Combien coûte l'automatisation robotique des processus ?

Les employés de bureau consacrent environ 69 jours par an à des tâches administratives. Cela coûte aux entreprises américaines 2,87 billions de dollars en perte de productivité par an. Quel que soit votre secteur d'activité, il est toujours judicieux de décharger vos employés du fardeau des tâches banales et basées sur des règles. Et c'est là que les solutions RPA en tant que service sont utiles.

En 2020, 72 % des entreprises interrogées par Deloitte avaient déjà mis en place des outils RPA. L'amélioration de la conformité et de la qualité figurait en tête de liste des avantages signalés par les pionniers de la RPA. Dans le même temps, 59 % des entreprises ont enregistré une réduction significative des coûts liés à la RPA, la période de récupération médiane des projets RPA s'étalant sur moins de 12 mois. Cependant, seulement 3 % des entreprises réussissent à faire évoluer leur main-d'œuvre numérique, tandis que jusqu'à 50 % des projets RPA initiaux échouent. Étant donné que les coûts d'automatisation des processus robotiques pour un seul robot logiciel peuvent aller de 5 000 à 15 000 dollars, votre entreprise pourrait finir par dépenser des millions de dollars pour réaliser une automatisation à l'échelle de l'entreprise.

Quels sont les principaux facteurs à l'origine du coût vraisemblablement élevé de l'automatisation robotique des processus ? Plus important encore, que doit faire votre entreprise pour exploiter tout le potentiel de la RPA sans vous ruiner ?

Découvrons cela !

Les cinq principaux facteurs à l'origine du coût de l'automatisation des processus robotiques

• Tarification des fournisseurs RPA
• Le nombre et la complexité des bots qui constituent votre déploiement RPA
• Analyse initiale des processus, conseil RPA et coûts d'ingénierie
• Le coût des intégrations tierces d'automatisation des processus robotiques
• Coûts de maintenance, de support et de mise à l'échelle RPA

Vous trouverez ci-dessous un aperçu détaillé de ces facteurs.

Modèles de tarification des fournisseurs de RPA

Plusieurs entreprises technologiques proposent des outils RPA et des plates-formes de développement sur la base d'un abonnement. Selon le rapport Magic Quadrant 2021 de Gartner sur l'automatisation des processus robotiques, ainsi que l'enquête Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q1 2021, UiPath, Automation Anywhere et Microsoft Power Automate sont les forces motrices du marché mondial de la RPA, qui devrait 45 milliards de dollars d'ici 2030. Voyons comment les modèles de tarification des principaux fournisseurs de RPA se comparent les uns aux autres :

Dans la plupart des cas, un modèle de tarification de fournisseur RPA et un mode de déploiement logiciel (basé sur le cloud ou sur site) détermineront le coût d'une licence RPA. Par exemple, les outils RPA basés sur le cloud peuvent coûter moins cher s'ils sont regroupés, tandis qu'un déploiement sur site peut être moins cher si vous choisissez un engagement à long terme. En règle générale, les frais de licence des fournisseurs représentent 30 % des coûts totaux d'automatisation des processus robotiques, soit ⅓ du salaire moyen que vous paieriez à un employé à temps plein effectuant des tâches manuellement.

Nombre et complexité des bots RPA

Les outils d'automatisation des processus robotiques ne sont pas créés égaux.

Par exemple, nous avons mentionné les robots RPA assistés et non assistés dans la section précédente. La principale différence entre les deux types d'agents logiciels intelligents réside dans leur capacité (ou leur absence !) À effectuer des tâches de manière indépendante.

Il est également nécessaire de faire la distinction entre les outils d'automatisation des processus métier (BPA) et les outils d'automatisation des processus robotiques ; les premiers suivent simplement le modèle si-alors pour automatiser les flux de travail, tandis que les seconds regardent vos employés interagir avec les interfaces du système logiciel et répliquer leurs actions. BPA et RPA ont un cousin plus brillant et plus avancé sur le plan technologique appelé automatisation intelligente des processus (IPA). Les systèmes IPA comportent des algorithmes d'apprentissage automatique qui récupèrent et analysent les données non structurées cachées dans les systèmes informatiques de l'entreprise.

