كيفية استخدام CRM بشكل فعال

للوهلة الأولى ، قد يبدو أي نظام CRM معقدًا. هذا لأن لديهم العديد من الخيارات للتخصيص والضبط. لكن CRM يكون محيرًا فقط إذا كنت لا تعرف ما تفعله هذه الخيارات وكيف يمكنك استخدامها لصالحك.

فيما يلي العديد من النصائح التي يمكنك اتباعها عند تخصيص CRM الخاص بك واستخدامه للأعمال الصغيرة.

1. تبقي بعقل متفتح

أنظمة إدارة علاقات العملاء مختلفة. لا تتوقع أن يحتوي نظام ما على كل ميزة يمتلكها نظام آخر. أو على الأقل أنه سيتم تسميتهم بنفس الطريقة في كل مكان.

على سبيل المثال ، حتى الآن ، لا توجد ميزة إعداد تقارير مخصصة في NetHunt CRM للحصول على بيانات حول القيمة الإجمالية لجميع الصفقات في خط الأنابيب على مراحل. ومع ذلك ، يمكن تحقيق ذلك من خلال تطبيق خيار التلخيص على خط أنابيب المبيعات الخاص بك. سمتان مختلفتان ، لكن النتيجة النهائية لإدارة المبيعات هي نفسها.

2. تجنب التكرارات

من الصعب إنشاء سير عمل مقاوم للتكرار باستخدام نظام لا يعيق مستخدميه أو يقيدهم. تحتوي معظم أنظمة CRM على الأقل على شكل من أشكال منع التكرار أو الإخطار. عند إنشاء سجل جديد ، يجب أن تأخذ في الاعتبار تمامًا ما يخبرك به النظام.

على سبيل المثال ، في NetHunt CRM عندما تقوم بإنشاء سجل جديد من بريد إلكتروني ، سيقترح عليك NetHunt سجلاً يمكنك ربط الرسالة به. بخلاف ذلك ، ابدأ في كتابة اسم السجل الذي ترغب في إنشائه وقد تفاجأ بمعرفة أن هذا السجل موجود بالفعل.

3. الاستفادة من البيانات الافتراضية

هذا حل جيد آخر لكتابة أقل قدر ممكن من البيانات. بمجرد أن يكون لديك سير عمل موحد أكثر أو أقل وتعرف مبيعاتك بالكامل أو العمليات الأخرى بالتفصيل ، استبدل أكبر قدر ممكن من الحقول (النصية) البسيطة بالقوائم المنسدلة أو الإعدادات المسبقة أو البيانات الافتراضية.

يجب أن تسير بشكل جيد مع أي عملية تقريبًا. عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني من عميل متوقع جديد ، تأكد من أن السجل الجديد الخاص به سيذهب تلقائيًا إلى المرحلة الأولى من خط أنابيب المبيعات الخاص بك. إذا كان لديك 5 مصادر رئيسية للعملاء المحتملين ، فلا تكن كسولًا وقم بإدراجهم جميعًا كإعدادات مسبقة. بهذه الطريقة سيتعين على المندوبين فقط اختيار القيم بدلاً من كتابتها باستمرار .

4. اتبع اصطلاحات التسمية الواضحة

عند إدخال قيم جديدة في الحقول ، اجعلها قصيرة وواضحة. هذا يجعل من السهل فحص المعلومات الموجودة في السجلات. ولكن حيث يكون هذا مفيدًا بشكل خاص ، بمجرد أن تبدأ في استخدام حقول العرض. يعرض NetHunt البيانات من الحقول المحددة في البريد الوارد ، بحيث يمكنك على الفور رؤية المعلومات الأساسية حول حالة تقرأ منها رسالة بريد إلكتروني.

5. أتمتة ربط البريد الإلكتروني بالقواعد

القاعدة الذهبية للعمل مع أنظمة CRM هي "أتمتة بقدر ما تستطيع". أول شيء يمكنك أتمتة في NetHunt CRM هو إعداد ربط البريد الإلكتروني بناءً على عنوان المرسل.

بمجرد وصول رسالة بريد إلكتروني ، ستتم إضافتها تلقائيًا إلى السجل المقابل إذا كنت قد قمت مسبقًا بإنشاء قاعدة بريد إلكتروني لهذا العنوان. سيسمح لك أيضًا برؤية قيمة حقول العرض على الفور ، مما ينقلك إلى سياق العلاقات منذ البداية. عندما تستخدم CRM للمبيعات ، فإن قضاء بعض الوقت في الإعداد سيعيد الجهود إلى شقين.

6. استخدم النظام بنفسك

يعطي القائد الجيد مثالاً. هذا ما يجب عليك فعله فيما يتعلق بإدارة علاقات العملاء أيضًا. عندما تختار نظام CRM لموظفيك وإدارة فريقك ، جربه بنفسك قبل طرحه على الشركة بأكملها. وحتى بعد اجتيازه جميع اختباراتك وإعداده لموظفيك ، استمر في استخدامه جنبًا إلى جنب مع موظفيك.

نعم ، ربما يكون عملك مختلفًا عن مبيعاتك أو دعمك ، ولكن على الأقل استخدم النظام لجمع الأفكار . لا تنتظر حتى يقوم شخص ما بإرسال تقرير مفصل لك. اجعلها بنفسك ، وانظر كيف يعمل سير العمل المنظم في CRM هذا ، واجمع التعليقات من موظفيك وتأكد من أن النظام يعمل على النحو المنشود. ستكون هناك مطبات على الطريق. بهذه الطريقة ، يمكنك تسوية تلك الصغيرة في أسرع وقت ممكن أو تبديل النظام تمامًا في حالة كون العيوب أكبر من الإيجابيات.

7. اترك التعليقات وسجل المكالمات

تتيح لك معظم أنظمة CRM تسجيل المحادثات والتعليق على إكمال المهمة داخل السجلات. هذا هو المكان الذي يجب أن تبقى فيه المحادثة وغيرها من المعلومات النشطة الحساسة للوقت وليس في شكل السجل نفسه. هذا هو القسم للتواصل مع زملائك في الفريق وتسجيل التقدم ، لذا حافظ على السجل نظيفًا باستخدام البيانات الواقعية المتعلقة بالعميل فقط.

8. استخدم التذكيرات

هناك عدد مختلف من الصفقات أو المهام التي يتعين عليك إكمالها يوميًا وفقًا لعملك. سواء كان ذلك واحدًا أو اثنين أو اثني عشر ، لا تتوقع أن تتذكر متى يحين موعد استحقاق كل واحد منهم. تُستخدم أنظمة CRM لتخزين البيانات ، بما في ذلك بعض العمليات الحالية في عملك. لذلك من المفيد استخدام التذكيرات أو ميزة المتابعة لنظام CRM الخاص بك.

ما عليك سوى وضع علامة / نجمة / علامة اختيار وتاريخ بجوار السجل سيسمح لك بتحرير ذاكرتك دون خوف من فقدان تاريخ استحقاق صفقة أو مهمة. سيؤدي العرض حسب التواريخ أيضًا إلى إنشاء جدول زمني لطيف لمتابعة ، مثل الجدول الذي تحصل عليه في التقويم.

ما عليك سوى وضع علامة / نجمة / علامة اختيار وتاريخ بجوار السجل سيسمح لك بتحرير ذاكرتك دون خوف من فقدان تاريخ استحقاق صفقة أو مهمة. سيؤدي العرض حسب التواريخ أيضًا إلى إنشاء جدول زمني لطيف لمتابعة ، مثل الجدول الذي تحصل عليه في التقويم.

9. تعيين وجهات النظر الديناميكية

قد تعتقد أن السجل هو أهم عنصر في نظام CRM. ولكن بمجرد وجود ما يقرب من 5 آلاف منهم على الشاشة في نفس الوقت ، فإن السجلات تخلق المزيد من الفوضى أكثر من الحل المنظم الذي يجب أن تقدمه. هنا يأتي دور الآراء.

إذا كنت تقوم بإنشاء طريقة عرض حسب المراحل ، فلن تكون هناك أية مشكلات أثناء تحديث السجلات بمرور الوقت. ولكن عندما يتعلق الأمر بالتواريخ ، لا يمكنك استخدام طريقة عرض بتواريخ الأسبوع الماضي في كل مرة. هذا هو سبب حاجتك إلى استخدام القيم الديناميكية عند إنشاء طريقة عرض. على سبيل المثال ، عندما تحتاج في NetHunt CRM إلى عرض يعرض لك العملاء المتوقعين الجدد الذين تم إنشاؤهم في النظام خلال الأسبوع الماضي ، فلن تحتاج إلى إدخال التواريخ الدقيقة. الحل الأفضل هو إنشاء عرض بفلتر:

تم إنشاؤه> = "قبل أسبوع"

من خلال القيام بذلك ، سيتم تحديث هذا العرض باستمرار وسيتم تقديم السجلات التي تم إنشاؤها خلال فترة السبعة أيام الماضية فقط من الآن فصاعدًا.

10. لا تتوقع أن يكون Mk I لا تشوبه شائبة

لا يتعلق الأمر فقط بأنظمة CRM ، بل بالعديد من الأشياء بشكل عام. عندما تقوم بصياغة سير العمل الخاص بك في نظام CRM ، فسيكون ذلك رائعًا لبعض الوقت لأنك أخذت في الاعتبار جميع الجوانب الحالية لعملك. مع مرور الوقت ستبدأ في ملاحظة أن هناك مرحلة مفقودة هنا وأنه كان يجب عليك استخدام نوع مختلف من الحقول للمعينين أو أن هناك حقلين مسؤولين عن نفس الشيء بشكل أساسي.

وهذا جيد. حسنًا ، طالما أن نظام CRM الخاص بك يسمح لك بإجراء تغييرات وإضافات بدون ألم . ضع في اعتبارك أن عمليات عملك تتطور دائمًا وتحتاج إلى تكييف نظام CRM الخاص بك مع ذلك. إعادة تنظيم CRM الخاص بشركتك الصغيرة ليس دائمًا مهمة يمكنك إكمالها في 5 ثوانٍ ، ولكن طالما أنك لست بحاجة إلى دعوة خبير لهذا ، فأنت على ما يرام.