Farkı Bilin: Satın Alma Emri (PO), İrsaliye ve Fatura

Perakendeciler ve e-ticaret satıcıları için bir satınalma siparişi, sevk irsaliyesi ve fatura arasındaki farkı bilmek verimli operasyonlar için çok önemlidir.

Satın alma süreci ile başlar. Sonuçta, sahip olmadığınız şeyi satamazsınız!

Sipariş verme, nakliye ve teslim alma arasında, satıcıların başarılı olmak için üstesinden gelmeleri gereken bir öğrenme eğrisi vardır. Tam açıklama: bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır.

Bununla birlikte, araştırma yaparak ve bazı eski moda deneme yanılma yoluyla, kısa sürede profesyonel olabilirsiniz.

Satıcılar, verimli bir şekilde nasıl satın alacaklarını öğrenmeli ve işleri için neyin işe yaradığını bulmalıdır. Bu gönderi, satın alma siparişleri, faturalar ve sevk irsaliyeleri ile ilgili temel bilgileri gözden geçirerek satın alma süreciyle ilgili sahip olabileceğiniz endişeleri hafifletmeye yardımcı olacaktır.

Satınalma siparişi nedir?

Satınalma siparişi (PO), bir alıcıdan satıcıya gönderilen sipariş talebidir. Bu belge, sipariş edilen kalemlerin türü ve miktarı hakkında ayrıntılar içerir.

Ayrıca üzerinde anlaşmaya varılan satın alma fiyatlarını ve ödeme koşullarını ana hatlarıyla belirtecektir.

Alıcılar, gelen ürünlerin gerçekten sipariş ettikleri ürünler olduğundan emin olmak için satın alma siparişlerini kullanır.

Satın alma siparişlerinin perakende sektörlerine girmesinden bu yana, satın alma süreci daha verimli hale geldi ve daha iyi stok ve ödeme takibine olanak sağlıyor.

Alıcı, bir satınalma siparişi göndermek için genellikle daha iyi takip ve tedarikçilere elektronik gönderim sağlayan bir elektronik yazılım sistemi kullanır.

Satın alma siparişleri, satıcıların ve alıcıların geçmiş satışlar veya satın almalar hakkında doğru verileri tutmak için kullandıkları gerekli ayrıntıları sağlar.

Satın alma siparişi şunları içerir:

• PO numarası
• nakliye tarihi
• Fatura Adresi
• Gönderi Adresi
• Talep edilen ürünler, miktarlar ve fiyat
• şartlar

Satınalma siparişi örneği:

Satın alma siparişi şablonlarına ihtiyacınız varsa, satın alma siparişleri için ücretsiz şablon bulabileceğiniz birkaç yer:

• Şablon Laboratuvarı
• Akıllı Sayfa
• Yasal Şablonlar

Envanter yönetimi yazılımımız SkuVault , önceden belirlenmiş ikmal seviyelerine dayalı olarak Satın Alma Siparişlerini otomatik olarak oluşturabilir ve satıcı iletişim bilgilerini doğrudan satın alma siparişi şablonlarına çekebilir. Bu önemli miktarda zaman kazandırabilir.

Satınalma siparişi neden önemlidir?

Alıcılar bir satın alma siparişi verdikten ve satıcı tarafından kabul edildikten sonra, satış için geçerli belge haline gelir.

Satınalma siparişi, alıcıdan gelen sözleşmenin şartlarına bağlı olarak bir ödeme taahhüdü sağlar. Bu, satıcılara malları sağlama konusunda güven verir.

Genel bir satış sözleşmesinin bir parçası olarak, taraflar arasında satıcının riskini azaltan ve alıcının temerrüde düşmesi durumunda bazı yasal korumalar sağlayan bağlayıcı bir sözleşme olabilir.

Satınalma siparişi numarası özellikle izleme için kullanışlıdır. Satıcılar, satınalma siparişi numaralarını kullanarak gönderileri satın almalarla eşleştirmek için PO'ları kullanabilir. PO'lar ayrıca tüm tarafların uzlaşmasını kolaylaştırmak için hem alıcının hem de satıcının bilgilerini içerir.

Anında envanter şeffaflığı

Daha fazla envanter kontrolü elde etmek ve daha az maliyetli yanlış sevkıyat yapmak için bir IMS uygulayın.

İndirmek

Fatura nedir?

Satıcı, alıcı bir satın alma siparişi verdikten sonra alıcı için faturayı hazırlar.

Fatura ciro edilemez bir belgedir . Bu, satıcının şartları kabul ettiği ve sipariş edilen malları veya hizmetleri sağlamayı kabul ettiği, ancak herhangi bir değişiklik yapmaya veya şartları müzakere etmeye istekli olmadığı anlamına gelir.

En baştan başlamanız mı gerekiyor? Nasıl fatura oluşturacağınızla ilgili kılavuzumuza bakın .

Satınalma siparişi alıcı tarafından düzenlenirken, fatura satan taraftan kaynaklanır. Hem alıcıları hem de satıcıları tanımlar ve satın alma siparişine atıfta bulunmalıdır.

Satılmakta olan ürünleri tanımlar ve miktarını belirtir, sevkiyat tarihini, birim maliyetleri ve uygulanan indirimleri, teslimat sürelerini ve ödeme koşullarını gösterir. Ayrıca nakliye ve nakliye şekli hakkında bilgiler içerebilir.

Fatura örneği:

Fatura şablonlarına ihtiyacınız varsa, faturalar için ücretsiz şablon bulabileceğiniz birkaç yer şunlardır:

• Fatura Ana Sayfası
• Fatura Basit
• fatura oluşturucu

Ücretsiz bir fatura şablonu, yalnızca ara sıra fatura oluşturmak zorunda kalan çok küçük işlemler için çalışabilir.

Daha akıcı bir şey istiyorsanız, SkuVault'tan çekme, paketleme ve sevk etme süreci aracılığıyla envanter takibinin bir parçası olabilecek faturaları otomatik olarak oluşturabilirsiniz .

Faturalar ve satın alma siparişleri aynı ayrıntıların çoğunu sağlar. Fatura, ödeme talep eden sipariş için bir fatura işlevi gördüğünden bu mantıklıdır.

Bu nedenle, her bir tarafın PO'ları ve Faturaları doğruluk açısından eşleştirebilmesi için her iki belgenin de aynı bilgileri içermesi çok önemlidir.

Satınalma siparişi ile fatura arasındaki fark nedir?

Satınalma siparişi ile fatura arasındaki temel fark, faturada yer almayan PO'da yer alan belgelerin ve teknik detayların kullanım amacıdır.

Satıcılar için fatura, alıcılardan teslim ettikleri ürünler için borçlu oldukları parayı istemenin kibar bir yolu olarak hizmet eder. Faturalar, teslim edilen malların ücretinin hala ödenmediğini hatırlatan dostça bir hatırlatmadır. Diğer faturalandırma yöntemleri gibi, faturalar da bazen ödemelerin uzatılmasına izin verir.

Şirketler genellikle B2B işlemlerinde sadece fatura kullanırlar. İşletmeler arasındaki mal ticareti, B2C satışlarından daha güvenilirdir, bu nedenle satıcılar, alıcılar yapabildiğinde ödemeleri alacaklarından emindir.

Perakendecilere veya e-Ticaret işletmelerine tedarikçi olarak, mallar genellikle alıcı tarafından bir fiyat artışıyla satılır. Bu, orijinal satıcılara ödeme alacaklarına dair daha fazla güven veren nakit akışı yaratır.

Fatura neden önemlidir?

Faturalar, zamanında ödeme almanın bir yolu olarak satıcılar için önemlidir.

Faturaları satınalma siparişleriyle eşleştirerek daha sorunsuz bir işlem yapılmasını sağlar. Özünde, sipariş ile ödeme talebi arasındaki döngüyü kapatır.

Faturalar ayrıca ürün veya hizmetlerin teslim edildiğine dair kanıt sağlar. Bu, satıcının sözleşme şartlarına uyduğunu gösterir ve satıcının ödeme hakkını tesis eder . Alıcı ödeme yapmazsa, satıcının siparişi yerine getirdiğine dair ek kanıt sunar.

Muhasebe açısından, bir fatura işlemi tüm borçlar ödenene kadar alacak hesapları olarak kaydeder.

