4 maneiras de agilizar seus fluxos de trabalho de documentos

Papelada e documentações são inevitáveis ​​em qualquer ambiente de negócios. Existem muitos processos envolvidos no manuseio de documentos, e isso pode ser bastante complicado, especialmente se você não for organizado. Imagine lidar com diferentes formatos, versões e aprovações de pessoas diferentes – pode ser um pesadelo. Não precisa ser assim.

Existem maneiras de simplificar os fluxos de trabalho de documentos e tornar sua vida muito mais fácil. Desde assinar documentos eletronicamente até usar o software certo, este artigo cobriu você.

Simplifique seus fluxos de trabalho de documentos usando estas dicas

Aqui estão quatro maneiras de reduzir o estresse do manuseio de documentos e tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes:

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1. Fique sem papel

Uma das melhores maneiras de otimizar seus fluxos de trabalho de documentos é não usar papel. Significa digitalizar o máximo possível de sua papelada.

• Assinar documentos on-line

Muitos softwares permitem que você assine documentos online gratuitamente. Assinar documentos online economiza muito tempo, especialmente ao lidar com muitas pessoas em locais diferentes. Não há necessidade de esperar que as cópias físicas sejam enviadas para você ou enviadas por fax.

Existem softwares que permitem a integração com seus sistemas de gerenciamento de e-mail e documentos. Essa integração facilita a assinatura e o armazenamento de documentos sem problemas. Imagine não ter que imprimir, assinar e digitalizar documentos nunca mais. Seria um sonho tornado realidade para quem lida com muita papelada.

Se você está preocupado com a segurança das assinaturas eletrônicas, não se preocupe. Eles são tão seguros quanto as assinaturas tradicionais e, em alguns casos, até mais. Alguns softwares de assinatura eletrônica usam a tecnologia blockchain para garantir que as assinaturas sejam à prova de adulteração. Cada documento no blockchain é criptografado. Cada ação realizada no documento também é registrada no blockchain.

• Armazenar documentos digitalmente

A transição de documentos físicos para digitais também tem suas vantagens. Por um lado, é muito mais fácil armazenar arquivos digitais. Crie pastas e subpastas para manter seus registros em ordem. Você também pode rotulá-los adequadamente para encontrar facilmente o que está procurando mais tarde. Os papéis tendem a se perder facilmente, especialmente se você tiver muitos. Mas com documentos digitais, você pode ter certeza de que eles sempre estarão no mesmo lugar.

Outra vantagem de armazenar documentos digitais é que é mais fácil compartilhá-los. Se você precisar colaborar com alguém em um projeto, basta enviar o arquivo para ele e ele poderá trabalhar nele a partir do computador — chega de imprimir e distribuir documentos físicos. Se você estiver preocupado com o espaço que os arquivos digitais ocupam, sempre poderá armazená-los na nuvem. Dessa forma, você pode acessá-los em qualquer lugar e a qualquer hora sem ocupar muito espaço em seu computador.

2. Invista em um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos

Se você estiver lidando com muitos documentos, investir em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ser uma boa ideia. Admita ou não, você pode armazenar documentos digitais em lugares diferentes – em seu computador, em vários provedores de armazenamento em nuvem, em seu e-mail e em uma unidade USB. Todo mundo tem uma maneira de armazenar arquivos digitais. O problema com isso é que é difícil manter o controle de tudo.

Você pode esquecer onde armazenou um arquivo específico ou acidentalmente excluir algo e não perceber até que seja tarde demais. Se sua empresa costuma lidar com clientes por telefone, a eficiência é uma maneira de mantê-los satisfeitos.

Como você obterá uma alta classificação de atendimento ao cliente se gastar 15 minutos procurando um documento? Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode ajudá-lo a resolver todos esses problemas. É uma maneira de armazenar todos os seus arquivos digitais em um só lugar. Assim, em vez de ter arquivos armazenados em locais diferentes, você pode tê-los todos no mesmo sistema. Isso torna mais fácil rastrear e gerenciar seus documentos.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos vem com uma função de pesquisa. Portanto, se você estiver procurando por um arquivo específico, basta digitar uma palavra-chave e o sistema mostrará todos os arquivos que correspondem à sua consulta. Você também pode marcar arquivos e adicionar rótulos para facilitar a localização. Um sistema de gerenciamento de documentos garante que você e seus funcionários nunca mais perderão tempo procurando um arquivo.

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3. Automatize os fluxos de trabalho de documentos

Os processos de documentos, como a conversão de PDFs em diferentes formatos, como Word ou Excel, podem ser tediosos e demorados. O mesmo vale para digitalizar documentos e anexá-los a e-mails. Se você estiver executando essas tarefas manualmente, estará desperdiçando muito tempo que poderia estar gastando em coisas mais importantes.

Em vez de fazer tudo manualmente, por que não automatizar seus fluxos de trabalho de documentos? Existem softwares que podem ajudá-lo a automatizar diferentes processos de documentos.

Por exemplo, os conversores de PDF podem converter rapidamente PDFs em diferentes formatos com apenas alguns cliques. Também existem aplicativos de digitalização que podem digitalizar documentos e armazená-los automaticamente em seu sistema de gerenciamento de documentos. Há também software que ajuda a preencher formulários. Se você está constantemente preenchendo o mesmo formulário, não há necessidade de fazê-lo manualmente todas as vezes. Você pode inserir as informações apenas uma vez e o software preencherá automaticamente os campos para você. Isso pode economizar muito tempo, especialmente se você tiver que preencher vários formulários.

Automatizar seus fluxos de trabalho de documentos não apenas economiza seu tempo, mas também pode ajudar a reduzir o erro humano e melhorar a precisão de seus documentos. Quando tudo é automatizado, você pode ter certeza de que seus documentos estarão sempre atualizados e precisos.

4. Treinar os funcionários nos procedimentos de gerenciamento de documentos

Se você deseja otimizar seus fluxos de trabalho de documentos, precisa garantir que todos em sua organização estejam na mesma página. Treinar seus funcionários no uso adequado de sistemas de gerenciamento de documentos e outros softwares pode ajudar bastante. Isso pode ajudar a garantir que todos usem as mesmas ferramentas e sigam os mesmos procedimentos.

Quando todos estão na mesma página, é mais fácil gerenciar documentos. Você também pode evitar confusão e mal-entendidos. O treinamento de funcionários em procedimentos de gerenciamento de documentos pode ajudar a tornar seus fluxos de trabalho mais eficientes.

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Palavras finais

Existem várias maneiras de otimizar seus fluxos de trabalho de documentos. Ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, automatizar seus fluxos de trabalho e treinar seus funcionários sobre os procedimentos adequados, você pode melhorar a eficiência de sua organização. A implementação dessas mudanças pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro a longo prazo.

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