Guida rapida alla pianificazione più semplice dell'incremento del programma remoto (PI).

PI Planning è una parte essenziale di Scaled Agile Framework ^TM . È un ottimo modo per allineare i tuoi team e concentrarti su ciò che è importante. Tuttavia, può essere difficile sapere da dove cominciare. Questa guida ti guiderà attraverso le basi della pianificazione PI e ciò che devi includere nella tua agenda per ottenere risultati di pianificazione di successo.

Che cosa sta pianificando PI?

La pianificazione dell'incremento del programma, o pianificazione PI, è un evento basato sulla cadenza essenziale per l'esecuzione di successo di rilasci agili. È al centro dell'Agile Release Train (ART), allineando tutti i team dell'ART a una missione e una visione condivise.

Le sessioni di pianificazione PI sono eventi programmati regolarmente durante l'anno in cui più team nello stesso Agile Release Train si incontrano per discutere le funzionalità, la strada da seguire, la tabella di marcia e le dipendenze tra i team.

L'evento PI Planning è solitamente organizzato dal Release Train Engineer (Scrum Master) e si svolge in un periodo di 2 giorni che include da 8 a 12 settimane di incrementi del programma.

Un'organizzazione può decidere quando tenere le sessioni PI. Ad esempio, molte aziende pianificano la pianificazione PI all'inizio di un incremento del programma e dopo l'iterazione di ispezione e adattamento, mentre alcune scelgono di tenere le sessioni trimestrali. Queste sessioni si svolgono regolarmente in base a un programma fisso, consentendo ai project manager o ai team pertinenti di pianificare in anticipo.

SAFe o Scaled Agile Framework ^TM è un insieme di linee guida e pratiche che supportano le organizzazioni più grandi nell'adozione dell'agilità. Si compone di quattro passaggi; pianificazione, esecuzione, adattamento e riflessione. SAFe è accettato come una metodologia che aumenta la visibilità, l'allineamento e la collaborazione tra diversi team e livelli, con conseguente migliore produttività e consegna.

Pianificazione PI remota

Le sessioni di PI Planning sono tradizionalmente tenute di persona. Tuttavia, la pandemia ha cambiato irrevocabilmente il posto di lavoro in cui non è sempre possibile localizzare diversi team e membri del team in un unico posto, di persona. Pertanto, la priorità è riunire tutti i team pertinenti che fanno parte del lavoro in tempo reale per essere presenti nella pianificazione. Per facilitare e supportare queste sessioni in remoto, vengono utilizzati una serie di strumenti online e tecnologie necessarie.

Perché la pianificazione PI è importante?

La pianificazione delle PI è essenziale per le aziende di tutte le dimensioni, ma è particolarmente utile per le grandi organizzazioni che possono avere 100-200 team e migliaia di sviluppatori. Prima dell'introduzione della pianificazione PI, questi team non avevano alcuna comunicazione tra loro e quindi le informazioni sarebbero state trasmesse a cascata dal livello di leadership e gestione, portando a conflitti in termini di risorse, budget e lavoro.

Con PI Planning in atto, protocolli di comunicazione adeguati consentono ai team di riunirsi e discutere su cosa stanno lavorando e garantire che le dipendenze siano comprese e gestite in modo efficace. Ad esempio, è possibile evitare situazioni in cui due team lavorano su funzionalità diverse senza rendersi conto che esiste una dipendenza che potrebbe ritardare il rilascio o richiedere una rielaborazione significativa del codice.

Durante le sessioni di PI Planning, i team e i membri del team si incontrano faccia a faccia (da remoto o di persona), aprendo la strada a interazioni individuali che si tradurrebbero in una migliore cooperazione nel lavoro futuro. Al termine di una sessione di pianificazione PI, i team sono dotati di un piano che include iterazioni, arretrati, obiettivi e rischi per il successivo incremento del programma.

PI Planning in poche parole consente,

• comunicazione strutturata e visibilità
• collaborazione e una migliore sincronizzazione tra diversi team
• lavoro efficace, allineamento su compiti e obiettivi
• capacità di rilasciare funzionalità in meno tempo e di rimanere entro un budget.

Pianificazione dell'evento

Ci sono tre passaggi per una pianificazione PI di successo.

