Quanto costa l'automazione dei processi robotici?

I dipendenti d'ufficio trascorrono circa 69 giorni all'anno in attività amministrative. Ciò costa alle aziende statunitensi 2,87 trilioni di dollari di perdita di produttività all'anno. Indipendentemente dal settore in cui operi, togliere il peso di attività banali e basate su regole dalle spalle dei tuoi dipendenti è sempre una buona idea. Ed è qui che le soluzioni RPA-as-a-service tornano utili.

Nel 2020, il 72% delle aziende intervistate da Deloitte aveva già implementato strumenti RPA. Il miglioramento della conformità e della qualità è in cima all'elenco dei vantaggi riportati dai pionieri dell'RPA. Allo stesso tempo, il 59% delle imprese ha registrato una significativa riduzione dei costi legati all'RPA, con un periodo di ammortamento medio per i progetti RPA inferiore a 12 mesi. Tuttavia, solo il 3% delle aziende riesce a ridimensionare la propria forza lavoro digitale, mentre fino al 50% dei progetti RPA iniziali falliscono. Dato che i costi di automazione dei processi robotici per un singolo bot software possono variare da $ 5.000 a $ 15.000, la tua azienda potrebbe finire per spendere milioni di dollari per ottenere l'automazione a livello aziendale.

Quali sono i fattori chiave alla base del costo presumibilmente elevato dell'automazione dei processi robotici? Soprattutto, cosa dovrebbe fare la tua azienda per realizzare il pieno potenziale di RPA senza spendere troppo?

Scopriamolo!

I cinque principali fattori che determinano i costi dell'automazione dei processi robotici

• Prezzi del fornitore RPA
• Il numero e la complessità dei bot che costituiscono la tua distribuzione RPA
• Analisi del processo iniziale, consulenza RPA e costi di ingegneria
• Il costo delle integrazioni di automazione dei processi robotici di terze parti
• Costi di manutenzione, supporto e ridimensionamento RPA

Di seguito troverai una panoramica dettagliata di questi fattori.

Modelli di prezzo del fornitore RPA

Esistono diverse società tecnologiche che offrono strumenti RPA e piattaforme di sviluppo su abbonamento. Secondo il Magic Quadrant Report for Robotic Process Automation di Gartner 2021, oltre a Forrester Wave: Robotic Process Automation, il sondaggio Q1 2021, UiPath, Automation Anywhere e Microsoft Power Automate sono le forze trainanti del mercato globale degli RPA, destinato a 45 miliardi di dollari entro il 2030. Vediamo come i modelli di prezzo dei principali fornitori di RPA si accumulano l'uno contro l'altro:

Nella maggior parte dei casi, un modello di prezzo del fornitore RPA e una modalità di distribuzione del software (basata su cloud o locale) determineranno il costo di una licenza RPA. Ad esempio, gli strumenti RPA basati su cloud potrebbero costare meno se forniti in bundle, mentre un'implementazione in loco può essere più economica se si sceglie un impegno a lungo termine. In genere, le tariffe di licenza dei fornitori rappresentano il 30% dei costi totali di automazione dei processi robotici, o ⅓ di uno stipendio medio che paghereste a un dipendente a tempo pieno che esegue attività manualmente.

Numero e complessità dei bot RPA

Gli strumenti di automazione dei processi robotici non sono uguali.

Ad esempio, abbiamo menzionato i robot RPA presidiati e non presidiati nella sezione precedente. La differenza fondamentale tra i due tipi di agenti software intelligenti risiede nella loro capacità (o nella loro mancanza!) di eseguire attività in modo indipendente.

È inoltre necessario distinguere tra automazione dei processi aziendali (BPA) e strumenti di automazione dei processi robotici; il primo segue semplicemente lo schema if-then per automatizzare i flussi di lavoro, mentre il secondo osserva i tuoi dipendenti interagire con le interfacce del sistema software e replicare le loro azioni. BPA e RPA hanno un cugino più brillante e tecnologicamente avanzato chiamato IPA (intelligent process automation). I sistemi IPA sono dotati di algoritmi di apprendimento imachine che recuperano e analizzano i dati non strutturati nascosti nei sistemi IT aziendali.

