13 مأجور إنتاجية لأصحاب الأعمال الصغيرة

بصفتك صاحب عمل صغير ، لديك موارد محدودة مقارنة بنظرائك الأكبر. وهذا يمكن أن يجعل إدارة عملك بالطريقة التي تريدها أمرًا صعبًا. خاصة عندما يكون لديك مواعيد نهائية ضيقة لتحقيق الكثير من الأهداف لتحقيقها. هذا هو السبب في أنه من المهم التأكد من أنك تستخدم حيل إنتاجية أينما تستطيع.

حيل إنتاجية للشركات الصغيرة

سواء كان فريقًا مكونًا من 2 أو 5 أو 10 ، أو عملية فردية ، فإن الحفاظ على الإنتاجية هو أفضل طريقة لضمان تلبية الحد الأدنى لشركتك الصغيرة. لذا ، لمساعدتك في الحفاظ على إنتاجيتك طوال هذا العام ، قمنا بتجميع بعض الاختراقات الإنتاجية لتجربتها.

# 1 - حدد الأهداف التي تكون ذكية وقائمة على العمليات

يسمح لك نظام SMART بإعداد أهداف محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية ومستندة إلى الإطار الزمني. هذه هي بالضبط نوع الأهداف التي ستساعدك على تحسين إنتاجيتك.

ذلك لأن الأهداف المستندة إلى العملية تحفز الناس على اتخاذ خطوات لتحقيقها على أساس يومي. عندما يكون لديك فقط أهداف قائمة على النتائج ، فمن الأسهل أن تشعر بالإحباط لأنك لا تدرك ولا تحتفل بالخطوات على طول الطريق. والنتيجة تبدو بعيدة وغير قابلة للتحقيق.

عندما تبني تطلعاتك على هذه الأفكار ، سيكون لديك فرصة أفضل بكثير لتحقيق أهدافك. وتذكر ، إذا كانت أهدافك في رأسك فقط ، فهذا لا يكفي. من المهم أن تقوم بتدوينها فعليًا ثم مناقشتها مع المستشارين و / أو الزملاء الموثوق بهم الذين يمكنهم أيضًا إضافة وجهات نظر موضوعية. كتابة الأهداف تجعلك أكثر عرضة بنسبة 42٪ لتحقيقها بالفعل.

# 2 - قم بإزالة المهام الشاقة من مهامك اليومية

هناك بلا شك العديد من المهام التي تريد إكمالها على أساس يومي وأسبوعي لا يمكنك الالتفاف عليها. في بعض الحالات ، يكون السبب في ذلك هو أن المهام صعبة للغاية أو مملة لدرجة تجعلك تماطل. وفي حالات المهام التي تنجزها دون تأخير ، غالبًا ما يكون ذلك بسبب أنك تستمتع حقًا بالانخراط فيها. ولكن بغض النظر عن أي شيء ، إذا كانت المهمة مملة ولا تحصل على نتائج تبرر استخدام وقتك ، فمن الأفضل لك إيجاد طرق أخرى لإنجازها.

أولاً ، قم بعمل قائمة بجميع المهام التي تريد إكمالها في أسبوع. ثم انتقل إلى كل واحدة وفكر فيما إذا كانت جميعها ضرورية وحساسة للوقت. بالنسبة لأولئك الذين هم أساسيون وحساسون للوقت ، انظر إلى تفويضهم. بالنسبة لأولئك الذين ليسوا حساسين للوقت ، ولكن لا يزالون ضروريين ، قم بإضافتهم إلى قائمة للنظر فيها في الأسبوع التالي. وبالنسبة لأولئك الذين ليسوا أساسيين أو حساسين للوقت ، فمن الأفضل التخلص منهم.

