Come utilizzare il CRM in modo efficace

A prima vista, qualsiasi sistema CRM potrebbe sembrare complesso. Questo perché hanno così tante opzioni da personalizzare e mettere a punto. Ma un CRM crea confusione solo nel caso in cui non sai cosa fanno queste opzioni e come puoi usarle a tuo vantaggio.

Ecco alcuni suggerimenti che puoi seguire durante la personalizzazione e l'utilizzo del tuo CRM per le piccole imprese.

1. Mantieni una mente aperta

I sistemi CRM sono diversi. Non aspettarti che un sistema abbia tutte le funzionalità di un altro. O almeno che sarebbero stati chiamati allo stesso modo ovunque.

Ad esempio, al momento, in NetHunt CRM non è disponibile una funzionalità di reporting dedicata per ottenere i dati sul valore totale di tutte le offerte in corso per fasi. Tuttavia, ciò è possibile applicando un'opzione di riepilogo alla pipeline di vendita. Due funzionalità diverse, ma il risultato finale per la gestione delle vendite è lo stesso.

2. Evita i duplicati

È difficile creare un flusso di lavoro a prova di duplicato con un sistema che non danneggerebbe o limiterebbe i suoi utenti. La maggior parte dei sistemi CRM ha almeno una qualche forma di prevenzione o notifica dei duplicati. Quando crei un nuovo record dovresti assolutamente prendere in considerazione ciò che ti dice il sistema.

Ad esempio, in NetHunt CRM, quando crei un nuovo record da un'e-mail, NetHunt ti suggerirà un record a cui potresti collegare il messaggio. Altrimenti, inizia a digitare il nome di un record che desideri creare e potresti essere sorpreso di scoprire che tale record esiste già.

3. Sfrutta i dati predefiniti

Questa è un'altra buona soluzione per digitare il minor numero di dati possibile. Una volta che hai un flusso di lavoro più o meno standardizzato e conosci tutte le tue vendite o altri processi in dettaglio, sostituisci tanti campi semplici (di testo) con menu a discesa, predefiniti o dati predefiniti.

Dovrebbe andare bene con quasi tutti i processi. Quando ricevi un'e-mail da un nuovo lead, assicurati che il nuovo record per lui entri automaticamente nella prima fase della tua pipeline di vendita. Se hai 5 fonti principali di lead, non essere pigro ed elencale tutte come preset. In questo modo i rappresentanti dovrebbero solo scegliere i valori invece di digitarli costantemente .

4. Segui chiare convenzioni di denominazione

Quando si immettono nuovi valori nei campi, mantenerli brevi e chiari. Ciò semplifica la scansione delle informazioni nei record. Ma ciò è particolarmente utile quando inizi a utilizzare i campi di visualizzazione. NetHunt mostra i dati dei campi selezionati nella posta in arrivo, così puoi vedere immediatamente le informazioni chiave su un caso da cui stai leggendo un'e-mail.

5. Automatizza il collegamento e-mail con le regole

La regola d'oro per lavorare con i sistemi CRM è "automatizzare il più possibile". La prima cosa che puoi automatizzare in NetHunt CRM è impostare il collegamento e-mail in base all'indirizzo del mittente.

Una volta che un'e-mail arriva, verrà automaticamente aggiunta al record corrispondente se in precedenza hai creato una regola e-mail per quell'indirizzo. Ti permetterà inoltre di vedere immediatamente il valore dei campi di visualizzazione, portandoti nel contesto delle relazioni fin dall'inizio. Quando utilizzi un CRM per le vendite, dedicare un po' di tempo alla preparazione restituirà il doppio degli sforzi.

6. Usa tu stesso il sistema

Un buon leader fa un esempio. Questo è ciò che dovresti fare anche in termini di CRM. Quando scegli un sistema CRM per i tuoi dipendenti e la gestione del team, provalo tu stesso prima di distribuirlo all'intera azienda. E anche dopo aver superato tutti i TUOI test e averlo configurato per il tuo personale, continua a usarlo insieme ai tuoi dipendenti.