Il numero di bot che comprendono un sistema RPA, le loro capacità cognitive e il carico di lavoro che gestiscono sono elencati tra i fattori di costo critici per l'automazione dei processi robotici.

Ad esempio, un semplice bot RPA che converte documenti PDF in file CSV può costare alla tua azienda fino a $ 25 al mese, purché elabori alcune dozzine di record nel corso di 30 giorni e non faccia altro che quello. In questo caso, i costi RPA aggiuntivi possono comprendere solo poche ore di lavori di manutenzione e verifica.

Al contrario, gli strumenti RPA che operano all'interno di diverse applicazioni e sistemi informativi mentre controllano i flussi di lavoro rispetto a condizioni multiple richiedono una configurazione laboriosa e richiedono più tempo per l'implementazione.

Poiché il costo iniziale dell'automazione dei processi robotici potrebbe essere un onere pesante per le piccole e medie imprese e le prospettive del ROI potrebbero essere troppo vaghe per giustificare l'investimento, un'azienda dovrebbe rivedere e analizzare attentamente i processi che intende automatizzare. In genere, le operazioni eseguite di frequente e che richiedono meno di 30 minuti per essere eseguite sono i migliori candidati per l'automazione basata su bot.

Analisi del processo iniziale, consulenza RPA e costi di ingegneria

Per quanto riguarda la tecnologia, gli strumenti RPA non richiedono piattaforme nuove di zecca e significativi aggiornamenti dell'infrastruttura. Tuttavia, l'automazione dei processi robotici richiede una solida progettazione iniziale e una profonda conoscenza dei processi soggetti all'automazione. In caso contrario, la distribuzione dell'RPA conterrà errori di configurazione, che potrebbero impedire ai bot di acquisire informazioni dai sistemi IT e di eseguire attività in modo efficace.

Ecco perché la maggior parte delle aziende che guardano all'automazione dei processi robotici si rivolgono alle società di sviluppo RPA. Il fornitore di tua scelta potrebbe essere un partner certificato UiPath o Automation Anywhere. O una società di consulenza Fortune 500 RPA come Gartner e Accenture. O un'azienda tecnologica meno nota che tuttavia impiega ingegneri specializzati nell'automazione dei processi robotici.

La società RPA per la quale sceglieresti, tra le altre cose, condurrà un'analisi approfondita dei tuoi processi, identificherà i candidati appropriati per l'automazione e fornirà consulenza sullo stack tecnologico. Il tuo partner tecnologico elaborerà quindi un'architettura RPA di alto livello e una roadmap di implementazione. I fornitori affidabili di RPA in genere adottano un approccio all'automazione iterativo e orientato ai risultati, creando versioni POC (proof-of-concept) di agenti software intelligenti, addestrandoli a eseguire attività, perfezionando le prestazioni e fornendo una visualizzazione e reportistica dei dati affidabili strumenti che rendono RPA accessibile a tutti i dipendenti indipendentemente dal loro background tecnico. Questo approccio aiuta le aziende a iniziare con l'RPA in modo privo di rischi, a ottenere un ROI più rapidamente ed evitare spese eccessive per l'automazione .

A seconda del paese in cui risiede il fornitore, le tariffe orarie dei consulenti RPA e degli ingegneri possono variare da $ 15 a $ 60 .

Il costo delle integrazioni di automazione dei processi robotici di terze parti

Per poter accedere ai sistemi IT e accedere alle loro interfacce, gli strumenti RPA devono essere collegati a questi sistemi tramite API. Non sorprende che il prezzo di tutte le API, le applicazioni e i servizi che conferiscono superpoteri a un bot software contribuisca al costo complessivo dell'automazione dei processi robotici e non tutte queste API sono fornite o supportate dal fornitore dell'RPA per impostazione predefinita.

