ما هي تقارير المبيعات؟
نشرت: 2021-05-24التخطيط والتنفيذ والمراقبة.
كل هذه العناصر الثلاثة متساوية في الأهمية لضمان نجاح الأعمال التجارية.
لسوء الحظ ، تفشل الكثير من الشركات في فهمها ولا تعطي الإبلاغ كل الاحترام الواجب. هذا ، مع ذلك ، هو النهج الخاطئ. يمكنك فقط تطوير عملك حقًا والحصول على إستراتيجية موثوقة تعتمد على البيانات عندما تكون على دراية كاملة بنتائج جميع الأنشطة التي تجري داخل شركتك.
أول محطة على طريق العظمة هي تقارير المبيعات.
ما هو تقرير المبيعات؟
تقرير المبيعات ، المعروف أيضًا باسم تقرير تحليل المبيعات ، هو سجل شامل لجميع أنشطة المبيعات التي تتم داخل الشركة خلال فترة زمنية معينة.
بشكل أساسي ، يوفر لمديري المبيعات لمحة عامة عن جميع عمليات البيع والعمليات التي تقوم بها الشركة. يعمل كلاهما باعتباره انعكاسًا للاتجاهات المختلفة التي تحدث في حجم المبيعات خلال فترة زمنية معينة ويعطي نظرة ثاقبة للخطوات المختلفة لمسار المبيعات. علاوة على ذلك ، يحتوي أيضًا على معلومات تحليلية فيما يتعلق بأداء جميع مديري المبيعات التنفيذيين في الفريق.
لا يوجد نموذج محدد بدقة يجب على كل شركة اتباعه عند إنشاء تقارير المبيعات الخاصة بهم. اعتمادًا على الاحتياجات وسير العمل الداخلي لشركة معينة ، يمكن أن تختلف العناصر المدرجة في التقرير. ومع ذلك ، تتكون تقارير المبيعات تقليديًا من الميزات التالية :
- نظرة عامة على المشروع
قبل الدخول في التقرير الفعلي وتغطية تفاصيل الفترة المتعقبة ، تحتاج إلى تزويد الشخص الذي يقرأ تقريرك ببعض المعلومات الأساسية. بعد كل شيء ، لا تعرف أبدًا من سينتهي به الأمر إلى قراءة تقريرك ، لذلك من الضروري التأكد من أن المعلومات الواردة فيه يمكن الوصول إليها حتى للأشخاص الذين ليس لديهم سوى القليل من المعرفة بإنجازات المبيعات السابقة لشركتك.
أفضل نهج يمكن اتباعه هنا هو تضمين كل من هدف التقرير وتذكير بالإنجازات من فترات زمنية سابقة.
- تقسيم البيانات
على الرغم من أنها فكرة رائعة أن تجعل تقاريرك مفصلة قدر الإمكان حتى يتمكن كل من يقرأها من فهم عمليات المبيعات الخاصة بك بشكل أفضل. ومع ذلك ، فإن تضمين جداول البيانات والجداول التي لا نهاية لها ليس دائمًا أفضل طريقة لتقديم بياناتك - فهو غالبًا غير فعال ومربك.
بدلاً من ذلك ، يجب أن تأخذ جميع المعلومات التي جمعتها وتقسيمها إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها . قم بتجميعها وتقديمها في أجزاء قابلة للفهم ، بحيث يظهر كل عنصر عملية فردية أو ينعكس على مقياس واحد. لا تنس أن تحدد بوضوح ما الذي يقيسه كل عنصر والإطار الزمني المحدد الذي يبحث فيه. بعد ذلك ، تأكد من شرح التقلبات المحتملة في البيانات وأي معلومات إضافية أخرى من شأنها أن تمنح القراء فهمًا أفضل للأرقام الواردة في تقريرك.
- تفسير النتائج
بمجرد تحديد أهدافك وتقديم البيانات التي تم جمعها ، حان الوقت لشرح ما تعنيه البيانات لعملك في الصورة الأكبر. بدلاً من مجرد إلقاء مجموعة من الأرقام والرسوم البيانية العشوائية على قراء تقرير المبيعات ، اشرح ما تعنيه هذه بالنسبة لشركتك.
