Guide rapide pour faciliter la planification des incréments de programme à distance (PI)

Le PI Planning est un élément essentiel du Scaled Agile Framework ^TM . C'est un excellent moyen d'aligner vos équipes et de se concentrer sur ce qui est important. Cependant, il peut être difficile de savoir par où commencer. Ce guide vous guidera à travers les bases de la planification PI et ce que vous devez inclure dans votre programme pour obtenir des résultats de planification réussis.

Qu'est-ce que la planification PI ?

La planification des incréments de programme, ou planification PI, est un événement basé sur la cadence qui est essentiel à la réussite de l'exécution des versions agiles. Il est au cœur de l'Agile Release Train (ART), alignant toutes les équipes de l'ART sur une mission et une vision partagées.

Les sessions de planification PI sont des événements réguliers organisés tout au long de l'année où plusieurs équipes du même Agile Release Train se rencontrent pour discuter des fonctionnalités, de la voie à suivre, de la feuille de route et des dépendances inter-équipes.

L'événement PI Planning est généralement organisé par le Release Train Engineer (Scrum Master) et se déroule sur une période de 2 jours qui comprend 8 à 12 semaines d'incréments de programme.

Une organisation peut décider quand organiser les sessions PI. Par exemple, de nombreuses entreprises planifient la planification PI au début d'un incrément de programme et après l'itération d'inspection et d'adaptation, tandis que certaines optent pour des sessions trimestrielles. Ces sessions ont lieu régulièrement selon un calendrier fixe permettant aux chefs de projet ou aux équipes concernées de planifier à l'avance.

SAFe ou Scaled Agile Framework ^TM est un ensemble de lignes directrices et de pratiques qui aident les grandes organisations à adopter l'agilité. Il se compose de quatre étapes; planification, exécution, adaptation et réflexion. SAFe est accepté comme une méthodologie qui augmente la visibilité, l'alignement et la collaboration entre les différentes équipes et niveaux, ce qui améliore la productivité et la livraison.

Planification PI à distance

Les séances de PI Planning ont traditionnellement lieu en personne. Cependant, la pandémie a changé le lieu de travail de manière irrévocable où il n'est pas toujours possible de localiser différentes équipes et membres d'équipe au même endroit, en personne. En tant que tel, la priorité est de rassembler toutes les équipes concernées qui participent au travail en temps réel pour être présentes dans la planification. Pour faciliter et soutenir ces sessions à distance, une multitude d'outils en ligne et de technologies nécessaires sont utilisés.

Pourquoi la planification PI est-elle importante ?

La planification PI est essentielle pour les entreprises de toutes tailles, mais est particulièrement utile pour les grandes organisations qui peuvent avoir 100 à 200 équipes et des milliers de développeurs. Avant l'introduction de la planification PI, ces équipes n'avaient aucune communication entre elles et, par conséquent, les informations seraient transmises en cascade depuis le niveau de leadership et de gestion, entraînant des conflits de ressources, de budgets et de travail.

Avec PI Planning en place, des protocoles de communication appropriés permettent aux équipes de se réunir et de discuter de ce sur quoi elles travaillent et de s'assurer que les dépendances sont comprises et gérées efficacement. Par exemple, les situations où deux équipes travaillant sur des fonctionnalités différentes sans se rendre compte qu'il existe une dépendance qui pourrait retarder la publication ou nécessiter une refonte importante du code pourraient être évitées.

Au cours des sessions de PI Planning, les équipes et les membres de l'équipe se rencontrent en face à face (à distance ou en personne), ouvrant la voie à des interactions individuelles qui se traduiraient par une meilleure coopération dans les travaux futurs. À la fin d'une session de planification PI, les équipes sont équipées d'un plan qui comprend les itérations, les backlogs, les objectifs et les risques pour la prochaine incrémentation du programme.

PI Planning en un mot permet,

• communication structurée et visibilité
• collaboration et meilleure synchronisation entre les différentes équipes
• travail efficace, alignement sur les tâches et les objectifs
• capacité à publier des fonctionnalités en moins de temps et à respecter un budget.

Planifier l'événement

Il y a trois étapes pour une PI Planning réussie.