La connessione del tuo bot ai servizi AWS, Azure o Google Cloud, ad esempio, comporterebbe costi aggiuntivi per l'automazione dei processi robotici che aumenterebbero proporzionalmente con la quantità di dati e chiamate al server gestite dal bot.

Complessivamente, gli strumenti aggiuntivi rappresentano circa il 5% dei costi totali dell'RPA.

Costi di manutenzione, supporto e ridimensionamento RPA

Poiché i bot RPA risiedono e interagiscono con le applicazioni software esistenti, modifiche significative apportate a questi sistemi o ai dati che producono possono attivare anche riconfigurazioni e aggiornamenti RPA.

Allo stesso modo, molte aziende trascurano i costi di ridimensionamento dell'RPA o cadono vittime dell'oscillazione dell'ambito, cercando di espandere gli sforzi di automazione al maggior numero possibile di processi e unità aziendali o giocando con l'idea di aggiungere funzionalità di intelligenza artificiale ai sistemi RPA esistenti.

Un modo per evitare questi problemi consiste nell'elaborare fin dall'inizio una strategia di attuazione dell'RPA di alto livello. Questa strategia, tra le altre cose, dovrebbe prevedere dipendenze software, gestione proattiva del cambiamento e allineamento delle parti interessate.

Quanto costa l'automazione dei processi robotici? Questi esempi potrebbero darti un'idea!

Abbiamo discusso diversi progetti RPA dal nostro portafoglio con Dzmitry Kliuchnik, Python Team Lead presso ITRex Group. Dzmitry ha gentilmente condiviso le stime dei costi del ballpark per questi progetti e ha fornito un contesto per capire quanto potrebbe costare un particolare sistema RPA a seconda del settore, dei requisiti del progetto e delle esigenze di automazione.

Soluzione RPA per la pianificazione degli appuntamenti con i pazienti

Un'azienda di tecnologia sanitaria si è rivolta a ITRex per creare una soluzione RPA per copiare i dati dei pazienti dalle cartelle cliniche elettroniche (EMR) e incollarli nel software di pianificazione degli appuntamenti. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo sincronizzato i due sistemi e implementato semplici script che registrano gli eventi e riavviano i processi se si verifica un errore.

Dzmitry ritiene che due sviluppatori RPA abbiano impiegato circa otto settimane per ideare e implementare lo strumento RPA. Una simile soluzione di automazione dei processi robotici ti costerebbe $ 5.000-10.000. La somma copre gli sforzi di sviluppo effettivi e un pacchetto di sostegno essenziale. Il progetto non prevedeva costi di licenza poiché abbiamo abilitato le funzionalità di automazione utilizzando API e agenti software personalizzati.

Strumento RPA per l'elaborazione dei pagamenti

Un'organizzazione finanziaria si è rivolta a ITRex per creare un sistema robotico di automazione dei processi in grado di elaborare le informazioni di pagamento, convalidarle rispetto ai dati bancari e apportare le modifiche necessarie ai sistemi contabili e ai rapporti interni. Il cliente ha scelto WorkFusion come stack tecnologico principale, quindi gli agenti di intelligenza artificiale hanno gestito le attività di elaborazione dei documenti. Per motivi di sicurezza, abbiamo dovuto distribuire il sistema in locale.

Secondo Dzmitry, il team di progetto era composto da un project manager, due sviluppatori RPA, un ingegnere di apprendimento automatico e un analista aziendale. Il team è riuscito a creare una versione proof-of-concept dello strumento RPA in otto settimane e ci sono volute altre sei settimane per implementare il sistema in produzione.

In questo caso, il costo dell'implementazione dell'RPA oscillerebbe intorno ai $ 50.000-150.000 e comprenderebbe i prezzi dei fornitori dell'RPA, le spese di infrastruttura aggiuntive per l'implementazione e la manutenzione del server e le tariffe di formazione dei dipendenti.

