Empreender um projeto de TI pode ser caro. Enquanto muitos empresários e gerentes de projeto sempre visam terminar o projeto dentro do prazo e do orçamento, problemas inesperados acontecem no processo que podem aumentar as despesas. Uma abordagem inteligente para evitar isso é manter o orçamento reduzido desde o início. Isso pode parecer uma coisa fácil de fazer, mas é muito mais difícil de implementar.

A maioria dos conselhos que existem na internet aponta para o caminho mais barato: suprimentos mais baratos, software mais barato e infraestrutura mais barata. Embora isso obviamente reduza seu custo, o que descobri é que não é um conselho realmente útil... especialmente se você deseja manter seu projeto de TI competitivo e de ponta.

Então, existem outras maneiras de reduzir seus custos de TI sem ter que suportar o uso de materiais abaixo do padrão?

Como minimizar os custos em seu próximo projeto de TI

Aqui estão algumas dicas acionáveis ​​que eu testei para serem eficazes ao longo dos anos.

1. Priorize as necessidades sobre os desejos

É da natureza humana querer o produto mais avançado, mais bonito ou de alta tecnologia que existe. Esteja você comprando um carro, uma máquina de lavar ou um software para seu próximo projeto de TI, a tendência é escolher o modelo com as melhores especificações que você pode pagar. É fácil ficar cego por todos os sinos e assobios, especialmente se você se deparar com um vendedor experiente. Já fui vítima dessas armadilhas várias vezes, pensando que estava obtendo o valor do meu dinheiro adquirindo esses complementos.

O que percebi, no entanto, é que essas inovações tecnológicas agregadas que custam muito dinheiro acabam sendo inutilizadas no final do projeto. Só porque está dentro do seu orçamento não significa necessariamente que você deve ir em frente se você realmente não precisar dele. Um bom exercício é perguntar a si mesmo e aos membros de sua equipe pelo menos três vezes se você realmente precisa de algo. Se você receber um pedido de aquisição de um dispositivo caro, avalie cuidadosamente como isso pode beneficiar o projeto de forma concreta.

2. Uso flexível da tecnologia de nuvem

Mover alguns ou todos os seus dados para a nuvem é outro movimento óbvio ao tentar reduzir custos. Usar a tecnologia em nuvem é muito mais prático do que adquirir servidores físicos e outras peças de hardware para o seu projeto. Por causa disso, a computação em nuvem permitiu que empresas menores se tornassem competitivas quando se trata de projetos de TI.

Depois de experimentar diferentes provedores de serviços em nuvem, uma lição valiosa que aprendi é aproveitar as opções flexíveis de armazenamento oferecidas por essas empresas. Evite assinar um acordo anual ou um plano de armazenamento fixo “para economizar dinheiro”, pois isso pode ser uma desvantagem quando o projeto estiver em andamento.

Tenha em mente que os projetos de TI são muito dinâmicos e seus requisitos podem mudar em um piscar de olhos. Quando você está preso a um plano que não precisa mais, isso fará com que você perca mais. Em vez disso, opte por um plano flexível que pode custar um pouco mais, mas oferece mais subsídios para atualizar, fazer downgrade ou cancelar o plano com muito poucas consequências monetárias.

3. Minimize os custos desnecessários

Há alguns anos, minha equipe estava trabalhando em uma atualização para um de nossos sites. Tudo estava indo bem e terminamos o projeto no prazo. Durante a avaliação pós-projeto, fiquei surpreso ao descobrir que estávamos gastando muito com impressão e custos de papel. Depois de verificar os logs, descobri que minha equipe estava imprimindo cada atualização de projeto, e-mails e qualquer coisa imprimível sem perceber que isso já estava afetando o orçamento geral do projeto.

Na maioria das vezes, os funcionários imprimem documentos pensando que, só porque está no escritório, esse é um serviço gratuito do qual eles podem aproveitar. Embora não custe nada aos funcionários para imprimir em papel, esses tipos de custos podem aumentar para o proprietário da empresa. Minimize esses custos desnecessários incentivando sua equipe a usar ferramentas digitais para colaborar. Além de economizar nos custos, a redução do uso de papel também pode ajudar a lidar com questões ambientais como o desmatamento e as mudanças climáticas. Essa é uma importante defesa social corporativa da qual sua empresa pode fazer parte.

4. Especialistas em Terceirização

Especialistas em tecnologia podem ser muito caros para contratar. Isso força muitos gerentes de projeto a se contentarem com funcionários medíocres porque eles não podem se dar ao luxo de corresponder às expectativas salariais de uma ajuda técnica de primeira linha. Muitos anos atrás, cometi o erro de contratar pessoal inexperiente, apenas para me arrepender no final, porque os projetos demoravam o dobro do que deveriam. Mas não importa quantas vezes eu diga a mim mesma para não fazer isso de novo, eu ainda acabei fazendo isso mais vezes do que posso pagar.

Foi só quando encontrei um dos meus ex-funcionários, que por acaso era um gênio da tecnologia, que descobri uma abordagem alternativa. Este funcionário ofereceu seus serviços para um dos meus projetos. Em vez de contratá-lo como funcionário em tempo integral, ele foi contratado por um projeto. Eu o contratei como se estivesse contratando um fornecedor terceirizado, mas por projeto. À primeira vista, pode parecer que seria mais caro, mas acabou sendo uma das melhores decisões que tomei. Agora, se eu precisar de um especialista para lidar com uma determinada tarefa, eu sigo o caminho da terceirização porque isso me economiza tempo em treinamento e despesas de contratação. O mais importante é obter os resultados que preciso.

5. Contrate funcionários remotos

Custos indiretos, como aluguel de espaço de escritório, contas de serviços públicos e outras infraestruturas de suporte relacionadas a funcionários internos, podem ser minimizados se você considerar a contratação de funcionários remotos. A tecnologia tornou possível que as pessoas trabalhem juntas, mesmo que estejam localizadas em diferentes partes do globo. Agora, existem muitas ferramentas e inovações de gerenciamento de projetos que podem oferecer suporte a esse tipo de configuração para que os membros de sua equipe possam se comunicar bem, mesmo que não estejam todos em uma sala.

A contratação de funcionários remotos também reduz a probabilidade de lidar com a política e o drama do escritório, permitindo que você se concentre apenas no trabalho em questão. Isso significará um melhor uso de seu tempo e recursos. Outra vantagem é que você não ficará limitado aos funcionários disponíveis em sua área. Você terá um campo muito maior para escolher.

6. Segurança é a chave

Uma das piores coisas que podem acontecer em um projeto de TI é perder um trabalho valioso por causa de ransomware, hacks maliciosos e outros problemas de segurança. Embora eu tenha mencionado repetidamente neste artigo para ir apenas para os requisitos básicos e minimizar custos desnecessários, a segurança é algo que você nunca deve economizar. O velho clichê “melhor prevenir do que remediar” é algo que você deve sempre ter em mente ao executar um projeto de TI, seja grande ou pequeno.

Mesmo que você seja apenas uma pequena empresa, implementar medidas de segurança em seu projeto é muito importante. De acordo com um estudo, 82% dos proprietários de pequenas empresas pensam que não correm risco de ataques cibernéticos. O que muitos não percebem é que os criminosos cibernéticos geralmente visam empresas de pequeno e médio porte porque seus protocolos de segurança são mais flexíveis.

Seja mais inteligente, não mais barato com seus projetos de TI

Ao tentar reduzir os custos do projeto de TI, seguir o caminho mais barato nem sempre é a melhor opção. Adotar estratégias mais inteligentes como as mencionadas neste artigo pode ajudar a reduzir suas despesas sem sacrificar a qualidade do resultado do seu projeto.

Richard Kao é o Diretor de Vendas do escritório com sede no Reino Unido e provedor de soluções tecnológicas COS Sales. Suas tarefas do dia a dia envolvem gerenciar contas de clientes, ajudar clientes com dúvidas e direcionar sua equipe para garantir os melhores resultados. Ele tem uma vasta experiência no mundo B2B e muito conhecimento para compartilhar como resultado. Você pode encontrá-lo no Twitter @cos_sales.