Sevk irsaliyesi nedir?

Sevk irsaliyesi, siparişle birlikte sevkıyat paketinin içinde gelen veya pakete iliştirilmiş bir sevkıyat kesesinin içine sıkıştırılmış bir sevkıyat belgesidir.

Bazen irsaliye, çeki listesi veya sevkıyat listesi olarak anılır - bir sevk irsaliyesi, alıcının sevkıyattaki ürünlerin sipariş ettikleri ürünlerle eşleştiğinden emin olabilmesi için ürün ayrıntılarını listeler.

Sevk irsaliyesi ile fatura arasındaki fark nedir?

Hem faturalar hem de sevk irsaliyeleri satıcılardan alıcılara gönderilir, ancak tamamen farklı amaçlara hizmet ederler. Tüm işletmeler fatura kullanır, ancak tüm işletmeler sevk irsaliyesi kullanmaz.

Örneğin, hizmet tabanlı işletmeler sevk irsaliyelerini çok açık bir nedenle kullanmazlar: ürün satmazlar. Bunun yerine, sadece fatura düzenlerler.

Sevk irsaliyeleri yalnızca sevk edilen ve satış için alınan ürünler varsa gereklidir.

Fatura ile sevk irsaliyesi arasındaki diğer bir fark, belgeleri kimin aldığıdır.

Bu belgeleri gönderen sizseniz, bunları kimin alması gerektiğini aklınızda bulundurmanız önemlidir. Fatura, ödemeden sorumlu kişiye gönderilmelidir.Bu, örneğin muhasebe departmanı olabilir.

Sevk irsaliyesi, gelen malları kaydedebilmeleri için kalemleri alan departmana gönderilir.Bazı durumlarda, bu aynı kişi olabilir, ancak daha çok, özellikle bir depoda veya büyük ölçekli bir operasyonda, işin farklı alanlarında olabilir.

Gerçek dünyada, yeni kurulan işletmelerde veya yeni ilişkilerde, sevk irsaliyeleri ve faturalar yanlış kişiye gönderildiğinde birçok sorun yaşandı.

Her gönderide bir sevk irsaliyesi bulunmalıdır. Sevk irsaliyelerindeki ayrıntılar, işletmeye ve satılan mallara göre özelleştirilecektir.

Belge, sipariş tarihini, siparişe dahil olan ürünleri ve her bir ürünün miktarını listelemelidir. İşletmeye bağlı olarak ürünün ağırlığı da eklenebilir. Bunun gibi ayrıntılar, siparişlerini paketten çıkarırken sevk irsaliyesini kılavuz olarak kullanan birçok alıcı için önemlidir.

Sevk irsaliyesi örneği

Aşağıda, tipik bir sevk irsaliyesinin nasıl görüneceğine ve içerdiği ayrıntılara bir örnek verilmiştir:

Sevk irsaliyesi şablonlarına ihtiyacınız varsa, sevk irsaliyeleri için ücretsiz şablon bulabileceğiniz birkaç yer:

• Şablon Arşivi
• Microsoft Office
• Fatura Berry

Düşük hacimli bir iş yapıyorsanız bu ücretsiz şablonlar işinize yarayabilir.

Daha güçlü işletmeler veya ambar operasyonları için, sevk irsaliyesi olarak ikiye katlanabilecek çekme listelerini otomatikleştirmek veya sevkıyat yazılımınız tarafından oluşturulan sevk irsaliyelerini kullanmak için SkuVault gibi bir envanter yönetim sistemi kullanarak sevk irsaliyeleri oluşturmak isteyeceksiniz .

SkuVault , ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks ve Temando dahil olmak üzere tüm popüler nakliye çözümleriyle entegre olur .

Sevk irsaliyesi neden önemlidir?

Sevk irsaliyeleri çeşitli nedenlerle önemlidir.

Satıcılar için sevk irsaliyeleri, sevk edilen ürünlerin doğru sayısını sağlar. Doğru ürünlerin ve doğru miktarların kapıdan çıktığından emin olmak için siparişleri yerine getirmenin kalite kontrol aşamasında bir kontrol görevi görebilirler.

Alıcılar için sevk irsaliyeleri, alınan malların sevk irsaliyelerinde yazanlarla eşleştiğinden emin olmak için aynı şekilde çalışır.

