دليل سريع لتخطيط أسهل لزيادة البرامج عن بُعد (PI)

يعد تخطيط PI جزءًا أساسيًا من Scaled Agile Framework ^TM . إنها طريقة رائعة لجعل فرقك منسجمة مع التركيز على ما هو مهم. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ. سيرشدك هذا الدليل إلى أساسيات تخطيط PI وما تحتاج إلى تضمينه في جدول أعمالك لتحقيق نتائج تخطيط ناجحة.

ما هو تخطيط PI؟

يعد تخطيط زيادة البرنامج ، أو تخطيط PI ، حدثًا يستند إلى الإيقاع وهو ضروري للتنفيذ الناجح للإصدارات الرشيقة. إنه في صميم برنامج Agile Release Train (ART) ، حيث يربط جميع الفرق في ART بمهمة ورؤية مشتركة.

جلسات تخطيط PI هي أحداث مجدولة بانتظام على مدار العام حيث تلتقي فرق متعددة في نفس قطار الإصدار السريع لمناقشة الميزات والطريق إلى الأمام وخريطة الطريق والتبعيات المشتركة بين الفرق.

عادة ما يتم تنظيم حدث تخطيط PI بواسطة مهندس تدريب الإصدار (Scrum Master) ويتم عقده على مدار فترة يومين تشمل 8 إلى 12 أسبوعًا من زيادات البرنامج.

يمكن للمنظمة أن تقرر موعد عقد جلسات الباحث الرئيسي. على سبيل المثال ، تقوم العديد من الشركات بجدولة تخطيط PI في بداية زيادة البرنامج وبعد الفحص وتكييف التكرار ، بينما يختار البعض إجراء الجلسات كل ثلاثة أشهر. تحدث هذه الجلسات بانتظام وفقًا لجدول زمني ثابت يسمح لمديري المشاريع أو الفرق ذات الصلة بالتخطيط مسبقًا.

SAFe أو Scaled Agile Framework ^TM عبارة عن مجموعة من الإرشادات والممارسات التي تدعم المؤسسات الأكبر حجمًا لاعتماد المرونة. يتكون من أربع خطوات ؛ التخطيط والتنفيذ والتكيف والتفكير. يتم قبول SAFe كمنهجية تزيد من الرؤية والمواءمة والتعاون بين الفرق والمستويات المختلفة مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية والتسليم.

التخطيط عن بعد PI

تعقد جلسات تخطيط PI بشكل تقليدي شخصيًا. ومع ذلك ، فقد غيّر الوباء مكان العمل بشكل لا رجعة فيه حيث لا يكون من الممكن دائمًا العثور على فرق وأعضاء فريق مختلفين في مكان واحد شخصيًا. على هذا النحو ، فإن الأولوية هي جمع جميع الفرق ذات الصلة التي تشكل جزءًا من العمل في الوقت الفعلي لتكون حاضرة في التخطيط. لتسهيل هذه الجلسات ودعمها عن بُعد ، يتم استخدام مجموعة من الأدوات والتقنيات الضرورية عبر الإنترنت.

لماذا يعد تخطيط PI مهمًا؟

يعد تخطيط PI ضروريًا للشركات من جميع الأحجام ولكنه ذو قيمة خاصة للمؤسسات الكبيرة التي قد تضم 100-200 فريق و 1000 من المطورين. قبل تقديم تخطيط PI ، لم يكن لهذه الفرق أي اتصالات مع بعضها البعض ، وبالتالي سيتم نقل المعلومات إلى أسفل من مستوى القيادة والإدارة مما يؤدي إلى تضارب في الموارد والميزانيات والعمل.

مع وجود تخطيط PI في مكانه الصحيح ، تمكن بروتوكولات الاتصال المناسبة الفرق من الاجتماع معًا ومناقشة ما يعملون عليه والتأكد من فهم التبعيات وإدارتها بشكل فعال. على سبيل المثال ، يمكن تجنب المواقف التي يعمل فيها فريقان على ميزات مختلفة دون إدراك وجود تبعية يمكن أن تعيق الإصدار أو تتطلب إعادة صياغة مهمة في الكود.

