小企業主的 13 個生產力技巧

作為小企業主，與較大的同行相比，您的資源有限。 這會使以您想要的方式經營業務變得具有挑戰性。 尤其是當你有緊迫的最後期限要完成並且有很多目標要實現時。 這就是為什麼確保盡可能使用生產力技巧很重要的原因。

小企業的生產力黑客

無論是 2 人、5 人或 10 人的團隊，還是單獨運營，保持生產力是確保滿足您的小型企業底線的最佳方式。 因此，為了幫助您在今年全年保持生產力，我們整理了一些生產力技巧供您嘗試。

#1 – 設定 SMART 和基於流程的目標

SMART 系統允許您設置具體的、可衡量的、可實現的、現實的和基於時間框架的目標。 這些正是可以幫助您提高生產力的目標。

這是因為基於過程的目標會激勵人們每天採取措施實現這些目標。 當你只有基於結果的目標時，更容易氣餒，因為你沒有認識到和慶祝一路走來的步驟。 而結果似乎如此遙遠，遙不可及。

當您將抱負建立在這些想法上時，您將有更好的機會實現您的目標。 請記住，如果您的目標只是在您的腦海中，那是不夠的。 重要的是你把它們寫下來，然後與可信賴的顧問和/或同事討論，他們也可以添加客觀的觀點。 寫下目標會使你實際實現目標的可能性提高 42%。

#2 – 從日常待辦事項中刪除繁瑣的任務

毫無疑問，您每天和每週都想完成許多您無法完成的任務。 在某些情況下，這是因為任務太艱鉅或太乏味以至於你拖延了。 在你毫不拖延地完成任務的情況下，這通常是因為你真的很喜歡參與其中。 但無論如何，如果一項任務很乏味，並且沒有讓你得到證明使用時間合理的結果，你最好找到其他方法來完成它。

首先，列出你想在一周內完成的所有任務。 然後檢查每一個，並考慮它們是否都是必要的和時間敏感的。 對於那些重要且時間敏感的人，請考慮委派他們。 對於那些對時間不敏感但仍然必不可少的人，請將它們添加到列表中以在下週考慮。 對於那些最終不是必需的或時間敏感的，你最好消除它們。

您的團隊中沒有足夠的能力委派？ 您可以考慮聘請助理，甚至註冊虛擬助理服務來幫助您。 如果您確實有可以委派的員工，請確保您根據誰可以最有效地完成任務來委派任務。 例如，如果您能提供幫助，您不想讓您的營銷巨星陷入管理或運營工作的困境。

#3 – 每天優先處理任務

在您的每週計劃的基礎上，您還需要創建每日任務列表。 這將幫助您掌握不斷變化的優先事項。 在你開始每天工作之前，寫下你的待辦事項。 如果可能的話，把筆放在紙上，或者如果你更喜歡數字化也可以。 記住您有多少可用時間，創建一個您需要完成的所有不同任務的列表。

現在，即使您在考慮時間限制的情況下創建此列表，您也可能會高估您可以完成的工作。 因此，請花幾分鐘時間考慮每項任務需要多長時間。 並按優先級排列您的任務。 當然，它們都很重要，但有些任務必須先完成。 通過採取這一步驟，對列表中的項目進行排名，您將能夠對每天可以完成的事情感到滿意。 因為你知道你已經處理了最緊迫的事情。

以下是您希望確定任務優先級的順序：

• 重要且時間敏感的任務
• 時間敏感但不重要的任務
• 對時間不敏感的重要任務
• 不重要或時間不敏感的任務

#4 – 建立顧問和資源網絡

如果您有一家小型企業，那麼您可能擁有一支非常精幹的團隊。 建立一個強大的個人和組織網絡，您可以向其尋求建議，而幫助將是不斷給予的禮物。

同時，它還允許您支持其他企業主，並在此過程中加強與他們的關係。 這種相互支持的網絡既有實際的好處，也有心理上的好處。 作為一名企業家是一項艱苦的工作。 知道你不是一個人去，可以走很長的路。

如果你不是一個外向的人，那麼伸出援手似乎有點令人不安。 但在這樣做的過程中，您會發現有很多人在應對與您相同的挑戰。 並且有寶貴的機會可以從他們的經驗中學習並分享您自己的經驗。

嘗試搜索與您的利基、LinkedIn 和 Facebook 群組相關的專業組織，您可以參與並從中學習。 它還可以在很長一段時間內關注行業專家的各種社交媒體資料，並註冊他們的網絡研討會或電子郵件列表。 有了這些可供您使用的各種工具，您將能夠在每次遇到困難時更輕鬆地找到所需的解決方案或服務。

