13 hack di produttività per i proprietari di piccole imprese

Come piccolo imprenditore, hai risorse limitate rispetto alle tue controparti più grandi. E questo può rendere difficile gestire la tua attività nel modo in cui desideri. Soprattutto quando hai scadenze ravvicinate da rispettare e molti obiettivi da raggiungere. Questo è il motivo per cui è importante assicurarsi di utilizzare hack di produttività ovunque sia possibile.

Trucchi di produttività per le piccole imprese

Che si tratti di un team di 2, 5 o 10 persone o di un'operazione da soli, mantenere la produttività è il modo migliore per garantire il raggiungimento dei profitti della tua piccola impresa. Quindi, per aiutarti a mantenere alta la tua produttività durante tutto l'anno, abbiamo messo insieme alcuni trucchi per la produttività da provare.

#1 – Stabilisci obiettivi SMART e basati sui processi

Il sistema SMART consente di impostare obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati su tempi. Questi sono esattamente il tipo di obiettivi che ti aiuteranno a migliorare la tua produttività.

Questo perché gli obiettivi basati sui processi motivano le persone a prendere provvedimenti per raggiungerli su base giornaliera. Quando hai solo obiettivi basati sui risultati, è molto più facile scoraggiarsi perché non stai riconoscendo e celebrando i passaggi lungo il percorso. E il risultato sembra così lontano e irraggiungibile.

Quando basi le aspirazioni che hai su queste idee, avrai molte più possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi. E ricorda, se i tuoi obiettivi sono solo nella tua testa, non è abbastanza. È importante che tu li scriva fisicamente e poi li discuta con consulenti e/o colleghi fidati che possono anche aggiungere prospettive obiettive. Annotare gli obiettivi ti rende il 42% più propenso a raggiungerli effettivamente.

#2 – Rimuovi le attività noiose dalle tue cose da fare quotidiane

Ci sono senza dubbio molte attività che vuoi completare su base giornaliera e settimanale che non riesci a svolgere. In alcuni casi, è perché i compiti sono così difficili o noiosi che procrastinisci. E nei casi in cui i compiti vengono svolti senza indugio, spesso è perché ti diverti davvero a farli. Ma non importa cosa, se un compito è noioso e non ti dà risultati che giustifichino l'uso del tuo tempo, è meglio trovare altri modi per portarlo a termine.

Innanzitutto, fai un elenco di tutte le attività che desideri completare in una settimana. Quindi esamina ciascuno di essi e considera se sono tutti essenziali e sensibili al tempo. Per quelli che sono essenziali e sensibili al tempo, guarda a delegarli. Per quelli che non sono sensibili al tempo, ma comunque essenziali, aggiungili a un elenco da considerare la settimana successiva. E per quelli che alla fine non sono essenziali o sensibili al tempo, è meglio eliminarli.

Non hai abbastanza capacità all'interno del tuo team per delegare? Puoi prendere in considerazione l'assunzione di un assistente o persino iscriverti a un servizio di assistente virtuale per aiutarti. Se ti capita di avere dipendenti a cui delegare, assicurati di delegare le attività in base a chi può completarle in modo più efficace. Ad esempio, non vuoi chiedere alla tua superstar del marketing di impantanarsi con il lavoro amministrativo o operativo se puoi aiutarlo.

#3 – Dai la priorità alle attività ogni singolo giorno

Basandosi sulla tua pianificazione settimanale, ti consigliamo di creare anche elenchi di attività quotidiane. Questo ti aiuterà a mantenere il controllo sulle priorità mutevoli. Prima di iniziare a lavorare ogni giorno, scrivi le tue cose da fare. Se possibile, metti carta e penna o se preferisci passare al digitale, anche questo funziona. Tenendo presente la quantità di tempo che hai a disposizione, crea un elenco di tutte le diverse attività che devi svolgere.

Ora, anche se stai creando questo elenco tenendo conto dei limiti di tempo, è probabile che sopravvaluti ciò che puoi fare. Quindi, prenditi qualche minuto per considerare quanto tempo impiegherà ogni attività. E per classificare i tuoi compiti in ordine di priorità. Sicuramente sono tutti importanti, ma ci sono alcune attività che devi prima completare. E facendo questo passaggio, per classificare gli elementi della tua lista, sarai in grado di sentirti bene con ciò che puoi affrontare ogni giorno. Perché sai di aver affrontato le tue questioni più urgenti.

Ecco l'ordine in cui vorrai dare la priorità alle tue attività:

• Compiti importanti e urgenti
• Compiti che sono sensibili al tempo ma non importanti
• Compiti importanti che non dipendono dal tempo
• Compiti che non sono importanti o sensibili al tempo

#4 – Costruire una rete di consulenti e risorse

Se hai una piccola impresa, probabilmente hai una squadra molto snella. Costruire una solida rete di individui e organizzazioni a cui puoi rivolgerti per un consiglio e l'assistenza sarà il dono che continua a dare.

Allo stesso tempo, ti consente anche di supportare altri imprenditori e rafforzare le tue relazioni con loro nel processo. Questo tipo di rete di sostegno reciproco ha vantaggi pratici e anche psicologici. Essere un imprenditore è un lavoro estenuante. E sapere che non stai andando da solo può fare molto.

Se non sei un estroverso, può sembrare un po' snervante allungare la mano. Ma così facendo vedrai che ci sono un sacco di persone che affrontano le tue stesse sfide. E che ci sono preziose opportunità per imparare dalle loro esperienze e per condividere le tue.

Prova a cercare organizzazioni professionali legate alla tua nicchia, gruppi LinkedIn e Facebook, a cui puoi partecipare e da cui imparare. E può anche fare molto per seguire gli esperti del settore sui loro vari profili sui social media e iscriversi ai loro webinar o elenchi di e-mail. Con questi vari strumenti a tua disposizione, sarai in grado di trovare più facilmente la soluzione o i servizi di cui hai bisogno ogni volta che ti trovi in ​​difficoltà.

#5 – Le app di gestione del tempo possono aumentare l'efficienza

Non vuoi scaricare un'altra app? Ascoltaci. Le app di gestione del tempo possono essere molto efficaci nell'aiutarti a pianificare le tue giornate. E anche avere un'idea di cosa è andato secondo i piani e cosa no, in modo da poter correggere e adattare la rotta in futuro.

Come proprietario di una piccola impresa, ci sono un sacco di cose diverse in competizione per la tua attenzione. È fin troppo facile farsi distrarre da tutte le notifiche che ricevi. E prima che tu te ne accorga, hai perso un'ora.

Oppure considera come il tuo tempo può essere gestito male quando hai a che fare con una nuova sfida o opportunità. È spesso quando le persone non hanno familiarità con un'attività che sottovalutano quanto tempo avranno bisogno di dedicare ad essa.

Misurando il tuo tempo puoi diventare esperto di quanto tempo ti impieghino i diversi compiti. E sarai in grado di mettere da parte la quantità di tempo appropriata, compresi i buffer. Lo stesso vale per la gestione del personale. Quando hai un'idea di quanto tempo impiegano a svolgere diversi compiti, puoi delegare loro in modo più efficace.

#6 – Metti insieme i tuoi compiti

Una delle cose che possono consumare molto del tuo tempo è andare avanti e indietro tra i compiti che devi portare a termine. Potrebbe farti sentire come se stessi coprendo più terreno, ma in realtà non lo sei. Può effettivamente costarti fino al 40% della tua produttività. Concentrandoti su un compito alla volta, quando possibile, sarai in grado di impostare un ritmo e un flusso coerenti e anche completare più velocemente i compiti che hai assegnato per la giornata.

Questo è il motivo per cui le attività in batch sono un approccio molto efficace. Ad esempio, supponiamo che in un giorno medio devi occuparti della gestione delle e-mail dei tuoi clienti, dell'imballaggio e della spedizione dei prodotti che sono stati ordinati e dell'organizzazione e dell'implementazione del tuo social media marketing. Potresti benissimo preparare ogni articolo per la spedizione man mano che arrivano le vendite. Oppure rispondi a tutte le e-mail non appena arrivano nella tua casella di posta. Oppure controlla i tuoi social media una volta ogni ora per pubblicare più contenuti. Ma perché dovresti quando c'è un modo migliore?

Metti insieme queste cose da fare. Assegna periodi di tempo dedicati a ciascuno durante la giornata in modo da farne regolarmente lotti. Scegli la particolare ora del giorno in base a ciò che ha più senso e crea il maggiore impatto. Ad esempio, rispondere alle e-mail all'inizio della giornata, a metà e poi alla fine, può essere un modo utile per rimanere al passo con le comunicazioni con i clienti. Nel frattempo, i tuoi post sui social media potrebbero essere pianificati e programmati in anticipo.

#7 – Prova ad assumere un receptionist virtuale

Anche se non te ne rendi già conto, attività come rispondere alle chiamate e parlare con i tuoi clienti ogni giorno possono effettivamente richiedere molto tempo. Sì, è prezioso entrare in contatto con i clienti in prima persona, ma è anche un'attività che può tenerti lontano da molte altre priorità.

