4 sposoby na usprawnienie obiegu dokumentów

Papierkowa robota i dokumentacja są nieuniknione w każdej sytuacji biznesowej. Istnieje wiele procesów związanych z obsługą dokumentów i może to być dość przytłaczające, zwłaszcza jeśli nie jesteś zorganizowany. Wyobraź sobie, że masz do czynienia z różnymi formatami, wersjami i zatwierdzeniami od różnych osób – to może być koszmar. Nie musi tak być.

Istnieją sposoby na usprawnienie obiegu dokumentów i znaczne ułatwienie życia. Od elektronicznego podpisywania dokumentów po korzystanie z odpowiedniego oprogramowania — ten artykuł zawiera wszystkie informacje.

Usprawnij obieg dokumentów, korzystając z tych wskazówek

Oto cztery sposoby na zmniejszenie stresu związanego z obsługą dokumentów i zwiększenie wydajności przepływów pracy:

1. Przejdź bez papieru

Jednym z najlepszych sposobów usprawnienia obiegu dokumentów jest pozbycie się papieru. Oznacza to digitalizację jak największej ilości dokumentów.

• Podpisz dokumenty online

Wiele programów umożliwia bezpłatne podpisywanie dokumentów online. Podpisywanie dokumentów online to ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza w przypadku kontaktów z wieloma osobami w różnych lokalizacjach. Nie ma potrzeby czekać na przesłanie fizycznych kopii lub przefaksowanie ich.

Istnieje oprogramowanie, które umożliwia integrację z systemami zarządzania pocztą e-mail i dokumentami. Ta integracja umożliwia bezproblemowe podpisywanie i przechowywanie dokumentów bez kłopotów. Wyobraź sobie, że nie musisz już nigdy drukować, podpisywać i skanować dokumentów. Byłoby to spełnienie marzeń każdego, kto ma do czynienia z dużą ilością papierkowej roboty.

Jeśli martwisz się o bezpieczeństwo podpisów elektronicznych, nie martw się. Są tak samo bezpieczne jak tradycyjne podpisy, a w niektórych przypadkach nawet bardziej. Niektóre programy do podpisów elektronicznych wykorzystują technologię blockchain, aby zapewnić, że podpisy są odporne na manipulacje. Każdy dokument w łańcuchu bloków jest zaszyfrowany. Każda akcja podjęta na dokumencie jest również rejestrowana na blockchainie.

• Przechowuj dokumenty cyfrowo

Przejście z dokumentów fizycznych na cyfrowe również ma swoje zalety. Po pierwsze, znacznie łatwiej jest przechowywać pliki cyfrowe. Twórz foldery i podfoldery, aby zachować porządek w swoich rekordach. Możesz również odpowiednio je oznaczyć, aby później łatwo znaleźć to, czego szukasz. Papiery łatwo się gubią, zwłaszcza jeśli masz ich wiele. Ale dzięki cyfrowym dokumentom możesz mieć pewność, że zawsze będą w tym samym miejscu.

Kolejną zaletą przechowywania dokumentów cyfrowych jest łatwiejsze ich udostępnianie. Jeśli chcesz współpracować z kimś nad projektem, możesz po prostu wysłać im plik, a oni będą mogli pracować nad nim na swoim komputerze — koniec z drukowaniem i przekazywaniem fizycznych dokumentów. Jeśli martwisz się, że pliki cyfrowe zajmują miejsce, zawsze możesz je przechowywać w chmurze. W ten sposób możesz uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie bez zajmowania zbyt dużej ilości miejsca na komputerze.

2. Zainwestuj w elektroniczny system zarządzania dokumentami

Jeśli masz do czynienia z wieloma dokumentami, dobrym pomysłem może być inwestycja w elektroniczny system zarządzania dokumentami. Niezależnie od tego, czy się do tego przyznasz, czy nie, możesz przechowywać dokumenty cyfrowe w różnych miejscach — na komputerze, u różnych dostawców pamięci masowej w chmurze, w poczcie e-mail i na dysku USB. Każdy ma sposób na przechowywanie plików cyfrowych. Problem polega na tym, że ciężko jest wszystko śledzić.

