Erstellen Sie einen Hilfsfonds, um sich für Ihre Gemeinde zu zeigen

Heutzutage werden wir ständig daran erinnert, wie schnell sich Dinge ändern können. Insbesondere die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie leicht das Leben, wie wir es kennen, auf den Kopf gestellt werden kann.

Wenn Krisen eintreten – ob es sich um einen individuellen Notfall oder ein globales Ereignis handelt – sind Organisationen wie Ihre in der einzigartigen Position, zu helfen.

Die Einrichtung eines Nothilfefonds stellt sicher, dass Sie bereit sind, Ihre Gemeinde in Krisenzeiten zu unterstützen. Mit Schwerpunkt auf Schnelligkeit und Flexibilität ermöglicht ein Hilfsfonds Ihrer Organisation, den Menschen, die sie am dringendsten benötigen, schnelle und steuerfreie Hilfe zu leisten. Sie können Ihren Fonds auch verwenden, um zusätzliche Ressourcen aus der breiteren Gemeinschaft anzuzapfen und zu bündeln.

Was ist ein Hilfsfonds?

Ein Hilfsfonds ist ein Geldpool, der dazu bestimmt ist, Menschen in Not zu helfen. Es kann Menschen in einem persönlichen Notfall wie einem Autounfall, einer Krankheit oder einem Hausbrand helfen. Oder es kann sich um ein lokales oder globales Ereignis wie eine Naturkatastrophe oder eine Pandemie handeln. Aus dem Fonds werden Zuwendungen vergeben, die direkt an Bedürftige oder Hilfsorganisationen vergeben werden.

Für Unternehmen, die einen Hilfsfonds einrichten möchten, gibt es zwei unterschiedliche Ansätze: Sie können einen Hilfsfonds für Mitarbeiter oder einen Hilfsfonds für die Gemeinschaft einrichten.

• Eine Mitarbeiterentlastungskasse soll Ihren Mitarbeitern in einer persönlichen Krise helfen.
• Mit einem Gemeindehilfefonds können Sie eine bestimmte Gemeinde unterstützen, die von einem Ereignis betroffen ist.

Unabhängig von Ihrem Ansatz können Ihnen die folgenden neun Schritte dabei helfen, einen erfolgreichen Hilfsfonds zu planen, aufzulegen und zu verwalten.

So richten Sie Ihre Hilfskasse in 9 Schritten ein

1. Wählen Sie Ihren Fokus aus

Um zu bestimmen, wie Sie Ihren Fonds strukturieren, entscheiden Sie, ob Sie Mitarbeitern oder der Gemeinschaft Entlastung anbieten möchten.

Mitarbeiterentlastungsfonds

Betrachten Sie zunächst die Vorteile einer Mitarbeiterhilfekasse. Im Jahr 2020 gaben 36 % der US-Haushalte an, dass sie eine unerwartete Ausgabe von 400 US-Dollar nicht decken könnten. Für diese Menschen kann ein plötzlicher Unfall eine unglaubliche Menge an finanziellem und emotionalem Stress bedeuten.

Ressourcen zur Verfügung zu haben, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, kommt allen zugute. Sie können den finanziellen Stress lindern und es ihnen ermöglichen, sich stattdessen auf die emotionalen, physischen und logistischen Komponenten der Genesung zu konzentrieren. Gestresste Menschen leisten keine gute Arbeit. Wenn sie dabei helfen, ihre Belastung zu verringern, können sie sich von ihrer besten Seite in das Team einbringen.

Außerdem kann die Einrichtung eines Mitarbeiterentlastungsfonds auch dazu beitragen, eine positive Arbeitskultur zu fördern und die Fluktuation zu verringern. Ihre Mitarbeiter sind nicht nur die Stunden, die sie investieren – sie haben ein erfülltes, komplexes Leben. Wenn Sie sie mit Empathie und Mitgefühl behandeln, bleiben sie viel eher bei Ihnen.

Gemeinschaftlicher Hilfsfonds

Wenn Sie bereits eine Mitarbeiterhilfskasse haben oder sich anderweitig engagieren möchten, ist eine kommunale Hilfskasse eine gute Option. Überlegen Sie, wem Sie helfen möchten. Legen Sie als Reaktion auf ein Ereignis oder eine Katastrophe einen Fonds auf oder richten Sie sich an eine bestimmte Gruppe wie Kinder, Pädagogen, LGBTQ-Personen, Überlebende häuslicher Gewalt usw.? So nutzte beispielsweise der gemeinnützige Artist Trust einen Hilfsfonds, um von der COVD-19-Pandemie betroffene Künstler in Washington zu unterstützen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse der Community identifizieren, auf die Sie abzielen. Helfen direkte Barzahlungen? Oder wäre es wichtiger, Dinge wie Nahrung, Unterkunft und Vorräte bereitzustellen? Unmittelbar nach einer Katastrophe ist diese greifbarere Hilfe oft unerlässlich. Suchen Sie in diesem Fall nach gemeinnützigen Organisationen, die vor Ort Hilfsarbeit leisten.

2. Bestimmen Sie Ihre Finanzierungsquelle

Natürlich brauchen Sie etwas Startkapital, um Ihren Hilfsfonds aufzulegen. Darüber hinaus müssen Sie andere Möglichkeiten finden, um das Budget zu erhöhen. Die Anwerbung von Spendern ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Hilfsfähigkeit zu erweitern. Sie können dies tun durch:

• Mitarbeiterspenden : Erlauben Sie Mitarbeitern, Gehaltsabzüge zu verwenden, damit sie steuerfrei an den Fonds spenden können. Um einen zusätzlichen Anreiz zu bieten, können Sie auch anbieten, diese Spenden zu verdoppeln.
• Fundraising : Wenn ein Fund vorhanden ist, können Sie Ihre Community um Unterstützung bitten, indem Sie Fundraising-Events oder -Kampagnen erstellen.
• Partnerschaften mit anderen Organisationen : Finden Sie andere Unternehmen oder Stiftungen, die daran interessiert sein könnten, Ihr Anliegen zu unterstützen, und prüfen Sie, ob sie Ressourcen bündeln möchten.

3. Erstellen Sie einen Prüfungsausschuss

Bevor Sie einen Fonds gründen, müssen Sie entscheiden, welches Ihrer Teams das Projekt verwalten wird. Einige Unternehmen nutzen Humanressourcen, andere verlassen sich auf ihr CSR-Team. Darüber hinaus müssen Sie einen Ausschuss einrichten, der die Bewerbungen prüft.

Bei einem Community Relief Fund sollte Ihr Prüfungsausschuss einen breiten Querschnitt Ihrer Organisation repräsentieren. Diese Leute handeln nicht im Namen des Unternehmens; Sie werden als Einzelpersonen handeln. Sie wollen also eine Gruppe mit vielfältigen Perspektiven pflegen. Erstellen Sie beispielsweise kein Komitee, das nur aus Führungskräften oder nur aus der Personalabteilung besteht. Wenn möglich, sollten Sie auch Stimmen aus den betreuten Communities einbeziehen, da diese am besten wissen, was ihre Community-Mitglieder brauchen.

Priorisieren Sie bei einer Mitarbeiterhilfekasse die Anonymität. Sie möchten sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie um Unterstützung bitten. Dazu könnten Sie erwägen, einen Ausschuss mit Leuten von außerhalb Ihrer Organisation zu bilden.

4. Legen Sie Richtlinien fest

Sobald Sie Ihren Ausschuss zusammengestellt haben, müssen Sie Richtlinien für Bewerber erstellen. Zuallererst müssen Sie entscheiden, wer sich bewerben kann. Wenn Sie sich auf die Arbeitnehmerentlastung konzentrieren, müssen Sie bestimmen, welche Art von qualifizierenden Ereignissen Sie abdecken werden. Bei einem Community Relief Fund müssen Sie entscheiden, ob Sie Einzelpersonen oder Organisationen Hilfe leisten. Bestimmen Sie auch alle anderen Parameter rund um die Qualifizierung für Unterstützung. Müssen Stipendiaten in einem bestimmten Gebiet leben oder Teil einer bestimmten Bevölkerungsgruppe sein?

Sie müssen auch entscheiden, wie die Stipendiaten das erhaltene Geld ausgeben können. Obwohl Sie möglicherweise bestimmte Verwendungszwecke im Sinn haben, sollten Sie darauf achten, nicht zu viele Einschränkungen zu erstellen. Angesichts von Katastrophen brauchen die Menschen Flexibilität. Vertrauen Sie darauf, dass die Menschen, denen Sie helfen, wissen, was das Beste für sie ist – stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich an die IRS-Richtlinien halten.

Machen Sie sich Ihre Richtlinien klar. Geben Sie deutlich an, welche Qualifikationen Bewerber erfüllen und welche Unterlagen sie vorlegen müssen. Und geben Sie im Voraus die minimalen und maximalen Zuschussbeträge an, damit die Leute wissen, was sie verlangen und erwarten können.

