Что такое отчет о продажах?

Опубликовано: 2021-05-24

Планирование, исполнение и контроль.

Все три элемента одинаково важны для обеспечения успеха бизнеса.

К сожалению, многие предприятия не понимают этого и не уделяют должного внимания отчетности. Однако это неправильный подход. Вы можете по-настоящему развивать свой бизнес и иметь надежную стратегию, основанную на данных, только тогда, когда вы полностью осведомлены о результатах всей деятельности, происходящей в вашей компании.

Первая остановка на пути к величию — отчеты о продажах.

Что такое отчет о продажах?

Отчет о продажах , также известный как отчет об анализе продаж, представляет собой всеобъемлющий отчет обо всей деятельности по продажам, имевшей место в компании за определенный период времени.

По сути, он предоставляет менеджерам по продажам обзор всех процессов продаж и операций, выполняемых бизнесом. Он одновременно служит отражением различных тенденций, происходящих в объеме продаж за определенное время, и дает представление о различных этапах воронки продаж. Кроме того, он также содержит аналитическую информацию о производительности всех менеджеров по продажам в команде.

Не существует строго определенной формы, которой должна следовать каждая компания при создании отчетов о продажах. В зависимости от потребностей и внутренних рабочих процессов конкретной компании элементы, включаемые в отчет, могут различаться. Тем не менее, традиционно отчеты о продажах состоят из следующих функций :

Обзор проекта

Прежде чем перейти к фактическому отчету и раскрыть детали отслеживаемого периода, вам необходимо предоставить человеку, читающему ваш отчет, некоторую справочную информацию. В конце концов, вы никогда не знаете, кто в конечном итоге прочитает ваш отчет, поэтому очень важно убедиться, что изложенная в нем информация доступна даже для людей, которые практически ничего не знают о предыдущих достижениях вашей компании в области продаж.

Лучший подход здесь — включить как цель отчета, так и напоминание о достижениях за предыдущие периоды времени.

Разбивка данных

Хотя было бы неплохо сделать ваши отчеты как можно более подробными, чтобы каждый, кто их читает, мог лучше понять ваши процессы продаж. Тем не менее, включение бесконечных электронных таблиц и таблиц — не всегда лучший способ представления данных — часто это неэффективно и сбивает с толку.

Вместо этого вам следует взять всю собранную вами информацию и разбить ее на более мелкие, более удобные части . Скомпилируйте его и представьте в виде удобоваримых фрагментов, где каждый элемент показывает отдельный процесс или отражает одну метрику. Не забудьте четко определить, что измеряет каждый элемент и какие точные временные рамки он рассматривает. Затем обязательно объясните возможные колебания данных и любую другую дополнительную информацию, которая поможет вашим читателям лучше понять цифры в вашем отчете.

Интерпретация результатов

После того, как вы определили свои цели и представили собранные данные, пришло время объяснить , что эти данные означают для вашего бизнеса в целом. Вместо того, чтобы просто бросать набор случайных цифр и графиков читателям отчетов о продажах, объясните, что они означают для вашей компании.

Например, если вы только что внедрили новую стратегию и наблюдаете некоторые колебания показателей продаж, вы можете судить о том, была ли данная стратегия успешной. Затем можно пойти еще дальше и попытаться определить, что именно привело к колебаниям.

Узнайте, как написать ежемесячный отчет о продажах!

Почему важна отчетность о продажах?

Хотя отчеты о продажах могут быть не такими захватывающими, как другие, более творческие части процесса продаж, это, безусловно, важная часть успешной стратегии продаж.

Само определение отчета о продажах предполагает, что это мощный аналитический инструмент, который позволяет компаниям как оценивать свои текущие показатели продаж, так и оценивать свою более широкую стратегию продаж. Однако в отчетах о продажах есть нечто большее, чем просто это. Чтобы лучше понять многочисленные причины, по которым лидеры продаж со всего мира тратят свое время и энергию на регулярное создание отчетов о продажах, давайте рассмотрим преимущества отчетов о продажах:

Это позволяет успешно находить и устранять узкие места в воронке продаж. Нередко предприятия достигают точки стагнации или даже видят снижение продаж и, следовательно, прибыли. На самом деле все, даже самые успешные предприятия, проходят через это в своей жизни. Эффективные менеджеры по продажам отслеживают все действия по продажам, происходящие в их бизнесе, поэтому всякий раз, когда происходит снижение продаж, они могут определить проблему и эффективно избавиться от нее. Наличие подробного и интуитивно понятного отчета о продажах дает вам возможность быстро определить, когда именно возникла проблема и что могло быть ее причиной.
Это помогает торговым представителям заключать больше сделок. Отчеты о продажах предоставляют менеджерам по продажам контекст и показывают, какие процессы привели к каким результатам. В свою очередь, менеджеры по продажам могут точно указать, что торговые представители могли бы улучшить, чтобы заключать больше сделок. Они могут организовать обучение и семинары для повышения определенных навыков и получения дополнительных знаний в определенных областях, в которых таковых не хватает.
Это дает возможность обнаружить положительные тенденции на конкретных территориях. Когда у вас есть обширный отчет о вашей деятельности по продажам, вы можете увидеть, откуда приходят лиды. Это означает, что вы можете определить, какие источники потенциальных клиентов генерируют наиболее качественные лиды, и какие методы являются наиболее эффективными для их взращивания и масштабирования.
Это смягчает недостатки текучести кадров. Для крупных компаний высокая текучесть кадров — это совершенно нормальное явление. Люди приходят и уходят, открывая для себя новые возможности. Тем не менее, карьерный путь ваших сотрудников не должен отрицательно сказываться на эффективности продаж вашей компании. Вы не хотите, чтобы какая-либо важная информация о продажах ушла за дверь с отдельным холдингом, когда они покидают компанию. Чтобы все ваши данные были в безопасности и были хорошо организованы, у вас должна быть централизованная система отчетности о продажах.
Это дает отделу продаж лучшее чувство направления и мотивирует их. Хотя отчеты о продажах могут заставить ваших сотрудников чувствовать, что за ними пристально наблюдают и даже перегружают, они также могут мотивировать их работать усерднее. Когда они узнают, что есть способ отслеживать свою эффективность, они попытаются достичь всех целей продаж.

В целом, отчетность по продажам — чрезвычайно важный процесс, который необходимо продумать. Вы должны относиться к этому соответствующим образом и думать обо всех показателях, которые вам необходимо измерить, чтобы полностью и точно отражать процессы продаж в вашем бизнесе.

Различные типы отчетов о продажах

Как уже упоминалось, именно вы определяете набор показателей для отслеживания и, впоследствии, принимаете решение о выборе различных отчетов для создания. При их разработке вам необходимо обратить внимание на ваши конкретные бизнес-процессы, а также на возможности вашей системы отчетности по продажам. Однако, если вы ищете что-то необходимое, подходящее для предприятий любого характера и масштаба, вот некоторые из наиболее распространенных типов отчетов, которые вы можете включить в процесс отчетности о продажах.

Во-первых, давайте проведем линию между двумя разными типами отчетов — вы можете смотреть либо отчеты о продажах, либо отчеты о воронке продаж.

Наиболее распространенные отчеты о продажах включают:

Все сделки выиграны

Этот отчет отражает количество сделок, которые вы успешно выиграли (включая те, которые в настоящее время находятся на стадии 100% вероятности) за определенный период времени. Он считается традиционным закрытым отчетом о доходах, поскольку вы можете переключать представление с количества выигранных сделок на сумму полученного дохода.

Вы можете использовать этот тип отчета, чтобы проанализировать, насколько хорошо вы справляетесь с получением дохода и достигаете ли вы своих целей по продажам. Более того, отчет All Deals Won отлично подходит для анализа эффективности различных источников лидов. Большинство систем отчетности о продажах позволяют переключаться в режим просмотра «по источникам», чтобы визуально увидеть, какие источники в наибольшей степени способствовали росту доходов за определенный период времени.

Традиционно этот тип отчета составляется ежемесячно, ежеквартально и/или ежегодно.

Все сделки потеряны

Этот отчет отражает количество сделок, которые были потеряны вашим бизнесом за определенный период времени.

Итак, почему важно знать, сколько сделок было потеряно за отслеживаемый период времени? Есть много причин, самая важная из которых заключается в том, чтобы понять, что ваша текущая стратегия продаж несколько ошибочна и требует немедленного внимания.

