Как эффективно использовать CRM

Опубликовано: 2017-02-20

На первый взгляд любая CRM-система может показаться сложной. Это потому, что у них так много возможностей для настройки и настройки. Но CRM сбивает с толку только в том случае, если вы не знаете, что делают эти опции и как вы можете использовать их в своих интересах.

Вот несколько советов, которым вы можете следовать при настройке и использовании CRM для малого бизнеса.

1. Сохраняйте непредвзятость

CRM-системы бывают разные. Не ожидайте, что одна система будет иметь все функции, которые есть у другой. Или хотя бы чтобы их везде называли одинаково.

Например, на данный момент в NetHunt CRM нет специальной функции отчетности для получения данных об общей стоимости всех сделок в конвейере по этапам. Однако этого можно добиться, применив параметр суммирования к вашей воронке продаж. Две разные функции, но конечный результат для управления продажами одинаков.

2. Избегайте дубликатов

Трудно создать защищенный от дублирования рабочий процесс с системой, которая не наносила бы ущерба и не ограничивала пользователей. Большинство CRM-систем имеют по крайней мере некоторую форму предотвращения или уведомления о дублировании. Когда вы создаете новую запись, вы должны обязательно учитывать то, что говорит вам система.

Например, в NetHunt CRM, когда вы создаете новую запись из электронного письма, NetHunt предложит вам запись, с которой вы можете связать сообщение. В противном случае начните вводить имя записи, которую вы хотите создать, и вы можете быть удивлены, обнаружив, что такая запись уже существует.

3. Используйте данные по умолчанию

Это еще одно хорошее решение для ввода как можно меньшего количества данных. Когда у вас будет более или менее стандартизированный рабочий процесс, и вы будете знать все свои продажи или другие процессы в деталях, замените как можно больше простых (текстовых) полей раскрывающимися списками, пресетами или данными по умолчанию.

Он должен хорошо сочетаться практически с любым процессом. Когда вы получите электронное письмо от нового лида, убедитесь, что новая запись для него автоматически попадет на первый этап вашей воронки продаж. Если у вас есть 5 основных источников лидов, не поленитесь и перечислите их все в качестве пресетов. Таким образом, представителям нужно будет только выбирать значения, а не постоянно вводить их в .

4. Следуйте четким соглашениям об именах

При вводе новых значений в поля делайте их короткими и четкими. Это упрощает просмотр информации в записях. Но когда это особенно пригодится, когда вы начнете использовать поля отображения. NetHunt отображает данные из выбранных полей в папке «Входящие», поэтому вы можете сразу увидеть ключевую информацию о деле, из которого вы читаете электронное письмо.

5. Автоматизируйте связывание электронной почты с помощью правил

Золотое правило работы с CRM-системами — «автоматизируй столько, сколько сможешь». Самое первое, что вы можете автоматизировать в NetHunt CRM, — это настроить привязку электронной почты на основе адреса отправителя.

После получения сообщения электронной почты оно будет автоматически добавлено в соответствующую запись, если вы ранее создали правило электронной почты для этого адреса. Это также позволит вам сразу увидеть значение отображаемых полей, с самого начала вводя вас в контекст отношений. Когда вы используете CRM для продаж, время, потраченное на подготовку, окупится вдвойне.

6. Используйте систему самостоятельно

Хороший лидер подает пример. Это то, что вы должны делать и с точки зрения CRM. Когда вы выбираете CRM-систему для своих сотрудников и руководства команды, попробуйте ее сами, прежде чем развертывать ее для всей компании. И даже после того, как он пройдет все ВАШИ тесты и вы настроите его для своих людей, продолжайте использовать его вместе со своими сотрудниками.

Да, ваша работа, вероятно, отличается от работы ваших парней из отдела продаж или поддержки, но, по крайней мере, используйте систему для сбора информации . Не ждите, пока кто-то представит вам подробный отчет. Сделайте это сами, посмотрите, как работает ваш структурированный рабочий процесс в этой CRM, соберите отзывы от ваших сотрудников и убедитесь, что система работает так, как задумано. На дороге будут неровности. Таким образом, вы можете как можно скорее сгладить мелкие недостатки или полностью переключить систему, если минусы больше, чем плюсы.

7. Оставляйте комментарии и регистрируйте звонки

Большинство CRM-систем позволяют записывать разговоры и комментировать выполнение задач внутри записей. Именно здесь должна оставаться беседа и другая активная информация, зависящая от времени, а не в самой форме записи. Это раздел для общения с вашими товарищами по команде и регистрации прогресса , поэтому следите за тем, чтобы в записи были только фактические данные, относящиеся к клиенту.

8. Используйте напоминания

Существует разное количество сделок или задач, которые вы должны выполнять ежедневно, в зависимости от вашего бизнеса. Либо это один, либо два, либо дюжина, не надейтесь запомнить, когда каждый из них должен быть израсходован. CRM-системы используются для хранения данных, включая некоторые текущие процессы в вашем бизнесе. Так что стоит использовать напоминания или функцию отслеживания вашей CRM-системы.

Просто поставив флажок/звездочку/галочку и дату рядом с записью, вы освободите свою память, не опасаясь пропустить срок выполнения сделки или задачи. Просмотр по датам также создаст удобное расписание, подобное тому, которое вы получаете в Календаре.

9. Установите динамические представления

Вы можете подумать, что запись — это самый важный элемент CRM-системы. Но когда их одновременно на экране около 5 тысяч, записи создают больше беспорядка, чем структурированное решение, которое они должны предоставлять. Здесь в игру вступают просмотры.

Если вы создаете представление поэтапно, проблем не возникнет, так как записи со временем обновляются. Но когда дело доходит до дат, вы не можете каждый раз использовать представление с датами последней недели. Вот почему вам нужно использовать динамические значения при создании представления. Например, когда в NetHunt CRM вам нужно представление, которое покажет вам новые лиды, которые были созданы в системе за последнюю неделю , вам не нужно вводить точные даты. Лучшим решением было бы создать представление с фильтром:

создан>=”неделю назад”

Таким образом, это представление будет постоянно обновляться, и с этого момента вам будут представлены только записи, созданные в течение последних семи дней.

10. Не ждите, что Mk I будет безупречен

Это касается не только CRM-систем, а вообще многих вещей. Когда вы формируете свой рабочий процесс в CRM-системе, какое-то время это будет здорово, потому что вы приняли во внимание все ТЕКУЩИЕ аспекты вашего бизнеса. Со временем вы начнете замечать, что здесь отсутствует этап и что вы должны были использовать другой тип поля для уполномоченных или что есть два поля, которые отвечают в основном за одно и то же.

И это нормально. Ну а пока ваша CRM-система позволяет безболезненно вносить изменения и дополнения . Имейте в виду, что ваши бизнес-процессы постоянно развиваются, и вам необходимо адаптировать вашу CRM-систему к этому. Перетасовка вашей CRM для малого бизнеса — это не всегда задача, которую вы можете выполнить за 5 секунд, но если вам не нужно приглашать для этого эксперта, все готово.