Sistema di elaborazione documenti RPA per una società di telecomunicazioni

Una società di telecomunicazioni ha collaborato con i nostri esperti RPA per automatizzare diversi flussi di lavoro di elaborazione e gestione dei documenti interconnessi. Ancora una volta, WorkFusion è stata scelta come piattaforma RPA primaria.

Un team di tre ingegneri RPA, un project manager, un analista aziendale e un project manager ha completato il progetto in sei mesi. Considerando le spese di configurazione e configurazione dell'infrastruttura aggiuntive, nonché i costi di licenza del fornitore RPA, un sistema di automazione dei processi robotici come questo potrebbe costare alla tua azienda $ 150.000-300.000.

Come ridurre i costi di implementazione dell'RPA e ottenere il ROI più velocemente

Secondo McKinsey, l'RPA può generare un ROI rapido e solido, ovvero fino al 200% nel primo anno di implementazione, e un risparmio sui costi del 20–25%. Un altro studio di Deloitte suggerisce che un'azienda che distribuisce 500 bot a un costo a pieno carico di 20 milioni di dollari (incluse licenze software, pianificazione, reingegnerizzazione dei processi, programmazione, test e implementazione) potrebbe potenzialmente realizzare un risparmio di 100 milioni di dollari, supponendo che i bot ne sostituiscano 1.000 dipendenti.

Naturalmente, ogni istanza RPA avrà un budget complessivo diverso e risparmi sui costi dovuti a problemi e requisiti organizzativi unici. Tuttavia, ci sono alcune cose che dovresti tenere a mente quando consideri l'implementazione dell'automazione nella tua organizzazione:

• L'automazione dei processi robotici non è una soluzione d'argento ai problemi della tua azienda; invece, dovresti trattarlo come un motore che fa girare le ruote della tua attività
• L'implementazione dell'RPA non richiede l'abbandono di altri sistemi IT; tuttavia, gli strumenti RPA dovrebbero essere perfettamente integrati con il software esistente per ottenere dati nell'infrastruttura IT e interagire con le applicazioni di destinazione come farebbero i dipendenti umani
• È fondamentale condurre audit approfonditi e ideare un piano di implementazione RPA di alto livello tenendo presente la scalabilità prima di qualsiasi attività di sviluppo poiché i robot sono buoni solo come sono stati programmati per essere
• Il lavoro di squadra interfunzionale e il contributo delle parti interessate sono i pilastri di un'implementazione di successo dell'RPA
• L'ottimizzazione dei processi aziendali prima di automatizzarli è fondamentale per un'implementazione RPA senza errori
• La mancanza di istruzione e consapevolezza sull'RPA, così come la resistenza al cambiamento dei dipartimenti IT, potrebbero impedire il decollo del tuo progetto
• I dati dovrebbero essere opportunamente formattati e ottimizzati per la manipolazione guidata da bot; questo problema può essere parzialmente risolto implementando strumenti di automazione basati sull'intelligenza artificiale

Gli strumenti personalizzati di automazione dei processi robotici possono costare alla tua azienda tra $ 5.000 e $ 300.000. L'enorme divario tra i costi RPA è causato da diversi fattori, tra cui il numero e la complessità degli agenti software intelligenti, i prezzi dei fornitori, i requisiti di configurazione dei bot e gli sforzi di manutenzione. Tuttavia, se implementato correttamente, l'RPA garantisce un ammortamento relativamente rapido e aiuta a ridurre i costi operativi.

Per ulteriori informazioni sulle sfide RPA e sui modi per superarle, dai un'occhiata al recente post sul blog di ITRex. E se hai in mente un progetto RPA, non esitare a contattare gli esperti di automazione ITRex. Ti aiuteranno a sfruttare più rapidamente i vantaggi dell'RPA mantenendo bassi i costi di automazione dei processi robotici.

Pubblicato originariamente su https://itrexgroup.com l'8 febbraio 2022.