13 truques de produtividade para pequenos empresários

Como proprietário de uma pequena empresa, você tem recursos limitados em comparação com suas contrapartes maiores. E isso pode tornar desafiador administrar seus negócios da maneira que você deseja. Especialmente quando você tem prazos apertados para cumprir e muitas metas para alcançar. É por isso que é importante ter certeza de que você está usando hacks de produtividade sempre que puder.

Hacks de produtividade para pequenas empresas

Seja uma equipe de 2, 5 ou 10 pessoas ou uma operação individual, manter a produtividade é a melhor maneira de garantir que os resultados de sua pequena empresa sejam alcançados. Então, para ajudá-lo a manter sua produtividade ao longo deste ano, reunimos alguns truques de produtividade para você experimentar.

#1 – Defina metas que sejam SMART e baseadas em processos

O sistema SMART permite que você defina metas específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e baseadas em prazos. Esses são exatamente o tipo de metas que o ajudarão a melhorar sua produtividade.

Isso porque as metas baseadas em processos motivam as pessoas a tomar medidas para alcançá-las diariamente. Quando você tem apenas metas baseadas em resultados, é muito mais fácil desanimar porque você não está reconhecendo e comemorando os passos ao longo do caminho. E o resultado parece tão distante e inatingível.

Quando você baseia suas aspirações nessas ideias, você terá uma chance muito maior de alcançar seus objetivos. E lembre-se, se seus objetivos estão apenas em sua cabeça, isso não é suficiente. É importante que você as anote fisicamente e depois as discuta com conselheiros e/ou colegas de confiança que também podem adicionar perspectivas objetivas. Escrever metas aumenta em 42% a probabilidade de realmente alcançá-las.

#2 – Remova tarefas tediosas de suas tarefas diárias

Há, sem dúvida, muitas tarefas que você deseja concluir diariamente e semanalmente que não consegue. Em alguns casos, é porque as tarefas são tão difíceis ou tediosas que você procrastina. E nos casos de tarefas que você realiza sem demora, muitas vezes é porque você realmente gosta de entrar nelas. Mas não importa o que aconteça, se uma tarefa for tediosa e não estiver obtendo resultados que justifiquem o uso do seu tempo, é melhor encontrar outras maneiras de realizá-la.

Primeiro, faça uma lista de todas as tarefas que você deseja concluir em uma semana. Em seguida, passe por cada um e considere se todos são essenciais e sensíveis ao tempo. Para aqueles que são essenciais e sensíveis ao tempo, procure delegá-los. Para aqueles que não são sensíveis ao tempo, mas ainda são essenciais, adicione-os a uma lista para considerar na semana seguinte. E para aqueles que, em última análise, não são essenciais ou sensíveis ao tempo, é melhor eliminá-los.

Não tem capacidade suficiente em sua equipe para delegar? Você pode considerar contratar um assistente ou até mesmo se inscrever em um serviço de assistente virtual para ajudá-lo. Se você tiver funcionários para quem pode delegar, certifique-se de estar delegando tarefas com base em quem pode completá-las com mais eficiência. Por exemplo, você não quer pedir ao seu superstar de marketing para ficar atolado com o trabalho administrativo ou de operações, se puder evitar.

#3 – Priorize tarefas todos os dias

Com base em seu planejamento semanal, você também desejará criar listas de tarefas diárias. Isso o ajudará a manter-se atualizado sobre as mudanças de prioridades. Antes de começar a trabalhar todos os dias, escreva suas tarefas. Se possível, coloque caneta no papel ou se preferir digitalizar também funciona. Tendo em mente a quantidade de tempo que você tem disponível, crie uma lista de todas as diferentes tarefas que você precisa realizar.

Agora, mesmo que você esteja criando esta lista com restrições de tempo em mente, é provável que você superestime o que pode ser feito. Portanto, reserve alguns minutos para considerar quanto tempo cada tarefa levará. E para classificar suas tarefas em ordem de prioridade. Claro que todos são importantes, mas há algumas tarefas que você precisa fazer primeiro. E ao dar este passo, para classificar os itens em sua lista, você poderá se sentir bem com o que pode passar a cada dia. Porque você sabe que lidou com seus assuntos mais urgentes.

Aqui está a ordem em que você deseja priorizar suas tarefas:

• Tarefas importantes e sensíveis ao tempo
• Tarefas sensíveis ao tempo, mas não importantes
• Tarefas importantes que não são sensíveis ao tempo
• Tarefas que não são importantes ou sensíveis ao tempo

#4 – Construa uma rede de consultores e recursos

Se você tem uma pequena empresa, provavelmente tem uma equipe muito enxuta. Construir uma forte rede de indivíduos e organizações a quem você pode recorrer para obter conselhos e assistência será o presente que continuará dando.

