การรายงานการขายคืออะไร?
เผยแพร่แล้ว: 2021-05-24การวางแผน การดำเนินการ และการควบคุม
องค์ประกอบทั้งสามนี้มีความสำคัญเท่าเทียมกันในการรับรองความสำเร็จของธุรกิจ
ขออภัย ธุรกิจจำนวนมากไม่เข้าใจและไม่ให้การรายงานตามที่ควร อย่างไรก็ตาม นี่เป็นแนวทางที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถพัฒนาธุรกิจของคุณได้อย่างแท้จริงและมีกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้นเมื่อคุณตระหนักดีถึงผลลัพธ์ของกิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในบริษัทของคุณ
จุดแรกบนเส้นทางสู่ความยิ่งใหญ่คือการรายงานยอดขาย
รายงานการขายคืออะไร?
รายงานการขาย หรือที่เรียกว่ารายงานการวิเคราะห์การขาย เป็นบันทึกที่ครอบคลุมของกิจกรรมการขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
โดยพื้นฐานแล้วจะให้ภาพรวมของกระบวนการขายและการดำเนินงานทั้งหมดที่ดำเนินการโดยธุรกิจแก่ผู้จัดการฝ่ายขาย ทั้งสองทำหน้าที่เป็นภาพสะท้อนของแนวโน้มต่างๆ ที่เกิดขึ้นในปริมาณการขายในช่วงเวลาหนึ่งๆ และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการขาย นอกจากนี้ยังมีข้อมูลการวิเคราะห์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้บริหารฝ่ายขายทั้งหมดในทีม
ไม่มีแบบฟอร์มที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดที่ทุกบริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามเมื่อสร้างรายงานการขายของตน ขึ้นอยู่กับความต้องการและเวิร์กโฟลว์ภายในของบริษัทนั้นๆ องค์ประกอบที่รวมอยู่ในรายงานอาจแตกต่างกันไป อย่างไรก็ตาม ตามธรรมเนียมแล้ว รายงานการขายประกอบด้วย คุณสมบัติดังต่อไปนี้ :
- ภาพรวมโครงการ
ก่อนที่คุณจะเข้าสู่รายงานจริงและครอบคลุมรายละเอียดของช่วงเวลาที่ติดตาม คุณต้องให้ข้อมูลพื้นฐานแก่ผู้ที่อ่านรายงานของคุณ ท้ายที่สุด คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าใครจะลงเอยด้วยการอ่านรายงานของคุณ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อมูลที่อยู่ในรายงานสามารถเข้าถึงได้ แม้กระทั่งกับผู้ที่แทบไม่มีความรู้เกี่ยวกับความสำเร็จในการขายของบริษัทของคุณก่อนหน้านี้
แนวทางที่ดีที่สุดคือการรวมทั้งวัตถุประสงค์ของรายงานและการเตือนความจำถึงความสำเร็จจากช่วงเวลาก่อนหน้า
- รายละเอียดข้อมูล
แม้ว่าจะเป็นความคิดที่ดีที่จะสร้างรายงานของคุณให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ทุกคนที่อ่านเข้าใจกระบวนการขายของคุณได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การรวมสเปรดชีตและตารางที่ไม่มีที่สิ้นสุดไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอข้อมูลของคุณเสมอไป ซึ่งมักจะไม่มีประสิทธิภาพและทำให้เกิดความสับสน
คุณควรนำข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมมาและ แยกย่อยเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยและจัดการได้ง่าย ขึ้น รวบรวมและนำเสนอเป็นชิ้นย่อย โดยแต่ละรายการจะแสดงกระบวนการเดียวหรือสะท้อนเป็นเมตริกเดียว อย่าลืมระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละรายการกำลังวัดอะไรและกรอบเวลาใดที่มันกำลังมองหา จากนั้น อย่าลืมอธิบายความผันผวนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นและข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ที่จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจตัวเลขในรายงานของคุณได้ดีขึ้น
- การตีความผลลัพธ์
เมื่อคุณกำหนดวัตถุประสงค์และนำเสนอข้อมูลที่รวบรวมได้แล้ว ก็ถึงเวลาอธิบาย ว่าข้อมูลมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ อย่างไรในภาพรวม แทนที่จะเพียงแค่โยนชุดตัวเลขและกราฟสุ่มไปที่ผู้อ่านรายงานการขายของคุณ ให้อธิบายว่าสิ่งเหล่านี้มีความหมายต่อบริษัทของคุณอย่างไร
ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่งใช้กลยุทธ์ใหม่และเห็นความผันผวนของตัวเลขยอดขาย คุณสามารถตัดสินว่ากลยุทธ์ดังกล่าวประสบความสำเร็จหรือไม่ จากนั้น คุณยังไปได้ไกลยิ่งขึ้นและพยายามระบุสาเหตุที่ทำให้เกิดความผันผวนอย่างแน่นอน
ดูวิธีการเขียนรายงานการขายประจำเดือน!
เหตุใดการรายงานการขายจึงมีความสำคัญ
แม้ว่าการรายงานการขายอาจไม่น่าตื่นเต้นเท่าส่วนอื่นๆ ที่สร้างสรรค์กว่าในกระบวนการขาย แต่ก็เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การขายที่ประสบความสำเร็จอย่างชัดเจน
คำจำกัดความของรายงานการขายแสดงให้เห็นว่าเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถประเมินประสิทธิภาพการขายในปัจจุบันและประเมินกลยุทธ์การขายที่กว้างขึ้น อย่างไรก็ตาม มีการรายงานการขายมากกว่านั้น เพื่อให้เข้าใจถึงเหตุผลมากมายว่าทำไมผู้นำการขายจากทั่วทุกมุมโลกจึงทุ่มเทเวลาและพลังงานในการสร้างรายงานการขายเป็นประจำ มาดูประโยชน์ที่ได้รับจากการรายงานการขายกัน:
- ช่วยให้คุณค้นหาและขจัดปัญหาคอขวดในช่องทางการขายได้สำเร็จ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ธุรกิจจะถึงจุดซบเซาหรือแม้กระทั่งเห็นยอดขายที่ลดลงและผลกำไร ที่จริงแล้ว ทุกธุรกิจ แม้แต่ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จที่สุด ต้องผ่านมันไปให้ได้ตลอดชีวิต ผู้จัดการฝ่ายขายที่มีประสิทธิภาพคอยติดตามกิจกรรมการขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในธุรกิจของพวกเขา ดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่ยอดขายลดลง พวกเขาสามารถระบุปัญหาและกำจัดมันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีรายงานการขายที่ละเอียดและเข้าใจง่ายทำให้คุณมีโอกาสระบุได้อย่างรวดเร็วว่าปัญหาเกิดขึ้นเมื่อใดและสาเหตุของปัญหาคืออะไร
- ช่วยให้ตัวแทนขายปิดการขายได้มากขึ้น รายงานการขายให้บริบทแก่ผู้จัดการฝ่ายขายและเน้นว่ากระบวนการใดส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ ในทางกลับกัน ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถระบุสิ่งที่ตัวแทนขายสามารถปรับปรุงเพื่อปิดดีลได้มากขึ้น พวกเขาสามารถอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมและการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อเพิ่มทักษะบางอย่างและเพิ่มความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ขาดทักษะเหล่านั้น
- เปิดโอกาสให้ค้นพบแนวโน้มเชิงบวกทั่วทั้งพื้นที่เฉพาะ เมื่อคุณมีบันทึกกิจกรรมการขายของคุณอย่างละเอียด คุณจะเห็นว่าลูกค้าเป้าหมายรายใดมาจากไหน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถระบุได้ว่าแหล่งที่มาของลีดใดสร้างลีดคุณภาพสูงที่สุด และแนวทางปฏิบัติใดมีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการบำรุงเลี้ยงและปรับขนาดเหล่านั้น
- มันบรรเทาข้อเสียของการหมุนเวียนพนักงาน เป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีอัตราการหมุนเวียนพนักงานสูง ผู้คนมาและไปเมื่อพวกเขาค้นพบโอกาสใหม่ ๆ สำหรับตัวเอง อย่างไรก็ตาม เส้นทางอาชีพของพนักงานของคุณไม่จำเป็นต้องส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการขายของบริษัทของคุณ คุณไม่ต้องการให้ข้อมูลการขายที่สำคัญของคุณเดินออกไปพร้อมกับผู้ถือครองแต่ละรายเมื่อพวกเขาออกจากบริษัท เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณปลอดภัยและเป็นระเบียบ คุณควรมีระบบการรายงานการขายแบบรวมศูนย์
- ช่วยให้ทีมขายมีทิศทางที่ดีขึ้นและจูงใจพวกเขา แม้ว่าการรายงานการขายอาจทำให้พนักงานของคุณรู้สึกถูกจับตามองอย่างใกล้ชิดและถึงกับถูกครอบงำ แต่ก็ทำให้พวกเขามีแรงจูงใจที่จะทำงานหนักขึ้นเช่นกัน เมื่อพวกเขารู้ว่ามีวิธีติดตามประสิทธิภาพของพวกเขา พวกเขาจะพยายามบรรลุเป้าหมายการขายทั้งหมด
โดยรวมแล้ว การรายงานการขายเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจ คุณต้องดำเนินการตามนั้นและนึกถึงเมตริกทั้งหมดที่คุณต้องการวัดเพื่อสะท้อนกระบวนการขายภายในธุรกิจของคุณอย่างสมบูรณ์และถูกต้อง
รายงานการขายประเภทต่างๆ
ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คุณเป็นผู้กำหนดชุดของตัวชี้วัดที่จะติดตาม และต่อมา ตัดสินใจเลือกรายงานต่างๆ ที่จะสร้าง เมื่อพิจารณาถึงสิ่งเหล่านี้ คุณต้องให้ความสนใจกับกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะของคุณตลอดจนความสามารถของระบบการรายงานการขายของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังมองหาข้อมูลสำคัญบางอย่างที่เหมาะสำหรับธุรกิจทุกรูปแบบและทุกระดับ ต่อไปนี้คือรายงานบางประเภทที่แพร่หลายมากขึ้นที่คุณสามารถรวมไว้ในกระบวนการรายงานการขายของคุณได้
ขั้นแรก ให้ลากเส้นระหว่างรายงานสองประเภทที่แตกต่างกัน คุณสามารถดูรายงานการขายหรือรายงานไปป์ไลน์ได้
รายงานการขายที่พบบ่อย ได้แก่ :
ชนะทุกดีล
รายงานนี้สะท้อนถึงจำนวนดีลที่คุณชนะได้สำเร็จ (รวมถึงดีลที่อยู่ในช่วงความน่าจะเป็น 100%) ในช่วงเวลาหนึ่ง ถือเป็นรายงานรายได้ปิดแบบดั้งเดิม เนื่องจากคุณสามารถเปลี่ยนการดูจากจำนวนดีลที่ชนะเป็นจำนวนรายได้ที่สร้างขึ้น
คุณสามารถใช้รายงานประเภทนี้เพื่อวิเคราะห์ว่าคุณทำได้ดีเพียงใดในแง่ของการสร้างรายได้ และคุณบรรลุเป้าหมายการขายของคุณหรือไม่ นอกจากนี้ รายงานทุกดีลที่ชนะนั้นยอดเยี่ยมมากสำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของแหล่งที่มาของลีดต่างๆ ระบบการรายงานการขายส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนไปใช้โหมดการดู 'ตามแหล่งที่มา' เพื่อดูว่าแหล่งที่มาใดมีส่วนสนับสนุนการเติบโตของรายได้มากที่สุดในช่วงเวลาที่กำหนด
ตามเนื้อผ้า รายงานประเภทนี้จะจัดทำเป็นรายเดือน รายไตรมาส และ/หรือรายปี
George Rowlands 
ดีลทั้งหมดหายไป
รายงานนี้สะท้อนถึงจำนวนดีลที่ธุรกิจของคุณสูญเสียไปในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
เหตุใดจึงสำคัญที่ต้องรู้ว่ามีกี่ดีลที่สูญเสียไปตลอดระยะเวลาที่ติดตาม มีหลายสาเหตุ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจว่ากลยุทธ์การขายปัจจุบันของคุณมีข้อบกพร่องบ้างและต้องให้ความสนใจทันที
เป็นการดีที่สุดที่จะดูรายงานทั้งหมดที่แพ้ในดีล ที่จับคู่กับบัญชีการขายก่อนหน้านี้ที่กล่าวถึง ดีลทั้งหมดชนะ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถประเมินขอบเขตของปัญหาและตัดสินใจในขั้นตอนต่อไปที่จะดำเนินการ
นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูได้ว่าสิ่งใดที่มุ่งไปทางทิศใต้เพื่อทำความเข้าใจว่าการกระทำใดของตัวแทนขายของคุณที่นำไปสู่การล่มสลายของข้อตกลง:
- การติดตามผลไม่ดี
- ไม่แน่ใจ
- ผู้มีอำนาจตัดสินใจผิด
- ขาดการอ้างอิง
- ขาดความเชี่ยวชาญ
- ขาดทรัพยากร ฯลฯ
เช่นเดียวกับดีลทั้งหมดที่ชนะ ดีลทั้งหมดที่เสียไปนั้นถูกสร้างขึ้นเป็นรายเดือน รายไตรมาส และ/หรือรายปี
ได้รับรางวัลจากตัวแทนขาย
รายงานที่สำคัญอีกประเภทหนึ่งที่ต้องจัดทำคือ ชนะโดยตัวแทนฝ่ายขาย ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจได้ดีขึ้นว่าตัวแทนฝ่ายขายแต่ละคนมีการดำเนินการอย่างไรในแง่ของการดูแลลูกค้าเป้าหมายและการปิดการขาย เมื่อคุณทราบตำแหน่งตัวแทนขายของคุณแล้ว คุณสามารถนึกถึงกลยุทธ์ที่ตามมาของคุณได้
คุณสามารถระบุตัวแทนที่ทำผลงานได้ดีที่สุดและกระตุ้นให้พวกเขาทำงานหนักยิ่งขึ้นด้วยการให้รางวัลแก่พวกเขา อีกทางหนึ่ง คุณสามารถเลือกตัวแทนขายที่ไม่ได้ปิดการขายได้มากเท่าที่ควร และมองดูอุปสรรคที่พวกเขาเผชิญอยู่ให้ละเอียดยิ่งขึ้น
ความคืบหน้าสู่เป้าหมายการขายโดยตัวแทนขาย
รายงานนี้ดำเนินการควบคู่ไปกับรายงานก่อนหน้าและกำหนดข้อมูลที่นำเสนอเพิ่มเติม แม้ว่าจำนวนดีลและจำนวนรายได้ที่สร้างจากดีลเหล่านั้นจะมีความสำคัญ แต่การทำความเข้าใจว่าตัวแทนขายของคุณบรรลุเป้าหมายการขายนั้นสำคัญหรือไม่
รายงานนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนรายได้ที่สร้างโดยตัวแทนขายแต่ละคนและความสัมพันธ์กับตัวเลขที่วางแผนไว้
การพยากรณ์การขายแบบถ่วงน้ำหนัก
ไม่ใช่ว่าทุกโอกาสทางการขายจะส่งผลให้เกิดการปิดดีล คุณจำเป็นต้องรับรู้และประเมินตำแหน่งของคุณตามความเป็นจริง เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าคุณจะสร้างรายได้เท่าไรในช่วงเวลาที่กำหนด นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับการคาดการณ์การขายแบบถ่วงน้ำหนักซึ่งหมายถึงการระบุมูลค่าของข้อตกลงโดยการกำหนดมูลค่าความน่าจะเป็นให้กับแต่ละดีลโดยพิจารณาจากตำแหน่งที่อยู่ในกระบวนการขาย
สูตรที่ใช้ในรายงานประเภทนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา:
ความน่าจะเป็นของการปิด * มูลค่าซื้อขาย = มูลค่าถ่วงน้ำหนัก
ไม่ใช่แค่รายงานการขายที่คุณต้องคำนึงถึง รายงานไปป์ไลน์ยังมีประโยชน์อย่างยิ่งในกระบวนการรายงานการขาย และสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณได้มากมาย:
- จำนวนข้อตกลงในแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์
เนื้อหาของรายงานนี้สามารถอนุมานได้ง่ายจากชื่อ จำนวนดีลในแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์แสดงจำนวนดีลที่คุณมีในทุกขั้นตอนของกระบวนการขายในปัจจุบัน การรู้สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าขั้นตอนใดของกระบวนการขายที่ยากที่สุดในการเปลี่ยนจากช่วงนั้น ดังนั้นจึงสามารถช่วยให้คุณมุ่งเน้นที่การพัฒนากลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับปัญหาคอขวดเหล่านั้น - จำนวนเงินในแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์
ในทำนองเดียวกัน คุณต้องการทราบจำนวนข้อตกลงในแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์ คุณยังต้องการทราบจำนวนเงินที่ทำเงินได้ โดยปกติ ในการคำนวณตัวเลขนี้ ซอฟต์แวร์การรายงานการขายจะคูณขนาดสะสมของข้อตกลงในแต่ละขั้นตอนของไปป์ไลน์คูณด้วยความน่าจะเป็นตามลำดับ ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้ข้อมูลการขายในปัจจุบันและที่คาดการณ์ได้อย่างแม่นยำที่สุด ข้อมูลนี้ไม่เพียงแต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนการขายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณระบุพื้นที่บางที่ต้องให้ความสนใจมากขึ้นด้วย - ข้อเสนอชั้นนำในท่อ
แม้ว่าคุณจะต้องปฏิบัติต่อลูกค้าแต่ละรายและเป็นผู้นำของคุณอย่างเท่าเทียมกัน และต้องแน่ใจว่าพวกเขาทั้งสองมีประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุดโดยไม่คำนึงถึงขนาดของข้อตกลง แต่ก็ยุติธรรมที่จะสังเกตเห็นว่าข้อตกลงบางอย่างจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณมากกว่าข้อเสนออื่นๆ ซึ่งหมายความว่าตัวแทนขายของคุณต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการแปลงลีดระดับไฮเอนด์เหล่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายการขายภายในสิ้นระยะเวลาที่กำหนด สิ่งนี้เป็นไปได้ด้วยข้อเสนอสูงสุดในรายงานไปป์ไลน์ ช่วยในการระบุข้อตกลงมูลค่าสูงสุด 10 อันดับแรกหรือ 20 อันดับแรกที่มีอยู่ในไปป์ไลน์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถใส่ใจกับข้อตกลงเหล่านี้ได้อย่างเพียงพอ
มีหลายสิ่งหลายอย่างที่คุณสามารถควบคุมได้โดยใช้อำนาจของการรายงานการขาย เริ่มเล็กแต่ต้องเริ่ม!