على سبيل المثال ، إذا كنت قد نفذت للتو استراتيجية جديدة ولاحظت بعض التقلبات في أرقام المبيعات ، فيمكنك إصدار حكم بشأن ما إذا كانت الاستراتيجية المعنية ناجحة أم لا. بعد ذلك ، يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك ومحاولة تحديد ما أدى بالضبط إلى التقلبات.
تعرف على كيفية كتابة تقرير مبيعات شهري!
لماذا الإبلاغ عن المبيعات مهم؟
في حين أن تقارير المبيعات قد لا تكون مثيرة مثل الأجزاء الأخرى الأكثر إبداعًا في عملية المبيعات ، فمن الواضح أنها جزء مهم من استراتيجية المبيعات الناجحة.
يشير تعريف تقرير المبيعات ذاته إلى أنه أداة تحليلات قوية تسمح للشركات بتقييم أداء مبيعاتها الحالي وتقييم إستراتيجية البيع الأوسع. ومع ذلك ، هناك ما هو أكثر من ذلك في تقارير المبيعات. لفهم الأسباب العديدة التي تجعل قادة المبيعات من جميع أنحاء العالم يكرسون وقتهم وطاقتهم في الإنشاء المنتظم لتقارير المبيعات بشكل أفضل ، دعنا نلقي نظرة على مزايا عروض تقارير المبيعات:
- يسمح لك بتحديد وإزالة الاختناقات في مسار المبيعات بنجاح. ليس من غير المعتاد أن تصل الشركات إلى نقطة الركود أو حتى ترى انخفاضًا في المبيعات ، وبالتالي الربح. في الواقع ، جميع الشركات ، حتى أنجح الشركات ، تمر بها طوال حياتها. يتتبع مديرو المبيعات الأكفاء جميع أنشطة المبيعات التي تحدث داخل أعمالهم ، لذلك كلما حدث انخفاض في المبيعات ، يمكنهم تحديد المشكلة والتخلص منها بشكل فعال. يوفر لك الحصول على تقرير مبيعات مفصل وبديهي فرصة لاكتشاف متى ظهرت المشكلة بالضبط وما الذي كان يمكن أن يكون سببها.
- يساعد مندوبي المبيعات على إغلاق المزيد من الصفقات. تزود تقارير المبيعات مديري المبيعات بالسياق وتبرز العمليات التي أدت إلى النتائج. في المقابل ، يمكن لمديري المبيعات تحديد الشيء المحدد الذي يمكن لمندوبي المبيعات تحسينه لإغلاق المزيد من الصفقات. يمكنهم تسهيل التدريب وورش العمل لتعزيز مهارات معينة واكتساب المزيد من الخبرة في مجالات معينة تفتقر إليها.
- إنه يعطي فرصة لاكتشاف الاتجاهات الإيجابية في مناطق محددة. عندما يكون لديك سجل شامل لنشاط المبيعات الخاص بك ، يمكنك معرفة العملاء المتوقعين من أين. هذا يعني أنه يمكنك تحديد مصادر العملاء المحتملين الذين يولدون عملاء متوقعين ذوي جودة عالية ، والممارسات الأكثر فعالية لرعايتهم وتوسيع نطاقهم.
- يخفف من عيوب دوران الموظفين. من الطبيعي تمامًا أن تتمتع الشركات الكبرى بمعدلات دوران عالية للموظفين. يأتي الناس ويذهبون عندما يكتشفون فرصًا جديدة لأنفسهم. ومع ذلك ، لا يجب أن تؤثر المسارات الوظيفية لموظفيك سلبًا على أداء مبيعات شركتك. لا تريد أن تخرج أيًا من معلومات المبيعات الأساسية الخاصة بك مع الفرد الذي يحتفظ به عند مغادرته الشركة. للحفاظ على أمان جميع بياناتك وتنظيمها جيدًا ، يجب أن يكون لديك نظام تقارير مبيعات مركزي مطبق.
- إنه يوفر لفريق المبيعات إحساسًا أفضل بالاتجاه ويحفزهم. في حين أن تقارير المبيعات يمكن أن تجعل موظفيك يشعرون بأنهم مراقبون عن كثب وحتى مرهقين ، إلا أنه يمكن أن يجعلهم أكثر تحفيزًا للعمل بجدية أكبر. عندما يعلمون أن هناك طريقة لتتبع أدائهم ، سيحاولون تحقيق جميع أهداف المبيعات.
