Entreprendre un projet informatique peut coûter cher. Alors que de nombreux propriétaires d'entreprise et chefs de projet visent toujours à terminer le projet dans les délais et dans les limites du budget, des problèmes inattendus se produisent dans le processus et peuvent gonfler les dépenses. Une approche intelligente pour éviter cela consiste à réduire le budget dès le départ. Cela peut sembler une chose facile à faire, mais c'est beaucoup plus difficile à mettre en œuvre.

La plupart des conseils qui existent sur Internet suggèrent d'emprunter la voie bon marché : des fournitures moins chères, des logiciels moins chers et une infrastructure moins chère. Bien que cela réduise évidemment vos coûts, ce que j'ai trouvé, c'est que ce n'est pas vraiment un conseil utile… surtout si vous voulez que votre projet informatique reste compétitif et à la pointe de la technologie.

Alors, existe-t-il d'autres moyens de réduire vos coûts informatiques sans avoir à endurer l'utilisation de matériaux de qualité inférieure ?

Comment minimiser les coûts de votre prochain projet informatique

Voici quelques conseils pratiques que j'ai testés pour être efficaces au fil des ans.

1. Prioriser les besoins par rapport aux désirs

C'est dans la nature humaine de vouloir le produit le plus avancé, le plus beau ou le plus high-tech qui soit. Que vous achetiez une voiture, une machine à laver ou un logiciel pour votre prochain projet informatique, la tendance est de choisir le modèle avec les meilleures spécifications que vous pouvez vous permettre. Il est facile d'être aveuglé par toutes les cloches et sifflets, surtout si vous êtes confronté à un vendeur chevronné. J'ai déjà été victime de ces pièges un certain nombre de fois, pensant que j'en avais pour mon argent en obtenant ces add-ons.

Ce que j'ai réalisé, cependant, c'est que ces innovations technologiques supplémentaires qui coûtent très cher finissent par être inutilisées à la fin du projet. Ce n'est pas parce que cela rentre dans votre budget que vous devez nécessairement y aller si vous n'en avez pas réellement besoin. Un bon exercice consiste à vous demander, à vous-même et aux membres de votre équipe, au moins trois fois si vous avez vraiment besoin de quelque chose. Si vous recevez une demande d'achat d'un appareil coûteux, évaluez soigneusement comment cela peut bénéficier concrètement au projet.

2. Utilisation flexible de la technologie cloud

Déplacer tout ou partie de vos données vers le cloud est une autre décision évidente lorsque vous essayez de réduire les coûts. L'utilisation de la technologie cloud est beaucoup plus pratique que l'acquisition de serveurs physiques et d'autres éléments matériels pour votre projet. Pour cette raison, le cloud computing a permis aux petites entreprises de devenir compétitives en matière de projets informatiques.

Après avoir essayé différents fournisseurs de services cloud, une leçon précieuse que j'ai tirée est de tirer parti des options de stockage flexibles offertes par ces sociétés. Évitez de souscrire à un contrat annuel ou à un plan de stockage fixe "pour économiser de l'argent", car cela peut être un inconvénient lorsque le projet est en cours.

Gardez à l'esprit que les projets informatiques sont très dynamiques et que vos besoins peuvent changer en un clin d'œil. Lorsque vous êtes coincé avec un plan dont vous n'avez plus besoin, cela vous fera perdre plus. Au lieu de cela, optez pour un plan flexible qui peut vous coûter un peu plus mais vous offre plus d'allocation pour mettre à niveau, rétrograder ou annuler complètement le plan avec très peu de conséquences monétaires.

3. Minimiser les coûts inutiles

Il y a quelques années, mon équipe travaillait sur une mise à niveau pour l'un de nos sites Web. Tout se passait bien et nous avons terminé le projet dans les délais. Lors de l'évaluation post-projet, j'ai été surpris de constater que nous dépensions trop en frais d'impression et de papier. Après avoir vérifié les journaux, il s'avère que mon personnel imprimait chaque mise à jour du projet, les e-mails et tout ce qui était imprimable sans se rendre compte que cela affectait déjà le budget global du projet.

La plupart du temps, les employés impriment des documents sans réfléchir en pensant que, simplement parce qu'ils se trouvent au bureau, il s'agit d'un service gratuit dont ils peuvent profiter. Bien qu'il ne coûte rien aux employés d'imprimer sur papier, ces types de coûts peuvent s'additionner pour le propriétaire de l'entreprise. Minimisez ces coûts inutiles en encourageant votre personnel à utiliser des outils numériques pour collaborer. En plus d'économiser sur les coûts, la réduction de l'utilisation du papier peut également aider à résoudre les problèmes environnementaux tels que la déforestation et le changement climatique. Il s'agit d'un important plaidoyer social d'entreprise auquel votre entreprise peut participer.

4. Spécialistes externalisés

Les experts techniques peuvent être très coûteux à embaucher. Cela oblige de nombreux chefs de projet à se contenter d'employés médiocres car ils ne peuvent pas se permettre de répondre aux attentes salariales d'une aide technique de premier ordre. Il y a de nombreuses années, j'ai commis l'erreur d'embaucher du personnel inexpérimenté, pour finalement le regretter car les projets prenaient deux fois plus de temps qu'ils n'auraient dû. Mais peu importe combien de fois je me dis de ne pas recommencer, j'ai quand même fini par le faire plus de fois que je ne pouvais me le permettre.

Ce n'est que lorsque je suis tombé sur l'un de mes anciens employés, qui se trouvait être un génie de la technologie, que j'ai découvert une approche alternative. Cet employé a offert ses services pour un de mes projets. Au lieu de l'embaucher comme employé à temps plein, il était une location de projet. Je l'ai embauché comme j'embauchais un fournisseur tiers, mais sur une base par projet. À première vue, cela peut sembler plus cher, mais cela s'est avéré être l'une des meilleures décisions que j'ai prises. Maintenant, si j'ai besoin d'un spécialiste pour s'occuper d'une tâche particulière, j'opte pour l'externalisation car cela me fait gagner du temps sur les frais de formation et d'embauche. Plus important encore, j'obtiens les résultats dont j'ai besoin.

5. Embauchez du personnel à distance

Les frais généraux tels que la location d'espace de bureau, les factures de services publics et d'autres infrastructures de soutien liées aux employés internes peuvent être minimisés si vous envisagez d'embaucher du personnel à distance. La technologie a permis aux gens de travailler ensemble même s'ils se trouvent dans différentes parties du globe. Il existe maintenant de nombreux outils de gestion de projet et innovations qui peuvent prendre en charge ce type de configuration afin que les membres de votre équipe puissent bien communiquer même si vous n'êtes pas tous dans la même pièce.

L'embauche d'employés à distance réduit également la probabilité de faire face à la politique et au drame du bureau, vous permettant de vous concentrer uniquement sur le travail à accomplir. Cela se traduira par une meilleure utilisation de votre temps et de vos ressources. Un autre avantage est que vous ne serez pas limité aux employés disponibles dans votre région. Vous aurez un champ beaucoup plus grand à choisir.

6. La sécurité est la clé

L'une des pires choses qui puisse arriver dans un projet informatique est de perdre un travail précieux à cause de ransomwares, de piratages malveillants et d'autres problèmes de sécurité. Bien que j'aie mentionné à plusieurs reprises dans cet article de ne respecter que les exigences de base et de minimiser les coûts inutiles, la sécurité est quelque chose sur laquelle vous ne devriez jamais lésiner. Le vieux cliché "mieux vaut prévenir que guérir" est quelque chose que vous devez toujours garder à l'esprit lorsque vous exécutez un projet informatique, qu'il soit grand ou petit.

Même si vous n'êtes qu'une petite entreprise, la mise en place de mesures de sécurité sur votre projet est très importante. Selon une étude, 82% des propriétaires de petites entreprises pensent qu'ils ne sont pas à risque de cyberattaques. Ce que beaucoup ne réalisent pas, c'est que les cybercriminels ciblent souvent les petites et moyennes entreprises parce que leurs protocoles de sécurité sont plus lâches.

Allez plus intelligemment, pas moins cher avec vos projets informatiques

Lorsque vous essayez de réduire les coûts d'un projet informatique, opter pour la voie la moins chère n'est pas toujours la meilleure option. L'adoption de stratégies plus intelligentes comme celles mentionnées dans cet article peut vous aider à réduire vos dépenses sans sacrifier la qualité du résultat de votre projet.

Richard Kao est le directeur des ventes du fournisseur britannique de solutions de bureau et de technologie COS Sales. Ses tâches quotidiennes consistent à gérer les comptes clients, à aider les clients à répondre à leurs questions et à diriger son équipe pour garantir les meilleurs résultats. Il possède une vaste expérience dans le monde B2B et beaucoup de connaissances à partager en conséquence. Vous pouvez le trouver sur Twitter @cos_sales.