قم بإنشاء صندوق إغاثة لتظهر من أجل مجتمعك

في هذه الأيام ، يتم تذكيرنا باستمرار بمدى سرعة تغير الأشياء. أظهر جائحة COVID-19 على وجه الخصوص مدى سهولة قلب الحياة كما نعلم.

عندما تندلع الأزمات - سواء كانت حالة طوارئ فردية أو حدثًا عالميًا - تكون المنظمات مثل منظمتك في وضع فريد لتقديم يد المساعدة.

يضمن إنشاء صندوق إغاثة في حالات الطوارئ أنك على استعداد لدعم مجتمعك في أوقات الأزمات. مع التركيز على السرعة والمرونة ، يتيح صندوق الإغاثة لمؤسستك تقديم مساعدة سريعة ومعفاة من الضرائب للأشخاص الذين هم في أمس الحاجة إليها. يمكنك أيضًا استخدام أموالك للاستفادة من موارد إضافية وتجميعها من المجتمع الأوسع.

ما هو صندوق الإغاثة؟

صندوق الإغاثة هو عبارة عن مجموعة من الأموال المخصصة لمساعدة الأشخاص في الأزمات. يمكن أن يساعد الناس خلال حالات الطوارئ الشخصية ، مثل حادث سيارة أو مرض أو حريق في المنزل. أو يمكنها معالجة حدث محلي أو عالمي ، مثل كارثة طبيعية أو جائحة. يستخدم الصندوق لتقديم المنح ، والتي تُمنح مباشرة للمحتاجين أو للمنظمات التي تقوم بأعمال الإغاثة.

بالنسبة للشركات التي تتطلع إلى إطلاق صندوق إغاثة ، هناك طريقتان متميزتان: يمكنك إنشاء موظف أو صندوق إغاثة مجتمعي.

• تم تخصيص صندوق إغاثة الموظف لمساعدة موظفيك خلال أزمة شخصية.
• يتيح لك صندوق الإغاثة المجتمعية دعم مجتمع معين متأثر بحدث ما.

بغض النظر عن النهج الذي تتبعه ، يمكن أن تساعدك الخطوات التسع التالية في وضع استراتيجية لصندوق إغاثة ناجح وإطلاقه وإدارته.

كيفية إنشاء صندوق الإغاثة الخاص بك في 9 خطوات

1. حدد تركيزك

لتحديد كيفية هيكلة صندوقك ، قرر ما إذا كنت تريد تقديم الإغاثة للموظفين أو المجتمع.

صندوق إغاثة الموظفين

أولاً ، ضع في اعتبارك فوائد صندوق إعانة الموظفين. في عام 2020 ، قالت 36٪ من الأسر الأمريكية إنها لن تكون قادرة على تغطية نفقات غير متوقعة قدرها 400 دولار. بالنسبة لهؤلاء الأشخاص ، يمكن أن يؤدي وقوع حادث مفاجئ إلى قدر هائل من الضغط المالي والعاطفي.

امتلاك الموارد على أهبة الاستعداد لمساعدة موظفيك في إفادة الجميع. يمكنك تخفيف الضغط المالي والسماح لهم بالتركيز بدلاً من ذلك على المكونات العاطفية والجسدية واللوجستية للتعافي. الأشخاص المرهقون لا يقومون بعمل جيد. تساعدهم المساعدة في تخفيف العبء على تقديم أفضل ما لديهم إلى الفريق.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد إنشاء صندوق إغاثة الموظف أيضًا في تعزيز ثقافة عمل إيجابية وتقليل معدل دوران الموظفين. إن موظفيك ليسوا مجرد الساعات التي يقضونها - فهم يتمتعون بحياة كاملة ومعقدة. إذا عاملتهم بتعاطف ورحمة ، فمن المرجح أن يظلوا في مكانهم.

صندوق إغاثة المجتمع

إذا كان لديك بالفعل صندوق إغاثة موظف أو كنت مهتمًا بالتواصل بطريقة مختلفة ، فإن صندوق الإغاثة المجتمعية يعد خيارًا جيدًا. ضع في اعتبارك من تبحث عن المساعدة. هل تطلق صندوقًا استجابةً لحدث أو كارثة ، أم أنك تستهدف مجموعة معينة مثل الأطفال ، والمعلمين ، وأفراد مجتمع الميم ، والناجين من العنف المنزلي ، وما إلى ذلك؟ على سبيل المثال ، استخدمت مؤسسة Artist Trust غير الربحية صندوق إغاثة لدعم فناني واشنطن المتضررين من جائحة COVD-19.