Le nombre de bots composant un système RPA, leurs capacités cognitives et la charge de travail qu'ils gèrent sont répertoriés parmi les facteurs de coût critiques de l'automatisation des processus robotiques.

Par exemple, un simple bot RPA qui convertit des documents PDF en fichiers CSV peut coûter à votre entreprise aussi peu que 25 $ par mois - tant qu'il traite quelques dizaines d'enregistrements sur une période de 30 jours et ne fait rien d'autre. Dans ce cas, les coûts RPA supplémentaires peuvent n'inclure que quelques heures de travail de maintenance et de vérification.

Au contraire, les outils RPA qui fonctionnent dans plusieurs applications et systèmes d'information tout en vérifiant les flux de travail par rapport à plusieurs conditions nécessitent une configuration laborieuse et prennent plus de temps à mettre en œuvre.

Étant donné que le coût initial de l'automatisation des processus robotisés peut être un lourd fardeau pour les petites et moyennes entreprises et que les perspectives de retour sur investissement peuvent être trop vagues pour justifier l'investissement, une entreprise doit examiner et analyser attentivement les processus qu'elle cherche à automatiser. En règle générale, les opérations effectuées fréquemment et prenant moins de 30 minutes sont les meilleures candidates pour l'automatisation pilotée par les bots.

Analyse initiale des processus, conseil RPA et coûts d'ingénierie

En ce qui concerne la technologie, les outils RPA ne nécessitent pas de nouvelles plates-formes ni de mises à niveau importantes de l'infrastructure. Cependant, l'automatisation des processus robotiques nécessite une conception initiale solide et une connaissance approfondie des processus soumis à l'automatisation. Sinon, votre déploiement RPA contiendra des erreurs de configuration, ce qui pourrait empêcher les bots de s'approvisionner en informations auprès des systèmes informatiques et d'effectuer des tâches efficacement.

C'est pourquoi la plupart des entreprises qui envisagent l'automatisation des processus robotiques se tournent vers des sociétés de développement RPA. Le fournisseur de votre choix peut être un partenaire certifié UiPath ou Automation Anywhere. Ou une société de conseil RPA Fortune 500 comme Gartner et Accenture. Ou une entreprise technologique moins connue qui emploie néanmoins des ingénieurs qualifiés en automatisation des processus robotiques.

La société RPA pour laquelle vous choisirez, entre autres, effectuera un examen approfondi de vos processus, identifiera les candidats appropriés pour l'automatisation et vous conseillera sur la pile technologique. Votre partenaire technologique concevra ensuite une architecture RPA de haut niveau et une feuille de route de mise en œuvre. Les fournisseurs de RPA fiables adoptent généralement une approche itérative et axée sur les résultats de l'automatisation, en créant des versions de preuve de concept (POC) d'agents logiciels intelligents, en les formant à effectuer des tâches, en affinant leurs performances et en mettant en place une visualisation et des rapports de données robustes. des outils qui rendent la RPA accessible à tous les employés, quelle que soit leur formation technique. Cette approche aide les entreprises à démarrer avec la RPA sans risque, à obtenir un retour sur investissement plus rapidement et à éviter les dépenses excessives en automatisation .

Selon le pays où réside votre fournisseur, les tarifs horaires des consultants et ingénieurs RPA peuvent varier de 15 à 60 dollars.

Le coût des intégrations tierces d'automatisation des processus robotiques

Pour pouvoir se connecter aux systèmes informatiques et accéder à leurs interfaces, les outils RPA doivent être connectés à ces systèmes via des API. Sans surprise, le prix de toutes les API, applications et services qui donnent des super pouvoirs à un bot logiciel contribue au coût global de l'automatisation des processus robotiques - et toutes ces API ne sont pas fournies ou prises en charge par votre fournisseur RPA par défaut.

