dell'evasione degli ordini per assicurarsi che gli articoli giusti e le quantità giuste escano dalla porta.

Per gli acquirenti, i documenti di trasporto funzionano allo stesso modo da parte loro per assicurarsi che la merce ricevuta corrisponda a ciò che dicono i documenti di trasporto.

Rilevare eventuali discrepanze prima che lascino la struttura del venditore è importante.

Identificando chiaramente il contenuto del pacco, la persona che lo riceve può contrassegnare gli articoli rispetto all'elenco. Il momento migliore per gli acquirenti per rilevare eventuali problemi con gli ordini in entrata è quando arrivano per la prima volta.

Mentre le fatture devono essere conservate sia dagli acquirenti che dai venditori per la registrazione, una volta che la merce è stata ricevuta e controllata, le distinte di imballaggio non sono più necessarie.

Ordini di acquisto vs bolla di accompagnamento vs fattura – Come funzionano

Ordini di acquisto, fatture e documenti di trasporto hanno tutti scopi diversi, ma funzionano insieme. Sia gli acquirenti che i venditori vincono quando eseguono correttamente queste transazioni.

Il venditore ottiene un profitto dall'acquirente e, a sua volta, l'acquirente ottiene un profitto dai propri clienti, che alla fine acquistano il prodotto. Grazie a ordini di acquisto, fatture e documenti di trasporto, questo processo si svolge in modo fluido ed efficiente.

Un esempio reale

Diamo un'occhiata a un esempio reale di come funziona l'intero processo di acquisto dall'inizio alla fine e come questi documenti interagiscono:

1. Creazione dell'ordine di acquisto: l'azienda A sta esaurendo le scorte per uno dei suoi prodotti più venduti.Devono riordinare per mantenere il flusso delle vendite. La società A crea un ordine d'acquisto con la quantità e i requisiti specifici per il prodotto. Questo ordine di acquisto viene consegnato al fornitore, Società B.
2. Ordine d'acquisto ricevuto : L'azienda B riceve l'ordine d'acquisto e conferma di essere in grado di fornire il prodotto con le specifiche richieste.
3. Ordine spedito : L'azienda B spedisce quindi i prodotti all'acquirente e include una bolla di accompagnamento.Inviano anche una fattura che richiede i pagamenti per la merce che è stata consegnata.
4. Ordine ricevuto : l'azienda A utilizza il documento di trasporto per assicurarsi che l'ordine sia corretto e incrocia l'ordine di acquisto, il documento di trasporto e la fattura per assicurarsi che siano tutti d'accordo.Una volta che tutto è in ordine, la fattura viene elaborata per il pagamento.
5. Ordine registrato : dopo aver accettato la merce in magazzino, l'azienda A inserirà queste informazioni nel proprio sistema di gestione dell'inventario per mantenere i registri accurati.

La società A è un acquirente in questo scenario, ma può anche diventare un venditore. Quando un consumatore successivamente acquista un prodotto dalla società A, questa società creerà il proprio documento di trasporto da inviare con il/i prodotto/i.

Prima della spedizione, l'azienda A confermerà di spedire gli articoli corretti confrontando la bolla di accompagnamento con l'ordine di acquisto. Questo passaggio da solo evita qualsiasi possibilità che la transazione si traduca in un errore di spedizione.

L'azienda A quindi spedisce al cliente il prodotto insieme a una distinta di imballaggio. Una volta ricevuto il prodotto, il cliente utilizzerà la distinta di imballaggio per confermare l'acquisto.

L'intero processo di acquisto e di vendita può essere eseguito manualmente utilizzando fogli di calcolo o documenti Word, ma è soggetto a errori ed è difficile da tracciare.

Utilizzando il software di gestione dell'inventario e del magazzino di SkuVault, puoi gestire in modo più affidabile l'intero processo dall'inizio alla fine . Puoi risparmiare tempo automatizzando i processi e assicurando conteggi accurati dell'inventario durante l'intero processo di acquisto e vendita.

Domande frequenti su ordini di acquisto, documenti di trasporto e fatture

Ecco alcune delle domande più comuni su ordini di acquisto, documenti di trasporto e fatture.

Esistono diversi tipi di ordini di acquisto?

SÌ. I fornitori accetteranno ordini di acquisto standard, come quelli generati da SkuVault, ma a volte potresti voler utilizzare ordini di acquisto diversi per scopi specifici, ad esempio:

• Contratto : gli ordini di acquisto a contratto sono per un periodo specificato.Potresti, ad esempio, avere un ordine di acquisto per un fornitore valido per un anno. I dettagli di ordini e tempi specifici possono variare.
• Coperto : gli ordini di acquisto quadro vengono talvolta utilizzati per ordinare articoli specifici senza un programma di consegna o per stabilire un "conto aperto" per riordinare in base a un programma regolare o irregolare secondo necessità.
• Pianificato : gli ordini di acquisto pianificati vengono utilizzati quando gli articoli, le quantità e il prezzo sono noti ma le date di consegna sono imprevedibili.

Qual è la differenza tra una fattura e una bolletta?

Mentre le persone tendono a usare "fattura" e "fattura" in modo intercambiabile, hanno significati diversi.

Un conto è un elenco semplificato e generalmente richiede il pagamento immediato, come quello che ricevi dopo aver mangiato al ristorante. Una fattura è una ripartizione più dettagliata dei beni o servizi che hai ordinato e specifica i termini e gli obblighi di pagamento.

Qual è la differenza tra una fattura di vendita e una ricevuta?

Una fattura è una richiesta di pagamento. Una ricevuta è la prova che il pagamento è stato effettuato.

Cos'è una dichiarazione?

La fattura viene emessa come richiesta di pagamento in base a specifiche spedizioni o merce consegnata.

Viene emesso un estratto conto riepilogativo di tutti gli addebiti in sospeso nell'ambito del processo di riscossione.

In genere, le fatture vengono inviate quando le merci vengono spedite o consegnate. Gli estratti conto vengono generalmente inviati mensilmente come promemoria di tutte le fatture non pagate e dell'attività dell'account.

Qual è la differenza tra una bolla di accompagnamento e una polizza di carico?

Una polizza di carico (BOL) è un documento che trasferisce la proprietà degli articoli dai venditori agli acquirenti. Un BOL è un documento legale che serve come conferma che una spedizione di merci è stata consegnata.

Una distinta di imballaggio mostra le merci effettivamente consegnate nella spedizione.

Cos'è un ordine di acquisto programmato?

Un ordine di acquisto programmato è un tipo di accordo a lungo termine tra un acquirente e un fornitore, in cui l'acquirente si impegna ad acquistare una determinata quantità di prodotti o servizi dal fornitore per un determinato periodo.

Questo tipo di accordo può essere vantaggioso per entrambe le parti, poiché semplifica il processo di approvvigionamento e fornisce al fornitore un flusso di ordini costante e prevedibile.

Conclusione

Quando si gestisce un'attività o un magazzino, è molto importante conoscere le differenze e i ruoli che questi documenti svolgono nel processo di acquisto.

L'acquisto per un'azienda può essere un processo stressante per alcuni. Imparare a piazzare e ricevere correttamente gli ordini può essere complicato, soprattutto se non l'hai mai fatto prima.

Tuttavia, è qualcosa che devi semplicemente imparare a fare correttamente e, una volta capito, l'acquisto può essere un processo fluido e senza interruzioni.

Ricorda queste nozioni di base e prendi il controllo della tua attività.