أثناء جلسات تخطيط PI ، تلتقي الفرق وأعضاء الفريق وجهًا لوجه (عن بُعد أو شخصيًا) ، مما يمهد الطريق للتفاعلات الفردية التي من شأنها أن تؤدي إلى تعاون أفضل في العمل المستقبلي. في نهاية جلسة تخطيط PI ، يتم تجهيز الفرق بخطة تتضمن التكرارات والتراكمات والأهداف والمخاطر الخاصة بالزيادة التالية في البرنامج.

يمكّن تخطيط PI باختصار ،

• الاتصالات المنظمة والرؤية
• التعاون والمزامنة الأفضل بين الفرق المختلفة
• العمل الفعال والمواءمة بين المهام والأهداف
• القدرة على إصدار الميزات في وقت أقل والبقاء في حدود الميزانية.

التخطيط للحدث

هناك ثلاث خطوات لتخطيط PI ناجح.

1. الاستعداد التنظيمي: تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة والقادة في البرنامج متاحون للمشاركة. سيكون من الأفضل أن تتم جدولة جلسات تخطيط PI مسبقًا ويتم إرسال تذكيرات للفرق.
2. جاهزية المحتوى : يجب إعداد رؤية وهدف جلسة الباحث الرئيسي والبرنامج بشكل جيد وفي الوقت المناسب للجلسة. يجب إبلاغ ذلك بوضوح لجميع المشاركين في اليوم الأول.
3. الإعداد اللوجستي: قم بترتيب غرفة كبيرة ، إذا كنت شخصيًا ، أو مكالمة زووم لفريق Microsoft أو فريق يمكن أن تستوعب جميع المشاركين. في الجلسات البعيدة ، استخدم الغرف الفرعية لتقسيم الفرق إلى مجموعات صغيرة حتى يتمكنوا من التفاعل مع بعضهم البعض أكثر.

قبل حدث PI ، بالإضافة إلى الخطوات المذكورة أعلاه ، تأكد من تحديد العناصر المذكورة أدناه وإنشاءها أيضًا.

• رؤية المشروع وأهدافه
• نطاق المشروع والقيود والجدول الزمني والمعالم
• الموارد المطلوبة
• الادوار والمسؤوليات

جدول أعمال

يلعب جدول أعمال حدث تخطيط PI دورًا مهمًا. إنه الإطار الذي يوجه المشاركين حول ما يجب تغطيته حتى يفهم الجميع دورهم في بناء وتنفيذ تدريب الإصدار السريع. يجب أن يظل جدول الأعمال دائمًا بسيطًا وسهلاً حتى يتمكن المشاركون من التركيز على ما هو أكثر أهمية: تقديم القيمة.

في حين أن تخطيط PI أو تخطيط PI عن بُعد قد يكون مختلفًا لكل منظمة ، إلا أن هناك بعض أوجه التشابه. يوجد أدناه جدول الأعمال القياسي لجلسة تخطيط PI لمدة يومين والتي يمكنك اتباعها.

سياق الأعمال

تحديث حول حالة الأعمال الحالية ، ورؤية المحفظة ، ومدى فعالية الحلول الحالية في تلبية احتياجات العملاء. يتم تقديم هذا عادة من قبل صاحب العمل أو أحد كبار التنفيذيين.

رؤية المنتج / الحل

يستلزم هذا الرؤية الحالية ، والتي تتضمن أفضل 10 ميزات قادمة ، وأي تغييرات من حدث تخطيط PI السابق ، والمعالم المحتملة. عادة ما يتم تقديم رؤية المنتج / الحل من قبل إدارة المنتج.

الرؤية المعمارية وممارسات التطوير

الرؤية المعمارية والتغييرات ذات الصلة بالرشاقة لإدخال تحسينات على البنية التحتية وعملية التطوير والاتصالات في PI القادم. يأخذ قسم الهندسة المعمارية / الهندسة زمام المبادرة في تقديم رؤية العمارة وممارسات التطوير.

خلفية التخطيط

الخطوط العريضة لكيفية عمل عملية التخطيط وما هو متوقع.