Лучше всего просмотреть отчет «Все потерянные сделки» в сочетании с предыдущим упомянутым аккаунтом продаж «Все выигранные сделки». Таким образом, вы сможете оценить масштабы проблемы и принять решение о дальнейших действиях.

Кроме того, вы также можете увидеть, в какой именно момент дела пошли наперекосяк, чтобы понять, какие действия ваших торговых представителей привели к провалу сделки:

Плохое последующее наблюдение
Нерешительность
Неправильно принимающий(ие) решение(я)
Отсутствие ссылок
Отсутствие опыта
Нехватка ресурсов и т.д.

Как и All Deals Won, All Deals Lost выпускается ежемесячно, ежеквартально и/или ежегодно.

Выиграл торговый представитель

Еще один важный тип отчетов, который необходимо создать, — «Выиграно торговым представителем». Они позволяют вам лучше понять, как работает каждый отдельный торговый представитель с точки зрения взращивания лидов и закрытия сделок. Как только вы узнаете, где находятся ваши торговые представители, вы можете подумать о своей последующей стратегии.

Вы можете определить представителей, которые работают лучше всех, и мотивировать их работать еще усерднее, наградив их. Кроме того, вы можете выделить торговых представителей, которые не закрывают сделки так часто, как ожидалось, и более внимательно изучить препятствия, с которыми они сталкиваются.

Прогресс в достижении цели продаж торговыми представителями

Этот отчет идет рука об руку с предыдущим и дополнительно определяет данные, представленные в нем. Хотя количество сделок и сумма дохода, полученного от них, важны, еще важнее понять, достигают ли ваши торговые представители своих целей по продажам.

В этом отчете содержится информация о сумме дохода, полученного каждым торговым представителем, и о том, как она соотносится с запланированной цифрой.

Взвешенный прогноз продаж

Не каждая возможность продажи приводит к закрытию сделки. Вы должны признать это и реалистично оценить свои позиции, чтобы знать, сколько денег вы на самом деле собираетесь заработать в данный период. Вот почему вам нужно уделять пристальное внимание взвешенному прогнозу продаж, который относится к определению ценности сделки путем присвоения каждой сделке значения вероятности в зависимости от того, где она находится в воронке продаж.

Формула, используемая в этом типе отчета, довольно проста:

Вероятность закрытия * Стоимость сделки = Взвешенная стоимость

Вам нужно принимать во внимание не только отчеты о продажах. Пайплайн-отчеты также чрезвычайно полезны в процессе составления отчетов о продажах и могут дать вам много ценной информации:

Количество сделок на каждом этапе воронки продаж
Содержание этого отчета можно легко вывести из его названия. Количество сделок на каждом этапе конвейера показывает, сколько сделок у вас есть на каждом этапе процесса продаж. Зная это, вы сможете понять, какие этапы воронки продаж являются наиболее сложными для конверсии, и, следовательно, поможет вам сосредоточиться на разработке более эффективных стратегий для этих узких мест.
Сумма денег на каждом этапе конвейера
Точно так же вы хотите знать количество сделок на каждом этапе конвейера, вы также хотите знать, сколько денег они приносят. Обычно для расчета этой цифры программное обеспечение для составления отчетов о продажах умножает совокупный размер сделок на каждом этапе воронки продаж на их соответствующие вероятности. Таким образом, вы получите наиболее точное представление о ваших текущих и прогнозируемых продажах. Эта информация не только чрезвычайно важна для планирования продаж, но и позволяет определить слабые места, требующие большего внимания.
Лучшие предложения в разработке
Хотя вам определенно нужно одинаково относиться к каждому клиенту и лиду и обеспечивать максимальное качество обслуживания клиентов независимо от размера их сделки, справедливо отметить, что некоторые сделки будут более выгодными для вашего бизнеса, чем другие. Это означает, что ваши торговые представители должны приложить больше усилий для преобразования этих высококлассных лидов, чтобы гарантировать, что вы достигнете своих целей продаж к концу заданного периода. Это становится возможным с помощью отчета Top Deals in the Pipeline. Это помогает определить топ-10 или топ-20 сделок с самой высокой стоимостью, которые в настоящее время присутствуют в вашей воронке, чтобы вы могли уделить им достаточно внимания.

Есть много разных вещей, которыми вы можете управлять, используя возможности отчетов о продажах. Начните с малого, но начните!