Quanto custa a automação robótica de processos?

Os funcionários do escritório gastam cerca de 69 dias por ano em tarefas administrativas. Isso custa às empresas americanas US$ 2,87 trilhões em perda de produtividade anualmente. Não importa em qual setor você esteja operando, tirar o fardo de tarefas mundanas e baseadas em regras dos ombros de seus funcionários é sempre uma boa ideia. E é aqui que as soluções de RPA como serviço são úteis.

Em 2020, 72% das empresas pesquisadas pela Deloitte já haviam implementado ferramentas de RPA. Melhor conformidade e qualidade lideram a lista de benefícios relatados pelos pioneiros da RPA. Ao mesmo tempo, 59% das empresas registraram uma redução significativa de custos relacionados à RPA, com o período médio de retorno dos projetos de RPA de menos de 12 meses. No entanto, apenas 3% das empresas conseguem dimensionar sua força de trabalho digital, enquanto até 50% dos projetos iniciais de RPA falham. Dado que os custos de automação de processos robóticos para um único bot de software podem variar de US$ 5.000 a US$ 15.000, sua empresa pode acabar gastando milhões de dólares para alcançar a automação em toda a empresa.

Quais são os principais fatores por trás do custo presumivelmente alto da automação de processos robóticos? Mais importante ainda, o que sua empresa deve fazer para aproveitar todo o potencial do RPA sem gastar muito?

Vamos descobrir isso!

Os cinco principais fatores que impulsionam o custo de automação de processos robóticos

• Preços do fornecedor de RPA
• O número e a complexidade dos bots que constituem sua implantação de RPA
• Análise inicial do processo, consultoria RPA e custos de engenharia
• O custo das integrações de automação de processos robóticos de terceiros
• Custos de manutenção, suporte e dimensionamento de RPA

Abaixo você encontrará uma visão detalhada desses fatores.

Modelos de preços de fornecedores de RPA

Existem várias empresas de tecnologia que oferecem ferramentas de RPA e plataformas de desenvolvimento por assinatura. De acordo com o Relatório do Quadrante Mágico de 2021 do Gartner para automação de processos robóticos, bem como o Forrester Wave: Robotic Process Automation, pesquisa do primeiro trimestre de 2021, UiPath, Automation Anywhere e Microsoft Power Automate são as forças motrizes do mercado global de RPA, que está definido para chegar a US$ 45 bilhões até 2030. Vamos ver como os modelos de preços dos principais fornecedores de RPA se comparam:

Na maioria dos casos, um modelo de preço de fornecedor de RPA e um modo de implantação de software (baseado em nuvem ou local) determinarão o custo de uma licença de RPA. Por exemplo, as ferramentas de RPA baseadas em nuvem podem custar menos se empacotadas, enquanto uma implantação no local pode ser mais barata se você escolher um compromisso de longo prazo. Normalmente, as taxas de licenciamento de fornecedores representam 30% dos custos totais de automação de processos robóticos — ou ⅓ de um salário médio que você pagaria a um funcionário em tempo integral executando tarefas manualmente.

Número e complexidade de bots RPA

As ferramentas de automação de processos robóticos não são iguais.

Por exemplo, mencionamos bots de RPA assistidos e desacompanhados na seção anterior. A principal diferença entre os dois tipos de agentes de software inteligente está em sua capacidade (ou falta dela!) de executar tarefas de forma independente.

Também é necessário distinguir entre automação de processos de negócios (BPA) e ferramentas de automação de processos robóticos; os primeiros apenas seguem o padrão if-then para automatizar os fluxos de trabalho, enquanto os últimos observam seus funcionários interagirem com as interfaces do sistema de software e replicarem suas ações. O BPA e o RPA têm um primo mais brilhante e tecnologicamente avançado chamado automação de processo inteligente (IPA). Os sistemas IPA apresentam algoritmos de aprendizado de máquina que recuperam e analisam dados não estruturados ocultos em sistemas de TI corporativos.

O número de bots que compõem um sistema de RPA, suas habilidades cognitivas e a carga de trabalho que eles lidam estão listados entre os fatores críticos de custo de automação de processos robóticos.

Por exemplo, um bot RPA simples que converte documentos PDF em arquivos CSV pode custar à sua empresa apenas US$ 25 por mês – desde que processe algumas dezenas de registros ao longo de 30 dias e não faça nada além disso. Nesse caso, os custos extras de RPA podem incluir apenas algumas horas de trabalho de manutenção e verificação.

Pelo contrário, as ferramentas de RPA que operam em vários aplicativos e sistemas de informação enquanto verificam os fluxos de trabalho em várias condições exigem configuração trabalhosa e demoram mais para serem implementadas.

Como o custo inicial da automação de processos robóticos pode ser um fardo pesado para pequenas e médias empresas, e as perspectivas de ROI podem ser muito vagas para justificar o investimento, uma empresa deve revisar e analisar cuidadosamente os processos que deseja automatizar. Normalmente, as operações executadas com frequência e que levam menos de 30 minutos para serem executadas são as melhores candidatas à automação orientada por bots.

Análise inicial do processo, consultoria RPA e custos de engenharia

No que diz respeito à tecnologia, as ferramentas de RPA não exigem plataformas totalmente novas e atualizações significativas de infraestrutura. No entanto, a automação de processos robóticos precisa de um design inicial sólido e profundo conhecimento dos processos sujeitos à automação. Caso contrário, sua implantação de RPA conterá erros de configuração, o que pode impedir que os bots obtenham informações de sistemas de TI e executem tarefas com eficiência.

É por isso que a maioria das empresas que buscam a automação de processos robóticos recorrem às empresas de desenvolvimento de RPA. O fornecedor de sua escolha pode ser um parceiro certificado UiPath ou Automation Anywhere. Ou uma empresa de consultoria de RPA da Fortune 500, como Gartner e Accenture. Ou uma empresa de tecnologia menos conhecida que, no entanto, emprega engenheiros de automação de processos robóticos qualificados.

A empresa de RPA pela qual você optaria, entre outras coisas, realizará uma revisão completa de seus processos, identificará candidatos apropriados para automação e aconselhará sobre a pilha de tecnologia. Seu parceiro de tecnologia elaborará uma arquitetura de RPA de alto nível e um roteiro de implementação. Fornecedores confiáveis ​​de RPA normalmente adotam uma abordagem iterativa e orientada a resultados para automação, criando versões de prova de conceito (POC) de agentes de software inteligentes, treinando-os para executar tarefas, ajustando seu desempenho e disponibilizando visualização de dados e relatórios robustos ferramentas que tornam o RPA acessível a todos os funcionários, independentemente de sua formação técnica. Essa abordagem ajuda as empresas a começarem com o RPA sem riscos, obter ROI mais rapidamente e evitar gastos excessivos de automação .

Dependendo do país onde seu fornecedor reside, as taxas horárias dos consultores e engenheiros de RPA podem variar de US$ 15 a US$ 60 .

O custo das integrações de automação de processos robóticos de terceiros

Para poder fazer login nos sistemas de TI e acessar suas interfaces, as ferramentas de RPA devem estar conectadas a esses sistemas por meio de APIs. Não surpreendentemente, o preço de todas as APIs, aplicativos e serviços que dão superpoderes a um bot de software contribui para o custo geral de automação de processos robóticos – e nem todas essas APIs são fornecidas ou suportadas por seu fornecedor de RPA por padrão.

Conectar seu bot aos serviços AWS, Azure ou Google Cloud, por exemplo, incorreria em custos adicionais de automação de processos robóticos que aumentam proporcionalmente com a quantidade de dados e chamadas de servidor tratadas pelo bot.

No geral, as ferramentas complementares representam aproximadamente 5% dos custos totais de RPA.

Custos de manutenção, suporte e dimensionamento de RPA

Como os bots de RPA residem e interagem com aplicativos de software existentes, alterações significativas feitas nesses sistemas ou nos dados que eles produzem também podem desencadear reconfigurações e atualizações de RPA.

Da mesma forma, muitas empresas ignoram os custos de dimensionamento de RPA ou são vítimas de fluência de escopo, tentando expandir os esforços de automação para o maior número possível de processos e unidades de negócios ou brincando com a ideia de adicionar recursos de IA aos sistemas de RPA existentes.

Uma maneira de evitar esses problemas é elaborar uma estratégia de implementação de RPA de alto nível desde o início. Essa estratégia, entre outras coisas, deve prever dependências de software, gerenciamento proativo de mudanças e alinhamento das partes interessadas.

Quanto custa a automação de processos robóticos? Esses exemplos podem lhe dar uma ideia!

Discutimos vários projetos de RPA do nosso portfólio com Dzmitry Kliuchnik, líder de equipe Python no ITRex Group. A Dzmitry gentilmente compartilhou estimativas de custos aproximados para esses projetos e forneceu algum contexto para você descobrir quanto um sistema RPA específico pode custar dependendo do seu setor, requisitos do projeto e necessidades de automação.

Solução RPA para agendamento de consultas de pacientes

Uma empresa de tecnologia de saúde recorreu à ITRex para criar uma solução de RPA para copiar dados de pacientes de registros médicos eletrônicos (EMRs) e colá-los em um software de agendamento de consultas. Para atingir esse objetivo, sincronizamos os dois sistemas e implementamos scripts simples que registram eventos e reiniciam processos caso ocorra um erro.

Dzmitry calcula que dois desenvolvedores de RPA levaram aproximadamente oito semanas para conceber e implantar a ferramenta RPA. Uma solução semelhante de automação de processos robóticos custaria de US$ 5.000 a US$ 10.000. A soma cobre os esforços reais de desenvolvimento e um pacote de suporte essencial. O projeto não envolveu taxas de licenciamento, pois habilitamos os recursos de automação usando APIs e agentes de software personalizados.