تأكد من تحديد احتياجات المجتمع الذي تستهدفه. هل المدفوعات النقدية المباشرة تساعد؟ أم أنه من المهم توفير أشياء مثل الطعام والمأوى والإمدادات؟ في كثير من الأحيان في أعقاب الكارثة مباشرة ، تكون هذه المساعدة الملموسة ضرورية. في هذه الحالة ، ابحث عن المنظمات غير الربحية التي تقوم بأعمال الإغاثة على الأرض.

2. تحديد مصدر التمويل الخاص بك

بالطبع ، ستحتاج إلى بعض الأموال الأولية لإطلاق صندوق الإغاثة الخاص بك. أبعد من ذلك ، ستحتاج إلى تحديد طرق أخرى لزيادة الميزانية. يعد تجنيد المتبرعين طريقة رائعة لتوسيع قدرتك على المساعدة. يمكنك القيام بذلك من خلال:

• تبرعات الموظفين : اسمح للموظفين باستخدام خصم الراتب حتى يتمكنوا من التبرع للصندوق معفاة من الضرائب. لتوفير حافز إضافي ، يمكنك أيضًا عرض مطابقة هذه التبرعات.
• جمع الأموال : مع وجود صندوق ، يمكنك الوصول إلى مجتمعك للحصول على الدعم من خلال إنشاء أحداث أو حملات لجمع التبرعات.
• الشراكات مع المنظمات الأخرى : ابحث عن الشركات أو المؤسسات الأخرى التي قد تكون مهتمة بدعم قضيتك ومعرفة ما إذا كانت تريد تجميع الموارد.

3. إنشاء لجنة مراجعة

قبل أن تبدأ صندوقًا ، عليك أن تقرر فريقك الذي سيدير ​​المشروع. بعض الشركات تستخدم الموارد البشرية ، والبعض الآخر يعتمد على فريق المسؤولية الاجتماعية للشركات. علاوة على ذلك ، تحتاج إلى إنشاء لجنة لمراجعة الطلبات.

بالنسبة لصندوق إغاثة المجتمع ، يجب أن تمثل لجنة المراجعة الخاصة بك قطاعًا عريضًا من مؤسستك. هؤلاء الأشخاص لا يتصرفون نيابة عن الشركة ؛ سوف يتصرفون كأفراد. لذا فأنت تريد تكوين مجموعة ذات وجهات نظر متنوعة. على سبيل المثال ، لا تقم بإنشاء لجنة للقيادة فقط أو للموارد البشرية فقط. إذا كان ذلك ممكنًا ، فستحتاج أيضًا إلى تضمين أصوات من المجتمعات التي يتم تقديمها لأنهم يعرفون جيدًا ما يحتاجه أفراد مجتمعهم.

بالنسبة لصندوق إغاثة الموظف ، أعط الأولوية لإخفاء الهوية. تريد التأكد من أن الموظفين يشعرون بالراحة عند طلب المساعدة. للقيام بذلك ، قد تفكر في تشكيل لجنة مع أشخاص من خارج مؤسستك.

4. تعيين المبادئ التوجيهية

بمجرد أن يتم تجميع لجنتك ، تحتاج إلى إنشاء إرشادات للمتقدمين. أولاً وقبل كل شيء ، عليك أن تقرر من يمكنه التقديم. إذا كنت تركز على إغاثة الموظف ، فأنت بحاجة إلى تحديد نوع الأحداث المؤهلة التي ستغطيها. بالنسبة لصندوق إغاثة المجتمع ، عليك أن تقرر ما إذا كنت تقدم المساعدة للأفراد أو المنظمات. حدد أيضًا أي معلمات أخرى حول التأهل للحصول على المساعدة. هل يحتاج المستفيدون إلى العيش في منطقة معينة أو أن يكونوا جزءًا من مجموعة سكانية معينة؟

ستحتاج أيضًا إلى تحديد كيفية إنفاق المستفيدين للأموال التي يتلقونها. على الرغم من أنه قد يكون لديك استخدامات محددة في الاعتبار ، فاحرص على إنشاء الكثير من القيود. في مواجهة الكارثة ، يحتاج الناس إلى المرونة. ثق في الأشخاص الذين تساعدهم في معرفة الأفضل بالنسبة لهم - فقط تأكد من أنك تلتزم بإرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية.

كن واضحا بشأن المبادئ التوجيهية الخاصة بك. اذكر بوضوح المؤهلات التي يجب على المتقدمين استيفاؤها والوثائق التي يحتاجون إلى تقديمها. وقم بتضمين الحد الأدنى والحد الأقصى لمبالغ المنح مقدمًا حتى يعرف الناس ما يطلبونه ويتوقعونه.

5. تحديد الأهداف

أنت تقوم بإنشاء صندوق إغاثة لتقديم المساعدة للمحتاجين. آخر شيء تريده هو عدم استخدام الأموال التي تجمعها. يمكن أن يكون تحديد الأهداف طريقة جيدة لمحاسبة نفسك.

لا تقلق بشأن أن تكون محددًا جدًا أو دقيقًا في أهدافك. يمكنك أن تهدف إلى الحصول على مبلغ معين من المال الممنوح أو عدد من الممنوحين. يمكنك أيضًا تحديد النوايا حول جمع التبرعات ومشاركة الموظفين. يضمن وضع بعض الأهداف كتابيًا أن يكون لديك طريقة لمقارنة نتائج البرنامج بما كنت تتصوره في الأصل. يمكن أن يساعدك أيضًا في عرض قضيتك للمانحين المحتملين.

6. اختر الأدوات المناسبة

عندما تبحث عن برنامج لمساعدتك في إدارة صندوق الإغاثة الخاص بك ، فأنت تريد التركيز على السهولة والإنصاف. ابحث عن حل يساعدك:

قم بإنشاء عملية بسيطة وسهلة للمستفيدين

آخر شيء تريد القيام به هو جعل الأمور معقدة. اختر حلاً يضم كل شيء في منصة واحدة ويسهل التنقل فيه.

تبسيط عملية المراجعة

اجعل الأمر سهلاً على فريق المراجعة الخاص بك عن طريق اختيار حل يسمح لهم بمشاهدة جميع مواد التطبيق دون الحاجة إلى تنزيلها.

تسليم الأموال بسرعة

لتوفير الإغاثة في أزمة ما ، تريد الحصول على الأموال للمتلقي في أسرع وقت ممكن. ابحث عن البرامج التي يمكنها دعم توزيع الأموال الرقمية.

اجعل الإنصاف أولوية

ابحث عن حل يسمح لك بإخفاء الردود من فريق المراجعة حتى تتمكن من إخفاء البيانات الشخصية أو الديموغرافية. وتأكد من إمكانية الوصول إلى تطبيقك عبر جهاز محمول.

قياس تأثيرك

سيسمح لك البرنامج المناسب بجمع البيانات الكمية والنوعية لفهم كيف يُحدث برنامجك فرقًا بالنسبة إلى المستفيدين.

قم بتوسيع البرامج في المستقبل

ستتيح لك المنصة القوية إطلاق برامج المسؤولية الاجتماعية للشركات الجديدة بسهولة.

7. دع الناس يعرفون

بمجرد إنشاء صندوقك وتشغيله ، ستحتاج إلى التحدث بصوت عالٍ وإيجاد طرق لنشر الكلمة. بالنسبة لصندوق إغاثة الموظف ، تأكد من الوصول إلى الموظفين بطرق متعددة. لا تدفن الإعلان في رسالة بريد إلكتروني فقط. قم بتمييزه في اجتماعات الشركة وعلى وسائل التواصل الاجتماعي ، وقم بوضع ملصقات حول المكتب ، أو اطلب من المديرين شرح الصندوق مباشرة لفرقهم.

عندما يحتاج الناس إلى المساعدة ، فأنت تريد منهم الحصول على معلومات صندوق الإغاثة في متناول اليد. لذلك قم بإنشاء تعليمات واضحة حول كيفية الوصول إلى التطبيق ومن سيكون نقطة الاتصال للأسئلة.

بالنسبة لصناديق الإغاثة المجتمعية ، ابحث عن طرق للوصول إلى المستفيدين المحتملين. تواصل مع المنظمات التي تعمل مع السكان الذين ترغب في مساعدتهم. كن استباقيًا ؛ ابحث عن الأشخاص أو المجموعات التي تناسب القانون وادعهم للتقدم. استخدم وسائل التواصل الاجتماعي لنشر الخبر.

إذا كنت تأمل في الحصول على تبرعات من الموظفين للمساعدة في دعم صندوق الإغاثة ، فقم بتضمينهم في العملية قدر الإمكان. شارك بإلهامك لإطلاق صندوق الإغاثة وأي أهداف للشركة حولها. ابذل قصارى جهدك لإلهام الناس للمشاركة.

8. تحقق مع المستفيدين

مع وجود الفرق والأدوات المناسبة ، تكون جاهزًا لبدء قبول الطلبات وتقديم الأموال. ستحتاج أيضًا إلى جعله جزءًا من عمليتك للحصول على تعليقات من المستفيدين. تذكر أنك تساعد الأشخاص الذين يتعاملون مع الأزمات ، لذلك لا تتوقع منهم إكمال الاستبيانات الطويلة.

على سبيل المثال ، عندما حشدت مؤسسة Brooklyn Community Foundation صندوق استجابة للمنظمات غير الربحية في المنطقة في مارس 2020 ، بذلوا قصارى جهدهم لتقليل الأعباء على المنظمات غير الربحية.

حتى قبل استجابتنا لـ COVID-19 ، كنا نعمل على تقليل العبء على المنظمات غير الربحية لأننا ندرك أنه حتى عملية تقديم طلبات تقديم العروض والاستجابة لها ، هذا هو العمل.

- Marcella J. Tillett ، نائب رئيس البرامج والشراكات في Brooklyn Community Foundation

تضييق نطاق ما تريد معرفته عن تجارب المستفيدين من المنح الخاصة بك وإيجاد طريقة سهلة للتواصل معهم. المسح القصير هو أداة رائعة لذلك.

لا تنسَ التركيز على المستفيدين من المنح وإنسانيتهم. استخدم اللغة التي تعترف بمصاعبهم وامنحهم مساحة لمشاركة قصصهم إذا أرادوا ذلك. اطرح أسئلة قصيرة ولكن مفتوحة. وجدت Arts Mid-Hudson ، وهي منظمة غير ربحية مكرسة لدعم الفنانين في وادي هدسون ، أن طرح أسئلة مفتوحة ساعدهم على تحديد نوع البيانات المهم حقًا.

يمكن لمتلقي المنح أن يقدموا لك عرضًا فريدًا لبرنامج الإغاثة الخاص بك. لا تهدر. إذا استغرقوا وقتًا في مشاركة التعليقات ، فتأكد من البحث عن طرق لمعالجة أي من مخاوفهم. إذا سمعت من المستفيدين أن جزءًا من عملية التقديم يمثل تحديًا أو مربكًا دون داعٍ ، فابحث عن طرق لتبسيط الأمور.

9. تحديد ما إذا كانت أموالك تتناسب مع الحاجة

أثناء تقييم نجاح برنامجك ، سترغب في تحديد ما إذا كانت أموالك تتناسب مع احتياجات الأشخاص الذين تريد خدمتهم. إذا وجدت نفسك بعيدًا عن المتقدمين المؤهلين ، فقد تبحث عن طرق لجمع المزيد من الأموال. أو يمكنك تضييق نطاق تركيزك على فئة ديموغرافية أصغر. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم المساعدة للأشخاص بعد وقوع كارثة ، فربما تركز في المرة القادمة على الأشخاص ذوي الدخل المنخفض أو العائلات التي لديها أطفال.

إذا كنت بدلاً من ذلك لا تتلقى طلبات كافية للحصول على الأموال المتاحة لديك ، فقد تفكر في توسيع المتطلبات. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على التوعية الخاصة بك. هل يمكنك التواصل مع المنظمات والأشخاص المؤهلين وتسهيل عليهم التقديم؟ كما اكتشف Crew Nation عندما طرحوا برنامج الإغاثة للجولة وأعضاء طاقم المكان المتأثرين بالوباء ، كانت المرونة والقدرة على التكيف أمرًا أساسيًا.

كن مستعدًا للقاء اللحظة

عندما ضرب الوباء ، مر العمل الخيري - مثل كل شيء - باضطراب لا يُصدق. المنظمات التي قامت بعمل إنشاء صندوق إغاثة كانت على استعداد لمواجهة اللحظة. كما لاحظت كريستين كيني من Carol Cone ON PURPOSE فيما يتعلق بعام 2020 ، "كانت الشركات التي لديها برنامج وهدف في مكانها قادرة على الاستجابة بشكل أسرع وأكثر أصالة." سيضمن استغراق الوقت لوضع العمليات والبنية التحتية والأدوات في مكانها الصحيح أنك على استعداد لتقديم الإغاثة السريعة عندما يكون مجتمعك في أمس الحاجة إليها.

submittable هو برنامج تبرع للشركات مصمم لمساعدتك في إطلاق وإدارة صندوق الإغاثة الخاص بك. بصفتنا منصة تأثير اجتماعي تركز على الإنصاف والبساطة ، يمكننا مساعدتك في إحداث تأثير هادف على الفور. تواصل معنا لتكتشف كيف