جلسات جانبية

عدة جلسات جانبية ، اثنتان على الأقل ، موزعة خلال اليومين. بالنسبة للجلسة الأولى ، ستعمل الفرق على تحديد قدراتهم وتراكمهم ومخاطرهم وتبعياتهم للتوصل إلى مسودات الخطط التي تتضمن أهداف الباحث الرئيسي للفريق ليتم مشاركتها مع الآخرين. تتكون أهداف PI هذه من الأهداف التي تم تضمينها في الخطة ولكن لم يتم الالتزام بها بسبب عوامل أو مخاطر غير معروفة.

في الجلسة الثانية ، والتي تحدث عادةً في اليوم الثاني ، ستستمر الفرق في العمل على الخطط وإجراء التعديلات حسب الضرورة. يتم الانتهاء من أهداف الباحث الرئيسي من قبل الفرق قبل تسليمها إلى أصحاب الأعمال أو الإدارة العليا لتعيين قيم العمل.

مراجعة مسودة الخطة

تقدم الفرق مسودات الخطط للتغذية الراجعة. يتم هنا تشجيع الفرق على التواصل وتحديد التبعيات المرتبطة بالفرق الأخرى أو قطارات الإطلاق الرشيقة. الجلسة عبارة عن جلسة مغلقة بإحكام حيث تقدم الفرق مخرجات التخطيط الرئيسية ومسودة أهداف PI والمخاطر المحتملة والتبعيات. يقدم أصحاب الأعمال والفرق الأخرى مدخلات بعد أن يقدم كل فريق.

مراجعة الإدارة

سيجتمع أصحاب الأعمال وأصحاب المصلحة والإدارة لمواجهة التحديات الواردة في مسودة الخطة لاقتراح الحلول أو التغييرات. سيتم إيلاء اهتمام خاص للتحديات في النطاق ، وقضايا الموارد ، والتبعيات. أثناء مراجعة الإدارة واجتماع حل المشكلات ، ستنظر الإدارة في فرز تغييرات النطاق وحل المشكلات المختلفة وإجراء التعديلات.

مراجعة الخطة النهائية

يقدم كل فريق خططه للمجموعة. بعد كل عرض تقديمي ، يسلط كل فريق الضوء على المخاطر والتبعيات والحواجز. يتم تقديم الخطة إلى صاحب العمل والإدارة للموافقة عليها. إذا تمت الموافقة على الخطة ، يتم طرح أهداف PI ليراها الجميع. إذا كانت لدى الإدارة مخاوف معينة ، يتم توفير الوقت للفريق لمعالجة المخاوف وتقديم الخطة المنقحة.

مخاطر البرنامج

ستحدد الفرق المخاطر التي تعيق تحقيق الأهداف خلال جلسة التخطيط. سيتم عرض المخاطر المحددة على المجموعة بأكملها ومعالجتها بشفافية. خلال هذه العملية ، سيتم تصنيف المخاطر على النحو التالي.

• تم الحل: لم يعد الخطر مصدر قلق وتم حله
• مملوكة: يتولى أحد أعضاء المجموعة مسؤولية المخاطرة ، والتي لا يمكن حلها أثناء المناقشة
• مقبولة: بعض المخاطر مفهومة ومقبولة على أنها قضايا محتملة أو حقيقة الموقف
• التخفيف: يتم تحديد خطة لتقليل تأثير المخاطر

بأثر رجعي

يتم عقد معرض استعادي موجز للحصول على تعليقات على الحدث وما يحتاج إلى تحسين للأحداث المستقبلية.

مدخلات ومخرجات تخطيط PI (قوالب مفيدة)

المدخلات

• سياق الأعمال

• خارطة الطريق والرؤية

• أهم 10 ميزات لبرنامج backlog

النواتج

• أهداف PI الملتزمة: يتضمن ذلك مجموعة من أهداف SMART التي أنشأتها الفرق بقيمة الأعمال التي حددها أصحاب العمل.

• لوحة البرنامج: تتضمن التواريخ المتعلقة بوقت إصدار الميزات الجديدة والتبعيات بين الفرق والمعالم.

