4 Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Dokumenten-Workflows

Papierkram und Dokumentationen sind in jedem Geschäftsumfeld unvermeidlich. Die Handhabung von Dokumenten ist mit vielen Prozessen verbunden und kann ziemlich überwältigend sein, insbesondere wenn Sie nicht organisiert sind. Stellen Sie sich vor, mit unterschiedlichen Formaten, Versionen und Genehmigungen von verschiedenen Personen zu arbeiten – das kann ein Alptraum sein. Es muss nicht so sein.

Es gibt Möglichkeiten, Dokumenten-Workflows zu rationalisieren und Ihr Leben viel einfacher zu machen. Von der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten bis zur Verwendung der richtigen Software – dieser Artikel hat Sie abgedeckt.

Optimieren Sie Ihre Dokumenten-Workflows mit diesen Tipps

Hier sind vier Möglichkeiten, den Stress beim Umgang mit Dokumenten zu reduzieren und Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten:

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1. Gehen Sie papierlos

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Dokumenten-Workflows zu rationalisieren, besteht darin, papierlos zu arbeiten. Es bedeutet, so viel wie möglich von Ihrem Papierkram zu digitalisieren.

• Dokumente online signieren

Viele Software ermöglicht es Ihnen, Dokumente kostenlos online zu signieren. Das Unterzeichnen von Dokumenten online ist eine enorme Zeitersparnis, insbesondere wenn Sie mit vielen Personen an verschiedenen Orten zu tun haben. Sie müssen nicht warten, bis Ihnen physische Kopien per Post oder Fax zugestellt werden.

Es gibt Software, die die Integration in Ihre E-Mail- und Dokumentenverwaltungssysteme ermöglicht. Diese Integration macht es nahtlos, Dokumente problemlos signieren und speichern zu lassen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder Dokumente drucken, unterschreiben und scannen. Es wäre ein wahrgewordener Traum für jeden, der mit viel Papierkram zu tun hat.

Wenn Sie sich Sorgen um die Sicherheit elektronischer Signaturen machen, seien Sie unbesorgt. Sie sind genauso sicher wie herkömmliche Signaturen und in manchen Fällen sogar noch sicherer. Einige Software für elektronische Signaturen verwendet Blockchain-Technologie, um sicherzustellen, dass Signaturen manipulationssicher sind. Jedes Dokument in der Blockchain ist verschlüsselt. Jede am Dokument vorgenommene Aktion wird auch in der Blockchain aufgezeichnet.

• Dokumente digital speichern

Der Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten hat auch seine Vorteile. Zum einen ist es viel einfacher, digitale Dateien zu speichern. Erstellen Sie Ordner und Unterordner, um Ihre Aufzeichnungen in Ordnung zu halten. Sie können sie auch entsprechend beschriften, damit Sie später leicht finden, wonach Sie suchen. Papiere gehen leicht verloren, besonders wenn Sie viele haben. Aber mit digitalen Dokumenten können Sie sicher sein, dass sie immer am selben Ort sind.

Ein weiterer Vorteil der Speicherung digitaler Dokumente besteht darin, dass sie einfacher geteilt werden können. Wenn Sie mit jemandem an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, können Sie ihm einfach die Datei senden, und er kann von seinem Computer aus daran arbeiten – kein Drucken und Herumreichen von physischen Dokumenten mehr. Wenn Sie sich Sorgen über den Speicherplatz machen, den digitale Dateien einnehmen, können Sie sie jederzeit in der Cloud speichern. Auf diese Weise können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen, ohne zu viel Platz auf Ihrem Computer zu beanspruchen.

2. Investieren Sie in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem

Wenn Sie mit vielen Dokumenten zu tun haben, könnte die Investition in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eine gute Idee sein. Ob Sie es zugeben oder nicht, Sie speichern digitale Dokumente möglicherweise an verschiedenen Orten – auf Ihrem Computer, bei verschiedenen Cloud-Speicheranbietern, in Ihrer E-Mail und auf einem USB-Laufwerk. Jeder hat eine Möglichkeit, digitale Dateien zu speichern. Das Problem dabei ist, dass es schwierig ist, den Überblick zu behalten.

Möglicherweise vergessen Sie, wo Sie eine bestimmte Datei gespeichert haben, oder löschen versehentlich etwas und merken es erst, wenn es zu spät ist. Wenn Ihr Unternehmen häufig mit Kunden am Telefon zu tun hat, ist Effizienz eine Möglichkeit, sie zufrieden zu stellen.

Wie erhalten Sie eine hohe Kundenservicebewertung, wenn Sie 15 Minuten damit verbringen, nach einem Dokument zu suchen? Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen helfen, all diese Probleme zu lösen. Es ist eine Möglichkeit, alle Ihre digitalen Dateien an einem Ort zu speichern. Anstatt also Dateien an verschiedenen Orten zu speichern, können Sie sie alle im selben System haben. Dies erleichtert das Nachverfolgen und Verwalten Ihrer Dokumente.

Die meisten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme verfügen über eine Suchfunktion. Wenn Sie also nach einer bestimmten Datei suchen, können Sie einfach ein Schlüsselwort eingeben, und das System zeigt Ihnen alle Dateien, die Ihrer Suchanfrage entsprechen. Sie können Dateien auch taggen und Labels hinzufügen, um sie leichter zu finden. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nie wieder Zeit mit der Suche nach einer Akte verschwenden.

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3. Automatisieren Sie Dokumenten-Workflows

Dokumentenprozesse wie das Konvertieren von PDFs in verschiedene Formate wie Word oder Excel können mühsam und zeitaufwändig sein. Gleiches gilt für das Scannen von Dokumenten und das Anhängen an E-Mails. Wenn Sie diese Aufgaben manuell erledigen, verschwenden Sie viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge aufwenden könnten.

Anstatt alles manuell zu erledigen, warum automatisieren Sie nicht Ihre Dokumenten-Workflows? Es gibt Software, mit der Sie verschiedene Dokumentenprozesse automatisieren können.

Beispielsweise können PDF-Konverter PDFs mit nur wenigen Klicks schnell in verschiedene Formate konvertieren. Es gibt auch Scan-Apps, die Dokumente scannen und automatisch in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem speichern können. Es gibt auch Software, die beim Ausfüllen von Formularen hilft. Wenn Sie ständig dasselbe Formular ausfüllen, müssen Sie dies nicht jedes Mal manuell tun. Sie können die Informationen nur einmal eingeben, und die Software füllt die Felder automatisch für Sie aus. Es kann Ihnen viel Zeit sparen, besonders wenn Sie mehrere Formulare ausfüllen müssen.

Durch die Automatisierung Ihrer Dokumenten-Workflows sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit Ihrer Dokumente zu verbessern. Wenn alles automatisiert ist, können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente immer aktuell und korrekt sind.

4. Mitarbeiter in Dokumentenverwaltungsverfahren schulen

Wenn Sie Ihre Dokumenten-Workflows optimieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass alle in Ihrer Organisation auf derselben Seite sind. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter in der richtigen Verwendung von Dokumentenverwaltungssystemen und anderer Software kann viel bewirken. Es kann dazu beitragen, dass alle die gleichen Tools verwenden und die gleichen Verfahren befolgen.

Wenn sich alle auf derselben Seite befinden, ist es einfacher, Dokumente zu verwalten. Sie können auch Verwirrung und Missverständnisse vermeiden. Die Schulung von Mitarbeitern in Dokumentenverwaltungsverfahren kann dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

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Letzte Worte

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren. Indem Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, Ihre Arbeitsabläufe automatisieren und Ihre Mitarbeiter in den richtigen Verfahren schulen, können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern. Durch die Implementierung dieser Änderungen können Sie langfristig Zeit und Geld sparen.

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