สร้างกองทุนสงเคราะห์เพื่อแสดงให้ชุมชนของคุณ

ทุกวันนี้ เราได้รับการเตือนอยู่เสมอว่าสิ่งต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การระบาดใหญ่ของ COVID-19 แสดงให้เห็นว่าชีวิตที่เรารู้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายเพียงใด

เมื่อเกิดวิกฤต ไม่ว่าจะเป็นเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลหรือเหตุการณ์ระดับโลก องค์กรเช่นคุณอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครที่จะให้ความช่วยเหลือ

การตั้งกองทุนบรรเทาทุกข์ฉุกเฉินช่วยให้แน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือชุมชนของคุณในยามวิกฤต ด้วยการเน้นที่ความเร็วและความยืดหยุ่น กองทุนบรรเทาทุกข์ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถให้ความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วและปลอดภาษีแก่ผู้ที่ต้องการมากที่สุด คุณยังสามารถใช้เงินทุนของคุณเพื่อเข้าถึงและรวบรวมทรัพยากรเพิ่มเติมจากชุมชนในวงกว้าง

กองทุนบรรเทาทุกข์คืออะไร?

กองทุนบรรเทาทุกข์เป็นกลุ่มเงินที่กำหนดให้ช่วยเหลือผู้คนในภาวะวิกฤต สามารถช่วยเหลือผู้คนในกรณีฉุกเฉิน เช่น อุบัติเหตุทางรถยนต์ การเจ็บป่วย หรือไฟไหม้บ้าน หรืออาจกล่าวถึงเหตุการณ์ระดับท้องถิ่นหรือระดับโลก เช่น ภัยธรรมชาติหรือโรคระบาด กองทุนนี้ใช้เพื่อให้ทุนซึ่งมอบให้โดยตรงกับผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือหรือองค์กรที่ทำงานบรรเทาทุกข์

สำหรับธุรกิจที่ต้องการเปิดตัวกองทุนบรรเทาทุกข์ มีสองวิธีที่แตกต่างกัน: คุณสามารถสร้างพนักงานหรือกองทุนบรรเทาทุกข์ของชุมชนได้

• กองทุนสงเคราะห์พนักงาน ถูกกำหนดขึ้นเพื่อช่วยเหลือพนักงานของคุณผ่านวิกฤตส่วนตัว
• กองทุนบรรเทาทุกข์ชุมชน ช่วยให้คุณสามารถสนับสนุนชุมชนเฉพาะที่ได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์

โดยไม่คำนึงถึงแนวทางที่คุณใช้ 9 ขั้นตอนต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางกลยุทธ์ เปิดตัว และจัดการกองทุนบรรเทาทุกข์ที่ประสบความสำเร็จ

วิธีตั้งกองทุนบรรเทาทุกข์ใน 9 ขั้นตอน

1. เลือกโฟกัสของคุณ

ในการกำหนดโครงสร้างกองทุนของคุณ ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ความช่วยเหลือพนักงานหรือชุมชนหรือไม่

กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

อันดับแรก ให้พิจารณาถึงประโยชน์ของกองทุนสงเคราะห์พนักงาน ในปี 2020 36% ของครัวเรือนในสหรัฐฯ กล่าวว่าพวกเขาไม่สามารถครอบคลุมค่าใช้จ่าย 400 ดอลลาร์ที่ไม่คาดคิดได้ สำหรับคนเหล่านี้ อุบัติเหตุกะทันหันสามารถสร้างความเครียดทางการเงินและอารมณ์ได้อย่างไม่น่าเชื่อ

มีทรัพยากรที่พร้อมจะช่วยเหลือพนักงานของคุณให้เป็นประโยชน์ต่อทุกคน คุณสามารถคลายความเครียดทางการเงินและปล่อยให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่องค์ประกอบทางอารมณ์ ร่างกาย และโลจิสติกของการฟื้นตัวแทน คนที่เครียดไม่ได้ทำงานที่ดี การช่วยแบ่งเบาภาระทำให้พวกเขาได้นำเอาส่วนที่ดีที่สุดมาสู่ทีม

