13 trucos de productividad para propietarios de pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, tiene recursos limitados en comparación con sus contrapartes más grandes. Y esto puede dificultar la gestión de su negocio de la manera que desea. Especialmente cuando tiene plazos ajustados que cumplir y muchos objetivos que alcanzar. Por eso es importante asegurarse de que está utilizando trucos de productividad siempre que pueda.

Trucos de productividad para pequeñas empresas

Ya sea que se trate de un equipo de 2, 5 o 10, o una operación individual, mantener la productividad es la mejor manera de garantizar que se cumplan los resultados de su pequeña empresa. Entonces, para ayudarlo a mantener su productividad durante todo este año, hemos reunido algunos trucos de productividad para que los pruebe.

#1 – Establezca metas que sean INTELIGENTES y basadas en procesos

El sistema SMART le permite establecer objetivos que son específicos, medibles, alcanzables, realistas y basados ​​en un marco de tiempo. Estos son exactamente el tipo de objetivos que le ayudarán a mejorar su productividad.

Esto se debe a que los objetivos basados ​​en procesos motivan a las personas a tomar medidas para alcanzarlos a diario. Cuando solo tiene metas basadas en resultados, es mucho más fácil desanimarse porque no está reconociendo ni celebrando los pasos a lo largo del camino. Y el resultado parece tan lejano e inalcanzable.

Cuando basas las aspiraciones que tienes en estas ideas, tendrás muchas más posibilidades de lograr tus objetivos. Y recuerda, si tus objetivos están solo en tu cabeza, eso no es suficiente. Es importante que los escriba físicamente y luego los discuta con asesores de confianza y/o colegas que también pueden agregar perspectivas objetivas. Escribir los objetivos aumenta en un 42 % la probabilidad de alcanzarlos.

#2 – Elimine las tareas tediosas de sus tareas diarias

Sin duda, hay muchas tareas que desea completar a diario y semanalmente que no puede hacer. En algunos casos, es porque las tareas son tan duras o tediosas que las pospones. Y en los casos de las tareas que realiza sin demora, a menudo es porque realmente disfruta hacerlo. Pero pase lo que pase, si una tarea es tediosa y no le está dando resultados que justifiquen el uso de su tiempo, es mejor que busque otras formas de hacerla.

Primero, haga una lista de todas las tareas que desea completar en una semana. Luego revise cada uno y considere si todos son esenciales y sensibles al tiempo. Para aquellos que son esenciales y sensibles al tiempo, considere delegarlos. Para aquellos que no son sensibles al tiempo, pero aún esenciales, agréguelos a una lista para considerar la semana siguiente. Y para aquellos que en última instancia no son esenciales o sensibles al tiempo, es mejor que los elimine.

¿No tiene suficiente capacidad dentro de su equipo para delegar? Puede considerar contratar a un asistente, o incluso inscribirse en un servicio de asistente virtual para que lo ayude. Si tiene empleados a los que puede delegar, asegúrese de delegar tareas en función de quién puede completarlas de manera más efectiva. Por ejemplo, no querrás pedirle a tu superestrella del marketing que se atasque con el trabajo administrativo o de operaciones si puedes evitarlo.

#3 – Prioriza las tareas todos los días

Sobre la base de su planificación semanal, también querrá crear listas de tareas diarias. Esto le ayudará a estar al tanto de las prioridades cambiantes. Antes de comenzar a trabajar todos los días, escriba sus tareas pendientes. Si es posible, pon lápiz y papel o si prefieres digitalizar, eso también funciona. Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que tiene disponible, cree una lista de todas las diferentes tareas que necesita realizar.

Ahora, aunque está creando esta lista teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, es probable que sobreestime lo que puede hacer. Por lo tanto, tómese unos minutos para considerar cuánto tiempo llevará cada tarea. Y para clasificar sus tareas en orden de prioridad. Claro que todos son importantes, pero hay algunas tareas que debes hacer primero. Y al dar este paso, para clasificar los elementos de su lista, podrá sentirse bien con lo que puede hacer cada día. Porque sabes que te has ocupado de tus asuntos más apremiantes.

Este es el orden en el que querrá priorizar sus tareas:

• Tareas importantes y urgentes
• Tareas que son urgentes pero no importantes
• Tareas importantes que no son urgentes
• Tareas que no son importantes o urgentes

#4 – Cree una red de asesores y recursos

Si tiene una pequeña empresa, es probable que tenga un equipo muy reducido. Construir una sólida red de personas y organizaciones a las que pueda acudir en busca de asesoramiento y asistencia será el regalo que seguirá dando.

