4 способа оптимизировать ваши рабочие процессы с документами

Бумажная работа и документация неизбежны в любой деловой обстановке. В работе с документами задействовано множество процессов, и это может быть весьма утомительно, особенно если вы не организованы. Представьте себе, что вам приходится иметь дело с разными форматами, версиями и утверждениями от разных людей — это может превратиться в кошмар. Это не должно быть так.

Существуют способы упростить рабочие процессы с документами и сделать вашу жизнь намного проще. В этой статье вы найдете информацию от электронной подписи документов до использования подходящего программного обеспечения.

Оптимизируйте рабочие процессы с документами, используя эти советы

Вот четыре способа уменьшить стресс при работе с документами и сделать ваши рабочие процессы более эффективными:

‍

1. Работайте без бумаги

Один из лучших способов оптимизировать рабочие процессы с документами — отказаться от бумаги. Это означает оцифровку как можно большего количества ваших документов.

• Подписывайте документы онлайн

Многие программы позволяют бесплатно подписывать документы онлайн. Подписание документов онлайн значительно экономит время, особенно при работе с большим количеством людей в разных местах. Нет необходимости ждать, пока физические копии будут отправлены вам по почте или отправлены по факсу.

Есть программное обеспечение, позволяющее интегрироваться с вашей электронной почтой и системами управления документами. Эта интеграция позволяет без проблем подписывать и хранить документы. Представьте, что вам больше никогда не придется печатать, подписывать и сканировать документы. Это было бы мечтой для тех, кто имеет дело с большим количеством документов.

Если вы беспокоитесь о безопасности электронных подписей, не беспокойтесь. Они так же безопасны, как и традиционные подписи, а в некоторых случаях даже более безопасны. Некоторое программное обеспечение для электронной подписи использует технологию блокчейна, чтобы гарантировать, что подписи защищены от несанкционированного доступа. Каждый документ в блокчейне зашифрован. Каждое действие, выполняемое с документом, также записывается в блокчейне.

• Храните документы в цифровом виде

Переход от физических документов к цифровым также имеет свои преимущества. Во-первых, гораздо проще хранить цифровые файлы. Создавайте папки и подпапки, чтобы держать свои записи в порядке. Вы также можете пометить их соответствующим образом, чтобы вы могли легко найти то, что ищете позже. Бумаги, как правило, легко теряются, особенно если их много. Но с цифровыми документами вы можете быть уверены, что они всегда будут в одном и том же месте.

Еще одним преимуществом хранения цифровых документов является то, что ими легче делиться. Если вам нужно сотрудничать с кем-то над проектом, вы можете просто отправить ему файл, и он сможет работать над ним со своего компьютера — больше не нужно печатать и передавать физические документы. Если вы беспокоитесь о том, сколько места занимают цифровые файлы, вы всегда можете хранить их в облаке. Таким образом, вы можете получить к ним доступ в любом месте и в любое время, не занимая слишком много места на вашем компьютере.

2. Инвестируйте в систему электронного документооборота

Если вы имеете дело с большим количеством документов, хорошей идеей может стать покупка электронной системы управления документами. Признаете вы это или нет, вы можете хранить цифровые документы в разных местах — на своем компьютере, в различных облачных хранилищах, в электронной почте и на USB-накопителе. У каждого есть способ хранения цифровых файлов. Проблема в том, что за всем сложно уследить.

Вы можете забыть, где сохранили конкретный файл, или случайно удалить что-то и не заметить этого, пока не станет слишком поздно. Если ваша компания часто общается с клиентами по телефону, эффективность — это один из способов сделать их счастливыми.

Как вы получите высокий рейтинг обслуживания клиентов, если потратите 15 минут на поиск документа? Решить все эти проблемы поможет система электронного документооборота. Это способ хранить все ваши цифровые файлы в одном месте. Таким образом, вместо того, чтобы хранить файлы в разных местах, вы можете хранить их все в одной системе. Это упрощает отслеживание и управление вашими документами.

Большинство систем электронного документооборота имеют функцию поиска. Итак, если вы ищете определенный файл, вы можете просто ввести ключевое слово, и система покажет вам все файлы, соответствующие вашему запросу. Вы также можете пометить файлы и добавить метки, чтобы их было легче найти. Система управления документами гарантирует, что вы и ваши сотрудники больше никогда не будете тратить время на поиск файла.

‍

3. Автоматизируйте рабочие процессы документов

Процессы работы с документами, такие как преобразование PDF-файлов в различные форматы, такие как Word или Excel, могут быть утомительными и занимать много времени. То же самое касается сканирования документов и прикрепления их к электронным письмам. Если вы выполняете эти задачи вручную, вы тратите много времени, которое могли бы потратить на более важные вещи.

Вместо того, чтобы делать все вручную, почему бы не автоматизировать рабочие процессы с документами? Есть программное обеспечение, которое может помочь вам автоматизировать различные процессы обработки документов.

Например, конвертеры PDF могут быстро конвертировать PDF-файлы в различные форматы всего за несколько кликов. Существуют также приложения для сканирования, которые могут сканировать документы и автоматически сохранять их в вашей системе управления документами. Есть также программное обеспечение, которое помогает заполнять формы. Если вы постоянно заполняете одну и ту же форму, то нет необходимости делать это каждый раз вручную. Вы можете просто ввести информацию один раз, и программа автоматически заполнит поля за вас. Это может сэкономить вам много времени, особенно если вам нужно заполнить несколько форм.

Автоматизация рабочих процессов с документами не только сэкономит ваше время, но также поможет уменьшить количество человеческих ошибок и повысить точность ваших документов. Когда все автоматизировано, вы можете быть уверены, что ваши документы всегда будут актуальными и точными.

4. Обучите сотрудников процедурам управления документами

Если вы хотите оптимизировать рабочие процессы с документами, вам необходимо убедиться, что все в вашей организации находятся на одной странице. Обучение ваших сотрудников правильному использованию систем управления документами и другого программного обеспечения может иметь большое значение. Это может помочь гарантировать, что все используют одни и те же инструменты и следуют одним и тем же процедурам.

Когда все находятся на одной странице, легче управлять документами. Вы также можете избежать путаницы и непонимания. Обучение сотрудников процедурам управления документами может помочь сделать ваши рабочие процессы более эффективными.

‍

Заключительные слова

Существует несколько способов упростить рабочие процессы с документами. Используя систему управления документами, автоматизируя рабочие процессы и обучая своих сотрудников надлежащим процедурам, вы можете повысить эффективность своей организации. Внедрение этих изменений может помочь вам сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.

‍