نصائح لتخطيط PI الناجح عن بعد

تعد أحداث تخطيط PI عن بُعد مثالية للفرق الموزعة. إنه فعال من حيث التكلفة ويسمح لجميع الفرق بالمشاركة بغض النظر عن موقعهم. إلى جانب الخطوات الثلاث الهامة المذكورة في "التخطيط للحدث" ، سيكون من المهم ملاحظة ما يلي لحدث بعيد خالٍ من الفواق.

الأدوات عبر الإنترنت هي منصة الانتقال الخاصة بك

استخدم الأدوات عبر الإنترنت لتأكيد المشاركة ومشاركة المعلومات وعقد الاجتماعات والتفاعل في الوقت الفعلي. أيضًا ، لديك فريق مخصص لتسهيل الجلسات وتقديم الدعم.

قم بإنشاء جدول وتسجيل الأوراق في وقت مبكر

أنشئ الجدول الزمني لحدث تخطيط PI وأبلغ أصحاب المصلحة مسبقًا. اطلب من المشاركين التسجيل لتأكيد مشاركتهم.

حدد الوقت المناسب

مع الفرق الموزعة ، هناك احتمالية أن أعضاء الفريق منتشرون في جميع أنحاء العالم في مناطق زمنية مختلفة. عند تحديد وقت الحدث ، ضع في اعتبارك الفروق الزمنية وتأكد من أن الحدث لا يتجاوز 6-8 ساعات.

الآداب الواجب اتباعها

لتجنب سوء الاتصالات والمقاطعات غير الضرورية ، قم بتعميم قائمة بالآداب التي يجب اتباعها. على سبيل المثال ، اطلب من جميع أعضاء الفريق تشغيل كاميراتهم والمشاركة بنشاط. تأكد أيضًا من إخبارهم عندما يكون من المقبول التحدث ومتى يحافظون على كتم صوت الميكروفونات.

تجنب الرتابة وبناء الثقة

امنح المشاركين بعض الراحة من خلال تضمين عدة فترات راحة لمدة 5 دقائق وكذلك جلسات كسر الجليد لإبقاء الأمور ممتعة وبناء الثقة.

سجل الجلسة

البث المباشر وتسجيل الجلسة. هذا مفيد لأعضاء الفريق الذين قد يفوتون الجلسة بسبب ظروف لا مفر منها أو إذا كنت بحاجة إلى الرجوع مرة أخرى.

تجنب المفاجآت

التزم بجدول الأعمال المشترك وتواصل مع المشاركين فيما يتعلق بأدوارهم وتوقعاتهم.

تعد جلسات تخطيط PI جزءًا أساسيًا من إدارة الإصدار السريع. تأكد من حضور بضع جلسات كل عام للبقاء على المسار الصحيح وضمان تسليم المنتج بنجاح.

استخدم Creately لتخطيط PI البعيد الخاص بك

لدى Creately مجموعة من الأدوات لجعل تخطيط PI الخاص بك سلسًا تقريبًا من البداية.

• إمكانات السبورة والرسم اليدوي لتبادل الأفكار والتعاون في الأفكار والمخاطر والاعتمادات المهمة.
• 1000 بالإضافة إلى القوالب والأشكال لبدء إعداد جدول الأعمال والتنسيقات الأخرى اللازمة لجلسات تخطيط PI مسبقًا لمشاركتها مع أعضاء القطار السريع.
• مؤتمرات الصوت والفيديو داخل التطبيق للاتصال بأعضاء الفريق الآخرين لتبادل الأفكار ومناقشة الاستعدادات.
• شارك مساحات العمل والمجلدات مع الزملاء والزملاء. مستويات متعددة من الوصول والأدوار للإدارة والمشاركة والتحرير والمراجعة جنبًا إلى جنب مع إمكانيات متعددة اللاعبين للتعاون في الوقت الفعلي.
• التكامل مع MS Teams لعقد اجتماعك وإدارة لوحة المشروع كلها في مكان واحد

ابدأ جلسة تخطيط PI التالية أو جلسة تخطيط PI عن بُعد باستخدام Creately لتجربة أفضل ما في إدارة المشاريع المرئية!