Sì, il tuo lavoro è probabilmente diverso dai tuoi addetti alle vendite o all'assistenza, ma almeno usa il sistema per raccogliere informazioni . Non aspettare che qualcuno ti invii un rapporto dettagliato. Crea da solo, guarda come funziona il tuo flusso di lavoro strutturato in questo CRM, raccogli feedback dai tuoi dipendenti e assicurati che il sistema funzioni come previsto. Ci saranno dei dossi sulla strada. In questo modo puoi appianare i piccoli al più presto o cambiare completamente il sistema nel caso in cui i contro siano maggiori dei pro.

7. Lascia commenti e registra le chiamate

La maggior parte dei sistemi CRM ti consente di registrare le conversazioni e commentare il completamento delle attività all'interno dei record. È qui che dovrebbero rimanere la conversazione e altre informazioni attive sensibili al tempo e non nella forma del record stesso. Questa è la sezione per comunicare con i tuoi compagni di squadra e registrare i progressi , quindi mantieni il record pulito con solo i dati fattuali relativi al cliente.

8. Usa i promemoria

C'è un numero diverso di affari o attività che devi completare ogni giorno a seconda della tua attività. O uno, due o una dozzina, non aspettarti di ricordare quando ognuno di loro è dovuto. I sistemi CRM vengono utilizzati per archiviare i dati, inclusi alcuni processi correnti nella tua azienda. Quindi vale la pena utilizzare i promemoria o la funzione di follow-up del tuo sistema CRM.

Mettere semplicemente una bandiera/stella/segno di spunta e una data accanto al record ti consentirà di liberare la tua memoria senza timore di perdere un affare o una data di scadenza dell'attività. Una visualizzazione per date creerà anche un bel programma da seguire, come quello che ottieni in Calendar.

Mettere semplicemente una bandiera/stella/segno di spunta e una data accanto al record ti consentirà di liberare la tua memoria senza timore di perdere un affare o una data di scadenza dell'attività. Una visualizzazione per date creerà anche un bel programma da seguire, come quello che ottieni in Calendar.

9. Imposta viste dinamiche

Potresti pensare che un record sia l'elemento più importante di un sistema CRM. Ma una volta che ce ne sono circa 5mila contemporaneamente sullo schermo, i record creano più confusione rispetto alla soluzione strutturata che dovrebbero fornire. È qui che entrano in gioco le visualizzazioni.

Se stai creando una vista per fasi, non ci saranno problemi poiché i record si aggiornano nel tempo. Ma quando si tratta di date, non puoi utilizzare ogni volta una vista con le date della scorsa settimana. Questo è il motivo per cui è necessario utilizzare valori dinamici durante la creazione di una vista. Ad esempio, quando in NetHunt CRM hai bisogno di una vista che ti mostri i nuovi contatti che sono stati creati nel sistema durante l'ultima settimana , non è necessario inserire le date esatte. Una soluzione migliore sarebbe quella di creare una vista con un filtro:

creato>=”una settimana fa”

In questo modo, questa visualizzazione sarà costantemente aggiornata e d'ora in poi ti verranno presentati solo i record creati negli ultimi sette giorni.

10. Non aspettarti che Mk I sia impeccabile

Non si tratta solo di sistemi CRM, ma di molte cose in generale. Quando modellerai il tuo flusso di lavoro in un sistema CRM, sarà fantastico per un po' di tempo perché hai preso in considerazione tutti gli aspetti ATTUALI della tua attività. Con il tempo inizierai a notare che manca una fase qui e che avresti dovuto utilizzare un tipo diverso di campo per gli assegnatari o che ci sono due campi responsabili sostanzialmente della stessa cosa.

E va bene. Bene, purché il tuo sistema CRM ti consenta di apportare modifiche e aggiunte in modo indolore . Tieni presente che i tuoi processi aziendali sono in continua evoluzione e devi adattare il tuo sistema CRM a questo. Rimescolare il CRM della tua piccola impresa non è sempre un'attività che puoi completare in 5 secondi, ma finché non è necessario invitare un esperto per questo, sei a posto.