1. Prontezza organizzativa: assicurarsi che tutte le parti interessate e i leader del programma siano disponibili a partecipare. Sarebbe meglio se le sessioni di pianificazione PI fossero programmate in anticipo e ai team venissero inviati dei promemoria.
2. Prontezza del contenuto : la visione e lo scopo della sessione PI e il programma devono essere ben preparati e in tempo per la sessione. Questo dovrebbe essere chiaramente comunicato a tutti i partecipanti il ​​primo giorno.
3. Preparazione logistica: organizzare una grande sala, se di persona, una chiamata Microsoft Teams o team Zoom che possa ospitare tutti i partecipanti. Nelle sessioni remote, usa le breakout room per dividere i team in piccoli gruppi in modo che possano interagire di più l'uno con l'altro.

Prima di un evento PI, oltre ai passaggi precedenti, assicurarsi che anche gli elementi di seguito indicati siano identificati e stabiliti.

• Visione e obiettivi del progetto
• Ambito del progetto, vincoli, sequenza temporale e tappe fondamentali
• Risorse richieste
• Ruoli e responsabilità

Agenda

L'agenda dell'evento di pianificazione del PI gioca un ruolo fondamentale. È il framework che guida i partecipanti su ciò che deve essere coperto affinché tutti comprendano il loro ruolo nella costruzione e nell'esecuzione dell'agile release train. L'agenda dovrebbe essere sempre semplice e facile in modo che i partecipanti possano concentrarsi su ciò che conta di più: fornire valore.

Sebbene la pianificazione PI o la pianificazione PI remota possano essere diverse per ciascuna organizzazione, esistono alcune somiglianze. Di seguito è riportato l'agenda standard per una sessione di pianificazione PI di due giorni che potresti seguire.

Contesto aziendale

Un aggiornamento sullo stato attuale dell'attività, sulla visione del portafoglio e sull'efficacia delle soluzioni attuali nell'affrontare le esigenze dei clienti. Questo è solitamente presentato dall'imprenditore o da un alto dirigente.

Visione del prodotto/soluzione

Ciò comporta la visione attuale, che include le prime 10 funzionalità imminenti, eventuali modifiche rispetto all'evento di pianificazione PI precedente e potenziali pietre miliari. La visione del prodotto/soluzione è generalmente presentata da Product Management.

Visione dell'architettura e pratiche di sviluppo

La visione dell'architettura e le modifiche relative all'agile per miglioramenti all'infrastruttura, al processo di sviluppo e alle comunicazioni nel prossimo PI. Il dipartimento di Architetto/Ingegneria assume la guida nella presentazione della visione dell'architettura e delle pratiche di sviluppo.

Sfondo di pianificazione

Uno schema di come funziona il processo di pianificazione e cosa ci si aspetta.

Sessioni di breakout

Diverse sessioni di breakout, almeno due, distribuite durante i due giorni. Per la prima sessione, i team lavoreranno per identificare le proprie capacità, arretrati, rischi e dipendenze per elaborare bozze di piani che includano obiettivi PI iniziali del team da condividere con gli altri. Questi obiettivi PI consistono in obiettivi che sono inclusi nel piano ma non sono impegnati a causa di fattori o rischi sconosciuti.

Nella seconda sessione, che in genere si svolge il secondo giorno, i team continueranno a lavorare sui piani e ad apportare le modifiche necessarie. Gli obiettivi per il PI vengono definiti dai team prima di essere consegnati agli imprenditori o all'alta dirigenza per assegnare valori aziendali.

Revisione del progetto di piano

I team presentano progetti di piani per il feedback. Qui i team sono incoraggiati a comunicare e identificare le dipendenze associate con altri team o treni di rilascio agile. La sessione è una seduta strettamente cronologica in cui i team presentano i risultati chiave della pianificazione, la bozza degli obiettivi delle PI, i potenziali rischi e le dipendenze. I titolari di attività commerciali e altri team forniscono input dopo la presentazione di ciascun team.

Controllo di gestione

Gli imprenditori, le parti interessate e il management si incontreranno per affrontare le sfide presentate nella bozza del piano per proporre soluzioni o modifiche. Particolare attenzione sarà prestata alle sfide in termini di portata, problemi di risorse e dipendenze. Durante il riesame della direzione e la riunione per la risoluzione dei problemi, la direzione esaminerà l'ordinamento delle modifiche all'ambito, la risoluzione di vari problemi e l'esecuzione di modifiche.

