Реализация ИТ-проекта может быть дорогостоящей. В то время как многие владельцы бизнеса и менеджеры проектов всегда стремятся завершить проект вовремя и в рамках бюджета, в процессе возникают неожиданные проблемы, которые могут увеличить расходы. Разумный подход, чтобы избежать этого, состоит в том, чтобы с самого начала сохранить небольшой бюджет. Это может показаться простым делом, но реализовать его гораздо сложнее.

Большинство советов, существующих в Интернете, указывают на дешевый путь: более дешевые материалы, более дешевое программное обеспечение и более дешевая инфраструктура. Хотя это, очевидно, снизит ваши расходы, я обнаружил, что это не очень полезный совет… особенно если вы хотите, чтобы ваш ИТ-проект оставался конкурентоспособным и передовым.

Итак, есть ли другие способы сократить расходы на ИТ, не прибегая к использованию некачественных материалов?

Как минимизировать затраты в вашем следующем ИТ-проекте

Вот несколько практических советов, эффективность которых я проверила на протяжении многих лет.

1. Ставьте потребности выше желаний

Человеку свойственно хотеть самый передовой, самый красивый или самый высокотехнологичный продукт. Покупаете ли вы автомобиль, стиральную машину или покупаете программное обеспечение для своего следующего ИТ-проекта, как правило, вы выбираете модель с лучшими характеристиками, которые вы можете себе позволить. Легко быть ослепленным всеми прибамбасами, особенно если вы столкнулись с опытным продавцом. Я уже много раз становился жертвой этих ловушек, думая, что получаю свои деньги, покупая эти дополнения.

Однако я понял, что эти добавленные технологические инновации, которые стоят больших денег, в конечном итоге остаются неиспользованными в конце проекта. Тот факт, что это не соответствует вашему бюджету, не обязательно означает, что вы должны пойти на это, если оно вам на самом деле не нужно. Хорошее упражнение — спросить себя и членов вашей команды не менее трех раз, действительно ли вам что-то нужно. Если вы получили запрос на приобретение дорогостоящего устройства, тщательно оцените, какую конкретную пользу это может принести проекту.

2. Гибкое использование облачных технологий

Перемещение части или всех ваших данных в облако — еще один очевидный шаг в попытке сократить расходы. Использование облачных технологий намного практичнее, чем приобретение физических серверов и другого оборудования для вашего проекта. Из-за этого облачные вычисления позволили небольшим фирмам стать конкурентоспособными, когда дело доходит до ИТ-проектов.

Попробовав разных поставщиков облачных услуг, я извлек один ценный урок — воспользоваться преимуществами гибких вариантов хранения, предлагаемых этими компаниями. Избегайте подписки на годовую сделку или план фиксированного хранения «для экономии денег», потому что это может быть недостатком, когда проект продолжается.

Имейте в виду, что ИТ-проекты очень динамичны, и ваши требования могут измениться в мгновение ока. Когда вы застряли с планом, который вам больше не нужен, это приведет к тому, что вы потеряете больше. Вместо этого выберите гибкий план, который может стоить вам немного дороже, но дает вам больше возможностей для обновления, понижения или полной отмены плана с очень небольшими денежными последствиями.

3. Минимизируйте ненужные расходы

Пару лет назад моя команда работала над обновлением одного из наших веб-сайтов. Все шло хорошо, и мы закончили проект в срок. Во время постпроектной оценки я был удивлен, обнаружив, что мы слишком много тратим на печать и бумагу. После проверки журналов выяснилось, что мои сотрудники распечатывали каждое отдельное обновление проекта, электронные письма и все, что можно было распечатать, не осознавая, что это уже влияет на общий бюджет проекта.

Большую часть времени сотрудники бездумно печатают документы, думая, что раз уж они в офисе, значит, это бесплатная услуга, которой они могут воспользоваться. Хотя печать на бумаге ничего не стоит сотрудникам, эти виды затрат могут добавиться к владельцу бизнеса. Сведите к минимуму эти ненужные расходы, поощряя своих сотрудников использовать цифровые инструменты для совместной работы. Помимо экономии затрат, сокращение использования бумаги также может помочь в решении экологических проблем, таких как вырубка лесов и изменение климата. Это важная корпоративная социальная защита, частью которой может быть ваш бизнес.

4. Специалисты на аутсорсинге

Наем технических специалистов может быть очень дорогим. Это вынуждает многих менеджеров проектов довольствоваться посредственными сотрудниками, потому что они не могут позволить себе зарплату, равную ожиданиям первоклассной технической помощи. Много лет назад я совершил ошибку, наняв неопытных сотрудников, но в конце концов пожалел об этом, потому что проекты длились в два раза дольше, чем должны были. Но независимо от того, сколько раз я говорю себе не делать этого снова, я все равно делаю это больше раз, чем могу себе позволить.

Только когда я столкнулся с одним из моих бывших сотрудников, который оказался техническим гением, я открыл для себя альтернативный подход. Этот сотрудник предложил свои услуги для одного из моих проектов. Вместо того, чтобы нанять его в качестве штатного сотрудника, он был нанят для проекта. Я нанял его так же, как нанимал стороннего поставщика, но для каждого проекта. На первый взгляд может показаться, что это будет дороже, но это оказалось одним из лучших решений, которые я принимал. Теперь, если мне нужен специалист для решения конкретной задачи, я выбираю аутсорсинг, потому что это экономит время на обучение и затраты на найм. Самое главное, я получаю тот результат, который мне нужен.

5. Наймите удаленный персонал

Накладные расходы, такие как аренда офисных помещений, счета за коммунальные услуги и другая вспомогательная инфраструктура, связанная с штатными сотрудниками, могут быть сведены к минимуму, если вы рассмотрите возможность найма удаленного персонала. Технологии позволили людям работать вместе, даже если они находятся в разных частях земного шара. В настоящее время существует множество инструментов и инноваций для управления проектами, которые могут поддерживать этот тип настройки, чтобы члены вашей команды могли хорошо общаться, даже если вы не все находитесь в одной комнате.

Наем удаленных сотрудников также снижает вероятность столкнуться с офисной политикой и драмой, позволяя вам сосредоточиться исключительно на текущей работе. Это будет означать более эффективное использование вашего времени и ресурсов. Еще одним преимуществом является то, что вы не будете ограничены доступными сотрудниками в вашем регионе. У вас будет гораздо больше возможностей для выбора.

6. Безопасность — это ключ

Одна из худших вещей, которые могут случиться в ИТ-проекте, — это потеря ценной работы из-за программ-вымогателей, злонамеренных взломов и других проблем с безопасностью. Хотя я неоднократно упоминал в этой статье, что нужно соблюдать только основные требования и минимизировать ненужные расходы, безопасность — это то, на чем никогда не следует экономить. Старое клише «лучше перестраховаться, чем потом сожалеть» — это то, о чем вы всегда должны помнить при запуске ИТ-проекта, будь то большой или маленький.

Даже если вы всего лишь небольшая компания, внедрение мер безопасности в вашем проекте очень важно. Согласно исследованию, 82% владельцев малого бизнеса считают, что они не подвержены риску кибератак. Чего многие не осознают, так это того, что киберпреступники часто нацеливаются на малые и средние компании, потому что их протоколы безопасности слабее.

Будьте умнее, а не дешевле в своих ИТ-проектах

Если вы пытаетесь сократить расходы на ИТ-проект, выбор более дешевого пути не всегда является лучшим вариантом. Принятие более разумных стратегий, подобных упомянутым в этой статье, может помочь снизить ваши расходы без ущерба для качества результатов вашего проекта.

Ричард Као — директор по продажам британского поставщика офисных и технических решений COS Sales. Его повседневные задачи включают управление учетными записями клиентов, помощь клиентам с запросами и руководство своей командой для достижения наилучших результатов. Он имеет большой опыт работы в мире B2B и, как следствие, много знаний, которыми он может поделиться. Вы можете найти его в Твиттере @cos_sales.