Berapa Biaya Otomatisasi Proses Robotik?

Karyawan kantor menghabiskan sekitar 69 hari per tahun untuk tugas-tugas administratif. Ini merugikan bisnis AS $2,87 triliun dalam kehilangan produktivitas setiap tahunnya. Tidak peduli di industri mana Anda beroperasi, mengambil beban tugas-tugas duniawi berbasis aturan dari pundak karyawan Anda selalu merupakan ide yang baik. Dan di sinilah solusi RPA-as-a-service berguna.

Pada tahun 2020, 72% perusahaan yang disurvei oleh Deloitte telah menerapkan alat RPA. Peningkatan kepatuhan dan kualitas menduduki puncak daftar manfaat yang dilaporkan oleh pionir RPA. Pada saat yang sama, 59% perusahaan mencatat pengurangan biaya terkait RPA yang signifikan, dengan periode pengembalian rata-rata untuk proyek RPA yang berlangsung kurang dari 12 bulan. Namun, hanya 3% perusahaan yang berhasil meningkatkan tenaga kerja digital mereka, sementara hingga 50% proyek RPA awal gagal. Mengingat bahwa biaya otomatisasi proses robotik untuk satu bot perangkat lunak dapat berkisar dari $5.000 hingga $15.000, bisnis Anda mungkin menghabiskan jutaan dolar untuk mencapai otomatisasi di seluruh perusahaan.

Apa faktor kunci di balik kemungkinan tingginya biaya otomatisasi proses robot? Yang terpenting, apa yang harus dilakukan perusahaan Anda untuk mewujudkan potensi penuh RPA tanpa merusak bank?

Mari kita cari tahu!

Lima faktor teratas yang mendorong biaya otomatisasi proses robot

• Harga vendor RPA
• Jumlah dan kerumitan bot yang membentuk penerapan RPA Anda
• Analisis proses awal, konsultasi RPA, dan biaya rekayasa
• Biaya integrasi otomatisasi proses robotik pihak ketiga
• Biaya pemeliharaan, dukungan, dan penskalaan RPA

Di bawah ini Anda akan menemukan gambaran rinci tentang faktor-faktor ini.

Model penetapan harga vendor RPA

Ada beberapa perusahaan teknologi yang menawarkan alat RPA dan platform pengembangan secara berlangganan. Menurut Gartner's 2021 Magic Quadrant Report untuk Robotic Process Automation, serta Forrester Wave: Robotic Process Automation, survei Q1 2021, UiPath, Automation Anywhere, dan Microsoft Power Automate adalah kekuatan pendorong pasar RPA global, yang ditetapkan untuk $45 miliar teratas pada tahun 2030. Mari kita lihat bagaimana model penetapan harga vendor RPA terkemuka saling melengkapi:

Dalam kebanyakan kasus, model harga vendor RPA dan mode penyebaran perangkat lunak (berbasis cloud atau lokal) akan menentukan biaya lisensi RPA. Misalnya, alat RPA berbasis cloud mungkin lebih murah jika dipaketkan, sementara penerapan di tempat bisa lebih murah jika Anda memilih komitmen jangka panjang. Biasanya, biaya lisensi vendor menyumbang 30% dari total biaya otomatisasi proses robot — atau dari gaji rata-rata yang akan Anda bayarkan kepada karyawan penuh waktu yang melakukan tugas secara manual.

Jumlah dan kompleksitas bot RPA

Alat otomatisasi proses robotik tidak diciptakan sama.

Misalnya, kami menyebutkan bot RPA yang dihadiri dan tidak dijaga di bagian sebelumnya. Perbedaan inti antara dua jenis agen perangkat lunak cerdas terletak pada kemampuan mereka (atau kekurangannya!) untuk melakukan tugas secara mandiri.

Penting juga untuk membedakan antara otomatisasi proses bisnis (BPA) dan alat otomatisasi proses robotik; yang pertama hanya mengikuti pola jika-maka untuk mengotomatiskan alur kerja, sedangkan yang kedua melihat karyawan Anda berinteraksi dengan antarmuka sistem perangkat lunak dan meniru tindakan mereka. BPA dan RPA memiliki sepupu yang lebih cerah dan lebih maju secara teknologi yang disebut otomatisasi proses cerdas (IPA). Sistem IPA menampilkan algoritme pembelajaran mesin yang mengambil dan menganalisis data tidak terstruktur yang tersembunyi di sistem TI perusahaan.

Jumlah bot yang terdiri dari sistem RPA, kemampuan kognitifnya, dan beban kerja yang mereka tangani tercantum di antara pemicu biaya otomatisasi proses robotik yang penting.

Misalnya, bot RPA sederhana yang mengubah dokumen PDF menjadi file CSV dapat membebani perusahaan Anda hanya dengan $25 per bulan — selama ia memproses beberapa lusin catatan selama 30 hari dan tidak melakukan apa-apa selain itu. Dalam hal ini, biaya RPA tambahan mungkin hanya mencakup pekerjaan pemeliharaan dan verifikasi selama beberapa jam.

Sebaliknya, alat RPA yang beroperasi dalam beberapa aplikasi dan sistem informasi sambil memeriksa alur kerja terhadap berbagai kondisi memerlukan konfigurasi yang melelahkan dan membutuhkan waktu lebih lama untuk diterapkan.

Karena biaya awal otomatisasi proses robotik mungkin menjadi beban berat bagi usaha kecil dan menengah, dan perspektif ROI mungkin terlalu kabur untuk membenarkan investasi, perusahaan harus dengan hati-hati meninjau dan menganalisis proses yang ingin diotomatisasi. Biasanya, operasi yang sering dilakukan dan membutuhkan waktu kurang dari 30 menit untuk dilakukan membuat kandidat terbaik untuk otomatisasi berbasis bot.

Analisis proses awal, konsultasi RPA, dan biaya rekayasa

Sejauh teknologi berjalan, alat RPA tidak memerlukan platform baru dan peningkatan infrastruktur yang signifikan. Namun, otomatisasi proses robot membutuhkan desain awal yang baik dan pengetahuan mendalam tentang proses yang tunduk pada otomatisasi. Jika tidak, penerapan RPA Anda akan berisi kesalahan konfigurasi, yang dapat mencegah bot dari sumber informasi dari sistem TI dan melakukan tugas secara efektif.

Itulah sebabnya sebagian besar perusahaan yang mengincar otomatisasi proses robotik beralih ke perusahaan pengembangan RPA. Vendor pilihan Anda mungkin merupakan mitra UiPath atau Automation Anywhere bersertifikat. Atau perusahaan konsultan Fortune 500 RPA seperti Gartner dan Accenture. Atau perusahaan teknologi yang kurang dikenal yang mempekerjakan insinyur otomasi proses robot yang terampil.

Perusahaan RPA yang Anda pilih, antara lain, akan melakukan tinjauan menyeluruh terhadap proses Anda, mengidentifikasi kandidat yang tepat untuk otomatisasi, dan memberi saran tentang tumpukan teknologi. Mitra teknologi Anda kemudian akan merancang arsitektur RPA tingkat tinggi dan peta jalan implementasi. Vendor RPA yang andal biasanya mengadopsi pendekatan berulang yang digerakkan oleh hasil untuk otomatisasi, membuat versi proof-of-concept (POC) dari agen perangkat lunak cerdas, melatih mereka untuk melakukan tugas, menyempurnakan kinerja mereka, dan memasang visualisasi dan pelaporan data yang kuat alat yang membuat RPA dapat diakses oleh semua karyawan tanpa memandang latar belakang teknis mereka. Pendekatan ini membantu perusahaan memulai RPA dengan cara yang bebas risiko, mencapai ROI lebih cepat, dan menghindari pengeluaran berlebihan otomatisasi .

Bergantung pada negara tempat vendor Anda tinggal, tarif per jam konsultan dan insinyur RPA dapat berkisar dari $15 hingga $60 .

Biaya integrasi otomatisasi proses robotik pihak ketiga

Untuk dapat masuk ke sistem TI dan mengakses antarmuka mereka, alat RPA harus terhubung ke sistem ini melalui API. Tidak mengherankan, harga semua API, aplikasi, dan layanan yang memberikan kekuatan super ke bot perangkat lunak berkontribusi pada biaya otomatisasi proses robotik secara keseluruhan — dan tidak semua API tersebut disediakan atau didukung oleh vendor RPA Anda secara default.

Menghubungkan bot Anda ke layanan AWS, Azure, atau Google Cloud, misalnya, akan menimbulkan biaya otomatisasi proses robotik tambahan yang meningkat secara proporsional dengan jumlah data dan panggilan server yang ditangani oleh bot.

Secara keseluruhan, alat tambahan menyumbang sekitar 5% dari total biaya RPA.

Biaya pemeliharaan, dukungan, dan penskalaan RPA

Karena bot RPA berada dan berinteraksi dengan aplikasi perangkat lunak yang ada, perubahan signifikan yang dibuat pada sistem ini atau data yang dihasilkan dapat memicu konfigurasi ulang dan pembaruan RPA juga.

Demikian pula, banyak perusahaan mengabaikan biaya penskalaan RPA atau menjadi korban scope creep, mencoba memperluas upaya otomatisasi ke sebanyak mungkin proses dan unit bisnis atau mempermainkan gagasan untuk menambahkan kemampuan AI ke sistem RPA yang ada.

Salah satu cara untuk menghindari masalah ini adalah dengan merancang strategi implementasi RPA tingkat tinggi sejak dini. Strategi ini, antara lain, harus menyediakan dependensi perangkat lunak, manajemen perubahan proaktif, dan penyelarasan pemangku kepentingan.

Berapa biaya otomatisasi proses robotik? Contoh-contoh ini mungkin memberi Anda ide!

Kami mendiskusikan beberapa proyek RPA dari portofolio kami dengan Dzmitry Kliuchnik, Python Team Lead di ITRex Group. Dzmitry dengan ramah membagikan perkiraan biaya rata-rata untuk proyek-proyek ini dan memberikan beberapa konteks bagi Anda untuk mengetahui berapa biaya sistem RPA tertentu tergantung pada industri Anda, persyaratan proyek, dan kebutuhan otomatisasi.

Solusi RPA untuk penjadwalan janji pasien

Sebuah perusahaan teknologi perawatan kesehatan beralih ke ITRex untuk menciptakan solusi RPA untuk menyalin data pasien dari rekam medis elektronik (EMR) dan menempelkannya ke perangkat lunak penjadwalan janji temu. Untuk mencapai tujuan ini, kami menyinkronkan kedua sistem dan menerapkan skrip sederhana yang mencatat peristiwa dan memulai ulang proses jika terjadi kesalahan.

Dzmitry menganggap bahwa dibutuhkan dua pengembang RPA sekitar delapan minggu untuk merancang dan menyebarkan alat RPA. Solusi otomatisasi proses robotik yang serupa akan dikenakan biaya $5.000–10.000. Jumlah tersebut mencakup upaya pengembangan aktual dan paket dukungan penting. Proyek ini tidak melibatkan biaya lisensi karena kami mengaktifkan fitur otomatisasi menggunakan API dan agen perangkat lunak yang ditulis khusus.

Alat RPA untuk pemrosesan pembayaran

Sebuah organisasi keuangan mengarahkan ITRex untuk membuat sistem otomatisasi proses robot yang akan memproses informasi pembayaran, memvalidasinya terhadap data bank, dan membuat perubahan yang diperlukan pada sistem akuntansi dan laporan internal. Klien memilih WorkFusion sebagai tumpukan teknologi utama, sehingga agen kecerdasan buatan menangani tugas pemrosesan dokumen. Untuk alasan keamanan, kami harus menerapkan sistem di tempat.

Menurut Dzmitry, tim proyek terdiri dari satu manajer proyek, dua pengembang RPA, satu insinyur pembelajaran mesin, dan satu analis bisnis. Tim berhasil membangun versi bukti konsep alat RPA selama delapan minggu, dan mereka membutuhkan enam minggu lagi untuk meluncurkan sistem ke dalam produksi.

Di sini biaya implementasi RPA akan berfluktuasi sekitar $50,000–150,000 dan mencakup harga vendor RPA, biaya infrastruktur tambahan untuk penyebaran dan pemeliharaan server, dan biaya pelatihan karyawan.