بشكل عام ، يعد إعداد تقارير المبيعات عملية بالغة الأهمية يجب فهمها. تحتاج إلى التعامل معها وفقًا لذلك والتفكير في جميع المقاييس التي تحتاج إلى قياسها من أجل التفكير في عمليات المبيعات داخل عملك بشكل كامل ودقيق.
الأنواع المختلفة لتقارير المبيعات
كما ذكرنا سابقًا ، أنت من تحدد مجموعة المقاييس التي يجب تتبعها ، وبالتالي تقرر اختيار التقارير المختلفة لإنتاجها. عند الخروج بهذه الأمور ، عليك الانتباه إلى العمليات التجارية المحددة الخاصة بك بالإضافة إلى قدرات نظام تقارير المبيعات الخاص بك. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن بعض الأساسيات المناسبة للشركات من جميع الأصناف والمعايرة ، فإليك بعض أنواع التقارير الأكثر انتشارًا والتي يمكنك تضمينها في عملية إعداد تقارير المبيعات.
أولاً ، دعنا نرسم خطاً بين نوعين مختلفين من التقارير - يمكنك إما إلقاء نظرة على تقارير المبيعات أو تقارير خطوط الأنابيب.
تتضمن تقارير المبيعات الأكثر شيوعًا ما يلي:
فازت جميع الصفقات
يعكس هذا التقرير عدد الصفقات التي فزت بها بنجاح (بما في ذلك تلك التي هي حاليًا في مرحلة الاحتمال بنسبة 100٪) خلال فترة زمنية معينة. يعتبر تقرير الإيرادات المغلقة التقليدي حيث يمكنك تبديل العرض من عدد الصفقات التي تم ربحها إلى مبلغ الإيرادات المحققة.
يمكنك استخدام هذا النوع من التقارير لتحليل مدى نجاحك فيما يتعلق بتوليد الإيرادات وما إذا كنت تحقق أهداف مبيعاتك أم لا. علاوة على ذلك ، فإن تقرير All Deals Won رائع لتحليل فعالية المصادر المختلفة للعملاء المحتملين. تسمح لك غالبية أنظمة تقارير المبيعات بالتبديل إلى وضع العرض "حسب المصادر" لرؤية المصادر التي ساهمت بشكل أكبر في نمو الإيرادات خلال فترة زمنية معينة بصريًا.
تقليديًا ، يتم إصدار هذا النوع من التقارير شهريًا و / أو ربع سنويًا و / أو سنويًا.
جورج رولاندز 
فقدت جميع الصفقات
يعكس هذا التقرير عدد الصفقات التي خسرها عملك خلال فترة زمنية معينة.
إذن ، لماذا من المهم معرفة عدد الصفقات المفقودة خلال الفترة الزمنية المتعقبة؟ هناك العديد من الأسباب ، أهمها فهم أن استراتيجية المبيعات الحالية لديك معيبة إلى حد ما وتتطلب اهتمامًا فوريًا.
من الأفضل إلقاء نظرة على تقرير All Deals Lost المقترن بحساب المبيعات السابق المذكور ، جميع الصفقات التي تم الفوز بها. بهذه الطريقة ، يمكنك تقييم حجم المشكلة واتخاذ قرار بشأن الخطوات التالية التي يجب اتخاذها.
علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا معرفة النقطة التي سارت فيها الأمور جنوبًا لفهم الإجراءات التي اتخذها مندوبو المبيعات لديك والتي أدت إلى انهيار الصفقة:
- متابعة ضعيفة
- التردد
- صانع (صناع) القرار الخاطئ
- قلة المراجع
- نقص الخبرة
- نقص الموارد ، إلخ.
تمامًا مثل جميع الصفقات التي تم الفوز بها ، يتم إنتاج جميع الصفقات المفقودة شهريًا و / أو ربع سنويًا و / أو سنويًا.
فاز مندوب المبيعات
هناك نوع آخر مهم من التقارير التي يجب إنتاجها وهو الفائز من قبل مندوب المبيعات. تتيح لك هذه التقارير فهم كيفية أداء كل مندوب مبيعات فردي بشكل أفضل من حيث رعاية العملاء المتوقعين وإغلاق الصفقات. بمجرد أن تعرف أين يقف مندوبو المبيعات لديك ، يمكنك التفكير في استراتيجيتك اللاحقة.