#5 – 時間管理應用程序可以提高效率

不想下載其他應用程序？ 聽我們說完。 時間管理應用程序可以非常有效地幫助您計劃您的日子。 並且還可以了解什麼按計劃進行，什麼沒有按計劃進行，以便您可以糾正和調整前進的方向。

作為一個小企業主，有很多不同的事情在爭奪你的注意力。 您很容易被收到的所有通知分心。 在不知不覺中，你已經失去了一個小時。

或者考慮一下在處理新的挑戰或機會時，你的時間會如何被管理不善。 通常，當人們不熟悉一項任務時，他們會低估需要分配給它的時間。

通過衡量您的時間，您可以精通不同任務需要多長時間。 您將能夠留出適當的時間，包括緩衝時間。 管理人員也是如此。 當您了解他們完成不同任務需要多長時間時，您可以更有效地委派給他們。

#6 – 批處理你的任務

可能會佔用您大量時間的一件事是在您必須完成的任務之間來回切換。 它可能會讓你覺得你正在覆蓋更多的領域，但你真的沒有。 它實際上可能會花費您多達 40% 的生產力。 通過一次專注於一項任務，只要有可能，您將能夠建立一致的節奏和流程，並更快地完成您分配給一天的任務。

這就是為什麼批處理任務是一種非常有效的方法。 例如，假設您平均每天必須處理來自客戶的電子郵件、包裝和運送已訂購的產品，以及組織和實施您的社交媒體營銷。 隨著銷售的進行，您很可能只需準備好每件商品即可發貨。 或者在您的收件箱中回复每封電子郵件。 甚至每小時檢查一次您的社交媒體以發布更多內容。 但是，當有更好的方法時，你為什麼要這樣做？

只需批量處理這些待辦事項。 在一天中為每個人分配專門的時間塊，以便您定期完成批量處理。 根據最有意義並產生最大影響的時間選擇一天中的特定時間。 例如，在一天的早些時候、中途和結束時回復電子郵件，這可能是保持與客戶溝通的有用方式。 同時，您的社交媒體帖子可以提前計劃和安排。

#7 – 嘗試聘請虛擬接待員

即使您還沒有意識到，每天接聽電話和與客戶交談等任務實際上也會佔用您的大量時間。 是的，直接與客戶建立聯繫很有價值，但這也是一項可以讓您遠離許多其他優先事項的任務。

虛擬助手不僅可以節省您的時間，還可以給您的客戶留下深刻的印象，讓您的業務看起來專業且可信。 而使用虛擬接待員，實際上可以將員工的工作效率提高 21%。 由於他們可以騰出時間來處理其他任務而不會受到干擾，因此您的團隊成員可以開始真正發揮自己的優勢。

另一個好處是，虛擬助理對於小型企業來說也是一種非常划算的解決方案，因為它們通常比僱傭全職員工更實惠。 總而言之，虛擬助手可以幫助您提高團隊的能力，從而成功擴展您的運營。

#8 – 更健康、更快樂會讓你更有效率

我們都知道這一點，但這似乎是一件很難解決的事情。 優先考慮您的健康和幸福對於您的業務成功非常重要。

非常成功的企業家將他們的身心健康保持在最佳水平。 他們有足夠的睡眠，吃均衡的飲食，並鍛煉身體。 他們還確保他們正在管理自己的壓力水平並分配時間與家人和朋友一起度過。

現在這聽起來不可能一口氣實現所有目標。 它是。 但是您可以將所涉及的過程分解為可以每天、每週或每月執行的小而實際的步驟。 隨著時間的推移，當你建立動力時，你將能夠取得更大的進步。 因此，如果您一直在考慮跑步，請不要立即報名參加馬拉鬆比賽。 從每天慢跑 5 分鐘開始，持續一周。 然後，當您感到滿意時，再增加一點時間。

除了為您的業務劃掉待辦事項外，重要的是您的自我保健也是不可協商的。 預防倦怠比經歷它容易得多。 因此，請盡最大努力為自己投資，尤其是當您感覺到自己的身心健康狀況下降時。

#9 – 對自己負責——不管是好是壞

作為一家企業的所有者，您可能對自己實現目標或完成任務的效率最為苛刻。 您很可能已經建立了一個系統來跟踪所有這些。 但是，簡單地勾選方框而不深入挖掘就變得非常容易。

嘗試進行定期評估（每週、每月和/或每季度），以表彰和慶祝您的成功。 並尋找需要改進的領域，以便您可以投資相關資源。 如果您正在與團隊合作，請務必為您的團隊也採用這樣的流程。 其中一部分可以委託給他們，以監控他們自己的進度。 其中一部分可能涉及定期的 1:1，以確保事情按照您的需要進行。

認識到勝利，無論大小，以及學習和改進的機會，都會讓你和你的團隊感到高效和積極。 如果你只是簡單地從一項任務或項目跳到下一項，並且在不承認自己已經走了多遠的情況下將目光放得更高，那麼你的士氣真的會受到打擊。

#10 – 從讓你微笑的東西開始新的一天

現在我們確實說過，您應該從待辦事項列表開始您的工作日，以幫助您確定優先級。 但現在我們正在討論如何開始你的一天，然後再開始你需要做的一切。

儘早定下基調很重要，因為有些日子你醒來時會覺得世界的重擔都在我們肩上。 如果你直接進入一項乏味的任務，你的動力可能會比實際情況低很多。 為了讓您為您的事業盡最大努力，請嘗試從讓您微笑並讓您感到有目標的事情開始新的一天。

這可以是聽一個很棒的播客，讀幾頁鼓舞人心的書，隨著一些美妙的音樂跳舞，鍛煉身體，或者做幾分鐘的早晨冥想。 它不必花費大量時間，而且您可能沒有該選項。 它只是要幫助你擺脫前一天，這樣你就可以清晰地前進。

# 11 – 建立穩固的工作空間

您的工作空間在您全天的精力和生產力水平方面發揮著巨大作用。 這就是為什麼即使你像我們現在很多人一樣在家工作，在床上或沙發上工作也是一個壞主意。

建立一個積極而乾淨的工作空間對於確保您能夠保持專注和高效非常重要。 符合人體工程學的家具也很重要。 一張桌子和一把椅子可以為您提供足夠的支撐，讓您在一天中舒適地工作，這是非常有價值的投資。 隨著您為您的業務投入的長時間，您可能會面臨重複性壓力傷害的風險。 當您考慮讓自己恢復 100% 感覺所需的成本和時間時，積極主動成為明智的選擇。

其他一些需要考慮的事情：

• 確保您的空間既不太熱也不太冷，或者盡可能尋找解決方法（例如，冷空間使用空間加熱器，熱空間使用風扇或空調）。
• 適當的通風和自然光也可以幫助您全天保持精力充沛。 如果無法獲得充足的自然光，請嘗試添加額外的照明。 在冬季，這尤其有用。
• 讓您工作所需的一切都易於訪問。 並將您不經常需要但仍需要訪問的東西歸檔。 其他一切都很混亂，需要去。
• 嘗試將不同的空間用於不同的目的。 如果您的工作空間也是您的休息空間和用餐空間，那麼在需要時集中註意力可能會很困難。 但是，如果您別無選擇，則可以使用一些解決方法。 例如，在休息或吃午飯時改變燈光並播放一些音樂。 並確保合上筆記本電腦並收起手機，以便更好地休息。

#12 – 監控、測量、調整、重複

要查看您所做的每件事的盈利能力和效率，監控、衡量、調整和重複是很重要的。 當您持續監控和分析您所做的事情時，您將能夠清楚地看到您的行為是否有利可圖且有效。 或者，如果需要進行更改。 以下是一些例子：

• 通過使用谷歌分析，您可以找出您的哪些數字營銷策略實際上是在推動流量。 然後你就可以把更多的資源投入到那些沒有的人身上，並減少那些沒有的人。
• 嘗試在您的電子郵件營銷活動中包含獨特的優惠券代碼。 這反過來將幫助您了解您的電子郵件營銷相對於您的其他活動的有效性。
• 通過為每個需要完成的任務分配一個值來重新調整您的待辦事項列表和委派流程。 我們的意思是考慮完成給定任務的成本與產生的成本。 這將允許您查看是否值得委派或外包流程，或者僱用額外的團隊成員。

#13 – 將你的平面設計外包給 Kimp

有時，為了保持高效，您必須引入額外的資源來幫助您完成任務列表。 但對於許多小企業來說，投資專業幫助實在是太昂貴了。 可能無法僱用更多員工。 不斷審查和入職自由職業者也可能是一個令人沮喪且耗時的過程。

這就是像 Kimp 這樣的基於訂閱的圖形設計服務可以幫助您的地方。 您可以與專門的團隊合作，每月支付固定費用，並在您的工作量不需要額外支持時隨時取消。 借助包括圖形設計、視頻設計或兩者結合的服務，您可以從一個團隊在一個地方獲得營銷活動所需的所有創意。 要試用我們，看看我們是否適合您，您可以在 www.kimp.io/ 註冊 7 天免費試用

不斷提高您的生產力

即使有最好的計劃和最明確的意圖，在執行方面，一切都可能脫軌。 新的挑戰出現了，舊的流程停止工作，也許你必須經歷另一個學習曲線。 作為一個小企業主，有這麼多要導航的東西，重要的是你不斷尋找生產力技巧來幫助你。 總而言之，是企業主更聰明地工作，而不一定更努力，粉碎了大多數目標。