Herhangi bir tutarsızlığın satıcının tesisinden ayrılmadan önce yakalanması önemlidir.

Paketi alan kişi, paketin içindekileri açıkça tanımlayarak, öğeleri listeye göre kontrol edebilir. Alıcıların gelen siparişlerle ilgili herhangi bir sorunu fark etmeleri için en iyi zaman, ilk geldikleri zamandır.

Faturaların hem alıcılar hem de satıcılar tarafından kaydedilmesi için saklanması gerekirken, mallar teslim alındıktan ve kontrol edildikten sonra artık sevk irsaliyelerine gerek yoktur.

Satınalma siparişleri, sevk irsaliyesi ve fatura karşılaştırması – Nasıl çalışırlar?

Satın alma siparişleri, faturalar ve sevk irsaliyeleri farklı amaçlara hizmet eder ancak birlikte çalışırlar. Hem alıcılar hem de satıcılar bu işlemleri doğru yaptıklarında kazanırlar.

Satıcı, alıcıdan kar elde eder ve karşılığında alıcı, nihai olarak ürünü satın alan müşterilerinden kar eder. Satın alma siparişleri, faturalar ve sevk irsaliyeleri sayesinde bu süreç sorunsuz ve verimli bir şekilde çalışır.

Gerçek dünyadan bir örnek

Tüm satın alma sürecinin baştan sona nasıl işlediğine ve bu belgelerin birlikte nasıl çalıştığına dair gerçek dünyadan bir örneğe bakalım:

1. Satınalma siparişi oluşturma: A Şirketinin en çok satan ürünlerinden biri için stoğu azalıyor.Satış akışını sürdürmek için yeniden sipariş vermeleri gerekiyor. A Şirketi, ürün için miktar ve özel gereksinimleri içeren bir satınalma siparişi oluşturur. Bu satınalma siparişi, tedarikçi B Şirketine teslim edilir.
2. Satınalma siparişi alındı ​​: B Şirketi satınalma siparişini alır ve ürünü gerekli özelliklere sahip olarak sağlayabildiğini onaylar.
3. Sipariş sevk edildi : B Şirketi daha sonra ürünleri alıcıya gönderir ve bir sevk irsaliyesi içerir.Ayrıca teslim edilen mallar için ödeme talep eden bir fatura gönderirler.
4. Sipariş alındı ​​: A Şirketi, siparişin doğru olduğundan emin olmak için sevk irsaliyesini kullanır ve hepsinin aynı fikirde olduğundan emin olmak için satınalma siparişi, sevk irsaliyesi ve faturaya çapraz referans verir.Her şey yolunda olduğunda, fatura ödeme için işlenir.
5. Sipariş kaydedildi : Malları stoka kabul eden A Şirketi, kayıtları doğru tutmak için bu bilgileri envanter yönetim sistemine girecektir.

A Şirketi bu senaryoda bir alıcıdır, ancak satıcı da olabilirler. Bir tüketici daha sonra A Şirketinden bir ürün satın aldığında, bu şirket ürün(ler)le birlikte göndermek üzere kendi sevk irsaliyesini oluşturacaktır.

Sevkiyattan önce A Şirketi, sevk irsaliyesini satın alma siparişiyle karşılaştırarak doğru ürünü/ürünleri sevk ettiğini onaylayacaktır. Tek başına bu adım, yanlış sevkıyata neden olan herhangi bir işlem olasılığını ortadan kaldırır.

A Şirketi daha sonra müşteriye ürününü bir sevk irsaliyesiyle birlikte gönderir. Müşteri ürünü aldıktan sonra, satın alma işlemini onaylamak için sevk irsaliyesini kullanacaktır.

Tüm bu satın alma işlemi ve satış işlemi, elektronik tablolar veya Word belgeleri kullanılarak manuel olarak yapılabilir, ancak hataya açıktır ve izlenmesi zordur.

SkuVault'un envanter ve ambar yönetimi yazılımını kullanarak baştan sona tüm süreci daha güvenilir bir şekilde yönetebilirsiniz . Süreçleri otomatikleştirerek ve tüm satın alma ve satış süreci boyunca doğru stok sayımları sağlayarak zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Satınalma siparişleri, sevk irsaliyeleri ve faturalar hakkında sık sorulan sorular

Burada, satınalma siparişleri, sevk irsaliyeleri ve faturalarla ilgili daha yaygın sorulardan bazıları yer almaktadır.

Farklı türde satınalma siparişleri var mı?

Evet. Tedarikçiler, SkuVault tarafından oluşturulanlar gibi standart satın alma siparişlerini kabul edecektir, ancak belirli amaçlar için farklı PO'ları kullanmak isteyeceğiniz zamanlar olabilir, örneğin:

• Sözleşme : Sözleşme satınalma siparişleri belirli bir süre içindir.Örneğin, bir tedarikçi için bir yıllık bir PO'nuz olabilir. Belirli siparişlerin ve zaman dilimlerinin ayrıntıları değişebilir.
• Kapsam : Kapsam satın alma siparişleri bazen belirli ürünleri bir teslimat programı olmadan sipariş etmek veya gerektiğinde düzenli veya düzensiz bir programa göre yeniden sipariş vermek üzere "açık bir hesap" oluşturmak için kullanılır.
• Planlanan : Planlanan satınalma siparişleri, kalemler, miktarlar ve fiyat bilindiğinde ancak teslimat tarihleri ​​tahmin edilemediğinde kullanılır.

Fatura ile fatura arasındaki fark nedir?

İnsanlar “fatura” ve “fatura” kelimesini birbirinin yerine kullanma eğiliminde olsalar da, farklı anlamlara sahiptirler.

Fatura, basitleştirilmiş bir listedir ve genellikle, bir restoranda yemek yedikten sonra aldığınız gibi, anında ödeme yapılmasını gerektirir. Fatura, sipariş ettiğiniz mal veya hizmetlerin daha ayrıntılı bir dökümüdür ve ödeme koşullarını ve yükümlülüklerini belirtir.

Satış faturası ile makbuz arasındaki fark nedir?

Fatura, ödeme talebidir. Makbuz, ödemenin yapıldığının kanıtıdır.

Açıklama nedir?

Belirli gönderiler veya teslim edilen mallar temelinde bir ödeme talebi olarak bir fatura düzenlenir.

Tahsilat sürecinin bir parçası olarak ödenmemiş tüm masrafların bir özeti olarak bir beyan düzenlenir.

Faturalar genellikle mallar gönderildiğinde veya teslim edildiğinde gönderilir. Ekstreler, ödenmemiş tüm faturaları ve hesap hareketlerini hatırlatmak için genellikle aylık olarak gönderilir.

Sevk irsaliyesi ile konşimento arasındaki fark nedir?

Bir konşimento (BOL), kalemlerin sahipliğini satıcılardan alıcılara aktaran bir belgedir. BOL, bir yük gönderisinin teslim edildiğinin teyidi olarak hizmet eden yasal bir belgedir.

Sevk irsaliyesi, sevkıyatta teslim edilen gerçek malları gösterir.

Kapsamlı satın alma siparişi nedir?

Çerçeve satın alma siparişi, bir alıcı ile bir tedarikçi arasında, alıcının belirli bir süre boyunca tedarikçiden belirli miktarda ürün veya hizmet satın almayı kabul ettiği uzun vadeli bir anlaşma türüdür.

Bu tür bir düzenleme, satın alma sürecini düzene soktuğu ve tedarikçiye istikrarlı, öngörülebilir bir sipariş akışı sağladığı için her iki taraf için de faydalı olabilir.

Çözüm

Bir işletmeyi veya depoyu yönetirken, bu belgelerin satın alma sürecinde oynadığı rolleri ve farklılıkları bilmek çok önemlidir.

Bir işletme için satın alma, bazıları için stresli bir süreç olabilir. Doğru şekilde sipariş vermeyi ve almayı öğrenmek, özellikle daha önce hiç yapmadıysanız, zor olabilir.

Bununla birlikte, düzgün bir şekilde yapmayı öğrenmeniz gereken bir şeydir ve bir kez alıştığınızda, satın alma sorunsuz ve sorunsuz bir süreç olabilir.

Bu temel bilgileri hatırlayın ve işinizin kontrolünü elinize alın.