Revisione del piano finale

Ogni squadra presenta i suoi piani al gruppo. Dopo ogni presentazione, ogni team evidenzia rischi, dipendenze e barriere. Il piano viene presentato all'imprenditore e alla direzione per l'approvazione. Se il piano viene approvato, gli obiettivi del PI vengono presentati a tutti. Se la direzione ha determinate preoccupazioni, al team viene concesso del tempo per affrontare le preoccupazioni e presentare il piano rivisto.

Rischi del programma

I team identificheranno i rischi che impediscono il raggiungimento degli obiettivi durante la sessione di pianificazione. I rischi individuati saranno presentati all'intero gruppo e affrontati con trasparenza. Durante questo processo, i rischi saranno classificati come di seguito.

• Risolto: il rischio non è più un problema ed è stato risolto
• Di proprietà: un membro del gruppo si assume la responsabilità del rischio, che non può essere risolto durante la discussione
• Accettato: alcuni rischi sono compresi e accettati come potenziali problemi o realtà della situazione
• Mitigato: viene individuato un piano per ridurre l'impatto del rischio

Retrospettiva

Viene organizzata una breve retrospettiva per ottenere un feedback sull'evento e su ciò che deve essere migliorato per gli eventi futuri.

Input e output della pianificazione PI (modelli utili)

Ingressi

• Contesto aziendale

• Roadmap e visione

• Le 10 principali caratteristiche del backlog del programma

Uscite

• Obiettivi PI impegnati: include una serie di obiettivi SMART creati dai team con il valore dell'azienda assegnato dai proprietari dell'azienda.

• Scheda del programma: includi le date di rilascio delle nuove funzionalità, le dipendenze tra i team e le pietre miliari.

Suggerimenti per una pianificazione PI remota di successo

Gli eventi di pianificazione PI remoti sono ideali per i team distribuiti. È conveniente e consente a tutti i team di partecipare indipendentemente dalla loro posizione. Oltre ai tre passaggi importanti menzionati in "Pianificazione dell'evento", sarebbe importante tenere presente quanto segue per un evento remoto senza intoppi.

Gli strumenti online sono la tua piattaforma di riferimento

Utilizza gli strumenti online per confermare la partecipazione, condividere informazioni, condurre riunioni e interagire in tempo reale. Inoltre, avere un team dedicato per facilitare le sessioni e fornire supporto.

Crea un programma e iscrivi i fogli con largo anticipo

Creare il programma dell'evento di pianificazione PI e informare gli stakeholder con largo anticipo. Chiedi ai partecipanti di registrarsi per confermare la loro partecipazione.

Seleziona l'ora giusta

Con i team distribuiti, è probabile che i membri del team siano sparsi in tutto il mondo in diversi fusi orari. Quando si seleziona l'ora dell'evento, prestare attenzione alle differenze di orario e assicurarsi che l'evento non superi le 6-8 ore.

Etichette da seguire

Per evitare problemi di comunicazione e interruzioni non necessarie, fai circolare un elenco di etichette da seguire. Ad esempio, chiedi a tutti i membri del team di accendere le telecamere e di partecipare attivamente. Inoltre, assicurati di far loro sapere quando è accettabile parlare e quando mantenere i loro microfoni muti.

Evita la monotonia e crea fiducia

Fornisci ai partecipanti una tregua includendo diverse pause di 5 minuti e anche sessioni rompighiaccio per mantenere le cose interessanti e creare fiducia.

Registra la sessione

Streaming live e registrazione della sessione. Questo è utile per i membri del team che potrebbero saltare la sessione a causa di circostanze inevitabili o se è necessario fare riferimento.

Evita le sorprese

Attenersi all'agenda condivisa e comunicare con i partecipanti in merito ai loro ruoli e aspettative.

Le sessioni di pianificazione PI sono una parte essenziale della gestione agile dei rilasci. Assicurati di partecipare ad alcune sessioni ogni anno per rimanere in pista e garantire una consegna del prodotto di successo.

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