Możesz zapomnieć, gdzie przechowywałeś konkretny plik lub przypadkowo coś usunąć i nie zdawać sobie z tego sprawy, dopóki nie będzie za późno. Jeśli Twoja firma często kontaktuje się z klientami przez telefon, jednym ze sposobów na ich zadowolenie jest wydajność.

Jak uzyskasz wysoką ocenę obsługi klienta, jeśli spędzisz 15 minut na szukaniu dokumentu? Elektroniczny system zarządzania dokumentami może pomóc w rozwiązaniu wszystkich tych problemów. To sposób na przechowywanie wszystkich plików cyfrowych w jednym miejscu. Więc zamiast przechowywać pliki w różnych lokalizacjach, możesz mieć je wszystkie w tym samym systemie. Ułatwia to śledzenie i zarządzanie dokumentami.

Większość elektronicznych systemów zarządzania dokumentami jest wyposażona w funkcję wyszukiwania. Tak więc, jeśli szukasz konkretnego pliku, możesz po prostu wpisać słowo kluczowe, a system wyświetli wszystkie pliki pasujące do zapytania. Możesz także oznaczać pliki i dodawać etykiety, aby łatwiej je znaleźć. System zarządzania dokumentami gwarantuje, że Ty i Twoi pracownicy nigdy nie będziecie tracić czasu na ponowne szukanie pliku.

3. Zautomatyzuj obieg dokumentów

Procesy dokumentowania, takie jak konwertowanie plików PDF na różne formaty, takie jak Word lub Excel, mogą być żmudne i czasochłonne. To samo dotyczy skanowania dokumentów i dołączania ich do wiadomości e-mail. Jeśli wykonujesz te zadania ręcznie, tracisz dużo czasu, który mógłbyś poświęcić na ważniejsze rzeczy.

Zamiast robić wszystko ręcznie, dlaczego nie zautomatyzować obiegu dokumentów? Istnieje oprogramowanie, które może pomóc zautomatyzować różne procesy związane z dokumentami.

Na przykład konwertery PDF mogą szybko konwertować pliki PDF na różne formaty za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Istnieją również aplikacje do skanowania, które mogą skanować dokumenty i automatycznie przechowywać je w systemie zarządzania dokumentami. Istnieje również oprogramowanie ułatwiające wypełnianie formularzy. Jeśli ciągle wypełniasz ten sam formularz, nie musisz za każdym razem robić tego ręcznie. Możesz po prostu wprowadzić informacje raz, a oprogramowanie automatycznie wypełni pola za Ciebie. Może to zaoszczędzić dużo czasu, zwłaszcza jeśli musisz wypełnić wiele formularzy.

Automatyzacja obiegu dokumentów nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także pomoże zmniejszyć liczbę błędów ludzkich i poprawić dokładność dokumentów. Gdy wszystko jest zautomatyzowane, masz pewność, że Twoje dokumenty będą zawsze aktualne i dokładne.

4. Szkolenie pracowników w zakresie procedur zarządzania dokumentami

Jeśli chcesz usprawnić obieg dokumentów, musisz upewnić się, że wszyscy w Twojej organizacji są na tej samej stronie. Szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z systemów zarządzania dokumentami i innego oprogramowania może przejść długą drogę. Może pomóc zapewnić, że wszyscy używają tych samych narzędzi i przestrzegają tych samych procedur.

Gdy wszyscy są na tej samej stronie, łatwiej jest zarządzać dokumentami. Możesz także uniknąć zamieszania i nieporozumień. Szkolenie pracowników w zakresie procedur zarządzania dokumentami może pomóc w usprawnieniu przepływów pracy.

Ostatnie słowa

Istnieje kilka sposobów usprawnienia obiegu dokumentów. Korzystając z systemu zarządzania dokumentami, automatyzując przepływy pracy i szkoląc pracowników w zakresie właściwych procedur, możesz poprawić wydajność swojej organizacji. Wdrożenie tych zmian może na dłuższą metę pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze.