承擔 IT 項目的成本可能很高。 雖然許多企業主和項目經理總是力求按時按預算完成項目，但在此過程中會發生意外問題，可能會導致費用激增。 避免這種情況的明智方法是從一開始就保持預算苗條。 這似乎是一件容易的事情，但實施起來卻要困難得多。

互聯網上的大多數建議都指向便宜的路線：更便宜的供應、更便宜的軟件和更便宜的基礎設施。 雖然這顯然會降低您的成本，但我發現這並不是真正有用的建議……尤其是如果您想讓您的 IT 項目保持競爭力和前沿。

那麼，有沒有其他方法可以降低您的 IT 成本，而不必忍受使用不合格的材料？

如何在您的下一個 IT 項目中最小化成本

以下是我多年來測試有效的一些可行技巧。

1. 將需求置於需求之上

想要最先進、最漂亮或最高科技的產品是人類的天性。 無論您是購買汽車、洗衣機，還是為下一個 IT 項目購買軟件，趨勢都是選擇具有您能負擔得起的最佳規格的型號。 很容易被所有的花里胡哨蒙蔽雙眼，尤其是當您面對的是一位經驗豐富的銷售人員時。 我已經多次成為這些陷阱的受害者，以為我通過獲得這些附加組件而物有所值。

然而，我意識到，這些花費大量資金的附加技術創新最終在項目結束時未被使用。 僅僅因為它在您的預算範圍內並不一定意味著如果您實際上不需要它就應該去購買它。 一個很好的練習是至少問你自己和你的團隊成員三遍你是否真的需要一些東西。 如果您收到採購昂貴設備的請求，請仔細評估這將如何具體使項目受益。

2. 靈活的雲技術使用

在嘗試降低成本時，將部分或全部數據移至雲端是另一個明顯的舉措。 使用雲技術比為您的項目購買物理服務器和其他硬件要實用得多。 正因為如此，雲計算讓小公司在 IT 項目方面更具競爭力。

在嘗試了不同的雲服務提供商之後，我獲得的一個寶貴經驗是利用這些公司提供的靈活存儲選項。 避免簽署年度交易或“省錢”的固定存儲計劃，因為這在項目進行時可能是不利的。

請記住，IT 項目是非常動態的，您的需求可能會在眨眼之間發生變化。 當您堅持不再需要的計劃時，這將導致您損失更多。 相反，選擇一個靈活的計劃，它可能會花費你更多，但可以為你提供更多的升級、降級或取消計劃的餘地，而金錢後果卻很少。

3. 盡量減少不必要的成本

幾年前，我的團隊正在為我們的一個網站進行升級。 一切進展順利，我們在截止日期前完成了項目。 在項目後評估期間，我驚訝地發現我們在印刷和紙張成本上花費了太多。 檢查日誌後，發現我的員工正在打印每一個項目更新、電子郵件和任何可打印的內容，卻沒有意識到這已經影響了整個項目預算。

大多數時候，員工打印文件時會盲目地認為，僅僅因為它在辦公室，那麼這是他們可以利用的免費服務。 雖然在紙上打印不會花費員工任何費用，但這些類型的成本可能會增加企業主的成本。 通過鼓勵您的員工使用數字工具進行協作，最大限度地減少這些不必要的成本。 除了節省成本外，減少紙張的使用還有助於解決森林砍伐和氣候變化等環境問題。 這是一項重要的企業社會宣傳，您的企業可以參與其中。

4. 外包專家

聘請技術專家可能非常昂貴。 這迫使許多項目經理滿足於平庸的員工，因為他們負擔不起一流技術幫助的薪水期望。 多年前，我犯了僱用沒有經驗的員工的錯誤，但最後卻後悔了，因為項目花費的時間是應有的時間的兩倍。 但無論我告訴自己不要再這樣做了多少次，我最終還是做了很多次，超出了我的承受能力。

直到我遇到了我的一位前僱員，他恰好是個技術天才，我才發現了另一種方法。 這位員工為我的一個項目提供了服務。 他沒有聘用他作為全職員工，而是聘用了項目人員。 我聘用了他，就像我聘用第三方供應商一樣，但是以每個項目為基礎的。 乍一看，它可能看起來會更貴，但事實證明這是我做出的最好的決定之一。 現在，如果我需要專家來處理特定任務，我會選擇外包路線，因為它可以節省我在培訓和招聘費用上的時間。 最重要的是，我得到了我需要的結果。

5.聘請遠程員工

如果您考慮僱用遠程員工，則可以最大限度地減少與內部員工相關的辦公空間租金、水電費和其他支持基礎設施等間接成本。 技術使人們能夠一起工作，即使他們位於全球不同的地方。 現在有許多項目管理工具和創新可以支持這種類型的設置，因此即使您不在一個房間裡，您的團隊成員也可以很好地溝通。

僱用遠程員工還可以減少處理辦公室政治和戲劇的可能性，讓您只專注於手頭的工作。 這將意味著更好地利用您的時間和資源。 另一個優勢是您將不受您所在地區的可用員工的限制。 您將有更大的領域可供選擇。

6. 安全是關鍵

IT 項目中可能發生的最糟糕的事情之一是由於勒索軟件、惡意黑客和其他安全問題而失去有價值的工作。 雖然我在本文中反复提到只滿足基本要求並最大限度地減少不必要的成本，但安全性是您永遠不應該忽略的東西。 在運行 IT 項目（無論大小）時，您應該始終牢記“安全勝於遺憾”這句老話。

即使您只是一家小公司，對您的項目實施安全措施也非常重要。 根據一項研究，82% 的小企業主認為他們沒有受到網絡攻擊的風險。 許多人沒有意識到，網絡犯罪分子經常以中小型公司為目標，因為他們的安全協議比較鬆散。

讓您的 IT 項目變得更智能，而不是更便宜

在嘗試降低 IT 項目成本時，走更便宜的路線並不總是最佳選擇。 採用本文中提到的更智能的策略可以幫助您在不犧牲項目輸出質量的情況下降低費用。

Richard Kao 是英國辦公室和技術解決方案提供商 COS Sales 的銷售總監。 他的日常工作包括管理客戶賬戶、幫助客戶進行查詢以及指導他的團隊以確保獲得最佳結果。 他在 B2B 領域擁有豐富的經驗，因此可以分享許多知識。 你可以在 Twitter @cos_sales 上找到他。