Al mismo tiempo, también le permite apoyar a otros empresarios y fortalecer sus relaciones con ellos en el proceso. Este tipo de red de apoyo mutuo tiene beneficios prácticos y también psicológicos. Ser emprendedor es un trabajo agotador. Y saber que no lo está haciendo solo puede ser muy útil.

Si no eres extrovertido, puede parecer un poco desconcertante comunicarte. Pero al hacerlo, verá que hay un montón de personas que se enfrentan a los mismos desafíos que usted. Y que hay oportunidades valiosas para aprender de sus experiencias y compartir las suyas.

Intente buscar organizaciones profesionales relacionadas con su nicho, grupos de LinkedIn y Facebook, en los que pueda participar y aprender. Y también puede ser muy útil seguir a los expertos de la industria en sus diversos perfiles de redes sociales e inscribirse en sus seminarios web o listas de correo electrónico. Con estas diversas herramientas a su disposición, podrá encontrar más fácilmente la solución o los servicios que necesita cada vez que se encuentre en apuros.

#5 – Las aplicaciones de gestión del tiempo pueden aumentar la eficiencia

¿No quieres descargar otra aplicación? Escúchanos. Las aplicaciones de administración del tiempo pueden ser muy efectivas para ayudarlo a planificar sus días. Y también tenga una idea de lo que salió según lo planeado y lo que no, para que pueda corregir el curso y ajustarlo en el futuro.

Como propietario de una pequeña empresa, hay un montón de cosas diferentes que compiten por su atención. Es muy fácil distraerse con todas las notificaciones que recibe. Y antes de que te des cuenta, has perdido una hora.

O considere cómo se puede administrar mal su tiempo cuando se enfrenta a un nuevo desafío u oportunidad. A menudo, cuando las personas no están familiarizadas con una tarea, subestiman cuánto tiempo necesitarán dedicarle.

Al medir su tiempo, puede conocer bien cuánto tiempo le llevan las diferentes tareas. Y podrá reservar la cantidad de tiempo adecuada, incluidos los búferes. Lo mismo ocurre con la gestión del personal. Cuando tenga una idea de cuánto tiempo les toma completar diferentes tareas, puede delegar en ellos de manera más efectiva.

#6 – Agrupa tus tareas

Una de las cosas que puede consumir mucho de tu tiempo es ir y venir entre las tareas que tienes que hacer. Puede hacerte sentir que estás cubriendo más terreno, pero en realidad no es así. En realidad, puede costarle hasta el 40% de su productividad. Al concentrarse en una tarea a la vez, siempre que sea posible, podrá establecer un ritmo y flujo constantes y también terminar las tareas que ha asignado para el día más rápido.

Esta es la razón por la cual las tareas por lotes son un enfoque muy efectivo. Por ejemplo, supongamos que en un día promedio tiene que lidiar con el manejo de los correos electrónicos de sus clientes, empaquetar y enviar los productos que se ordenaron y organizar e implementar su mercadeo en redes sociales. Es muy posible que simplemente prepare cada artículo para su envío a medida que se produzcan las ventas. O responda todos y cada uno de los correos electrónicos a medida que llegan a su bandeja de entrada. O incluso revisa tus redes sociales una vez cada hora para publicar más contenido. Pero, ¿por qué lo harías cuando hay una mejor manera?

Simplemente agrupe estas tareas pendientes. Asigne fragmentos de tiempo dedicados a cada uno a lo largo del día para que pueda pasar por lotes regularmente. Elija la hora particular del día en función de lo que tenga más sentido y cree el mayor impacto. Por ejemplo, responder a los correos electrónicos temprano en el día, a la mitad y luego al final puede ser una forma útil de mantenerse al tanto de las comunicaciones con sus clientes. Mientras tanto, sus publicaciones en las redes sociales pueden planificarse y programarse con anticipación.

#7 – Intenta contratar a una recepcionista virtual

Incluso si aún no se ha dado cuenta, las tareas como atender llamadas y hablar con sus clientes a diario pueden ocupar mucho de su tiempo. Sí, es valioso conectarse con los clientes de primera mano, pero también es una tarea que puede alejarlo de muchas otras prioridades.