5. Setzen Sie sich Ziele

Sie gründen einen Hilfsfonds, um Bedürftigen zu helfen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass das gesammelte Geld ungenutzt bleibt. Das Setzen von Zielen kann eine gute Möglichkeit sein, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen.

Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie mit Ihren Zielen zu spezifisch oder granular werden. Sie können einen bestimmten Geldbetrag oder eine bestimmte Anzahl von Stipendiaten anstreben. Sie können auch Absichten in Bezug auf Fundraising und Mitarbeiterbeteiligung festlegen. Wenn Sie einige Ziele schriftlich festhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die Ergebnisse des Programms mit Ihren ursprünglichen Vorstellungen vergleichen können. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihren Fall bei potenziellen Spendern vorzubringen.

6. Wählen Sie die richtigen Tools

Wenn Sie nach einer Software suchen, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Hilfsfonds hilft, möchten Sie sich auf Benutzerfreundlichkeit und Gerechtigkeit konzentrieren. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen hilft:

Erstellen Sie einen einfachen, unkomplizierten Prozess für Stipendiaten

Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, die Dinge kompliziert zu machen. Wählen Sie eine Lösung, die alles auf einer Plattform vereint und einfach zu navigieren ist.

Optimieren Sie den Überprüfungsprozess

Machen Sie es Ihrem Review-Team leicht, indem Sie eine Lösung wählen, die es ihnen ermöglicht, alle Bewerbungsmaterialien anzuzeigen, ohne sie herunterladen zu müssen.

Liefern Sie Geld schnell

Um in einer Krise Abhilfe zu schaffen, wollen Sie den Stipendiaten möglichst schnell Geld zukommen lassen. Suchen Sie nach Software, die den Vertrieb digitaler Gelder unterstützen kann.

Machen Sie Gerechtigkeit zu einer Priorität

Finden Sie eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Antworten des Überprüfungsteams zu verbergen, damit Sie persönliche oder demografische Daten verbergen können. Und stellen Sie sicher, dass Ihre Anwendung über ein mobiles Gerät zugänglich ist.

Messen Sie Ihre Wirkung

Mit der richtigen Software können Sie quantitative und qualitative Daten sammeln, um zu verstehen, wie sich Ihr Programm für Stipendiaten auswirkt.

Erweitern Sie Programme in der Zukunft

Mit einer robusten Plattform können Sie problemlos neue CSR-Programme starten.

7. Informieren Sie die Leute

Sobald Sie Ihren Fonds zum Laufen gebracht haben, müssen Sie lautstark werden und Wege finden, das Wort zu verbreiten. Stellen Sie bei einem Mitarbeiterhilfsfonds sicher, dass Sie die Mitarbeiter auf verschiedene Weise erreichen. Verstecken Sie die Ankündigung nicht einfach in einer E-Mail. Heben Sie ihn in Firmenmeetings und in den sozialen Medien hervor, hängen Sie Poster im Büro auf oder bitten Sie Manager, ihren Teams den Fonds direkt zu erklären.

Wenn Menschen Hilfe brauchen, möchten Sie, dass sie die Informationen des Hilfsfonds zur Hand haben. Erstellen Sie daher klare Anweisungen, wie Sie auf die Anwendung zugreifen und wer Ansprechpartner für Fragen ist.

Finden Sie für kommunale Hilfsfonds Wege, um potenzielle Stipendiaten zu erreichen. Nehmen Sie Kontakt mit Organisationen auf, die mit der Bevölkerung arbeiten, der Sie helfen möchten. Sei proaktiv; Suchen Sie nach Personen oder Gruppen, die zu Ihnen passen, und laden Sie sie ein, sich zu bewerben. Verwenden Sie soziale Medien, um das Wort zu verbreiten.

Wenn Sie hoffen, Mitarbeiterspenden zur Unterstützung des Hilfsfonds zu erhalten, beziehen Sie sie so weit wie möglich in den Prozess ein. Teilen Sie Ihre Inspiration für die Einführung des Hilfsfonds und alle Unternehmensziele, die Sie damit haben. Tun Sie Ihr Bestes, um die Leute zum Mitmachen zu inspirieren.

8. Melden Sie sich bei den Stipendiaten

Mit den richtigen Teams und Tools sind Sie bestens gerüstet, um mit der Annahme von Anträgen und der Bereitstellung von Mitteln zu beginnen. Sie sollten es auch zu einem Teil Ihres Prozesses machen, Feedback von den Stipendiaten einzuholen. Denken Sie daran, dass Sie Menschen helfen, die mit Krisen zu kämpfen haben, also erwarten Sie nicht, dass sie lange Fragebögen ausfüllen.

