Cree un fondo de ayuda para presentarse en su comunidad

En estos días, se nos recuerda constantemente lo rápido que pueden cambiar las cosas. La pandemia de COVID-19 en particular demostró cuán fácilmente la vida tal como la conocemos podría cambiar.

Cuando golpean las crisis, ya sea una emergencia individual o un evento global, las organizaciones como la suya están en una posición única para echar una mano.

Establecer un fondo de ayuda de emergencia garantiza que esté listo para apoyar a su comunidad en tiempos de crisis. Con énfasis en la velocidad y la flexibilidad, un fondo de ayuda le permite a su organización brindar asistencia rápida y libre de impuestos a las personas que más lo necesitan. También puede utilizar su fondo para aprovechar y reunir recursos adicionales de la comunidad en general.

¿Qué es un fondo de ayuda?

Un fondo de ayuda es una reserva de dinero designada para ayudar a las personas en crisis. Puede ayudar a las personas en una emergencia personal, como un accidente automovilístico, una enfermedad o un incendio en la casa. O puede abordar un evento local o global, como un desastre natural o una pandemia. El fondo se utiliza para otorgar subvenciones, que se otorgan directamente a personas necesitadas oa organizaciones que realizan trabajos de socorro.

Para las empresas que buscan lanzar un fondo de ayuda, existen dos enfoques distintos: puede crear un fondo de ayuda para empleados o para la comunidad.

• Se designa un fondo de ayuda para empleados para ayudar a sus empleados durante una crisis personal.
• Un fondo de ayuda comunitaria le permite apoyar a una comunidad específica afectada por un evento.

Independientemente del enfoque que adopte, los siguientes nueve pasos pueden ayudarlo a crear una estrategia, lanzar y administrar un fondo de ayuda exitoso.

Cómo configurar su fondo de ayuda en 9 pasos

1. Seleccione su enfoque

Para determinar cómo estructurar su fondo, decida si desea ofrecer alivio a los empleados oa la comunidad.

fondo de ayuda para empleados

Primero, considere los beneficios de un fondo de ayuda para empleados. En 2020, el 36 % de los hogares estadounidenses dijeron que no podrían cubrir un gasto inesperado de $400. Para estas personas, un accidente repentino puede crear una cantidad increíble de estrés financiero y emocional.

Tener recursos listos para ayudar a sus empleados beneficia a todos. Puede aliviar el estrés financiero y permitirles que se concentren en los componentes emocionales, físicos y logísticos de la recuperación. Las personas estresadas no hacen un buen trabajo. Ayudar a aliviar su carga les permite dar lo mejor de sí mismos al equipo.

Además, la creación de un fondo de ayuda para empleados también puede ayudar a fomentar una cultura laboral positiva y disminuir la rotación. Sus empleados no son solo las horas que dedican, tienen vidas completas y complejas. Si los trata con empatía y compasión, es mucho más probable que se queden.

fondo de ayuda comunitaria

Si ya tiene un fondo de ayuda para empleados o está interesado en comunicarse de otra manera, un fondo de ayuda comunitario es una buena opción. Considere a quién está buscando para ayudar. ¿Está lanzando un fondo en respuesta a un evento o desastre, o se dirige a un grupo específico como niños, educadores, personas LGBTQ, sobrevivientes de violencia doméstica, etc.? Por ejemplo, Artist Trust, una organización sin fines de lucro, usó un fondo de ayuda para apoyar a los artistas de Washington afectados por la pandemia de COVD-19.

Asegúrese de identificar las necesidades de la comunidad a la que se dirige. ¿Ayudarán los pagos directos en efectivo? ¿O sería más importante proporcionar cosas como alimentos, refugio y suministros? A menudo, inmediatamente después de un desastre, esta ayuda más tangible es esencial. En ese caso, busque organizaciones sin fines de lucro que realicen trabajo de ayuda en el terreno.

2. Determine su fuente de financiación

Por supuesto, necesitará algo de capital inicial para lanzar su fondo de ayuda. Más allá de eso, deberá identificar otras formas de aumentar el presupuesto. Reclutar donantes es una excelente manera de ampliar su capacidad de ayudar. Puedes hacerlo a través de:

• Donaciones de empleados : Permita que los empleados usen la deducción de cheque de pago para que puedan donar al fondo libre de impuestos. Para proporcionar un incentivo adicional, también puede ofrecer igualar estas donaciones.
• Recaudación de fondos: con un fondo establecido, puede comunicarse con su comunidad para obtener apoyo mediante la creación de eventos o campañas de recaudación de fondos.
• Asociaciones con otras organizaciones : encuentre otras empresas o fundaciones que puedan estar interesadas en apoyar su causa y vea si quieren juntar recursos.

3. Crear un comité de revisión

Antes de iniciar un fondo, debe decidir cuál de sus equipos administrará el proyecto. Algunas empresas utilizan recursos humanos, otras confían en su equipo de RSE. Más allá de eso, debe establecer un comité para revisar las solicitudes.

Para un fondo de ayuda comunitaria, su comité de revisión debe representar una amplia muestra representativa de su organización. Estas personas no actúan en nombre de la empresa; estarán actuando como individuos. Así que quieres cultivar un grupo con una variedad de perspectivas diversas. Por ejemplo, no cree un comité de solo liderazgo o solo recursos humanos. Si es posible, también querrá incluir voces de las comunidades a las que se sirve, ya que son las que mejor saben lo que necesitan los miembros de su comunidad.

Para un fondo de ayuda para empleados, priorice el anonimato. Quiere asegurarse de que los empleados se sientan cómodos pidiendo ayuda. Para hacerlo, podría considerar formar un comité con personas ajenas a su organización.

4. Establecer pautas

Una vez que haya reunido a su comité, debe crear pautas para los solicitantes. En primer lugar, debe decidir quién puede presentar una solicitud. Si está enfocado en el alivio de los empleados, debe determinar qué tipo de eventos calificativos cubrirá. Para un fondo de ayuda comunitaria, debe decidir si está brindando ayuda a individuos u organizaciones. También determine cualquier otro parámetro en torno a la calificación para recibir asistencia. ¿Los beneficiarios deben vivir en un área determinada o ser parte de un grupo demográfico en particular?

También deberá decidir cómo los beneficiarios pueden gastar el dinero que reciben. Aunque es posible que tenga en mente usos específicos, tenga cuidado de no crear demasiadas restricciones. Ante un desastre, la gente necesita flexibilidad. Confíe en las personas a las que está ayudando para saber qué es lo mejor para ellos, solo asegúrese de cumplir con las pautas del IRS.

Sea claro acerca de sus pautas. Indique claramente qué calificaciones deben cumplir los solicitantes y qué documentación deben proporcionar. E incluya por adelantado los montos mínimos y máximos de la subvención para que las personas sepan qué pedir y qué esperar.

5. Establece metas

Estás creando un fondo de ayuda para brindar asistencia a los necesitados. Lo último que desea es que el dinero que recaude no se use. Establecer metas puede ser una buena manera de hacerse responsable.

No se preocupe por ser demasiado específico o granular con sus objetivos. Puede aspirar a una cierta cantidad de dinero otorgado o número de beneficiarios. También puede establecer intenciones en torno a la recaudación de fondos y la participación de los empleados. Poner algunos objetivos por escrito asegura que tiene una forma de comparar los resultados del programa con lo que imaginó originalmente. También puede ayudarlo a presentar su caso ante posibles donantes.

6. Elige las herramientas adecuadas

Cuando busca un software que lo ayude a administrar su fondo de ayuda, desea concentrarse en la facilidad y la equidad. Busque una solución que le ayude a:

Cree un proceso simple y fácil para los beneficiarios

Lo último que quieres hacer es complicar las cosas. Elija una solución que aloje todo en una plataforma y sea fácil de navegar.

Agilice el proceso de revisión

Pónselo fácil a tu equipo de revisión eligiendo una solución que les permita ver todos los materiales de la solicitud sin tener que descargarlos.

Entregar fondos rápidamente

Para brindar alivio en una crisis, desea hacer llegar el dinero a los beneficiarios lo más rápido posible. Busque un software que pueda admitir la distribución de fondos digitales.

Hacer de la equidad una prioridad

Encuentre una solución que le permita ocultar las respuestas del equipo de revisión para que pueda ocultar datos personales o demográficos. Y asegúrese de que su aplicación sea accesible a través de un dispositivo móvil.

Mide tu impacto

El software adecuado le permitirá recopilar datos cuantitativos y cualitativos para comprender cómo su programa marca la diferencia para los beneficiarios.

Ampliar los programas en el futuro

Una plataforma robusta le permitirá lanzar nuevos programas de RSE con facilidad.

7. Deja que la gente sepa

Una vez que tenga su fondo en funcionamiento, necesita hablar y encontrar formas de correr la voz. Para un fondo de ayuda para empleados, asegúrese de comunicarse con los empleados de varias maneras. No se limite a enterrar el anuncio en un correo electrónico. Destáquelo en las reuniones de la empresa y en las redes sociales, coloque carteles en la oficina o solicite a los gerentes que expliquen el fondo directamente a sus equipos.

Cuando las personas necesitan ayuda, desea que tengan a mano la información del fondo de ayuda. Por lo tanto, cree instrucciones claras sobre cómo acceder a la aplicación y quién será el punto de contacto para las preguntas.

Para los fondos de ayuda comunitaria, busque formas de llegar a los beneficiarios potenciales. Póngase en contacto con organizaciones que trabajan con la población a la que desea ayudar. Ser proactivo; busque personas o grupos que cumplan con los requisitos e invítelos a postularse. Usa las redes sociales para correr la voz.

Si espera obtener donaciones de los empleados para ayudar a apoyar el fondo de ayuda, inclúyalos en el proceso tanto como sea posible. Comparta su inspiración para lanzar el fondo de ayuda y cualquier objetivo de la empresa que tenga al respecto. Haz tu mejor esfuerzo para inspirar a la gente a involucrarse.

8. Comuníquese con los beneficiarios

Con los equipos y las herramientas adecuados, estará listo para comenzar a aceptar solicitudes y entregar fondos. También querrá que sea parte de su proceso obtener comentarios de los beneficiarios. Recuerde, está ayudando a personas que están lidiando con crisis, así que no espere que completen cuestionarios largos.

Por ejemplo, cuando Brooklyn Community Foundation movilizó un fondo de respuesta para organizaciones sin fines de lucro del área en marzo de 2020, hicieron todo lo posible para minimizar las cargas para las organizaciones sin fines de lucro.

Incluso antes de nuestra respuesta a la COVID-19, hemos estado trabajando para minimizar la carga de las organizaciones sin fines de lucro porque entendemos que incluso el proceso de solicitud y respuesta a las RFP es trabajo.

--Marcella J. Tillett, Vicepresidenta de Programas y Asociaciones de la Fundación Comunitaria de Brooklyn

Reduzca lo que desea saber sobre las experiencias de sus beneficiarios y encuentre una manera fácil de que se comuniquen con ellos. Una breve encuesta es una gran herramienta para esto.

No olvide centrar a sus beneficiarios y su humanidad. Use un lenguaje que reconozca sus dificultades y déles espacio para compartir sus historias si así lo desean. Haga preguntas cortas pero abiertas. Arts Mid-Hudson, una organización sin fines de lucro dedicada a apoyar a los artistas en Hudson Valley, descubrió que hacer preguntas abiertas les ayudó a identificar qué tipo de datos eran realmente importantes.

Sus concesionarios pueden ofrecerle una vista única de su programa de ayuda. No lo desperdicies. Si se toman el tiempo para compartir comentarios, asegúrese de buscar formas de abordar cualquiera de sus inquietudes. Si escucha de los concesionarios que alguna parte del proceso de solicitud es innecesariamente desafiante o confusa, busque formas de simplificar las cosas.

9. Determine si sus fondos coinciden con la necesidad

Al evaluar el éxito de su programa, querrá determinar si sus fondos coinciden con las necesidades de las personas a las que desea servir. Si se encuentra rechazando a los solicitantes calificados, puede buscar formas de recaudar más dinero. O podría limitar su enfoque a un grupo demográfico más pequeño. Por ejemplo, si está brindando ayuda a las personas después de un desastre, tal vez la próxima vez se centre en personas con bajos ingresos o familias con niños.

Si, por el contrario, no recibe suficientes solicitudes para los fondos que tiene disponibles, podría considerar ampliar los requisitos. También puede ver su alcance. ¿Puede ponerse en contacto con organizaciones y personas que califiquen y facilitarles la aplicación? Como descubrió Crew Nation cuando implementaron un programa de ayuda para los miembros del equipo de giras y locales afectados por la pandemia, la flexibilidad y la adaptabilidad fueron clave.

Prepárate para enfrentar el momento

Cuando llegó la pandemia, la filantropía, como todo, pasó por una conmoción increíble. Las organizaciones que habían hecho el trabajo de establecer un fondo de ayuda estaban listas para enfrentar el momento. Como observa Kristin Kenney de Carol Cone ON PURPOSE con respecto a 2020, "las empresas que tenían un programa y un propósito establecidos pudieron responder mucho más rápida y auténticamente". Tomarse el tiempo para implementar los procesos, la infraestructura y las herramientas ahora garantizará que esté preparado para brindar un alivio rápido cuando su comunidad más lo necesite.

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