Un asistente virtual no solo le ahorra tiempo, sino que también puede causar una gran impresión en sus clientes, haciendo que su negocio parezca profesional y creíble. Y el uso de una recepcionista virtual puede aumentar la eficiencia del personal en un 21 %. Dado que estarán libres para abordar otras tareas sin interrupciones, los miembros de su equipo pueden comenzar a aprovechar sus puntos fuertes.

Otra ventaja es que los asistentes virtuales también pueden ser una solución muy rentable para las pequeñas empresas, ya que suelen ser mucho más asequibles que contratar a un miembro del personal a tiempo completo. En definitiva, un asistente virtual puede ayudar a aumentar la capacidad de sus equipos para que pueda escalar sus operaciones con éxito.

#8 – Ser más saludable y feliz te hace más productivo

Todos lo sabemos y, sin embargo, parece algo tan difícil de abordar. Dar prioridad a su salud y felicidad es increíblemente importante para el éxito de su negocio.

Los empresarios de gran éxito mantienen su salud física y mental en un nivel óptimo. Duermen lo suficiente, comen una dieta balanceada y hacen ejercicio. También se aseguran de controlar sus niveles de estrés y asignar tiempo para pasarlo con su familia y amigos.

Ahora bien, esto puede sonar imposible de lograr todo de una sola vez. Y es. Pero puede dividir los procesos involucrados en pasos pequeños y realistas que puede tomar diariamente, semanalmente o mensualmente. Y con el tiempo, a medida que adquiera impulso, podrá dar pasos más grandes. Así que no te inscribas en un maratón todavía si has estado pensando en correr. Comience trotando durante 5 minutos todos los días durante una semana. Luego agregue un poco más de tiempo a medida que lo desee.

Además de tachar las tareas pendientes de su negocio, es importante que su cuidado personal tampoco sea negociable. Prevenir el agotamiento es mucho más fácil que pasar por él. Así que haga todo lo posible para invertir en usted mismo, especialmente cuando pueda sentir que su salud física o mental está empeorando.

#9 – Hacerse responsable – por lo bueno y lo malo

Como propietario de una empresa, probablemente sea más duro consigo mismo en cuanto a la eficacia con la que alcanza sus objetivos o completa sus tareas. Y lo más probable es que ya tenga un sistema para rastrear todo esto. Pero puede ser muy fácil simplemente marcar las casillas y no profundizar un poco más.

Trate de hacer evaluaciones periódicas (semanales, mensuales y/o trimestrales) para reconocer y celebrar sus éxitos. Y para buscar áreas que necesitan ser mejoradas para que pueda invertir en los recursos pertinentes. Si está trabajando con un equipo, asegúrese de implementar un proceso como este también para su equipo. Se les puede delegar una parte de esto, para monitorear su propio progreso. Y una parte de esto podría involucrar 1:1 regulares para asegurarse de que las cosas progresen como las necesita.

Reconocer las victorias, grandes y pequeñas, y las oportunidades para aprender y mejorar hará que usted y su equipo se sientan productivos y motivados. Si simplemente salta de una tarea o proyecto al siguiente, y sigue poniendo sus miras más altas sin darse cuenta de lo lejos que ha llegado, su moral realmente puede verse afectada.

#10 – Comienza el día con algo que te haga sonreír

Ahora dijimos que debe comenzar su día laboral con su lista de tareas pendientes para ayudarlo a priorizar. Pero en este momento estamos hablando de cómo comienzas tu día en general, antes de saltar a todo lo que necesitas para llegar.

Es importante establecer el tono temprano, ya que hay días en los que puedes despertar sintiendo que el peso del mundo está sobre nuestros hombros. Si pasa de eso directamente a una tarea tediosa, es probable que su motivación sea mucho menor de lo que podría ser. Para que des lo mejor de ti en tu negocio, trata de comenzar el día con algo que te haga sonreír y te haga sentir con un propósito.

Esto puede ser escuchar un gran podcast, leer algunas páginas de un libro inspirador, bailar con buena música, hacer ejercicio o hacer una meditación matutina durante unos minutos. No tiene que tomar una cantidad sustancial de tiempo, y probablemente no tenga esa opción. Solo tiene que ayudarte a deshacerte del día anterior para que puedas avanzar con claridad.

# 11 – Configure un espacio de trabajo sólido

Su espacio de trabajo tiene un papel muy importante que desempeñar en los niveles de su energía y su productividad a lo largo del día. Es por eso que trabajar tirado en la cama o en el sofá es una mala idea, incluso si trabajas desde casa como muchos de nosotros lo hacemos en estos días.