La connexion de votre bot aux services AWS, Azure ou Google Cloud, par exemple, entraînerait des coûts d'automatisation des processus robotiques supplémentaires qui augmenteraient proportionnellement à la quantité de données et d'appels de serveur gérés par le bot.

Dans l'ensemble, les outils complémentaires représentent environ 5 % des coûts totaux de la RPA.

Coûts de maintenance, de support et de mise à l'échelle RPA

Étant donné que les robots RPA résident et interagissent avec des applications logicielles existantes, des modifications importantes apportées à ces systèmes ou aux données qu'ils produisent peuvent également déclencher des reconfigurations et des mises à jour RPA.

De même, de nombreuses entreprises négligent les coûts de mise à l'échelle de la RPA ou sont victimes d'une dérive de la portée, essayant d'étendre les efforts d'automatisation à autant de processus et d'unités commerciales que possible ou jouant avec l'idée d'ajouter des capacités d'IA aux systèmes RPA existants.

Une façon d'éviter ces problèmes consiste à concevoir très tôt une stratégie de mise en œuvre de RPA de haut niveau. Cette stratégie devrait, entre autres, prévoir les dépendances logicielles, la gestion proactive des changements et l'alignement des parties prenantes.

Combien coûte l'automatisation robotisée des processus ? Ces exemples pourraient vous donner une idée !

Nous avons discuté de plusieurs projets RPA de notre portefeuille avec Dzmitry Kliuchnik, Python Team Lead chez ITRex Group. Dzmitry a gentiment partagé des estimations de coûts approximatives pour ces projets et vous a fourni un contexte pour déterminer combien un système RPA particulier pourrait coûter en fonction de votre secteur, des exigences du projet et des besoins d'automatisation.

Solution RPA pour la prise de rendez-vous des patients

Une entreprise de technologie de la santé s'est tournée vers ITRex pour créer une solution RPA permettant de copier les données des patients à partir des dossiers médicaux électroniques (DME) et de les coller dans un logiciel de prise de rendez-vous. Pour atteindre cet objectif, nous avons synchronisé les deux systèmes et implémenté des scripts simples qui consignent les événements et redémarrent les processus en cas d'erreur.

Dzmitry estime qu'il a fallu environ huit semaines à deux développeurs RPA pour concevoir et déployer l'outil RPA. Une solution d'automatisation de processus robotique similaire vous coûterait entre 5 000 et 10 000 $. La somme couvre les efforts de développement réels et un ensemble de soutien essentiel. Le projet n'impliquait aucun frais de licence puisque nous avons activé les fonctionnalités d'automatisation à l'aide d'API et d'agents logiciels personnalisés.

Outil RPA pour le traitement des paiements

Une organisation financière s'est adressée à ITRex pour créer un système d'automatisation des processus robotiques qui traiterait les informations de paiement, les validerait par rapport aux données bancaires et apporterait les modifications nécessaires aux systèmes comptables et aux rapports internes. Le client a choisi WorkFusion comme pile technologique principale, de sorte que des agents d'intelligence artificielle ont géré les tâches de traitement des documents. Pour des raisons de sécurité, nous avons dû déployer le système sur place.

Selon Dzmitry, l'équipe du projet était composée d'un chef de projet, de deux développeurs RPA, d'un ingénieur en apprentissage automatique et d'un analyste commercial. L'équipe a réussi à créer une version de preuve de concept de l'outil RPA en huit semaines, et il leur a fallu six semaines supplémentaires pour déployer le système en production.

Ici, le coût de la mise en œuvre de la RPA fluctuerait entre 50 000 et 150 000 $ et couvrirait les prix des fournisseurs de RPA, les dépenses d'infrastructure supplémentaires pour le déploiement et la maintenance des serveurs et les frais de formation des employés.