ليس لديك قدرة كافية داخل فريقك للتفويض؟ يمكنك التفكير في الاستعانة بمساعد ، أو حتى الاشتراك في خدمة المساعد الافتراضي لمساعدتك. إذا كان لديك موظفين يمكنك تفويضهم إليهم ، فتأكد من تفويض المهام بناءً على من يمكنه إكمالها بشكل أكثر فاعلية. على سبيل المثال ، لا تريد أن تطلب من نجم التسويق الخاص بك أن يتعثر مع المسؤول أو تعمل العمليات إذا كان بإمكانك مساعدتها.

# 3 - تحديد أولويات المهام كل يوم

بناءً على التخطيط الأسبوعي الخاص بك ، سترغب في إنشاء قوائم مهام يومية أيضًا. سيساعدك هذا على البقاء على رأس الأولويات المتغيرة. قبل أن تبدأ العمل كل يوم ، اكتب مهامك. إذا كان ذلك ممكنًا ، ضع قلمًا على الورق أو إذا كنت تفضل استخدام رقمي يعمل أيضًا. ضع في اعتبارك مقدار الوقت المتاح لديك ، قم بإنشاء قائمة بجميع المهام المختلفة التي تحتاج إلى إنجازها.

الآن على الرغم من قيامك بإنشاء هذه القائمة مع وضع قيود الوقت في الاعتبار ، فمن المحتمل أنك ستبالغ في تقدير ما يمكنك إنجازه. لذلك ، خذ بضع دقائق في الاعتبار كم من الوقت ستستغرق كل مهمة. وترتيب مهامك حسب الأولوية. من المؤكد أنها كلها مهمة ولكن هناك بعض المهام التي يجب عليك إنجازها أولاً. ومن خلال اتخاذ هذه الخطوة ، لترتيب العناصر في قائمتك ، ستتمكن من الشعور بالرضا عما يمكنك تحقيقه كل يوم. لأنك تعلم أنك تعاملت مع أكثر الأمور إلحاحًا.

إليك الترتيب الذي تريد تحديد أولويات مهامك به:

• مهام مهمة وحساسة للوقت
• مهام حساسة للوقت ولكنها غير مهمة
• مهام مهمة غير حساسة للوقت
• المهام غير المهمة أو غير الحساسة للوقت

# 4 - بناء شبكة من المستشارين والموارد

إذا كان لديك مشروع صغير ، فمن المحتمل أن يكون لديك فريق ضئيل للغاية. بناء شبكة قوية من الأفراد والمؤسسات يمكنك اللجوء إليها للحصول على المشورة ، وستكون المساعدة هي الهدية التي تستمر في العطاء.

في الوقت نفسه ، يسمح لك أيضًا بدعم أصحاب الأعمال الآخرين وتقوية علاقاتك معهم في هذه العملية. هذا النوع من شبكات الدعم المتبادل له فوائد عملية ونفسية أيضًا. كونك رجل أعمال هو عمل شاق. ومعرفة أنك لن تفعل ذلك بمفردك يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً.

إذا لم تكن منفتحًا ، فقد يبدو الأمر مزعجًا بعض الشيء للتواصل معك. ولكن عند القيام بذلك ، سترى أن هناك الكثير من الأشخاص يواجهون نفس التحديات التي تواجهها. وأن هناك فرصًا ثمينة للتعلم من تجاربهم ومشاركة خبراتك.

حاول البحث عن المنظمات المهنية ذات الصلة بمجموعاتك المتخصصة و LinkedIn و Facebook ، والتي يمكنك المشاركة فيها والتعلم منها. ويمكن أيضًا أن تقطع شوطًا طويلاً لمتابعة خبراء الصناعة في ملفاتهم الشخصية المختلفة على وسائل التواصل الاجتماعي والاشتراك في ندواتهم عبر الإنترنت أو قوائم البريد الإلكتروني الخاصة بهم. باستخدام هذه الأدوات المتنوعة الموجودة تحت تصرفك ، ستتمكن من العثور بسهولة أكبر على الحل أو الخدمات التي تحتاجها في كل مرة تجد نفسك في مأزق.

# 5 - يمكن لتطبيقات إدارة الوقت زيادة الكفاءة

ألا تريد تنزيل تطبيق آخر؟ اسمعنا. يمكن أن تكون تطبيقات إدارة الوقت فعالة جدًا في مساعدتك على التخطيط لأيامك. وأيضًا تعرف على ما تم وفقًا للخطة وما لم يتم ، حتى تتمكن من تصحيح المسار والتعديل في المستقبل.

بصفتك صاحب عمل صغير ، هناك الكثير من الأشياء المختلفة التي تتنافس على جذب انتباهك. من السهل جدًا تشتيت انتباهك بكل الإشعارات التي تتلقاها. وقبل أن تعرفها ، فقدتها ساعة.

أو فكر في كيفية إساءة إدارة وقتك عند التعامل مع تحدٍ أو فرصة جديدة. غالبًا عندما لا يكون الأشخاص على دراية بمهمة ما ، فإنهم يقللون من مقدار الوقت الذي سيحتاجون إلى تخصيصه لها.

من خلال قياس وقتك ، يمكنك أن تصبح على دراية جيدة بالمدة التي تستغرقها المهام المختلفة. وستكون قادرًا على تخصيص مقدار الوقت المناسب ، بما في ذلك المخازن المؤقتة. الشيء نفسه ينطبق على إدارة الموظفين. عندما يكون لديك إحساس بالمدة التي يستغرقونها لإنجاز المهام المختلفة ، يمكنك تفويضهم بشكل أكثر فعالية.

# 6 - دفعة مهامك

أحد الأشياء التي يمكن أن تستهلك الكثير من وقتك هو الانتقال ذهابًا وإيابًا بين المهام التي يتعين عليك إنجازها. قد يجعلك تشعر وكأنك تغطي المزيد من الأرض ولكنك في الحقيقة لست كذلك. يمكن أن يكلفك في الواقع ما يصل إلى 40٪ من إنتاجيتك. من خلال التركيز على مهمة واحدة في كل مرة ، كلما أمكن ذلك ، ستتمكن من إعداد إيقاع وتدفق متسقين وأيضًا إنهاء المهام التي خصصتها لهذا اليوم بشكل أسرع.

هذا هو السبب في أن مهام التجميع هي نهج فعال للغاية. على سبيل المثال ، لنفترض أنه في يوم عادي عليك التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من عملائك ، وتغليف وشحن المنتجات التي تم طلبها ، وتنظيم وتنفيذ التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنك إعداد كل عنصر بشكل جيد للشحن مع وصول المبيعات. أو أجب على كل بريد إلكتروني بمجرد وصوله إلى صندوق الوارد الخاص بك. أو حتى تحقق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك مرة كل ساعة لنشر المزيد من المحتوى. لكن لماذا أنت عندما تكون هناك طريقة أفضل؟

ما عليك سوى تجميع هذه المهام. خصص فترات زمنية مخصصة لكل منها على مدار اليوم حتى تتمكن من تجاوز مجموعات منها بانتظام. اختر وقتًا معينًا من اليوم بناءً على ما هو أكثر منطقية ، ويحدث التأثير الأكبر. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الرد على رسائل البريد الإلكتروني في وقت مبكر من اليوم ، وفي منتصف الطريق ، ثم في النهاية ، طريقة مفيدة للبقاء على اطلاع دائم بالاتصالات مع عملائك. وفي الوقت نفسه ، يمكن التخطيط لمنشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي وجدولتها مسبقًا.

# 7 - حاول تعيين موظف استقبال افتراضي

حتى لو لم تكن تدرك ذلك بالفعل ، فإن مهام مثل تلقي المكالمات والتحدث مع عملائك بشكل يومي ، يمكن أن تستغرق في الواقع الكثير من وقتك. نعم ، من المفيد التواصل مع العملاء بشكل مباشر ، ولكنها أيضًا مهمة يمكن أن تمنعك من العديد من الأولويات الأخرى.