Establecer un espacio de trabajo positivo y limpio es importante para asegurarse de que pueda mantenerse enfocado y efectivo. Y también es importante tener en cuenta los muebles ergonómicos. Un escritorio y una silla que le brinden suficiente apoyo para trabajar cómodamente durante el día son inversiones valiosas que puede hacer. Con las largas horas que dedica a su negocio, de lo contrario corre el riesgo de sufrir lesiones por estrés repetitivo. Y cuando considera el costo y el tiempo necesarios para volver a sentirse al 100%, ser proactivo se convierte en la opción más clara.

Algunas otras cosas a considerar:

• Asegúrese de que su espacio no esté demasiado caliente ni frío, o busque soluciones alternativas si es posible (por ejemplo, calentadores para espacios fríos o ventiladores o aire acondicionado para los calientes).
• La ventilación adecuada y la luz natural también pueden ayudarlo a mantenerse con energía durante todo el día. En el caso de que no sea posible obtener mucha luz natural, intente agregar iluminación adicional. Durante los meses de invierno esto es especialmente útil.
• Mantenga todo lo que necesita para trabajar fácilmente accesible. Y guarde las cosas que no necesita con frecuencia, pero que también necesita acceso. Todo lo demás es desorden y necesita irse.
• Trate de usar diferentes espacios para diferentes propósitos. Si su espacio de trabajo es también su espacio de descanso y su espacio para comer, concentrarse cuando lo necesita puede ser difícil. Sin embargo, son posibles algunas soluciones alternativas si no tiene otra opción. Por ejemplo, cambiar la iluminación y poner algo de música cuando se toma un descanso o se almuerza. Y asegúrese de cerrar su computadora portátil y guardar su teléfono para un mejor descanso.

#12 – Monitorear, medir, adaptar, repetir

Para ver la rentabilidad y la eficiencia en todo lo que haces, es importante monitorear, medir, adaptar y repetir. Cuando monitoreas y analizas lo que haces de manera continua, podrás ver claramente si tus acciones son rentables y efectivas. O si hay cambios que deben hacerse. Aquí hay algunos ejemplos de esto:

• Al usar Google Analytics, puede averiguar cuáles de sus estrategias de marketing digital realmente generan tráfico. Y luego podrá arrojar más recursos detrás de los que lo son y reducir los que no lo son.
• Intente incluir códigos de cupones únicos en sus campañas de marketing por correo electrónico. Esto, a su vez, lo ayudará a determinar qué tan efectivo es su marketing por correo electrónico en relación con sus otras campañas.
• Reutilice sus listas de tareas pendientes y el proceso de delegación asignando un valor a cada tarea que debe completarse. Con esto nos referimos a considerar cuánto cuesta frente a cuánto genera para completar una tarea determinada. Esto le permitirá ver si vale la pena delegar o subcontratar un proceso, o quizás contratar a un miembro adicional del equipo.

#13 – Subcontrata tu diseño gráfico a Kimp

A veces, para mantener la productividad, debe incorporar recursos adicionales que lo ayuden con sus listas de tareas. Pero para muchas pequeñas empresas, invertir en ayuda especializada es demasiado costoso. Es posible que no sea posible contratar personal adicional. Y la constante investigación e incorporación de trabajadores independientes también puede ser un proceso frustrante y lento.

Aquí es donde un servicio de diseño gráfico basado en suscripción como Kimp puede ayudarte. Puede trabajar con un equipo dedicado, pagar tarifas mensuales fijas y cancelar en cualquier momento que su carga de trabajo no requiera soporte adicional. Con servicios que incluyen diseño gráfico, diseño de video o una combinación de ambos, puede obtener todas las creatividades que necesita para sus campañas de marketing en un solo lugar, de un solo equipo. Para probarnos y ver si somos adecuados para usted, puede registrarse para una prueba gratuita de 7 días en www.kimp.io/

Sigue hackeando tu productividad

Incluso con los mejores planes y las intenciones más claras, cuando se trata de la ejecución, todo puede descarrilarse. Surgen nuevos desafíos, los viejos procesos dejan de funcionar y tal vez tenga que pasar por otra curva de aprendizaje. Con tanto para navegar como propietario de una pequeña empresa, es importante que siga buscando trucos de productividad que lo ayuden. Cuando todo está dicho y hecho, son los dueños de negocios que trabajan de manera más inteligente, no necesariamente más duro, los que aplastan la mayoría de los objetivos.