Als beispielsweise die Brooklyn Community Foundation im März 2020 einen Hilfsfonds für gemeinnützige Organisationen in der Region mobilisierte, taten sie ihr Bestes, um die Belastungen für die gemeinnützigen Organisationen so gering wie möglich zu halten.

Schon vor unserer Reaktion auf COVID-19 haben wir daran gearbeitet, die Belastung für gemeinnützige Organisationen zu minimieren, weil wir verstehen, dass selbst der Prozess der Bewerbung und Beantwortung von RFPs Arbeit ist.

--Marcella J. Tillett, Vizepräsidentin für Programme und Partnerschaften bei der Brooklyn Community Foundation

Grenzen Sie ein, was Sie über die Erfahrungen Ihrer Stipendiaten wissen möchten, und finden Sie einen einfachen Weg für sie, mit ihnen in Kontakt zu treten. Eine kurze Umfrage ist dafür ein großartiges Werkzeug.

Vergessen Sie nicht, Ihre Stipendiaten und ihre Menschlichkeit in den Mittelpunkt zu stellen. Verwenden Sie eine Sprache, die ihre Not anerkennt, und geben Sie ihnen Raum, ihre Geschichten zu teilen, wenn sie möchten. Stellen Sie kurze, aber offene Fragen. Arts Mid-Hudson, eine gemeinnützige Organisation, die sich der Unterstützung von Künstlern im Hudson Valley verschrieben hat, stellte fest, dass das Stellen offener Fragen ihnen dabei half, herauszufinden, welche Art von Daten wirklich wichtig sind.

Ihre Stipendiaten können Ihnen einen einzigartigen Überblick über Ihr Hilfsprogramm bieten. Vergeuden Sie es nicht. Wenn sie sich die Zeit nehmen, Feedback zu geben, achten Sie darauf, nach Wegen zu suchen, um ihre Bedenken auszuräumen. Wenn Sie von Stipendiaten hören, dass ein Teil des Bewerbungsprozesses unnötig herausfordernd oder verwirrend ist, suchen Sie nach Möglichkeiten, die Dinge zu vereinfachen.

9. Stellen Sie fest, ob Ihre Mittel dem Bedarf entsprechen

Wenn Sie den Erfolg Ihres Programms beurteilen, sollten Sie feststellen, ob Ihre Mittel den Bedürfnissen der Menschen entsprechen, denen Sie dienen möchten. Wenn Sie feststellen, dass Sie qualifizierte Bewerber abweisen, suchen Sie möglicherweise nach Möglichkeiten, mehr Geld zu sammeln. Oder Sie könnten Ihren Fokus auf eine kleinere demografische Gruppe beschränken. Wenn Sie beispielsweise Menschen nach einer Katastrophe helfen, konzentrieren Sie sich beim nächsten Mal vielleicht auf Menschen mit geringem Einkommen oder Familien mit Kindern.

Wenn Sie stattdessen nicht genügend Anträge für die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel erhalten, können Sie die Anforderungen erweitern. Sie können sich auch Ihre Reichweite ansehen. Können Sie sich mit Organisationen und Personen in Verbindung setzen, die sich qualifizieren und ihnen die Bewerbung erleichtern würden? Wie Crew Nation bei der Einführung eines Hilfsprogramms für von der Pandemie betroffene Tournee- und Veranstaltungsort-Crewmitglieder herausfand, waren Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung.

Seien Sie bereit, den Moment zu treffen

Als die Pandemie ausbrach, durchlief die Philanthropie – wie alles andere auch – einen unglaublichen Umbruch. Die Organisationen, die die Arbeit zur Einrichtung eines Hilfsfonds geleistet hatten, waren bereit, sich im Moment zu treffen. Wie Kristin Kenney von Carol Cone ON PURPOSE in Bezug auf 2020 feststellt: „Unternehmen, die ein Programm und einen Zweck hatten, konnten viel schneller und authentischer reagieren.“ Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, die Prozesse, die Infrastruktur und die Tools einzurichten, stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, schnelle Hilfe zu leisten, wenn Ihre Gemeinde sie am dringendsten benötigt.

Submittable ist eine Spendensoftware für Unternehmen, die entwickelt wurde, um Sie bei der Einrichtung und Verwaltung Ihres Hilfsfonds zu unterstützen. Als Social-Impact-Plattform, die sich auf Gerechtigkeit und Einfachheit konzentriert, können wir Ihnen helfen, sofort eine sinnvolle Wirkung zu erzielen. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie.