วิธีใช้ CRM อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อมองแวบแรก ระบบ CRM ใดๆ อาจดูซับซ้อน เนื่องจากมีตัวเลือกมากมายในการปรับแต่งและปรับแต่ง แต่ CRM นั้นสร้างความสับสนในกรณีที่คุณไม่รู้ว่าตัวเลือกเหล่านั้นทำอะไรและคุณจะใช้มันให้เป็นประโยชน์ได้อย่างไร

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับหลายประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เมื่อ ปรับแต่งและใช้ CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

1. เปิดใจให้กว้าง

ระบบ CRM นั้นแตกต่างกัน อย่าคาดหวังให้ระบบหนึ่งมีคุณลักษณะทุกอย่างที่ระบบอื่นมี หรืออย่างน้อยก็จะถูกเรียกแบบเดียวกันทุกที่

ตัวอย่างเช่น ณ ตอนนี้ ยังไม่มีฟีเจอร์การรายงานเฉพาะใน NetHunt CRM เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับมูลค่ารวมของดีลทั้งหมดในไปป์ไลน์ตามขั้นตอน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้สามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกการสรุปกับไปป์ไลน์การขายของคุณ สองคุณสมบัติที่แตกต่างกัน แต่ผลลัพธ์สุดท้ายสำหรับการจัดการการขายจะเหมือนกัน

2. หลีกเลี่ยงการทำซ้ำ

เป็นการยากที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์การพิสูจน์ซ้ำกับระบบที่จะไม่ลดทอนหรือจำกัดผู้ใช้ ระบบ CRM ส่วนใหญ่มีรูปแบบการป้องกันหรือการแจ้งเตือนที่ซ้ำกันอย่างน้อย เมื่อคุณสร้างเรกคอร์ดใหม่ คุณควรคำนึงถึงสิ่งที่ระบบกำลังบอกคุณ

ตัวอย่างเช่น ใน NetHunt CRM เมื่อคุณสร้างบันทึกใหม่จากอีเมล NetHunt จะแนะนำระเบียนที่คุณอาจเชื่อมโยงข้อความนั้น มิฉะนั้น ให้เริ่มพิมพ์ชื่อระเบียนที่คุณต้องการสร้าง และคุณอาจแปลกใจที่พบว่าระเบียนดังกล่าวมีอยู่แล้ว

3. ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเริ่มต้น

นี่เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ดีในการพิมพ์ข้อมูลให้น้อยที่สุด เมื่อคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่ได้มาตรฐานไม่มากก็น้อย และคุณทราบรายละเอียดการขายทั้งหมดหรือกระบวนการอื่นๆ แล้ว ให้แทนที่ฟิลด์ (ข้อความ) ธรรมดาๆ ที่มีรายการดรอปดาวน์ ค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้า หรือข้อมูลเริ่มต้น

ควรไปได้ดีกับเกือบทุกกระบวนการ เมื่อคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าเป้าหมายใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรกคอร์ดใหม่สำหรับเขานั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนแรกของไปป์ไลน์การขายของคุณโดยอัตโนมัติ หากคุณมีแหล่งที่มาหลัก 5 แหล่ง อย่าเกียจคร้านและแสดงรายการทั้งหมดเป็นค่าที่ตั้งล่วงหน้า วิธีนี้ตัวแทนจะต้อง เลือกเฉพาะค่าแทนที่จะพิมพ์อย่างต่อเนื่องใน

4. ปฏิบัติตามข้อตกลงการตั้งชื่อที่ชัดเจน

เมื่อป้อนค่าใหม่ลงในฟิลด์ ให้สั้นและชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการสแกนข้อมูลในบันทึก แต่สิ่งที่สะดวกเป็นพิเศษคือเมื่อคุณเริ่มใช้ช่องแสดงผล NetHunt จะแสดงข้อมูลจากฟิลด์ที่เลือกในกล่องจดหมาย ดังนั้นคุณจึงสามารถดูข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับกรณีที่คุณกำลังอ่านอีเมลได้ทันที

5. เชื่อมโยงอีเมลโดยอัตโนมัติด้วยกฎ

กฎทองของการทำงานร่วมกับระบบ CRM คือการ "ทำงานอัตโนมัติให้มากที่สุด" สิ่งแรกที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติใน NetHunt CRM คือการตั้งค่าการเชื่อมโยงอีเมลตามที่อยู่ของผู้ส่ง

เมื่ออีเมลมาถึง อีเมลนั้นจะถูกเพิ่มลงในเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ หากคุณเคยสร้างกฎอีเมลสำหรับที่อยู่นั้นไว้ก่อนหน้านี้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นค่าของฟิลด์ที่แสดงได้ทันที นำคุณเข้าสู่บริบทของความสัมพันธ์ตั้งแต่เริ่มต้น เมื่อคุณใช้ CRM สำหรับการขาย การใช้เวลาในการเตรียมการจะทำให้คุณได้รับผลตอบแทนสองเท่า

6. ใช้ระบบด้วยตัวเอง

ผู้นำที่ดีได้ยกตัวอย่าง นั่นคือสิ่งที่คุณควรทำในแง่ของ CRM ด้วย เมื่อคุณกำลังเลือกระบบ CRM สำหรับพนักงานและการจัดการทีมของคุณ ให้ลองใช้ด้วยตัวเองก่อนจะนำไปใช้กับทั้งบริษัท และแม้หลังจากที่ผ่านการทดสอบทั้งหมดของคุณ และคุณตั้งค่าให้กับพนักงานของคุณแล้ว ให้ใช้งานควบคู่ไปกับพนักงานของคุณต่อไป

ใช่ งานของคุณอาจแตกต่างจากพนักงานขายหรือฝ่ายสนับสนุน แต่อย่างน้อยก็ ใช้ระบบเพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึก อย่ารอให้ใครมาส่งรายงานแบบละเอียดให้คุณ สร้างตัวเอง ดูว่าเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างทำงานอย่างไรใน CRM นี้ รวบรวมคำติชมจากพนักงานของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบทำงานตามที่ตั้งใจไว้ จะเกิดการกระแทกบนท้องถนน วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถรีดสิ่งเล็กๆ ออกไปโดยเร็ว หรือเปลี่ยนระบบโดยสมบูรณ์ ในกรณีที่ข้อเสียมากกว่าข้อดี

7. แสดงความคิดเห็นและบันทึกการโทร

ระบบ CRM ส่วนใหญ่ให้คุณบันทึกการสนทนาและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นภายในบันทึก นี่คือที่ที่การสนทนาและข้อมูลที่มีความอ่อนไหวต่อเวลาอื่นๆ ที่ใช้งานอยู่ควรอยู่ในฟอร์มของเรกคอร์ดเอง นี่คือส่วนใน การสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมของคุณและบันทึกความคืบหน้า ดังนั้น รักษาบันทึกให้สะอาดด้วยข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับไคลเอนต์เท่านั้น

8. ใช้การเตือนความจำ

มีดีลหรืองานหลายอย่างที่คุณต้องทำในแต่ละวันให้เสร็จขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะหนึ่ง สอง หรือโหล อย่าหวังว่าจะจำว่าแต่ละอันถึงกำหนดส่งเมื่อใด ระบบ CRM ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูล รวมถึงกระบวนการปัจจุบันบางอย่างในธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงควรใช้คุณสมบัติเตือนความจำหรือติดตามผลของระบบ CRM ของคุณ

เพียงแค่ใส่ธง/ดาว/เครื่องหมายถูกและวันที่ข้างบันทึกจะช่วยให้คุณมีหน่วยความจำว่างโดยไม่ต้องกลัวว่าจะพลาดดีลหรือวันครบกำหนดของงาน การดูตามวันที่จะสร้างกำหนดการที่น่าติดตาม เช่นเดียวกับที่คุณได้รับในปฏิทิน

เพียงแค่ใส่ธง/ดาว/เครื่องหมายถูกและวันที่ข้างบันทึกจะช่วยให้คุณมีหน่วยความจำว่างโดยไม่ต้องกลัวว่าจะพลาดดีลหรือวันครบกำหนดของงาน การดูตามวันที่จะสร้างกำหนดการที่น่าติดตาม เช่นเดียวกับที่คุณได้รับในปฏิทิน

9. ตั้งค่ามุมมองไดนามิก

คุณอาจคิดว่าบันทึกเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบ CRM แต่เมื่อมีข้อมูลราว 5 พันรายการอยู่บนหน้าจอพร้อมๆ กัน ระเบียนจะสร้างความยุ่งเหยิงมากกว่าโซลูชันแบบมีโครงสร้างที่ควรจัดเตรียม นี่คือที่มาของมุมมอง

หากคุณกำลังสร้างมุมมองตามขั้นตอน จะไม่มีปัญหาใดๆ เนื่องจากระเบียนจะอัปเดตเมื่อเวลาผ่านไป แต่เมื่อเป็นวันที่ คุณจะใช้มุมมองที่มีวันที่ในสัปดาห์ที่แล้วไม่ได้ทุกครั้ง นี่คือเหตุผลที่คุณต้องใช้ค่าไดนามิกเมื่อสร้างมุมมอง ตัวอย่างเช่น เมื่อใน NetHunt CRM คุณต้องการมุมมองที่จะแสดงให้คุณเห็นลีดใหม่ที่ สร้างขึ้นในระบบระหว่างสัปดาห์ ที่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องป้อนวันที่ที่แน่นอน ทางออกที่ดีกว่าคือการสร้างมุมมองด้วยตัวกรอง:

สร้าง>=”เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว”

เมื่อทำเช่นนี้ มุมมองนี้จะอัปเดตอยู่เสมอ และคุณจะเห็นเฉพาะระเบียนที่สร้างขึ้นในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมานับจากนี้เป็นต้นไป

10. อย่าหวังว่า Mk I จะไร้ที่ติ

นี่ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับระบบ CRM เท่านั้น แต่ยังมีอีกหลายสิ่งหลายอย่างโดยทั่วไป เมื่อคุณจะหล่อหลอมเวิร์กโฟลว์ของคุณในระบบ CRM มันจะดีมากในบางครั้ง เพราะคุณได้พิจารณาทุกแง่มุมในปัจจุบันของธุรกิจของคุณแล้ว เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะเริ่มสังเกตเห็นว่ามีขั้นตอนที่ขาดหายไปที่นี่ และคุณควรใช้ฟิลด์ประเภทอื่นสำหรับผู้ได้รับมอบหมายหรือว่ามีสองฟิลด์ที่รับผิดชอบโดยทั่วไปในสิ่งเดียวกัน

และก็ไม่เป็นไร ตราบใดที่ระบบ CRM ของคุณช่วยให้คุณ ทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมได้โดยไม่ลำบาก โปรดทราบว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณมีการพัฒนาอยู่เสมอ และคุณจำเป็นต้องปรับระบบ CRM ของคุณให้เข้ากับสิ่งนี้ การสับเปลี่ยน CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณไม่ใช่งานที่คุณสามารถทำได้ใน 5 วินาทีเสมอไป แต่ตราบใดที่คุณไม่จำเป็นต้องเชิญผู้เชี่ยวชาญสำหรับสิ่งนี้ คุณก็พร้อมแล้ว