لا يوفر لك المساعد الافتراضي الوقت فحسب ، بل يمكنه أيضًا أن يترك انطباعًا رائعًا لدى عملائك ، مما يجعل عملك يبدو احترافيًا وذو مصداقية. ويمكن أن يؤدي استخدام موظف استقبال افتراضي إلى زيادة كفاءة الموظفين بنسبة 21٪. نظرًا لأنه سيتم تحريرهم للتعامل مع المهام الأخرى دون انقطاع ، يمكن لأعضاء فريقك البدء في اللعب على نقاط قوتهم.

ميزة أخرى هي أن المساعدين الافتراضيين يمكن أن يكونوا حلاً فعالاً من حيث التكلفة للشركات الصغيرة أيضًا ، حيث أنهم عادةً ما يكونون بأسعار معقولة أكثر من تعيين موظف بدوام كامل. بشكل عام ، يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي في زيادة قدرة فرقك بحيث يمكنك توسيع نطاق عملياتك بنجاح.

# 8 - كونك أكثر صحة وسعادة يجعلك أكثر إنتاجية

نعلم جميعًا هذا ، ومع ذلك يبدو أنه من الصعب التعامل معه. إن إعطاء الأولوية لصحتك وسعادتك أمر مهم للغاية لنجاح عملك.

يحافظ رواد الأعمال الناجحون للغاية على صحتهم الجسدية والعقلية في المستوى الأمثل. يحصلون على قسط كافٍ من النوم ويأكلون نظامًا غذائيًا متوازنًا ويمارسون الرياضة. يتأكدون أيضًا من أنهم يديرون مستويات التوتر لديهم ويخصصون الوقت لقضائه مع أسرهم وأصدقائهم.

الآن قد يبدو هذا مستحيلًا تحقيقه دفعة واحدة. و هو. ولكن يمكنك تقسيم العمليات المتضمنة إلى خطوات صغيرة وواقعية يمكنك القيام بها يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. وبمرور الوقت ، بينما تبني الزخم ، ستتمكن من تحقيق خطوات أكبر. لذلك لا تقم بالتسجيل في ماراثون حتى الآن إذا كنت تفكر في الجري. ابدأ بالركض لمدة 5 دقائق كل يوم لمدة أسبوع. ثم أضف المزيد من الوقت كلما شعرت بالرضا عن ذلك.

إلى جانب شطب المهام الخاصة بعملك ، من المهم أن تكون الرعاية الذاتية الخاصة بك غير قابلة للتفاوض أيضًا. منع الإرهاق أسهل بكثير من المرور به. لذا ابذل قصارى جهدك للاستثمار في نفسك ، خاصة عندما تشعر بتدهور صحتك الجسدية أو العقلية.

# 9 - محاسبة نفسك - من اجل الخير والشر

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، فمن المحتمل أن تكون صعبًا على نفسك فيما يتعلق بمدى فعالية تحقيق أهدافك أو إكمال المهام. ومن المحتمل أن يكون لديك بالفعل نظام لتتبع كل هذا. ولكن يمكن أن يكون من السهل حقًا إلغاء تحديد المربعات وعدم الحفر بشكل أعمق قليلاً.

حاول إجراء تقييمات منتظمة (أسبوعية وشهرية و / أو ربع سنوية) للتعرف على نجاحاتك والاحتفال بها. والبحث عن المجالات التي تحتاج إلى تحسين بحيث يمكنك الاستثمار في الموارد ذات الصلة. إذا كنت تعمل مع فريق ، فتأكد من تنفيذ عملية مثل هذه لفريقك أيضًا. يمكن تفويض جزء من هذا لهم ، لمراقبة تقدمهم. وجزء من هذا يمكن أن يتضمن 1: 1s منتظمة للتأكد من أن الأمور تتقدم كما تحتاج إليها.

إن التعرف على المكاسب الكبيرة والصغيرة وفرص التعلم والتحسين ستجعلك أنت وفريقك تشعر بالإنتاجية والتحفيز. إذا قفزت ببساطة من مهمة أو مشروع إلى آخر ، وواصلت وضع أنظارك أعلى دون الاعتراف بالمدى الذي وصلت إليه ، يمكن أن تتأثر معنوياتك حقًا.

# 10 - ابدأ اليوم بشيء يجعلك تبتسم

لقد قلنا الآن أنه يجب أن تبدأ يوم عملك بقائمة مهامك لمساعدتك في تحديد الأولويات. لكننا الآن نتحدث عن كيفية بدء يومك بشكل عام ، قبل أن تقفز إلى كل ما تحتاج إلى الوصول إليه.

من المهم ضبط النغمة مبكرًا ، حيث توجد أيام يمكنك فيها الاستيقاظ وأنت تشعر بأن ثقل العالم يقع على عاتقنا. إذا انتقلت من ذلك مباشرة إلى مهمة شاقة ، فمن المحتمل أن يكون دافعك أقل بكثير مما يمكن أن يكون. لكي تقدم أفضل ما لديك لعملك ، حاول أن تبدأ يومك بشيء يجعلك تبتسم ويشعر أنك هادف.

يمكن أن يكون هذا هو الاستماع إلى بودكاست رائع ، أو قراءة بضع صفحات من كتاب ملهم ، أو الرقص على موسيقى رائعة ، أو ممارسة التمارين ، أو القيام بتأمل صباحي لبضع دقائق. لا يجب أن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، وربما لا يكون لديك هذا الخيار. يجب أن تساعدك فقط على التخلص من اليوم السابق حتى تتمكن من المضي قدمًا بوضوح.

# 11 - قم بإعداد مساحة عمل صلبة

مساحة العمل الخاصة بك لها دور كبير تلعبه في مستويات طاقتك وإنتاجيتك على مدار اليوم. هذا هو السبب في أن العمل على السرير أو الأريكة يعد فكرة سيئة حتى لو كنت تعمل من المنزل كما يفعل الكثير منا هذه الأيام.

يعد إنشاء مساحة عمل إيجابية ونظيفة أمرًا مهمًا للتأكد من أنه يمكنك الاستمرار في التركيز والفعالية. والأثاث المريح مهم أيضًا. يعد المكتب والكرسي اللذان يوفران لك الدعم الكافي للعمل بشكل مريح طوال اليوم استثمارات قيّمة يجب القيام بها. مع الساعات الطويلة التي تقضيها في عملك ، فإنك تخاطر بالتعرض لإصابات الإجهاد المتكررة بخلاف ذلك. وعندما تفكر في التكلفة والوقت اللازمين للعودة إلى الشعور بنسبة 100٪ ، فإن كونك استباقيًا يصبح الخيار الواضح.

بعض الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها:

• تأكد من أن مساحتك ليست شديدة الحرارة أو البرودة ، أو ابحث عن الحلول البديلة إن أمكن (مثل سخانات المساحات الباردة ، أو المراوح أو مكيفات الهواء للأماكن الساخنة).
• يمكن أن تساعدك التهوية المناسبة والضوء الطبيعي أيضًا في الحفاظ على نشاطك طوال اليوم. في حالة عدم إمكانية الحصول على وفرة من الضوء الطبيعي ، حاول إضافة إضاءة إضافية. هذا مفيد بشكل خاص خلال أشهر الشتاء.
• حافظ على سهولة الوصول إلى كل ما تحتاجه للعمل. وقم بتخزين الأشياء التي لا تحتاج إليها كثيرًا ، ولكنك لا تزال بحاجة إلى الوصول إليها أيضًا. كل شيء آخر هو فوضى ويحتاج إلى الذهاب.
• حاول استخدام مساحات مختلفة لأغراض مختلفة. إذا كانت مساحة عملك هي أيضًا مساحة استراحتك ومساحة لتناول الطعام ، فقد يكون التركيز عندما تحتاج إلى ذلك صعبًا. بعض الحلول ممكنة إذا لم يكن لديك خيار. على سبيل المثال ، تغيير الإضاءة وإلقاء بعض الموسيقى عند أخذ استراحة أو تناول الغداء. وتأكد من إغلاق الكمبيوتر المحمول وإبعاد الهاتف عنك للحصول على استراحة أفضل.

# 12 - المراقبة والقياس والتكيف والتكرار

لمعرفة الربحية والكفاءة في كل ما تفعله ، من المهم المراقبة والقياس والتكيف والتكرار. عندما تراقب وتحلل ما تفعله بشكل مستمر ، ستكون قادرًا على أن ترى بوضوح ما إذا كانت أفعالك مربحة وفعالة. أو إذا كانت هناك تغييرات يجب إجراؤها. فيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• باستخدام Google Analytics ، يمكنك معرفة أي من استراتيجيات التسويق الرقمي الخاصة بك هي التي تقود حركة المرور بالفعل. وبعد ذلك ستكون قادرًا على إلقاء المزيد من الموارد خلف تلك الموجودة ، والتخلص من تلك التي ليست كذلك.
• حاول تضمين رموز القسيمة الفريدة في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني. سيساعدك هذا بدوره على معرفة مدى فعالية التسويق عبر البريد الإلكتروني بالنسبة لحملاتك الأخرى.
• أعد تجهيز قوائم المهام الخاصة بك وتفويض العملية عن طريق تعيين قيمة لكل مهمة يجب إكمالها. نعني بهذا النظر في مقدار التكلفة مقابل المبلغ الذي يولده لإكمال مهمة معينة. سيسمح لك ذلك بمعرفة ما إذا كان الأمر يستحق تفويض عملية ما أو الاستعانة بمصادر خارجية ، أو ربما تعيين عضو إضافي في الفريق.

# 13 - الاستعانة بمصادر خارجية لتصميم الجرافيك الخاص بك إلى Kimp

في بعض الأحيان ، لتحافظ على إنتاجيتك ، يجب عليك جلب موارد إضافية لمساعدتك في قوائم المهام الخاصة بك. لكن بالنسبة للعديد من الشركات الصغيرة ، فإن الاستثمار في المساعدة المتخصصة مكلف للغاية. قد لا يكون من الممكن تعيين موظفين إضافيين. وقد يكون فحص الموظفين المستقلين وإعدادهم باستمرار عملية محبطة وتستغرق وقتًا طويلاً أيضًا.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعدك فيه خدمة تصميم الرسوم القائمة على الاشتراك مثل Kimp. يمكنك العمل مع فريق مخصص ، ودفع رسوم شهرية ثابتة ، وإلغاء أي وقت لا يتطلب عبء عملك دعمًا إضافيًا. من خلال الخدمات التي تتضمن التصميم الجرافيكي أو تصميم الفيديو أو كليهما ، يمكنك الحصول على جميع التصميمات التي تحتاجها لحملاتك التسويقية في مكان واحد ، من فريق واحد. لتجربتنا ومعرفة ما إذا كنا مناسبين لك ، يمكنك التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام على www.kimp.io/

استمر في اختراق إنتاجيتك

حتى مع أفضل الخطط الموضوعة وأوضح النوايا ، عندما يتعلق الأمر بالتنفيذ ، يمكن أن ينفد كل شيء عن القضبان. تظهر تحديات جديدة ، وتوقف العمليات القديمة عن العمل ، وربما يتعين عليك المرور من خلال منحنى تعليمي آخر. مع وجود الكثير للتنقل فيه بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، من المهم أن تستمر في البحث عن متسللين للإنتاجية لمساعدتك على طول الطريق. عندما يتم قول وفعل كل شيء ، فإن أصحاب الأعمال هم الذين يعملون بشكل أكثر ذكاءً ، وليس بالضرورة بجدية أكبر ، هم من يسحقون معظم الأهداف.