Ao mesmo tempo, também permite que você apoie outros empresários e fortaleça seus relacionamentos com eles no processo. Esse tipo de rede de apoio mútuo tem benefícios práticos e psicológicos também. Ser empreendedor é um trabalho cansativo. E saber que você não está indo sozinho pode percorrer um longo caminho.

Se você não é extrovertido, pode parecer um pouco enervante entrar em contato. Mas, ao fazer isso, você verá que há uma tonelada de pessoas enfrentando os mesmos desafios que você. E que há oportunidades valiosas para aprender com as experiências deles e compartilhar as suas.

Tente procurar organizações profissionais relacionadas ao seu nicho, grupos do LinkedIn e do Facebook, das quais você possa participar e aprender. E também pode percorrer um longo caminho seguir especialistas do setor em seus vários perfis de mídia social e se inscrever em seus webinars ou listas de e-mail. Com essas várias ferramentas à sua disposição, você poderá encontrar mais facilmente a solução ou os serviços de que precisa cada vez que estiver em apuros.

#5 – Aplicativos de gerenciamento de tempo podem aumentar a eficiência

Não quer baixar outro aplicativo? Ouça-nos. Os aplicativos de gerenciamento de tempo podem ser muito eficazes para ajudá-lo a planejar seus dias. E também ter uma noção do que aconteceu de acordo com o planejado e o que não aconteceu, para que você possa corrigir e ajustar o curso daqui para frente.

Como proprietário de uma pequena empresa, há uma tonelada de coisas diferentes competindo por sua atenção. É muito fácil se distrair com todas as notificações que você recebe. E antes que você perceba, você perdeu uma hora.

Ou considere como seu tempo pode ser mal administrado ao lidar com um novo desafio ou oportunidade. Muitas vezes, quando as pessoas não estão familiarizadas com uma tarefa, elas subestimam quanto tempo precisarão alocar para ela.

Ao medir seu tempo, você pode se tornar bem versado em quanto tempo as diferentes tarefas levam. E você poderá reservar a quantidade de tempo apropriada, incluindo buffers. O mesmo vale para a gestão de pessoal. Quando você tem uma noção de quanto tempo eles levam para realizar diferentes tarefas, você pode delegar a eles com mais eficiência.

#6 – Agrupe suas tarefas

Uma das coisas que podem consumir muito do seu tempo é ir e voltar entre as tarefas que você precisa realizar. Pode fazer você se sentir como se estivesse cobrindo mais terreno, mas na verdade não está. Na verdade, pode custar até 40% de sua produtividade. Concentrando-se em uma tarefa de cada vez, sempre que possível, você poderá estabelecer um ritmo e um fluxo consistentes e também concluir as tarefas que atribuiu para o dia mais rapidamente.

É por isso que o agrupamento de tarefas é uma abordagem muito eficaz. Por exemplo, digamos que em um dia normal você tenha que lidar com e-mails de seus clientes, empacotar e enviar produtos que foram pedidos e organizar e implementar seu marketing de mídia social. Você pode muito bem preparar cada item para envio à medida que as vendas forem concluídas. Ou responda a todos os e-mails à medida que chegam à sua caixa de entrada. Ou até mesmo verifique suas mídias sociais uma vez a cada hora para postar mais conteúdo. Mas por que você faria quando há uma maneira melhor?

Basta agrupar essas tarefas. Aloque pedaços de tempo dedicados a cada um ao longo do dia para que você esteja regularmente passando por lotes deles. Escolha a hora específica do dia com base no que faz mais sentido e cria o maior impacto. Por exemplo, responder a e-mails no início do dia, no meio do dia e no final pode ser uma maneira útil de se manter atualizado sobre as comunicações com seus clientes. Enquanto isso, suas postagens de mídia social podem ser planejadas e agendadas com antecedência.

#7 – Tente contratar uma recepcionista virtual

Mesmo que você ainda não perceba, tarefas como atender chamadas e falar com seus clientes diariamente podem ocupar muito do seu tempo. Sim, é valioso se conectar com os clientes em primeira mão, mas também é uma tarefa que pode mantê-lo longe de muitas outras prioridades.

Um assistente virtual não apenas economiza seu tempo, mas também pode causar uma ótima impressão em seus clientes, tornando sua empresa profissional e credível. E o uso de uma recepcionista virtual pode aumentar a eficiência da equipe em 21%. Como eles estarão livres para realizar outras tarefas sem interrupções, os membros de sua equipe podem começar a realmente jogar com seus pontos fortes.

Outra vantagem é que os assistentes virtuais também podem ser uma solução muito econômica para pequenas empresas, pois normalmente são muito mais acessíveis do que contratar um funcionário em tempo integral. Em suma, um assistente virtual pode ajudar a aumentar a capacidade de suas equipes para que você possa dimensionar suas operações com sucesso.

#8 – Ser mais saudável e feliz torna você mais produtivo

Todos nós sabemos disso e, no entanto, parece uma coisa tão difícil de resolver. Priorizar sua saúde e felicidade é incrivelmente importante para o sucesso do seu negócio.