يمكنك تحديد الممثلين الذين يبذلون قصارى جهدهم وتحفيزهم على العمل بجدية أكبر من خلال منحهم مكافأة. بدلاً من ذلك ، يمكنك تحديد مندوبي المبيعات الذين لا يُغلقون الصفقات بالقدر المتوقع ، وإلقاء نظرة فاحصة على العقبات التي يواجهونها.
التقدم نحو هدف المبيعات من قبل مندوبي المبيعات
يسير هذا التقرير جنبًا إلى جنب مع التقرير السابق ويحدد بشكل أكبر البيانات المقدمة فيه. على الرغم من أهمية عدد الصفقات ومقدار الإيرادات المتولدة من تلك الصفقات ، إلا أنه من المهم للغاية فهم ما إذا كان مندوبو المبيعات لديك يحققون أهداف مبيعاتهم أم لا.
يوفر هذا التقرير معلومات حول مقدار الإيرادات الناتجة عن كل مندوب مبيعات وكيفية ارتباطه بالرقم المخطط.
توقعات المبيعات المرجحة
لا تؤدي كل فرصة مبيعات إلى صفقة مغلقة. تحتاج إلى التعرف عليه وتقييم مواقفك بشكل واقعي حتى تتمكن من معرفة مقدار الأموال التي ستجنيها بالفعل في فترة معينة. لهذا السبب تحتاج إلى إيلاء اهتمام وثيق لتوقعات المبيعات المرجحة التي تشير إلى تحديد قيمة الصفقة من خلال تعيين قيمة احتمالية لكل صفقة بناءً على مكانها في مسار تحويل المبيعات.
الصيغة المستخدمة في هذا النوع من التقارير واضحة إلى حد ما:
احتمالية الإغلاق * قيمة الصفقة = القيمة المرجحة
لا يجب أن تأخذ في الاعتبار تقارير المبيعات فقط. تعد تقارير خطوط الأنابيب أيضًا ذات قيمة كبيرة في عملية إعداد تقارير المبيعات ويمكن أن توفر لك الكثير من الأفكار القيمة:
- عدد الصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب
يمكن بسهولة استنتاج محتويات هذا التقرير من اسمه. يوضح لك عدد الصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب عدد الصفقات التي لديك حاليًا في كل مرحلة من مراحل عملية البيع. تسمح لك معرفة ذلك بفهم أي مراحل مسار تحويل المبيعات هي الأكثر صعوبة للتحويل منها ، وبالتالي ، يمكن أن تساعدك على التركيز على تطوير استراتيجيات أكثر فاعلية لتلك الاختناقات. - مبلغ المال في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب
بالطريقة نفسها ، تريد معرفة عدد الصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب ، وتريد أيضًا معرفة مقدار الأموال التي يدرها هؤلاء. عادةً ، لحساب هذا الرقم ، يضاعف برنامج تقارير المبيعات الحجم التراكمي للصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب مضروبًا في الاحتمالات الخاصة بكل منها. بهذه الطريقة ، تحصل على أدق تمثيل لمبيعاتك الحالية والمتوقعة. لا تعتبر هذه المعلومات مهمة للغاية لتخطيط المبيعات فحسب ، بل إنها تتيح لك أيضًا تحديد المناطق الرفيعة التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام. - أهم الصفقات في طور الإعداد
على الرغم من أنك تحتاج بالتأكيد إلى معاملة كل عميل وقيادة صفقتك على قدم المساواة والتأكد من حصولهما على أفضل تجربة ممكنة للعملاء بغض النظر عن حجم صفقتهما ، إلا أنه من العدل ملاحظة أن بعض الصفقات ستكون أكثر فائدة لعملك من غيرها. هذا يعني أن مندوبي المبيعات بحاجة إلى بذل المزيد من الجهد لتحويل هؤلاء العملاء المحتملين المتميزين لضمان تحقيق أهداف المبيعات الخاصة بك بحلول نهاية الفترة المحددة. يصبح هذا ممكنًا مع أفضل الصفقات في تقرير خط الأنابيب. إنه يساعد على تحديد أعلى 10 أو أفضل 20 صفقة ذات قيمة عالية موجودة حاليًا في خط الأنابيب الخاص بك حتى تتمكن من الاهتمام بها بشكل كافٍ.
هناك الكثير من الأشياء المختلفة التي يمكنك التحكم فيها باستخدام صلاحيات تقارير المبيعات. ابدأ صغيرًا ، لكن ابدأ!