นอกจากนี้ การสร้างกองทุนสงเคราะห์พนักงานยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานในเชิงบวกและลดอัตราการลาออก พนักงานของคุณไม่ใช่แค่ชั่วโมงทำงานเท่านั้น แต่ยังมีชีวิตที่เต็มเปี่ยมและซับซ้อนอีกด้วย หากคุณปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเห็นอกเห็นใจ พวกเขามีแนวโน้มที่จะอยู่เคียงข้างพวกเขามากขึ้น

กองทุนสงเคราะห์ชุมชน

หากคุณมีกองทุนสงเคราะห์พนักงานอยู่แล้วหรือสนใจที่จะติดต่อด้วยวิธีอื่น กองทุนสงเคราะห์ชุมชนก็เป็นทางเลือกที่ดี พิจารณาว่าคุณต้องการช่วยใคร คุณกำลังจัดตั้งกองทุนเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์หรือภัยพิบัติ หรือคุณกำหนดเป้าหมายไปยังกลุ่มเฉพาะ เช่น เด็ก นักการศึกษา กลุ่ม LGBTQ ผู้รอดชีวิตจากความรุนแรงในครอบครัว ฯลฯ ตัวอย่างเช่น Artist Trust ที่ไม่แสวงหากำไรใช้กองทุนบรรเทาทุกข์เพื่อสนับสนุนศิลปินในวอชิงตันที่ได้รับผลกระทบจากการระบาดใหญ่ของ COVD-19

อย่าลืมระบุความต้องการของชุมชนที่คุณกำหนดเป้าหมาย การจ่ายเงินสดโดยตรงจะช่วยได้หรือไม่? หรือการจัดหาสิ่งของเช่นอาหาร ที่พักพิง และสิ่งของจำเป็นสำคัญกว่า บ่อยครั้งหลังเกิดภัยพิบัติ ความช่วยเหลือที่จับต้องได้นี้มีความสำคัญ ในกรณีนั้น ให้มองหาองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่ทำงานช่วยเหลือในพื้นที่

2. กำหนดแหล่งเงินทุนของคุณ

แน่นอน คุณจะต้องใช้เงินเพื่อสร้างกองทุนบรรเทาทุกข์ของคุณ นอกเหนือจากนั้น คุณจะต้องระบุวิธีอื่นๆ ในการเพิ่มงบประมาณ การสมัครผู้บริจาคเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการขยายความสามารถในการช่วยเหลือของคุณ คุณสามารถทำได้ผ่าน:

• การบริจาคของพนักงาน : ให้พนักงานใช้การหักเงินเดือนเพื่อบริจาคเข้ากองทุนปลอดภาษี เพื่อเป็นแรงจูงใจเพิ่มเติม คุณสามารถเสนอให้ตรงกับเงินบริจาคเหล่านี้
• การ ระดมทุน : ด้วยเงินทุนที่มีอยู่ คุณสามารถติดต่อชุมชนของคุณเพื่อขอรับการสนับสนุนโดยการสร้างกิจกรรมหรือแคมเปญระดมทุน
• ความร่วมมือกับองค์กรอื่นๆ : ค้นหาธุรกิจหรือมูลนิธิอื่นๆ ที่อาจสนใจสนับสนุนสาเหตุของคุณและดูว่าพวกเขาต้องการรวมทรัพยากรหรือไม่

3.ตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ

ก่อนที่คุณจะเริ่มกองทุน คุณต้องตัดสินใจว่าทีมใดของคุณจะจัดการโครงการ บางบริษัทใช้ทรัพยากรบุคคล บางบริษัทพึ่งพาทีม CSR นอกจากนั้น คุณต้องตั้งคณะกรรมการเพื่อตรวจสอบใบสมัคร

สำหรับกองทุนบรรเทาทุกข์ชุมชน คณะกรรมการตรวจสอบของคุณควรเป็นตัวแทนของส่วนต่างๆ ในองค์กรของคุณ คนเหล่านี้ไม่ได้ดำเนินการในนามของบริษัท พวกเขาจะทำหน้าที่เป็นบุคคล ดังนั้นคุณจึงต้องการปลูกฝังกลุ่มที่มีมุมมองที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น อย่าตั้งคณะกรรมการเฉพาะผู้นำหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น หากเป็นไปได้ คุณยังต้องการรวมเสียงจากชุมชนที่กำลังให้บริการอยู่ด้วย เนื่องจากพวกเขารู้ดีที่สุดว่าสมาชิกในชุมชนของพวกเขาต้องการอะไร

สำหรับกองทุนสงเคราะห์พนักงาน ให้จัดลำดับความสำคัญของการไม่เปิดเผยชื่อ คุณต้องการให้แน่ใจว่าพนักงานรู้สึกสบายใจที่จะขอความช่วยเหลือ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณอาจพิจารณาจัดตั้งคณะกรรมการร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

4. กำหนดแนวทาง

เมื่อคุณมีคณะกรรมการของคุณรวมตัวกันแล้ว คุณต้องสร้างแนวทางสำหรับผู้สมัคร ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจว่าใครสามารถสมัครได้บ้าง หากคุณมุ่งเน้นที่การบรรเทาทุกข์ของพนักงาน คุณต้องกำหนดประเภทของกิจกรรมที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดที่คุณจะครอบคลุม สำหรับกองทุนสงเคราะห์ชุมชน คุณต้องตัดสินใจว่าจะให้ความช่วยเหลือบุคคลหรือองค์กรหรือไม่ กำหนดพารามิเตอร์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติในการรับความช่วยเหลือด้วย ผู้รับทุนจำเป็นต้องอาศัยอยู่ในพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งหรือเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มประชากรเฉพาะหรือไม่?

คุณจะต้องตัดสินใจว่าผู้รับสามารถใช้จ่ายเงินที่ได้รับได้อย่างไร แม้ว่าคุณอาจมีความเฉพาะเจาะจงอยู่ในใจ แต่อย่าลืมสร้างข้อจำกัดมากเกินไป เมื่อเผชิญกับภัยพิบัติ ผู้คนต้องการความยืดหยุ่น เชื่อใจคนที่คุณกำลังช่วยให้รู้ว่าอะไรดีที่สุดสำหรับพวกเขา เพียงให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของ IRS

มีความชัดเจนเกี่ยวกับหลักเกณฑ์ของคุณ ระบุให้ชัดเจนว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติอะไรบ้างและต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง และรวมจำนวนเงินที่อนุญาตขั้นต่ำและสูงสุดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้คนรู้ว่าจะขอและคาดหวังอะไร

5. ตั้งเป้าหมาย

คุณกำลังสร้างกองทุนบรรเทาทุกข์เพื่อช่วยเหลือผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือเงินที่คุณหามาได้จนหมด การตั้งเป้าหมายเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ตัวเองมีความรับผิดชอบ

อย่ากังวลว่าจะเจาะจงหรือเจาะจงเป้าหมายมากเกินไป คุณสามารถตั้งเป้าเงินจำนวนหนึ่งที่ได้รับหรือจำนวนผู้รับทุนได้ คุณยังสามารถกำหนดความตั้งใจเกี่ยวกับการระดมทุนและการมีส่วนร่วมของพนักงานได้อีกด้วย การเขียนเป้าหมายสองสามข้อเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีเปรียบเทียบผลลัพธ์ของโปรแกรมกับสิ่งที่คุณคิดไว้ในตอนแรก นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณทำกรณีของคุณกับผู้บริจาคที่มีศักยภาพ

6. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อคุณมองหาซอฟต์แวร์ที่จะช่วยคุณจัดการกองทุนบรรเทาทุกข์ คุณต้องการเน้นที่ความสะดวกและความเท่าเทียม ค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ช่วยคุณ:

สร้างกระบวนการที่ง่ายและสะดวกสำหรับผู้ได้รับทุน

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือทำสิ่งที่ซับซ้อน เลือกโซลูชันที่รวมทุกอย่างไว้ในแพลตฟอร์มเดียวและนำทางได้ง่าย

ปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบ

ทำให้ทีมตรวจสอบของคุณง่ายขึ้นด้วยการเลือกโซลูชันที่ช่วยให้พวกเขาดูเอกสารการสมัครทั้งหมดโดยไม่ต้องดาวน์โหลด

ส่งเงินด่วน

เพื่อบรรเทาความเดือดร้อน คุณต้องการรับเงินให้ผู้รับทุนโดยเร็วที่สุด มองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถรองรับการกระจายเงินดิจิทัลได้

ให้ความสำคัญกับส่วนได้เสีย

ค้นหาโซลูชันที่ช่วยให้คุณปกปิดคำตอบจากทีมตรวจสอบ เพื่อให้คุณซ่อนข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลประชากรได้ และต้องแน่ใจว่าแอปพลิเคชันของคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์มือถือ

วัดผลกระทบของคุณ

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพเพื่อทำความเข้าใจว่าโปรแกรมของคุณสร้างความแตกต่างให้กับผู้รับทุนได้อย่างไร

ขยายโครงการในอนาคต

แพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณเปิดตัวโปรแกรม CSR ใหม่ได้อย่างง่ายดาย

7. ให้คนอื่นรู้

เมื่อคุณมีเงินทุนและดำเนินการแล้ว คุณจะต้องมีเสียงพูดและหาวิธีที่จะกระจายคำออกไป สำหรับกองทุนสงเคราะห์พนักงาน โปรดติดต่อพนักงานได้หลายวิธี อย่าเพิ่งฝังประกาศในอีเมล เน้นในการประชุมของบริษัทและบนโซเชียลมีเดีย ติดโปสเตอร์ทั่วสำนักงาน หรือขอให้ผู้จัดการอธิบายกองทุนให้ทีมของตนทราบโดยตรง

เมื่อมีคนต้องการความช่วยเหลือ คุณต้องการให้พวกเขามีข้อมูลกองทุนบรรเทาทุกข์ในมือ ดังนั้นให้สร้างคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงแอปพลิเคชันและผู้ที่จะเป็นจุดติดต่อสำหรับคำถาม

สำหรับกองทุนบรรเทาทุกข์ของชุมชน ให้ค้นหาวิธีเข้าถึงผู้รับทุนที่มีศักยภาพ ติดต่อกับองค์กรที่ทำงานกับประชากรที่คุณต้องการช่วย เป็นเชิงรุก; หาคนหรือกลุ่มที่เข้าข่ายแล้วเชิญมาสมัคร ใช้โซเชียลมีเดียเพื่อกระจายคำ

หากคุณหวังว่าจะได้รับเงินบริจาคจากพนักงานเพื่อช่วยสนับสนุนกองทุนบรรเทาทุกข์ ให้รวมไว้ในกระบวนการให้มากที่สุด แบ่งปันแรงบันดาลใจในการจัดตั้งกองทุนบรรเทาทุกข์และเป้าหมายของบริษัทที่คุณมีอยู่ พยายามอย่างเต็มที่เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้คนมีส่วนร่วม

8. เช็คอินกับผู้รับสิทธิ์

ด้วยทีมงานและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณก็พร้อมที่จะเริ่มรับใบสมัครและโอนเงิน คุณจะต้องทำให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของคุณเพื่อรับคำติชมจากผู้รับทุน จำไว้ว่าคุณกำลังช่วยเหลือคนที่กำลังเผชิญกับวิกฤต ดังนั้นอย่าคาดหวังให้พวกเขาตอบแบบสอบถามยาวๆ

ตัวอย่างเช่น เมื่อมูลนิธิชุมชนบรู๊คลินระดมกองทุนตอบสนองสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรในพื้นที่ในเดือนมีนาคม 2020 พวกเขาพยายามอย่างเต็มที่เพื่อลดภาระให้กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

แม้กระทั่งก่อนการรับมือโควิด-19 เราได้พยายามลดภาระขององค์กรไม่แสวงหากำไรให้เหลือน้อยที่สุด เพราะเราเข้าใจดีว่ากระบวนการสมัครและตอบสนองต่อ RFP นั้นก็เป็นแรงงานเช่นกัน

--Marcella J. Tillett รองประธานฝ่ายโครงการและความร่วมมือที่มูลนิธิชุมชนบรูคลิน

จำกัดสิ่งที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้รับทุนให้แคบลง และค้นหาวิธีง่ายๆ ในการติดต่อพวกเขา แบบสำรวจสั้นๆ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับเรื่องนี้