Système de traitement de documents RPA pour une entreprise de télécommunications

Une entreprise de télécommunications s'est associée à nos experts RPA pour automatiser plusieurs workflows de traitement et de gestion de documents interconnectés. Une fois de plus, WorkFusion a été sélectionné comme plate-forme RPA principale.

Une équipe de trois ingénieurs RPA, un chef de projet, un analyste commercial et un chef de projet a réalisé le projet en six mois. Compte tenu des dépenses supplémentaires de configuration et d'installation de l'infrastructure, ainsi que des frais de licence du fournisseur RPA, un système d'automatisation de processus robotique comme celui-ci pourrait coûter à votre entreprise entre 150 000 et 300 000 $.

Comment réduire les coûts de mise en œuvre de la RPA et obtenir un retour sur investissement plus rapidement

Selon McKinsey, la RPA peut générer un retour sur investissement rapide et robuste, c'est-à-dire jusqu'à 200 % au cours de la première année de déploiement, et des économies de coûts de 20 à 25 %. Une autre étude de Deloitte suggère qu'une entreprise qui déploie 500 bots pour un coût complet de 20 millions de dollars (y compris les licences logicielles, la planification, la réingénierie des processus, la programmation, les tests et la mise en œuvre) pourrait potentiellement réaliser 100 millions de dollars d'économies, en supposant que les bots remplacent 1 000 employés.

Naturellement, chaque instance RPA sera accompagnée d'un budget global différent et d'économies de coûts en raison de problèmes et d'exigences organisationnels uniques. Cependant, il y a quelques points que vous devez garder à l'esprit lorsque vous envisagez de mettre en œuvre l'automatisation dans votre organisation :

• L'automatisation robotique des processus n'est pas une solution miracle aux problèmes de votre entreprise ; au lieu de cela, vous devriez le traiter comme un moteur qui fait tourner les rouages ​​de votre entreprise
• La mise en œuvre de la RPA ne vous oblige pas à abandonner d'autres systèmes informatiques ; cependant, les outils RPA doivent être intégrés de manière transparente aux logiciels existants pour obtenir des données sur votre infrastructure informatique et interagir avec les applications cibles de la même manière que les employés humains le feraient.
• Il est essentiel de mener des audits approfondis et de concevoir un plan de mise en œuvre RPA de haut niveau en gardant à l'esprit l'évolutivité avant toute activité de développement, car les robots ne sont aussi bons que pour lesquels ils ont été programmés.
• Le travail d'équipe interfonctionnel et la contribution des parties prenantes sont les piliers d'une mise en œuvre réussie de la RPA
• Optimiser les processus métier avant de les automatiser est la clé d'un déploiement RPA sans faille
• Un manque d'éducation et de sensibilisation à la RPA, ainsi que la résistance des services informatiques au changement, peuvent empêcher votre projet de décoller
• Les données doivent être formatées de manière appropriée et optimisées pour une manipulation pilotée par des robots ; ce problème peut être partiellement résolu en mettant en œuvre des outils d'automatisation basés sur l'IA

Les outils d'automatisation des processus robotiques personnalisés peuvent coûter à votre entreprise entre 5 000 $ et 300 000 $. L'énorme écart entre les coûts de RPA est causé par différents facteurs, notamment le nombre et la complexité des agents logiciels intelligents, les prix des fournisseurs, les exigences de configuration des bots et les efforts de maintenance. Cependant, lorsqu'elle est correctement mise en œuvre, la RPA garantit un retour sur investissement relativement rapide et contribue à réduire les coûts opérationnels.

Pour plus d'informations sur les défis de la RPA et les moyens de les surmonter, consultez le récent article de blog d'ITRex. Et si vous avez un projet RPA en tête, n'hésitez pas à contacter les experts en automatisation ITRex. Ils vous aideront à tirer parti plus rapidement des avantages de la RPA tout en réduisant les coûts d'automatisation des processus robotiques.

Publié à l'origine sur https://itrexgroup.com le 8 février 2022.