Ferramenta RPA para processamento de pagamentos

Uma organização financeira abordou a ITRex para criar um sistema robótico de automação de processos que processasse informações de pagamento, as validasse em relação aos dados bancários e fizesse as alterações necessárias nos sistemas contábeis e relatórios internos. O cliente escolheu o WorkFusion como a pilha de tecnologia primária, de modo que os agentes de inteligência artificial lidavam com as tarefas de processamento de documentos. Por motivos de segurança, tivemos que implantar o sistema no local.

De acordo com Dzmitry, a equipe de projeto consistia em um gerente de projeto, dois desenvolvedores de RPA, um engenheiro de aprendizado de máquina e um analista de negócios. A equipe conseguiu construir uma versão de prova de conceito da ferramenta RPA ao longo de oito semanas e levou mais seis semanas para lançar o sistema em produção.

Aqui, o custo da implementação de RPA flutuaria em torno de US$ 50.000 a US$ 150.000 e abrangeria preços de fornecedores de RPA, despesas adicionais de infraestrutura para implantação e manutenção de servidores e taxas de treinamento de funcionários.

Sistema de processamento de documentos RPA para uma empresa de telecomunicações

Uma empresa de telecomunicações em parceria com nossos especialistas em RPA para automatizar vários fluxos de trabalho de gerenciamento e processamento de documentos interconectados. Mais uma vez, o WorkFusion foi selecionado como a principal plataforma de RPA.

Uma equipe de três engenheiros de RPA, um gerente de projeto, um analista de negócios e um gerente de projeto concluíram o projeto em seis meses. Considerando as despesas adicionais de configuração e configuração da infraestrutura, bem como as taxas de licença do fornecedor de RPA, um sistema de automação de processos robóticos como esse pode custar à sua empresa US$ 150.000–300.000.

Como reduzir os custos de implementação de RPA e obter ROI mais rapidamente

De acordo com a McKinsey, a RPA pode gerar um ROI rápido e robusto — ou seja, até 200% no primeiro ano de implantação — e economia de custos de 20 a 25%. Outro estudo da Deloitte sugere que uma empresa que implanta 500 bots a um custo total de US$ 20 milhões (incluindo licenças de software, planejamento, reengenharia de processos, programação, teste e implementação) poderia economizar US$ 100 milhões, supondo que os bots substituam 1.000 funcionários.

Naturalmente, cada instância de RPA virá com um orçamento geral diferente e economia de custos devido a questões e requisitos organizacionais exclusivos. No entanto, há algumas coisas que você deve ter em mente ao considerar a implementação da automação em sua organização:

• A automação de processos robóticos não é uma solução mágica para os problemas da sua empresa; em vez disso, você deve tratá-lo como um motor que mantém as rodas do seu negócio girando
• A implementação do RPA não exige que você abandone outros sistemas de TI; no entanto, as ferramentas de RPA devem ser perfeitamente integradas ao software existente para fornecer dados em sua infraestrutura de TI e interagir com os aplicativos de destino da mesma forma que os funcionários humanos fariam.
• É vital realizar auditorias completas e elaborar um plano de implementação de RPA de alto nível com escalabilidade em mente antes de qualquer atividade de desenvolvimento, pois os robôs são tão bons quanto foram programados para serem
• O trabalho em equipe multifuncional e a contribuição das partes interessadas são os pilares da implementação bem-sucedida do RPA
• Otimizar os processos de negócios antes de automatizá-los é a chave para uma implementação de RPA sem falhas
• A falta de educação e conscientização sobre RPA, bem como a resistência dos departamentos de TI à mudança, podem impedir que seu projeto decole
• Os dados devem ser formatados e otimizados adequadamente para manipulação orientada por bots; esse problema pode ser parcialmente resolvido com a implementação de ferramentas de automação baseadas em IA

Ferramentas personalizadas de automação de processos robóticos podem custar à sua empresa algo entre US$ 5.000 e US$ 300.000. A enorme diferença entre os custos de RPA é causada por diferentes fatores, incluindo o número e a complexidade de agentes de software inteligentes, preços de fornecedores, requisitos de configuração de bots e esforços de manutenção. No entanto, quando implementado corretamente, o RPA garante um retorno relativamente rápido e ajuda a reduzir os custos operacionais.

Para obter mais informações sobre os desafios de RPA e formas de superá-los, confira a recente postagem no blog do ITRex. E se você tem um projeto de RPA em mente, não hesite em entrar em contato com os especialistas em automação da ITRex. Eles ajudarão você a colher os benefícios da RPA mais rapidamente, mantendo os custos de automação de processos robóticos baixos.

Originalmente publicado em https://itrexgroup.com em 8 de fevereiro de 2022.