Crie um fundo de ajuda para aparecer em sua comunidade

Hoje em dia, somos constantemente lembrados de como as coisas podem mudar rapidamente. A pandemia do COVID-19, em particular, demonstrou com que facilidade a vida como a conhecemos pode ser alterada.

Quando as crises acontecem – seja uma emergência individual ou um evento global – organizações como a sua estão na posição privilegiada para dar uma mão.

A criação de um fundo de ajuda emergencial garante que você esteja pronto para apoiar sua comunidade em tempos de crise. Com ênfase na velocidade e flexibilidade, um fundo de alívio permite que sua organização forneça assistência rápida e isenta de impostos às pessoas que mais precisam. Você também pode usar seu fundo para explorar e reunir recursos adicionais da comunidade mais ampla.

O que é um fundo de socorro?

Um fundo de ajuda é uma reserva de dinheiro destinada a ajudar pessoas em crise. Ele pode ajudar as pessoas em uma emergência pessoal, como um acidente de carro, doença ou incêndio em casa. Ou pode abordar um evento local ou global, como um desastre natural ou uma pandemia. O fundo é usado para fazer doações, que são concedidas diretamente a pessoas necessitadas ou a organizações que realizam trabalhos de assistência.

Para empresas que desejam lançar um fundo de ajuda, existem duas abordagens distintas: você pode criar um funcionário ou um fundo de ajuda comunitária.

• Um fundo de alívio de funcionários é designado para ajudar seus funcionários em uma crise pessoal.
• Um fundo de ajuda comunitária permite que você apoie uma comunidade específica afetada por um evento.

Independentemente da abordagem adotada, as nove etapas a seguir podem ajudá-lo a criar estratégias, lançar e gerenciar um fundo de ajuda bem-sucedido.

Como configurar seu fundo de ajuda em 9 passos

1. Selecione seu foco

Para determinar como estruturar seu fundo, decida se deseja oferecer ajuda aos funcionários ou à comunidade.

Fundo de ajuda a funcionários

Em primeiro lugar, considere os benefícios de um fundo de assistência ao empregado. Em 2020, 36% das famílias dos EUA disseram que não conseguiriam cobrir uma despesa inesperada de US$ 400. Para essas pessoas, um acidente repentino pode criar uma quantidade incrível de estresse financeiro e emocional.

Ter recursos prontos para ajudar seus funcionários beneficia a todos. Você pode aliviar o estresse financeiro e permitir que eles se concentrem nos componentes emocionais, físicos e logísticos da recuperação. Pessoas estressadas não fazem um bom trabalho. Ajudar a aliviar seu fardo permite que eles dêem o melhor de si para a equipe.

Além disso, a criação de um fundo de ajuda aos funcionários também pode ajudar a promover uma cultura de trabalho positiva e diminuir a rotatividade. Seus funcionários não são apenas as horas que dedicam – eles têm vidas plenas e complexas. Se você os tratar com empatia e compaixão, é muito mais provável que eles fiquem por perto.

Fundo de ajuda comunitária

Se você já tem um fundo de ajuda para funcionários ou está interessado em entrar em contato de uma maneira diferente, um fundo de ajuda comunitária é uma boa opção. Considere quem você está procurando ajudar. Você está lançando um fundo em resposta a um evento ou desastre, ou está visando um grupo específico, como crianças, educadores, pessoas LGBTQ, sobreviventes de violência doméstica etc.? Por exemplo, a organização sem fins lucrativos Artist Trust usou um fundo de ajuda para apoiar artistas de Washington afetados pela pandemia de COVD-19.

Certifique-se de identificar o que a comunidade que você está segmentando precisa. Os pagamentos diretos em dinheiro ajudarão? Ou seria mais importante fornecer coisas como comida, abrigo e suprimentos? Muitas vezes, logo após um desastre, essa ajuda mais tangível é essencial. Nesse caso, procure organizações sem fins lucrativos que fazem trabalho de ajuda no local.

2. Determine sua fonte de financiamento

Claro, você precisará de algum dinheiro inicial para lançar seu fundo de ajuda. Além disso, você precisará identificar outras maneiras de aumentar o orçamento. Recrutar doadores é uma ótima maneira de ampliar sua capacidade de ajudar. Você pode fazer isso através de:

• Doações de funcionários : Permita que os funcionários usem o desconto do salário para que possam doar para o fundo sem impostos. Para fornecer um incentivo extra, você também pode oferecer para igualar essas doações.
• Arrecadação de fundos : com um fundo, você pode entrar em contato com sua comunidade para obter apoio criando eventos ou campanhas de angariação de fundos.
• Parcerias com outras organizações : Encontre outras empresas ou fundações que possam estar interessadas em apoiar sua causa e veja se elas desejam reunir recursos.

3. Crie um comitê de revisão

Antes de iniciar um fundo, você precisa decidir qual de suas equipes gerenciará o projeto. Algumas empresas utilizam recursos humanos, outras contam com sua equipe de RSC. Além disso, você precisa criar um comitê para analisar as inscrições.

Para um fundo de ajuda comunitária, seu comitê de revisão deve representar uma ampla seção transversal de sua organização. Essas pessoas não estão agindo em nome da empresa; eles estarão agindo como indivíduos. Então você quer cultivar um grupo com uma variedade de perspectivas diversas. Por exemplo, não crie um comitê apenas de liderança ou apenas de RH. Se possível, você também deve incluir vozes das comunidades atendidas, pois elas sabem melhor o que os membros da comunidade precisam.

Para um fundo de ajuda a funcionários, priorize o anonimato. Você quer garantir que os funcionários se sintam à vontade para pedir assistência. Para fazer isso, você pode considerar formar um comitê com pessoas de fora da sua organização.

4. Defina diretrizes

Depois de ter seu comitê reunido, você precisa criar diretrizes para os candidatos. Em primeiro lugar, você precisa decidir quem pode se inscrever. Se você estiver focado no alívio dos funcionários, precisará determinar que tipo de eventos de qualificação cobrirá. Para um fundo de ajuda comunitária, você precisa decidir se está fornecendo ajuda a indivíduos ou organizações. Determine também quaisquer outros parâmetros em torno da qualificação para assistência. Os donatários precisam morar em uma determinada área ou fazer parte de um determinado grupo demográfico?

Você também precisará decidir como os beneficiários podem gastar o dinheiro que recebem. Embora você possa ter usos específicos em mente, lembre-se de criar muitas restrições. Diante do desastre, as pessoas precisam de flexibilidade. Confie nas pessoas que você está ajudando para saber o que é melhor para elas – apenas certifique-se de seguir as diretrizes do IRS.

Seja claro sobre suas diretrizes. Indique claramente quais as qualificações que os candidatos devem atender e qual a documentação que eles precisam fornecer. E inclua antecipadamente os valores mínimos e máximos do subsídio para que as pessoas saibam o que pedir e esperar.

5. Defina metas

Você está criando um fundo de ajuda para fornecer assistência aos necessitados. A última coisa que você quer é que o dinheiro que você arrecada não seja utilizado. Definir metas pode ser uma boa maneira de se responsabilizar.

Não se preocupe em ser muito específico ou granular com seus objetivos. Você pode apontar para uma certa quantia de dinheiro concedida ou número de beneficiários. Você também pode definir intenções em torno da angariação de fundos e da participação dos funcionários. Colocar algumas metas por escrito garante que você tenha uma maneira de comparar os resultados do programa com o que você imaginou originalmente. Também pode ajudá-lo a apresentar seu caso a doadores em potencial.

6. Escolha as ferramentas certas

Quando você procura um software para ajudá-lo a gerenciar seu fundo de alívio, deseja se concentrar na facilidade e na equidade. Procure uma solução que o ajude:

Crie um processo simples e fácil para os beneficiários

A última coisa que você quer fazer é complicar as coisas. Escolha uma solução que abrigue tudo em uma plataforma e seja fácil de navegar.

Simplifique o processo de revisão

Facilite a sua equipe de revisão escolhendo uma solução que permita visualizar todos os materiais de inscrição sem precisar baixá-los.

Entregue fundos rapidamente

Para fornecer alívio em uma crise, você deseja obter dinheiro para os beneficiários o mais rápido possível. Procure um software que possa dar suporte à distribuição de fundos digitais.

Priorize a equidade

Encontre uma solução que permita ocultar as respostas da equipe de revisão para que você possa ocultar dados pessoais ou demográficos. E certifique-se de que seu aplicativo esteja acessível por meio de um dispositivo móvel.

Meça seu impacto

O software certo permitirá que você colete dados quantitativos e qualitativos para entender como seu programa está fazendo a diferença para os beneficiários.

Expandir programas no futuro

Uma plataforma robusta permitirá que você lance novos programas de RSC com facilidade.

7. Informe as pessoas

Depois de ter seu fundo em funcionamento, você precisa se expressar e encontrar maneiras de espalhar a palavra. Para um fundo de ajuda aos funcionários, certifique-se de entrar em contato com os funcionários de várias maneiras. Não basta enterrar o anúncio em um e-mail. Destaque-o nas reuniões da empresa e nas mídias sociais, coloque cartazes pelo escritório ou peça aos gerentes que expliquem o fundo diretamente às suas equipes.

Quando as pessoas precisam de ajuda, você quer que elas tenham as informações do fundo de ajuda à mão. Por isso, crie instruções claras sobre como acessar o aplicativo e quem será o ponto de contato para dúvidas.

Para fundos de ajuda comunitária, encontre maneiras de contatar potenciais beneficiários. Entre em contato com organizações que trabalham com a população que você deseja ajudar. Seja pro ativo; procure pessoas ou grupos que se encaixem no perfil e convide-os a se inscrever. Use as redes sociais para divulgar.

Se você espera receber doações de funcionários para ajudar a apoiar o fundo de ajuda, inclua-as no processo o máximo possível. Compartilhe sua inspiração para lançar o fundo de ajuda e quaisquer objetivos da empresa que você tenha em torno dele. Faça o seu melhor para inspirar as pessoas a se envolverem.

8. Fazer check-in com os beneficiários

Com as equipes e ferramentas certas, você está pronto para começar a aceitar inscrições e entregar fundos. Você também vai querer fazer parte do seu processo para obter feedback dos beneficiários. Lembre-se, você está ajudando pessoas que estão lidando com crises, então não espere que elas preencham longos questionários.

Por exemplo, quando a Brooklyn Community Foundation mobilizou um fundo de resposta para organizações sem fins lucrativos da área em março de 2020, eles fizeram o possível para minimizar os encargos para as organizações sem fins lucrativos.

Mesmo antes de nossa resposta ao COVID-19, trabalhamos para minimizar a carga sobre as organizações sem fins lucrativos porque entendemos que mesmo o processo de inscrição e resposta a RFPs é trabalhoso.

--Marcella J. Tillett, vice-presidente de programas e parcerias da Brooklyn Community Foundation

Restrinja o que você deseja saber sobre as experiências de seus beneficiários e encontre uma maneira fácil de entrar em contato. Uma pequena pesquisa é uma ótima ferramenta para isso.

Não se esqueça de centralizar seus donatários e sua humanidade. Use uma linguagem que reconheça suas dificuldades e dê a eles espaço para compartilhar suas histórias, se quiserem. Faça perguntas curtas, mas abertas. A Arts Mid-Hudson, uma organização sem fins lucrativos dedicada a apoiar artistas no Hudson Valley, descobriu que fazer perguntas abertas os ajudava a identificar que tipo de dados era realmente importante.

Seus beneficiários podem oferecer a você uma visão única do seu programa de ajuda. Não o desperdice. Se eles demorarem para compartilhar feedback, procure maneiras de resolver qualquer uma de suas preocupações. Se você ouvir de bolsistas que alguma parte do processo de inscrição é desnecessariamente desafiadora ou confusa, procure maneiras de simplificar as coisas.

9. Determine se seus fundos atendem à necessidade

Ao avaliar o sucesso de seu programa, você desejará determinar se seus fundos atendem às necessidades das pessoas que deseja servir. Se você estiver recusando candidatos qualificados, poderá procurar maneiras de arrecadar mais dinheiro. Ou você pode restringir seu foco a um grupo demográfico menor. Por exemplo, se você estiver prestando ajuda a pessoas após um desastre, talvez da próxima vez você se concentre em pessoas de baixa renda ou famílias com crianças.

Se, em vez disso, você não estiver recebendo solicitações suficientes para os fundos disponíveis, considere expandir os requisitos. Você também pode olhar para o seu alcance. Você pode entrar em contato com organizações e pessoas que se qualificariam e facilitariam sua inscrição? Como a Crew Nation descobriu quando lançou um programa de ajuda para membros da equipe de turnês e locais afetados pela pandemia, flexibilidade e adaptabilidade foram fundamentais.

Esteja pronto para conhecer o momento

Quando a pandemia chegou, a filantropia – como tudo – passou por uma reviravolta incrível. As organizações que haviam feito o trabalho de criação de um fundo de socorro estavam prontas para enfrentar o momento. Como Kristin Kenney, da Carol Cone ON PURPOSE, observa em relação a 2020, “as empresas que tinham um programa e um propósito em vigor foram capazes de responder com muito mais rapidez e autenticidade”. Dedicar tempo para implementar os processos, a infraestrutura e as ferramentas agora garantirá que você esteja preparado para fornecer ajuda rápida quando sua comunidade mais precisar.

O Submittable é um software de doação corporativo criado para ajudá-lo a lançar e gerenciar seu fundo de ajuda. Como uma plataforma de impacto social focada em equidade e simplicidade, podemos ajudá-lo a causar um impacto significativo imediatamente. Entre em contato para saber como.