4 Cara Untuk Merampingkan Alur Kerja Dokumen Anda

Dokumen dan dokumentasi tidak dapat dihindari dalam pengaturan bisnis apa pun. Ada banyak proses yang terlibat dalam menangani dokumen, dan itu bisa sangat melelahkan, terutama jika Anda tidak terorganisir. Bayangkan berurusan dengan format, versi, dan persetujuan yang berbeda dari orang yang berbeda—ini bisa menjadi mimpi buruk. Tidak harus seperti itu.

Ada cara untuk merampingkan alur kerja dokumen dan membuat hidup Anda jauh lebih mudah. Dari menandatangani dokumen secara elektronik hingga menggunakan perangkat lunak yang tepat, artikel ini membantu Anda.

Sederhanakan Alur Kerja Dokumen Anda Menggunakan Tips Ini

Berikut adalah empat cara untuk mengurangi stres dalam menangani dokumen dan membuat alur kerja Anda lebih efisien:

1. Pergi Tanpa Kertas

Salah satu cara terbaik untuk merampingkan alur kerja dokumen Anda adalah tanpa kertas. Ini berarti mendigitalkan sebanyak mungkin dokumen Anda.

• Menandatangani Dokumen Online

Banyak perangkat lunak memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen online secara gratis. Menandatangani dokumen secara online sangat menghemat waktu, terutama ketika berhadapan dengan banyak orang di lokasi yang berbeda. Tidak perlu menunggu salinan fisik dikirimkan kepada Anda atau dikirim melalui faks.

Ada perangkat lunak yang memungkinkan integrasi dengan sistem manajemen email dan dokumen Anda. Integrasi ini membuatnya mulus untuk mendapatkan dokumen yang ditandatangani dan disimpan tanpa kerumitan. Bayangkan tidak perlu mencetak, menandatangani, dan memindai dokumen lagi. Ini akan menjadi mimpi yang menjadi kenyataan bagi siapa pun yang berurusan dengan banyak dokumen.

Jika Anda khawatir tentang keamanan tanda tangan elektronik, jangan khawatir. Mereka sama amannya dengan tanda tangan tradisional dan, dalam beberapa kasus, bahkan lebih dari itu. Beberapa perangkat lunak tanda tangan elektronik menggunakan teknologi blockchain untuk memastikan bahwa tanda tangan tidak dapat dirusak. Setiap dokumen di blockchain dienkripsi. Setiap tindakan yang diambil pada dokumen juga dicatat di blockchain.

• Simpan Dokumen Secara Digital

Transisi dari dokumen fisik ke digital juga memiliki keuntungan. Pertama, menyimpan file digital jauh lebih mudah. Buat folder dan subfolder untuk menyimpan catatan Anda secara berurutan. Anda juga dapat memberi label yang sesuai sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan apa yang Anda cari nanti. Kertas cenderung mudah hilang, terutama jika Anda memiliki banyak kertas. Tetapi dengan dokumen digital, Anda dapat yakin bahwa mereka akan selalu berada di tempat yang sama.

Keuntungan lain dari menyimpan dokumen digital adalah lebih mudah untuk membagikannya. Jika Anda perlu berkolaborasi dengan seseorang dalam sebuah proyek, Anda cukup mengirimkan file tersebut kepada mereka, dan mereka dapat mengerjakannya dari komputer mereka—tidak perlu lagi mencetak dan mengedarkan dokumen fisik. Jika Anda khawatir tentang ruang yang digunakan file digital, Anda selalu dapat menyimpannya di cloud. Dengan begitu, Anda dapat mengaksesnya di mana saja dan kapan saja tanpa menghabiskan terlalu banyak ruang di komputer Anda.

2. Berinvestasi Dalam Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Jika Anda berurusan dengan banyak dokumen, berinvestasi dalam sistem manajemen dokumen elektronik mungkin merupakan ide yang bagus. Disadari atau tidak, Anda mungkin menyimpan dokumen digital di berbagai tempat—di komputer Anda, di berbagai penyedia penyimpanan cloud, di email Anda, dan di drive USB. Setiap orang memiliki cara untuk menyimpan file digital. Masalah dengan ini adalah sulit untuk melacak semuanya.

Anda mungkin lupa di mana Anda menyimpan file tertentu atau secara tidak sengaja menghapus sesuatu dan tidak menyadarinya sampai terlambat. Jika perusahaan Anda sering berurusan dengan pelanggan melalui telepon, efisiensi adalah salah satu cara untuk membuat mereka senang.

Bagaimana Anda akan mendapatkan peringkat layanan pelanggan yang tinggi jika Anda menghabiskan 15 menit mencari dokumen? Sistem manajemen dokumen elektronik dapat membantu Anda menyelesaikan semua masalah ini. Ini adalah cara untuk menyimpan semua file digital Anda di satu tempat. Jadi, alih-alih menyimpan file di lokasi yang berbeda, Anda dapat menyimpan semuanya dalam sistem yang sama. Hal ini memudahkan untuk melacak dan mengelola dokumen Anda.

Sebagian besar sistem manajemen dokumen elektronik dilengkapi dengan fungsi pencarian. Jadi, jika Anda mencari file tertentu, Anda cukup mengetikkan kata kunci, dan sistem akan menampilkan semua file yang cocok dengan kueri Anda. Anda juga dapat menandai file dan menambahkan label agar lebih mudah ditemukan. Sistem manajemen dokumen memastikan bahwa Anda dan karyawan Anda tidak akan membuang waktu untuk mencari file lagi.

3. Mengotomatiskan Alur Kerja Dokumen

Proses dokumen seperti mengonversi PDF ke format yang berbeda seperti Word atau Excel bisa jadi membosankan dan memakan waktu. Hal yang sama berlaku untuk memindai dokumen dan melampirkannya ke email. Jika Anda melakukan tugas-tugas ini secara manual, Anda membuang banyak waktu yang bisa Anda habiskan untuk hal-hal yang lebih penting.

Daripada melakukan semuanya secara manual, mengapa tidak mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda? Ada perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengotomatiskan berbagai proses dokumen.

Misalnya, konverter PDF dapat dengan cepat mengonversi PDF ke format yang berbeda hanya dengan beberapa klik. Ada juga aplikasi pemindaian yang dapat memindai dokumen dan menyimpannya secara otomatis di sistem manajemen dokumen Anda. Ada juga perangkat lunak yang membantu mengisi formulir. Jika Anda terus-menerus mengisi formulir yang sama, maka Anda tidak perlu melakukannya secara manual setiap saat. Anda cukup memasukkan informasi sekali, dan perangkat lunak akan secara otomatis mengisi kolom untuk Anda. Ini dapat menghemat banyak waktu, terutama jika Anda harus mengisi banyak formulir.

Mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda tidak hanya akan menghemat waktu Anda tetapi juga dapat membantu mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi dokumen Anda. Ketika semuanya otomatis, Anda dapat yakin bahwa dokumen Anda akan selalu up-to-date dan akurat.

4. Melatih Karyawan Tentang Prosedur Manajemen Dokumen

Jika Anda ingin merampingkan alur kerja dokumen Anda, Anda perlu memastikan bahwa semua orang di organisasi Anda berada di halaman yang sama. Melatih karyawan Anda dalam menggunakan sistem manajemen dokumen dan perangkat lunak lain dengan benar dapat sangat membantu. Ini dapat membantu memastikan bahwa setiap orang menggunakan alat yang sama dan mengikuti prosedur yang sama.

Ketika semua orang berada di halaman yang sama, lebih mudah untuk mengelola dokumen. Anda juga dapat menghindari kebingungan dan kesalahpahaman. Melatih karyawan tentang prosedur manajemen dokumen dapat membantu membuat alur kerja Anda lebih efisien.

Kata-kata Terakhir

Ada beberapa cara untuk merampingkan alur kerja dokumen Anda. Dengan menggunakan sistem manajemen dokumen, mengotomatiskan alur kerja Anda, dan melatih karyawan Anda tentang prosedur yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi organisasi Anda. Menerapkan perubahan ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang.