Comment organiser un dîner de réseautage efficace
Publié: 2019-04-17Le réseautage est un élément essentiel de l'établissement de relations
Une partie du conseil d'administration consiste à gérer la réunion du conseil lui-même
Votre objectif est d'avoir les meilleures tables de discussion possibles et d'avoir du temps pour tout le monde
Le réseautage est un élément essentiel de l'établissement de relations et il n'y a pas d'événement plus précieux pour établir des relations que la proverbiale « rompre le pain » avec les gens. Personnellement, j'organise de nombreux déjeuners et dîners de groupe et j'y assiste encore plus. J'ai donc développé un ensemble de conseils que je transmets souvent pour les rendre les plus efficaces possibles.
Je vais concentrer cet article sur le concept d'un «dîner de conseil» ou d'un «déjeuner de conseil», car cela fait partie d'une série sur la façon de gérer plus efficacement les relations avec le conseil, mais la plupart de ces conseils peuvent être largement appliqués.
Cela semblera très spécifique sur la façon dont je fais les choses. Vous n'êtes pas obligé de les faire de la même manière, mais je me suis dit que si je vous donnais mon livre de jeu, vous pourriez décider de ce qui vous convient le mieux.
Pourquoi un dîner en pension (ou un déjeuner) ?
Une partie du conseil d'administration consiste à gérer la réunion du conseil d'administration lui-même où vous partagez vos progrès financiers et opérationnels, discutez de votre stratégie et de vos plans pour l'avenir et obtenez et donnez des informations aux membres de votre conseil d'administration. C'est la fonction de base d'une réunion du conseil d'administration et cela dure souvent de 2 à 4 heures selon le stade précoce ou avancé de l'entreprise.
Une autre partie de la gestion des relations en dehors de la structure du conseil consiste à envoyer des e-mails de mise à jour et/ou à passer des appels courts et réguliers aux membres du conseil pour les tenir au courant et solliciter des commentaires, ainsi que pour créer un canal ouvert et établir une relation.
Gérer une planche, c'est un peu comme voler - la grande majorité du temps, vous êtes à une altitude de croisière avec les ceintures de sécurité retirées et il n'y a rien d'extraordinaire. De temps en temps, vous rencontrez de fortes turbulences où les gens saisissent les accoudoirs et paniquent à propos de ce qui pourrait arriver ensuite. C'est à ces moments-là qu'avoir des voisins stables autour de vous qui vous disent "tout ira bien" entre vraiment en jeu et avoir un agent de bord qui sait vraiment quoi faire en cas d'urgence peut faire une énorme différence.
Ces moments existentiels naissent avec des entreprises et avec des conseils d'administration. Dans la mesure où vous avez des relations chaleureuses et personnelles entre les membres du conseil d'administration, vous trouvez souvent un profond engagement à vous entraider, même dans les turbulences les plus cahoteuses.
Les conseils d'administration traitent avec des entreprises qui manquent de liquidités de manière inattendue, ont des poursuites avec des clients ou des fournisseurs, combattent des concurrents malveillants, font face à des ventes en baisse, gèrent des conflits internes entre fondateurs, etc. Les conseils d'administration traitent également de « bons » problèmes difficiles tels que « devrions-nous vendre l'entreprise maintenant » et, dans l'affirmative, devrions-nous prendre de l'argent ou des actions.
Parce que sortir de l'environnement de travail aide à établir des relations personnelles plus solides et parce que ces relations conduisent à une prise de décision plus cohérente dans les moments difficiles, vous devriez considérer vos repas du conseil d'administration aujourd'hui comme un investissement dans une meilleure prise de décision lorsque vous en aurez besoin.
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les membres du conseil se réunissent pour un repas à chaque fois, car avec plus de 4 réunions par an, les gens ont d'autres responsabilités et engagements de temps, mais travaillez avec votre conseil sur ce qui leur convient le mieux. Zéro repas par an est votre perte.
Quand devriez-vous obtenir une chambre privée ?
L'un des conseils les plus forts que je vous donnerais est d'être super anal à propos de l'environnement physique de votre repas de groupe. S'il s'agit d'une table de 4, vous n'allez guère demander une chambre privée dans un restaurant, mais je choisirais certainement un endroit très calme et le visiterais à l'avance pour réserver la table la plus calme. Si vous vous souciez de la qualité de votre discussion et de votre repas ensemble, vous devez vous soucier du bruit, des distractions, etc.
Pour tout groupe de 8 personnes ou plus, j'essaie toujours de réserver des chambres privées dans un restaurant et je ferai tout mon possible pour choisir un restaurant qui a une salle privée, ce qui est infiniment plus important qu'une nourriture parfaite.
Votre objectif est d'avoir les meilleures tables de discussion possibles et d'avoir le temps pour tout le monde d'apprendre à se connaître sur le plan humain et c'est vraiment difficile si vous ne pouvez pas entendre tout le monde parler. Si vous réservez dans un restaurant ouvert avec beaucoup de bruit, chaque personne parle principalement à la personne à droite ou à gauche et un peu à la personne en face. C'est sous-optimal - réservez une chambre privée.
Planifier un repas de conseil n'est pas le travail d'un administrateur - c'est votre travail. Vous pouvez travailler avec un excellent administrateur pour vous aider, mais vous devez posséder la qualité de l'environnement physique, de l'ambiance et de la nourriture. Cela compte.
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Devrait-il y avoir un sujet ?
Ma structure préférée est de commencer par une période de rattrapage général avec vos voisins. Vous devriez prévoir une période de réseautage général, une chance de manger vos premières bouchées de nourriture et quelques rattrapages occasionnels. Je recommande généralement environ 20 minutes de cela s'il s'agit d'un dîner de 2 heures et environ 10 minutes s'il s'agit d'un déjeuner de 60 à 90 minutes.
Après le kibitzing initial, je recommande de se lever et de porter un petit toast (s'il s'agit d'un dîner-rencontre) et d'introduire un « sujet ». Pour les conseils d'administration, cela peut être un problème dont vous avez débattu en tant qu'équipe de direction et que vous ne prévoyez pas d'aborder lors de la réunion du conseil d'administration ou vous pouvez même vous amuser un peu plus et introduire un sujet "apprenez à vous connaître". si le groupe est plus récent.
L'objectif est de mener une discussion à l'échelle de la table où vous êtes l'animateur. Vous pouvez également intervenir pour parler, mais votre objectif principal est le maître du ring et vous assurer que vous faites ce qui suit :
- Inclure tout le monde dans la discussion - donc appeler les personnes qui ont moins parlé ou qui devraient avoir une réponse à ce sujet
- Sauter poliment pour empêcher les boulets de monopoliser la conversation
- S'assurer que la conversation ne s'éloigne pas trop de la zone de grève du sujet de discussion prévu
- Passer au sujet suivant si la conversation devient obsolète
Je vous recommande d'avoir plusieurs puces sur des cartes de correspondance pour vous rappeler les sujets dont vous souhaitez discuter afin que si cela devient un peu ennuyeux, vous n'ayez pas à penser à la volée à ce qu'il faut couvrir. Vous devez lire la pièce et l'ambiance de la conversation, mais généralement, à un moment donné, les gens sont parlés.
Au point - souvent autour des desserts / café - il est normal de revenir au réseautage général si nécessaire. Ou si vous avez besoin d'une pause, vous pouvez annoncer pendant le plat principal « S'il vous plaît, allez-y et mangez. Nous reviendrons aux sujets de table après le plat principal. Chaque fois est différent - vous devez apprendre à être un excellent hôte de repas.
Quand se rencontrer ?
Le moment où vous faites un repas dépendra en grande partie de la date de votre réunion du conseil d'administration. Si vous avez une réunion du conseil d'administration le matin et si de nombreuses personnes se rendent à vos réunions, vous pouvez facilement demander un dîner la veille. Si c'est le cas, je m'assurerais que vous n'ayez pas de « pré-réunion du conseil d'administration » où vous discutez simplement de tout ce dont vous avez l'intention de discuter le lendemain. Si vous faites cela, la réunion du conseil d'administration ressemblera à une répétition et les gens voudront arrêter de prendre un repas séparé.
Si vous faites la réunion du conseil d'administration l'après-midi, vous avez le choix de déjeuner avant la réunion ou de dîner après. Je le mélangeais un peu à différents moments de l'année. Il est plus facile pour les gens de s'engager à déjeuner, mais c'est aussi plus décontracté et les gens pensent à la réunion dont ils viennent de sortir ou à la réunion à laquelle ils doivent se rendre. Les dîners sont meilleurs pour les relations, mais il est préférable de planifier avec des personnes occupées.