1. Préparation organisationnelle : Assurez-vous que toutes les parties prenantes et les dirigeants du programme sont disponibles pour participer. Il serait préférable que les sessions de planification PI soient programmées à l'avance et que les équipes reçoivent des rappels.
2. Préparation du contenu : La vision et l'objectif de la session PI et le programme doivent être bien préparés et en main à temps pour la session. Cela doit être clairement communiqué à tous les participants le premier jour.
3. Préparation logistique : Aménagez une grande salle, si en personne, un appel Microsoft Teams ou Team Zoom pouvant accueillir tous les participants. Dans les sessions à distance, utilisez des salles de sous-commission pour diviser les équipes en petits groupes afin qu'elles puissent interagir davantage les unes avec les autres.

Avant un événement PI, outre les étapes ci-dessus, assurez-vous que les éléments mentionnés ci-dessous sont également identifiés et établis.

• Vision et objectifs du projet
• Portée, contraintes, calendrier et jalons du projet
• Resources requises
• Rôles et responsabilités

Ordre du jour

L'ordre du jour de l'événement de planification PI joue un rôle essentiel. C'est le cadre qui guide les participants sur ce qui doit être couvert afin que tous comprennent leur rôle dans la construction et l'exécution du train de livraison agile. L'ordre du jour doit toujours rester simple et facile afin que les participants puissent se concentrer sur ce qui compte le plus : apporter de la valeur.

Bien que la planification PI ou la planification PI à distance puisse être différente pour chaque organisation, il existe certaines similitudes. Vous trouverez ci-dessous l'ordre du jour standard d'une session de planification PI de deux jours que vous pourriez suivre.

Contexte d'affaires

Une mise à jour sur l'état actuel de l'entreprise, la vision du portefeuille et l'efficacité des solutions actuelles pour répondre aux besoins des clients. Ceci est généralement présenté par le propriétaire de l'entreprise ou un cadre supérieur.

Vision produit/solution

Cela implique la vision actuelle, qui comprend les 10 principales fonctionnalités à venir, tout changement par rapport à l'événement de planification PI précédent et les jalons potentiels. La vision produit/solution est généralement présentée par le Product Management.

Vision de l'architecture et pratiques de développement

La vision de l'architecture et les changements liés à l'agilité pour améliorer l'infrastructure, le processus de développement et les communications dans le PI à venir. Le département Architecte/Ingénierie prend l'initiative de présenter la vision de l'architecture et les pratiques de développement.

Contexte de la planification

Un aperçu du fonctionnement du processus de planification et de ce qui est attendu.

Séances en petits groupes

Plusieurs séances en petits groupes, deux au moins, se sont étalées sur les deux jours. Pour la première session, les équipes travailleront pour identifier leurs capacités, les arriérés, les risques et les dépendances afin de proposer des projets de plans qui incluent les objectifs PI initiaux de l'équipe à partager avec les autres. Ces objectifs PI consistent en des buts qui sont inclus dans le plan mais qui ne sont pas engagés en raison de facteurs ou de risques inconnus.

Lors de la deuxième session, qui a généralement lieu le deuxième jour, les équipes continueront à travailler sur les plans et apporteront les ajustements nécessaires. Les objectifs du PI sont finalisés par les équipes avant d'être transmis aux propriétaires d'entreprise ou à la direction générale pour attribuer des valeurs commerciales.

Examen du projet de plan

Les équipes présentent des projets de plans pour commentaires. Ici, les équipes sont encouragées à communiquer et à identifier les dépendances associées avec d'autres équipes ou des trains de versions agiles. La session est une séance très limitée dans le temps où les équipes présentent les principaux résultats de la planification, les projets d'objectifs d'IP, les risques potentiels et les dépendances. Les propriétaires d'entreprise et les autres équipes apportent leur contribution après la présentation de chaque équipe.

Examen de la gestion

Les propriétaires d'entreprise, les parties prenantes et la direction se réuniront pour relever les défis présentés dans le projet de plan afin de proposer des solutions ou des changements. Une attention particulière sera accordée aux défis liés à la portée, aux problèmes de ressources et aux dépendances. Au cours de la revue de direction et de la réunion de résolution de problèmes, la direction se penchera sur le tri des changements de portée, la résolution de divers problèmes et la réalisation d'ajustements.

