Melakukan proyek TI bisa mahal. Sementara banyak pemilik bisnis dan manajer proyek selalu bertujuan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, masalah tak terduga terjadi dalam proses yang dapat membengkakkan biaya. Pendekatan cerdas untuk menghindari hal ini adalah dengan menjaga anggaran tetap tipis sejak awal. Ini mungkin tampak seperti hal yang mudah untuk dilakukan tetapi jauh lebih sulit untuk diterapkan.

Sebagian besar saran yang ada di internet menunjuk pada rute yang murah: persediaan yang lebih murah, perangkat lunak yang lebih murah, dan infrastruktur yang lebih murah. Meskipun ini jelas akan mengurangi biaya Anda, apa yang saya temukan adalah bahwa itu bukan saran yang sangat membantu…terutama jika Anda ingin menjaga proyek TI Anda tetap kompetitif dan mutakhir.

Jadi, apakah ada cara lain untuk mengurangi biaya TI Anda tanpa harus menanggung penggunaan material di bawah standar?

Cara Meminimalkan Biaya di Proyek TI Anda Berikutnya

Berikut adalah beberapa tip yang dapat ditindaklanjuti yang telah saya uji agar efektif selama bertahun-tahun.

1. Prioritaskan Kebutuhan Di Atas Keinginan

Sudah menjadi sifat manusia untuk menginginkan produk yang paling canggih, paling indah, atau paling berteknologi tinggi di luar sana. Baik Anda membeli mobil, mesin cuci, atau membeli perangkat lunak untuk proyek TI Anda berikutnya, kecenderungannya adalah memilih model dengan spesifikasi terbaik yang Anda mampu. Sangat mudah untuk dibutakan oleh semua lonceng dan peluit terutama jika Anda dihadapkan dengan penjual berpengalaman. Saya telah menjadi korban jebakan ini beberapa kali, berpikir bahwa saya mendapatkan nilai uang saya dengan mendapatkan pengaya ini.

Apa yang saya sadari, bagaimanapun, adalah bahwa inovasi teknologi tambahan yang menghabiskan banyak uang ini akhirnya tidak digunakan pada akhir proyek. Hanya karena itu berada di bawah anggaran Anda tidak berarti Anda harus melakukannya jika Anda tidak benar-benar membutuhkannya. Latihan yang baik adalah bertanya pada diri sendiri dan anggota tim Anda setidaknya tiga kali apakah Anda benar-benar membutuhkan sesuatu. Jika Anda menerima permintaan untuk pengadaan perangkat mahal, hati-hati menilai bagaimana hal ini dapat menguntungkan proyek secara konkret.

2. Penggunaan Teknologi Cloud yang Fleksibel

Memindahkan sebagian atau semua data Anda ke cloud adalah langkah nyata lainnya saat mencoba mengurangi biaya. Menggunakan teknologi cloud jauh lebih praktis daripada memperoleh server fisik dan perangkat keras lainnya untuk proyek Anda. Karena itu, komputasi awan memungkinkan perusahaan kecil menjadi kompetitif dalam hal proyek TI.

Setelah mencoba berbagai penyedia layanan cloud, satu pelajaran berharga yang saya peroleh adalah memanfaatkan opsi penyimpanan fleksibel yang ditawarkan oleh perusahaan-perusahaan ini. Hindari mendaftar untuk kesepakatan tahunan atau paket penyimpanan tetap "untuk menghemat uang" karena ini bisa merugikan saat proyek sedang berlangsung.

Ingatlah bahwa proyek TI sangat dinamis dan kebutuhan Anda dapat berubah dalam sekejap mata. Ketika Anda terjebak dengan rencana yang tidak Anda butuhkan lagi, ini akan menyebabkan Anda kehilangan lebih banyak. Alih-alih, pilih paket fleksibel yang mungkin dikenakan biaya sedikit lebih banyak tetapi memberi Anda lebih banyak kelonggaran untuk meningkatkan, menurunkan, atau membatalkan paket sama sekali dengan konsekuensi moneter yang sangat kecil.

3. Minimalkan Biaya yang Tidak Perlu

Beberapa tahun yang lalu, tim saya sedang mengerjakan peningkatan untuk salah satu situs web kami. Semuanya berjalan dengan baik dan kami menyelesaikan proyek tepat waktu. Selama evaluasi pasca proyek, saya terkejut mengetahui bahwa kami menghabiskan terlalu banyak untuk biaya pencetakan dan kertas. Setelah memeriksa log, ternyata staf saya mencetak setiap pembaruan proyek, email, dan apa pun yang dapat dicetak tanpa menyadari bahwa ini telah memengaruhi anggaran proyek secara keseluruhan.

Sebagian besar waktu, karyawan mencetak dokumen tanpa berpikir bahwa hanya karena berada di kantor, maka ini adalah layanan gratis yang dapat mereka manfaatkan. Meskipun tidak membebankan biaya apa pun kepada karyawan untuk mencetak di atas kertas, jenis biaya ini dapat bertambah bagi pemilik bisnis. Minimalkan biaya yang tidak perlu ini dengan mendorong staf Anda untuk menggunakan alat digital untuk berkolaborasi. Selain menghemat biaya, mengurangi penggunaan kertas juga dapat membantu mengatasi masalah lingkungan seperti deforestasi dan perubahan iklim. Ini adalah advokasi sosial perusahaan yang penting dimana bisnis Anda dapat menjadi bagian darinya.

4. Spesialis Outsource

Pakar teknologi bisa sangat mahal untuk disewa. Ini memaksa banyak manajer proyek untuk menerima karyawan biasa-biasa saja karena mereka tidak mampu memenuhi ekspektasi gaji dari bantuan teknologi kelas satu. Bertahun-tahun yang lalu, saya membuat kesalahan dengan mempekerjakan staf yang tidak berpengalaman, hanya untuk menyesalinya pada akhirnya karena proyek memakan waktu dua kali lebih lama dari yang seharusnya. Tetapi tidak peduli berapa kali saya mengatakan pada diri sendiri untuk tidak melakukannya lagi, saya tetap melakukan ini lebih dari yang saya mampu.

Baru setelah saya bertemu dengan salah satu mantan karyawan saya, yang kebetulan adalah seorang jenius teknologi, saya menemukan pendekatan alternatif. Karyawan ini menawarkan jasanya untuk salah satu proyek saya. Alih-alih mempekerjakannya sebagai karyawan penuh waktu, dia adalah seorang pekerja proyek. Saya mempekerjakannya seperti saya mempekerjakan pemasok pihak ketiga tetapi berdasarkan proyek. Pada pandangan pertama, mungkin tampak seperti itu akan lebih mahal, tetapi ternyata itu adalah salah satu keputusan terbaik yang pernah saya buat. Sekarang, jika saya membutuhkan seorang spesialis untuk menangani tugas tertentu, saya memilih jalur outsourcing karena menghemat waktu saya untuk biaya pelatihan dan perekrutan. Yang terpenting, saya mendapatkan hasil yang saya butuhkan.

5. Pekerjakan Staf Jarak Jauh

Biaya overhead seperti sewa ruang kantor, tagihan listrik, dan infrastruktur pendukung lainnya yang terkait dengan karyawan internal dapat diminimalkan jika Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan staf jarak jauh. Teknologi telah memungkinkan orang untuk bekerja sama bahkan jika mereka berada di belahan dunia yang berbeda. Sekarang ada banyak alat dan inovasi manajemen proyek yang dapat mendukung jenis pengaturan ini sehingga anggota tim Anda dapat berkomunikasi dengan baik bahkan jika Anda tidak semua dalam satu ruangan.

Mempekerjakan karyawan jarak jauh juga mengurangi kemungkinan berurusan dengan politik dan drama kantor, memungkinkan Anda untuk hanya fokus pada pekerjaan yang ada. Ini berarti penggunaan waktu dan sumber daya Anda dengan lebih baik. Keuntungan lain adalah Anda tidak akan dibatasi oleh karyawan yang tersedia di wilayah Anda. Anda akan memiliki bidang yang jauh lebih besar untuk dipilih.

6. Keamanan adalah Kunci

Salah satu hal terburuk yang dapat terjadi dalam proyek TI adalah kehilangan pekerjaan berharga karena ransomware, peretasan berbahaya, dan masalah keamanan lainnya. Meskipun saya telah menyebutkan berulang kali dalam artikel ini untuk hanya memenuhi persyaratan dasar dan meminimalkan biaya yang tidak perlu, keamanan adalah sesuatu yang Anda tidak boleh berhemat. Klise lama “lebih baik aman daripada menyesal” adalah sesuatu yang harus selalu Anda ingat saat menjalankan proyek TI, baik besar maupun kecil.

Bahkan jika Anda hanya sebuah perusahaan kecil, menerapkan langkah-langkah keamanan pada proyek Anda sangat penting. Menurut sebuah penelitian, 82% pemilik usaha kecil berpikir bahwa mereka tidak berisiko terkena serangan siber. Banyak yang tidak menyadari bahwa penjahat cyber sering menargetkan perusahaan kecil dan menengah karena protokol keamanan mereka lebih longgar.

Menjadi Lebih Cerdas, Bukan Lebih Murah dengan Proyek TI Anda

Saat mencoba mengurangi biaya proyek TI, menempuh rute yang lebih murah tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Mengadopsi strategi yang lebih cerdas seperti yang disebutkan dalam artikel ini dapat membantu menurunkan pengeluaran Anda tanpa mengorbankan kualitas hasil proyek Anda.

Richard Kao adalah Direktur Penjualan dari kantor yang berbasis di Inggris dan penyedia solusi teknologi COS Sales. Tugasnya sehari-hari meliputi mengelola akun klien, membantu pelanggan dengan pertanyaan, dan mengarahkan timnya untuk memastikan hasil terbaik. Dia memiliki pengalaman yang luas di dunia B2B dan banyak pengetahuan untuk dibagikan sebagai hasilnya. Anda dapat menemukannya di Twitter @cos_sales.