Comment gérer les sièges ?
Je préfère généralement ne pas avoir de sièges assignés avec des noms pré-assignés. Mon raisonnement est que lorsque vous faites cela, vous courez le risque que chaque personne se demande pourquoi elle a été affectée au siège auquel elle a été affectée. Il y a toutes les chances d'offenser involontairement les gens.
Cela dit, je préfère ne pas être complètement décontracté à ce sujet non plus. Si vous avez 10 personnes à un dîner et que 5 ne sont pas membres du conseil d'administration, vous pouvez facilement mettre une étiquette de nom sur chaque assiette de votre entreprise en indiquant le nom de votre entreprise, donc pour moi, je mettrais "Upfront Person" sur les étiquettes de nom de la table et espacez-les tous les autres sièges.
Qui devrait être présent?
Je pense que les dîners du conseil sont une excellente occasion pour votre équipe élargie de faire connaissance avec le conseil. C'est à la fois une façon de récompenser les cadres supérieurs avec une exposition et des relations avec le conseil d'administration et aussi une chance de s'assurer que vos investisseurs établissent des relations solides et personnelles avec votre équipe.
Je mélangerais un peu. Je ferais quelques repas au fil des ans avec juste le conseil d'administration et d'autres où vous amenez l'équipe de direction. Si vous avez une grande équipe de direction, vous pouvez alterner les personnes qui viennent. Parfois, j'ai apprécié des thèmes où, par exemple, un dîner du conseil d'administration pouvait inviter seulement 6 membres de l'ingénierie et un autre pouvait apporter des ventes.
La clé est de savoir ce que vous voulez retirer des relations qui sont construites. Je ferais le premier repas avec une foule plus petite parce que la première chose que vous voulez, ce sont les relations entre les membres du conseil d'administration, puis vous pouvez élargir.
Où devriez-vous vous asseoir ?
Le milieu. Toujours. Si votre objectif est d'être le chef de file et d'aider à contrôler la discussion, vous devez toujours vous asseoir près du milieu de la table.
Lorsque j'arrive à un dîner de conseil, en fait, la première chose que je fais normalement est de poser quelque chose sur ma chaise près du milieu de la table, que j'organise le dîner ou non. Pourquoi? Je pense que si je prends du temps pour un repas, je veux avoir la chance de parler et d'interagir avec autant de personnes que possible. C'est toujours difficile de faire ça en bout de table.
Pourquoi vous devriez pré-commander le repas
J'aime l'idée de pré-commander des assiettes partagées qui peuvent être distribuées dans la mesure du possible. Vous pouvez facilement vous adapter aux idiosyncrasies alimentaires en vous assurant que quelques-uns des plats sont végétariens et/ou à base de poisson. Au début de la nuit (ou avant), je demanderais s'il y a des allergies alimentaires et/ou des exigences alimentaires (casher, végétalien, halal, etc.) et les traiterais comme des exceptions.
Si votre objectif est d'avoir des tables de discussion, vous voulez minimiser les distractions. Il n'y a rien de plus distrayant qu'un serveur qui vient autour de la table et demande aux gens leur commande, puis demande à tout le monde de s'asseoir et de demander : « Attendez, avez-vous commandé le poisson ?
Je parlerais au préalable avec le personnel d'attente - presque en m'excusant - et leur dirais à l'avance que votre objectif est de minimiser les perturbations et de vous concentrer sur les conversations. Certains serveurs ont l'impression d'être le spectacle et aiment parler ou vous parler de la nourriture ou être généralement le centre d'attention. Ce n'est pas la nuit pour ça. Ils ont poliment besoin de savoir avant le début du repas.
Sommaire
Les repas sont un moyen incroyablement efficace de renforcer les relations et de discuter de sujets importants. Certains conseils se sentent plus transactionnels par nature et ignorent l'importante fonction sociale consistant à établir des liens solides entre les membres du conseil qui sont inestimables en cas de besoin. Cela vaut la peine de consacrer des efforts et du temps supplémentaires pour planifier les repas du conseil d'administration et également pour impliquer votre personnel.
[Cet article est apparu en premier sur les deux côtés de la table et a été reproduit avec permission.]