Examen final du plan

Chaque équipe présente ses plans au groupe. Après chaque présentation, chaque équipe met en évidence les risques, les dépendances et les barrières. Le plan est présenté au propriétaire de l'entreprise et à la direction pour approbation. Si le plan est approuvé, les objectifs PI sont mis en avant pour que tout le monde puisse les voir. Si la direction a certaines préoccupations, l'équipe a le temps de répondre aux préoccupations et de présenter le plan révisé.

Risques du programme

Les équipes identifieront les risques qui entravent la réalisation des objectifs lors de la séance de planification. Les risques identifiés seront présentés à l'ensemble du groupe et traités avec transparence. Au cours de ce processus, les risques seront classés comme ci-dessous.

• Résolu : le risque n'est plus préoccupant et a été résolu
• Possédé : un membre du groupe s'approprie le risque, qui ne peut pas être résolu au cours de la discussion
• Accepté : certains risques sont compris et acceptés comme des problèmes potentiels ou la réalité de la situation
• Atténué : un plan est identifié pour réduire l'impact du risque

Rétrospective

Une brève rétrospective est organisée pour obtenir des commentaires sur l'événement et ce qui doit être amélioré pour les événements futurs.

Entrées et sorties de PI Planning (modèles utiles)

Contributions

• Contexte d'affaires

• Feuille de route et vision

• Top 10 des caractéristiques du backlog du programme

Les sorties

• Objectifs PI engagés : cela comprend un ensemble d'objectifs SMART créés par les équipes avec la valeur de l'entreprise attribuée par les propriétaires de l'entreprise.

• Tableau de programme : indiquez les dates de sortie des nouvelles fonctionnalités, les dépendances entre les équipes et les jalons.

Conseils pour une planification PI à distance réussie

Les événements de planification PI à distance sont idéaux pour les équipes distribuées. Il est rentable et permet à toutes les équipes de participer, quel que soit leur emplacement. Outre les trois étapes importantes mentionnées dans "Planification de l'événement", il serait important de noter ce qui suit pour un événement à distance sans accroc.

Les outils en ligne sont votre plateforme incontournable

Utilisez des outils en ligne pour confirmer la participation, partager des informations, organiser des réunions et interagir en temps réel. Ayez également une équipe dédiée pour animer les sessions et fournir un soutien.

Créez un emploi du temps et signez des feuilles bien à l'avance

Créez le calendrier de l'événement PI Planning et informez les parties prenantes bien à l'avance. Demandez aux participants de s'inscrire pour confirmer leur participation.

Sélectionnez le bon moment

Avec des équipes distribuées, il y a de fortes chances que les membres de l'équipe soient dispersés à travers le monde dans différents fuseaux horaires. Lors du choix de l'heure de l'événement, tenez compte des décalages horaires et assurez-vous que l'événement ne dépasse pas 6 à 8 heures.

Étiquettes à suivre

Pour éviter les malentendus et les interruptions inutiles, faites circuler une liste d'étiquettes à suivre. Par exemple, demandez à tous les membres de l'équipe d'allumer leurs caméras et de participer activement. Assurez-vous également de leur faire savoir quand il est acceptable de parler et quand garder leurs micros en sourdine.

Évitez la monotonie et établissez la confiance

Offrez aux participants un peu de répit en incluant plusieurs pauses de 5 minutes ainsi que des séances brise-glace pour garder les choses intéressantes et instaurer la confiance.

Enregistrer la séance

Diffusez en direct et enregistrez la session. Ceci est utile pour les membres de l'équipe qui peuvent manquer la session en raison de circonstances inévitables ou si vous devez vous référer.

Évitez les surprises

Respectez l'ordre du jour partagé et communiquez avec les participants concernant leurs rôles et leurs attentes.

Les sessions de PI planning sont un élément essentiel de la gestion agile des versions. Assurez-vous d'assister à quelques sessions chaque année pour rester sur la bonne voie et assurer une livraison réussie du produit.

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