Un assistente virtuale non solo ti fa risparmiare tempo, ma può anche fare un'ottima impressione sui tuoi clienti, facendo sembrare la tua attività professionale e credibile. E l'uso di un receptionist virtuale può effettivamente aumentare l'efficienza del personale del 21%. Dal momento che saranno liberati per affrontare altre attività senza interruzioni, i membri del tuo team possono iniziare davvero a sfruttare i loro punti di forza.

Un altro vantaggio è che gli assistenti virtuali possono essere una soluzione molto conveniente anche per le piccole imprese, poiché in genere sono molto più convenienti rispetto all'assunzione di un membro del personale a tempo pieno. Tutto sommato, un assistente virtuale può aiutare ad aumentare la capacità dei tuoi team in modo da poter scalare le tue operazioni con successo.

#8 – Essere più sani e più felici ti rende più produttivo

Lo sappiamo tutti, eppure sembra una cosa così difficile da affrontare. Dare priorità alla tua salute e felicità è incredibilmente importante per il successo della tua attività.

Gli imprenditori di grande successo mantengono la loro salute fisica e mentale a un livello ottimale. Dormono a sufficienza, seguono una dieta equilibrata e si allenano. Si assicurano inoltre di gestire i propri livelli di stress e di dedicare del tempo da trascorrere con la famiglia e gli amici.

Ora questo può sembrare impossibile da ottenere tutto in una volta. E questo è. Ma puoi scomporre i processi coinvolti in piccoli passaggi realistici che puoi eseguire quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. E nel tempo, man mano che crei slancio, sarai in grado di fare passi da gigante. Quindi non iscriverti a una maratona ancora se hai pensato di correre. Inizia facendo jogging per 5 minuti ogni giorno per una settimana. Quindi aggiungi un po' più di tempo quando ne hai voglia.

Oltre a cancellare le cose da fare per la tua attività, è importante che anche la tua cura di sé non sia negoziabile. Prevenire il burnout è molto più facile che affrontarlo. Quindi fai del tuo meglio per investire su te stesso, soprattutto quando puoi sentire che la tua salute fisica o mentale sta peggiorando.

#9 – Ritenersi responsabili – nel bene e nel male

In qualità di proprietario di un'azienda, probabilmente sei più duro con te stesso sull'efficacia con cui stai raggiungendo i tuoi obiettivi o completando le attività. Ed è probabile che tu abbia già un sistema in atto per tenere traccia di tutto questo. Ma può diventare davvero facile spuntare semplicemente le caselle e non scavare un po' più a fondo.

Prova a fare valutazioni regolari (settimanali, mensili e/o trimestrali) per riconoscere e celebrare i tuoi successi. E cercare le aree che devono essere migliorate in modo da poter investire nelle risorse pertinenti. Se stai lavorando con un team, assicurati di mettere in atto un processo come questo anche per il tuo team. Una parte di questo può essere delegata a loro, per monitorare i propri progressi. E una parte di questo potrebbe comportare regolari 1:1 per assicurarsi che le cose procedano come necessario.

Riconoscere le vittorie, grandi e piccole, e le opportunità per imparare e migliorare manterrà te e il tuo team a sentirvi produttivi e motivati. Se salti semplicemente da un compito o progetto all'altro e continui a puntare più in alto senza riconoscere quanto sei arrivato lontano, il tuo morale può davvero prendere un colpo.

#10 – Inizia la giornata con qualcosa che ti fa sorridere

Ora abbiamo detto che dovresti iniziare la tua giornata lavorativa con la tua lista di cose da fare per aiutarti a stabilire le priorità. Ma in questo momento stiamo parlando di come inizi la giornata in generale, prima di saltare a tutto ciò che devi raggiungere.

È importante dare il tono presto, poiché ci sono giorni in cui puoi svegliarti sentendo che il peso del mondo è sulle nostre spalle. Se passi da quel compito direttamente a un compito noioso, la tua motivazione sarà probabilmente molto più bassa di quanto potrebbe essere. Per dare il meglio alla tua attività, cerca di iniziare la giornata con qualcosa che ti faccia sorridere e ti faccia sentire determinato.

Questo può essere ascoltare un ottimo podcast, leggere alcune pagine di un libro stimolante, ballare con dell'ottima musica, allenarsi o fare una meditazione mattutina per alcuni minuti. Non deve richiedere una notevole quantità di tempo e probabilmente non hai questa opzione. Deve solo aiutarti a scrollarti di dosso il giorno prima in modo da poter andare avanti con chiarezza.

# 11 – Crea uno spazio di lavoro solido

Il tuo spazio di lavoro ha un ruolo enorme da svolgere nei livelli della tua energia e della tua produttività durante il giorno. Questo è il motivo per cui lavorare sdraiati sul letto o sul divano è una cattiva idea anche se lavori da casa come molti di noi fanno in questi giorni.

Creare uno spazio di lavoro positivo e pulito è importante per assicurarti di rimanere concentrato ed efficace. E anche i mobili ergonomici sono importanti da considerare. Una scrivania e una sedia che ti diano abbastanza supporto per lavorare comodamente durante la giornata sono investimenti preziosi da fare. Con le lunghe ore che dedichi alla tua attività, corri il rischio di subire lesioni da stress ripetitivo, altrimenti. E se si considera il costo e il tempo necessari per tornare a sentirsi al 100%, essere proattivi diventa la scelta chiara.

Alcune altre cose da considerare:

• Assicurati che il tuo spazio non sia troppo caldo o freddo, o cerca soluzioni alternative, se possibile (ad es. stufette per ambienti freddi o ventilatori o condizionatori per quelli caldi).
• Una corretta ventilazione e luce naturale possono anche aiutarti a mantenerti energico durante la giornata. Nel caso in cui la luce naturale non sia disponibile in abbondanza, prova ad aggiungere un'illuminazione aggiuntiva. Durante i mesi invernali questo è particolarmente utile.
• Tieni tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare facilmente accessibile. E archivia le cose che non ti servono spesso, ma che hanno comunque bisogno anche dell'accesso. Tutto il resto è disordine e deve andare.
• Prova a utilizzare spazi diversi per scopi diversi. Se il tuo spazio di lavoro è anche il tuo spazio per le pause e per mangiare, concentrarti quando ne hai bisogno può essere difficile. Tuttavia, se non hai scelta, sono possibili alcune soluzioni alternative. Ad esempio, cambiare l'illuminazione e mettere un po' di musica quando fai una pausa o pranzi. E assicurati di chiudere il laptop e di riporre il telefono per una pausa migliore.

#12 – Monitora, misura, adatta, ripeti

Per vedere la redditività e l'efficienza in tutto ciò che fai, è importante monitorare, misurare, adattare e ripetere. Quando monitori e analizzi ciò che fai su base continuativa, sarai in grado di vedere chiaramente se le tue azioni sono redditizie ed efficaci. O se ci sono modifiche che devono essere apportate. Ecco alcuni esempi di questo:

• Utilizzando Google Analytics, puoi capire quali delle tue strategie di marketing digitale stanno effettivamente guidando il traffico. E poi sarai in grado di gettare più risorse dietro quelle che lo sono e di ridurre quelle che non lo sono.
• Prova a includere codici coupon univoci nelle tue campagne di email marketing. Questo a sua volta ti aiuterà a capire quanto sia efficace il tuo email marketing rispetto alle altre tue campagne.
• Riorganizza le tue liste di cose da fare e il processo di delega assegnando un valore a ciascuna attività che deve essere completata. Con questo intendiamo considerare quanto costa rispetto a quanto genera per completare un determinato compito. Ciò ti consentirà di vedere se vale la pena delegare o esternalizzare un processo, o magari assumere un membro del team aggiuntivo.

#13 – Affida il tuo design grafico a Kimp

A volte, per rimanere produttivo, devi portare risorse aggiuntive per aiutarti con i tuoi elenchi di attività. Ma per molte piccole imprese, investire in un aiuto specializzato è semplicemente troppo costoso. L'assunzione di personale aggiuntivo potrebbe non essere possibile. E anche il controllo costante e l'integrazione dei liberi professionisti può essere un processo frustrante e dispendioso in termini di tempo.

È qui che un servizio di progettazione grafica in abbonamento come Kimp può aiutarti. Puoi lavorare con un team dedicato, pagare tariffe mensili fisse e annullare ogni volta che il tuo carico di lavoro non richiede il supporto aggiuntivo. Con servizi che includono progettazione grafica, progettazione video o una combinazione di entrambi, puoi ottenere tutte le creatività di cui hai bisogno per le tue campagne di marketing in un unico posto, da un unico team. Per metterci alla prova e vedere se siamo adatti a te, puoi iscriverti per una prova gratuita di 7 giorni su www.kimp.io/

Continua ad hackerare la tua produttività

Anche con i piani migliori e le intenzioni più chiare, quando si tratta di eseguire tutto può andare fuori dai binari. Sorgono nuove sfide, i vecchi processi smettono di funzionare e forse devi attraversare un'altra curva di apprendimento. Con così tanto da navigare come proprietario di una piccola impresa, è importante continuare a cercare hack per la produttività che ti aiutino. Quando tutto è stato detto e fatto, sono gli imprenditori che lavorano in modo più intelligente, non necessariamente più duramente, che infrangono la maggior parte degli obiettivi.