อย่าลืมให้ผู้รับทุนของคุณเป็นศูนย์กลางและความเป็นมนุษย์ของพวกเขา ใช้ภาษาที่ยอมรับความทุกข์ยากของพวกเขาและให้พื้นที่แก่พวกเขาในการแบ่งปันเรื่องราวของพวกเขาหากต้องการ ถามคำถามสั้น ๆ แต่ปลายเปิด Arts Mid-Hudson ซึ่งเป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรที่อุทิศตนเพื่อสนับสนุนศิลปินใน Hudson Valley พบว่าการถามคำถามปลายเปิดช่วยให้พวกเขาระบุได้ว่าข้อมูลประเภทใดมีความสำคัญจริงๆ

ผู้รับทุนของคุณสามารถเสนอมุมมองที่ไม่เหมือนใครเกี่ยวกับโครงการบรรเทาทุกข์ของคุณได้ อย่าเปลืองมัน หากพวกเขาใช้เวลาในการแบ่งปันความคิดเห็น อย่าลืมมองหาวิธีจัดการกับข้อกังวลของพวกเขา หากคุณได้ยินจากผู้รับทุนว่าขั้นตอนการสมัครบางส่วนมีความท้าทายหรือสับสนโดยไม่จำเป็น ให้มองหาวิธีที่จะทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น

9. ตรวจสอบว่าเงินของคุณตรงกับความต้องการหรือไม่

ในขณะที่คุณประเมินความสำเร็จของโปรแกรม คุณจะต้องพิจารณาว่าเงินทุนของคุณตรงกับความต้องการของคนที่คุณต้องการให้บริการหรือไม่ หากคุณพบว่าตัวเองเปลี่ยนผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมออกไป คุณอาจมองหาวิธีหาเงินเพิ่ม หรือคุณอาจจำกัดโฟกัสให้แคบลงไปยังกลุ่มประชากรที่เล็กกว่าก็ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังให้ความช่วยเหลือผู้คนหลังเกิดภัยพิบัติ คราวหน้าคุณอาจจะให้ความสำคัญกับผู้มีรายได้น้อยหรือครอบครัวที่มีลูก

หากคุณไม่ได้รับใบสมัครเพียงพอสำหรับเงินที่คุณมี คุณอาจพิจารณาขยายข้อกำหนด คุณยังสามารถดูที่การขยายงานของคุณ คุณสามารถติดต่อกับองค์กรและบุคคลที่มีคุณสมบัติและทำให้พวกเขาสมัครได้ง่ายขึ้นหรือไม่? ดังที่ Crew Nation ค้นพบเมื่อพวกเขาเปิดตัวโปรแกรมบรรเทาทุกข์สำหรับสมาชิกที่เดินทางท่องเที่ยวและในสถานที่ที่ได้รับผลกระทบจากการระบาดใหญ่ ความยืดหยุ่นและการปรับตัวเป็นสิ่งสำคัญ

เตรียมพบกับช่วงเวลาดีๆ

เมื่อเกิดโรคระบาด การทำบุญ—เหมือนทุกอย่าง—ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่อย่างไม่น่าเชื่อ องค์กรที่ดำเนินการจัดตั้งกองทุนสงเคราะห์ก็พร้อมที่จะตอบสนองในขณะนั้น ตามที่ Kristin Kenney แห่ง Carol Cone ON PURPOSE ตั้งข้อสังเกตเกี่ยวกับปี 2020 “บริษัทที่มีโปรแกรมและจุดประสงค์สามารถตอบรับได้อย่างรวดเร็วและเป็นจริงมากขึ้น” การสละเวลาเพื่อนำกระบวนการ โครงสร้างพื้นฐาน และเครื่องมือมาใช้ในตอนนี้ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วเมื่อชุมชนของคุณต้องการมากที่สุด

Submittable เป็นซอฟต์แวร์มอบให้องค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยคุณในการเปิดตัวและจัดการกองทุนบรรเทาทุกข์ของคุณ ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์มสร้างผลกระทบทางสังคมที่เน้นที่ความเท่าเทียมและความเรียบง่าย เราสามารถช่วยให้คุณสร้างผลกระทบที่มีความหมายได้ทันที ติดต่อเพื่อหาวิธี