Sistem pemrosesan dokumen RPA untuk perusahaan telekomunikasi

Sebuah perusahaan telekomunikasi bermitra dengan para ahli RPA kami untuk mengotomatisasi beberapa alur kerja pemrosesan dan manajemen dokumen yang saling berhubungan. Sekali lagi, WorkFusion dipilih sebagai platform RPA utama.

Sebuah tim yang terdiri dari tiga insinyur RPA, satu manajer proyek, satu analis bisnis, dan satu manajer proyek menyelesaikan proyek dalam enam bulan. Mempertimbangkan biaya konfigurasi dan pengaturan infrastruktur tambahan, serta biaya lisensi vendor RPA, sistem otomatisasi proses robotik seperti ini dapat membebani perusahaan Anda $150.000–300.000.

Bagaimana mengurangi biaya implementasi RPA dan mencapai ROI lebih cepat

Menurut McKinsey, RPA dapat menghasilkan ROI yang cepat dan kuat — yaitu, hingga 200% pada tahun pertama penerapan — dan penghematan biaya 20–25%. Studi lain oleh Deloitte menunjukkan bahwa perusahaan yang menyebarkan 500 bot dengan biaya penuh sebesar $20 juta (termasuk lisensi perangkat lunak, perencanaan, rekayasa ulang proses, pemrograman, pengujian, dan implementasi) berpotensi menghasilkan penghematan $100 juta, dengan asumsi bot menggantikan 1.000. karyawan.

Secara alami, setiap instans RPA akan datang dengan keseluruhan anggaran dan penghematan biaya yang berbeda karena masalah dan persyaratan organisasi yang unik. Namun, ada beberapa hal yang harus Anda ingat ketika mempertimbangkan untuk menerapkan otomatisasi di organisasi Anda:

• Otomatisasi proses robotik bukanlah solusi tepat untuk masalah perusahaan Anda; sebaliknya, Anda harus memperlakukannya sebagai mesin yang membuat roda bisnis Anda terus berputar
• Menerapkan RPA tidak mengharuskan Anda untuk membuang sistem TI lainnya; namun, alat RPA harus terintegrasi dengan mulus dengan perangkat lunak yang ada untuk sumber data di seluruh infrastruktur TI Anda dan berinteraksi dengan aplikasi target seperti yang dilakukan karyawan manusia.
• Sangat penting untuk melakukan audit menyeluruh dan menyusun rencana implementasi RPA tingkat tinggi dengan mempertimbangkan skalabilitas sebelum aktivitas pengembangan apa pun karena robot hanya sebaik yang telah diprogram untuk menjadi
• Kerja tim lintas fungsi dan masukan pemangku kepentingan adalah pilar keberhasilan implementasi RPA
• Mengoptimalkan proses bisnis sebelum mengotomatiskannya adalah kunci peluncuran RPA bebas kesalahan
• Kurangnya pendidikan dan kesadaran tentang RPA, serta penolakan departemen TI terhadap perubahan, dapat mencegah proyek Anda lepas landas
• Data harus diformat dengan tepat dan dioptimalkan untuk manipulasi yang digerakkan oleh bot; masalah ini dapat diselesaikan sebagian dengan menerapkan alat otomatisasi berbasis AI

Alat otomatisasi proses robot khusus dapat membebani perusahaan Anda antara $5.000 dan $300.000. Kesenjangan yang sangat besar antara biaya RPA disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk jumlah dan kompleksitas agen perangkat lunak cerdas, harga vendor, persyaratan konfigurasi bot, dan upaya pemeliharaan. Namun, bila diterapkan dengan benar, RPA memastikan pengembalian yang relatif cepat dan membantu mengurangi biaya operasional.

Untuk informasi lebih lanjut tentang tantangan RPA dan cara mengatasinya, lihat posting blog terbaru ITRex. Dan jika Anda memiliki proyek RPA, jangan ragu untuk menghubungi pakar otomasi ITRex. Mereka akan membantu Anda menuai manfaat RPA lebih cepat sambil menekan biaya otomatisasi proses robot.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 8 Februari 2022.