Empreendedores altamente bem-sucedidos mantêm sua saúde física e mental em um nível ótimo. Eles dormem o suficiente, comem uma dieta equilibrada e se exercitam. Eles também se certificam de que estão gerenciando seus níveis de estresse e alocando tempo para passar com sua família e amigos.

Agora, isso pode parecer impossível de conseguir tudo de uma vez. E isso é. Mas você pode dividir os processos envolvidos em etapas pequenas e realistas que podem ser executadas diariamente, semanalmente ou mensalmente. E com o tempo, à medida que você ganha impulso, você será capaz de dar passos maiores. Portanto, não vá se inscrever para uma maratona ainda se estiver pensando em correr. Comece correndo por 5 minutos todos os dias durante uma semana. Em seguida, adicione um pouco mais de tempo à medida que se sentir bem.

Além de riscar as tarefas para o seu negócio, é importante que seu autocuidado também seja inegociável. Prevenir o burnout é muito mais fácil do que passar por isso. Portanto, faça o possível para investir em si mesmo, principalmente quando sentir que sua saúde física ou mental está em declínio.

#9 – Responsabilizando-se – para o bem e para o mal

Como proprietário de uma empresa, você provavelmente é mais difícil consigo mesmo sobre a eficácia com que está atingindo seus objetivos ou concluindo tarefas. E é provável que você já tenha um sistema para rastrear tudo isso. Mas pode ficar muito fácil simplesmente marcar as caixas e não cavar um pouco mais fundo.

Tente fazer avaliações regulares (semanal, mensal e/ou trimestral) para reconhecer e comemorar seus sucessos. E procurar áreas que precisam ser melhoradas para que você possa investir nos recursos relevantes. Se você estiver trabalhando com uma equipe, certifique-se de colocar um processo como esse para sua equipe também. Uma parte disso pode ser delegada a eles, para monitorar seu próprio progresso. E uma parte disso pode envolver 1:1 regulares para garantir que as coisas estejam progredindo conforme você precisa.

Reconhecer vitórias, grandes e pequenas, e oportunidades para aprender e melhorar, manterá você e sua equipe se sentindo produtivos e motivados. Se você simplesmente pular de uma tarefa ou projeto para outro e continuar mirando mais alto sem reconhecer o quão longe você chegou, sua moral pode realmente ser afetada.

#10 – Comece o dia com algo que te faça sorrir

Agora, dissemos que você deve começar seu dia de trabalho com sua lista de tarefas para ajudá-lo a priorizar. Mas agora estamos falando sobre como você começa seu dia em geral, antes de pular para tudo o que precisa.

É importante definir o tom cedo, pois há dias em que você pode acordar sentindo que o peso do mundo está em nossos ombros. Se você passar disso direto para uma tarefa tediosa, sua motivação provavelmente será muito menor do que poderia ser. Para você dar o seu melhor ao seu negócio, tente começar o dia com algo que te faça sorrir e te faça sentir proposital.

Isso pode ser ouvir um ótimo podcast, ler algumas páginas de um livro inspirador, dançar ao som de uma boa música, malhar ou fazer uma meditação matinal por alguns minutos. Não precisa levar muito tempo, e você provavelmente não tem essa opção. Ele só precisa ajudá-lo a se livrar do dia anterior para que você possa seguir em frente com clareza.

# 11 – Configure um espaço de trabalho sólido

Seu espaço de trabalho tem um grande papel a desempenhar nos níveis de energia e produtividade ao longo do dia. É por isso que trabalhar esparramado na cama ou no sofá é uma má ideia, mesmo que você trabalhe em casa, como muitos de nós fazemos hoje em dia.

Configurar um espaço de trabalho positivo e limpo é importante para garantir que você permaneça focado e eficaz. E móveis ergonômicos também são importantes. Uma mesa e uma cadeira que lhe dão suporte suficiente para trabalhar confortavelmente durante todo o dia são investimentos valiosos a serem feitos. Com as longas horas que você dedica ao seu negócio, você corre o risco de sofrer lesões por esforço repetitivo. E quando você considera o custo e o tempo necessários para voltar a se sentir 100%, ser proativo se torna a escolha clara.

Algumas outras coisas a considerar:

• Certifique-se de que seu espaço não esteja muito quente ou frio, ou procure soluções alternativas, se possível (por exemplo, aquecedores de ambiente para espaços frios ou ventiladores ou ACs para ambientes quentes).
• Ventilação adequada e luz natural também podem ajudá-lo a se manter energizado ao longo do dia. Caso não seja possível obter luz natural em abundância, tente adicionar iluminação adicional. Durante os meses de inverno, isso é especialmente útil.
• Mantenha tudo o que você precisa para trabalhar facilmente acessível. E arquive coisas que você não precisa com frequência, mas ainda precisa de acesso também. Todo o resto é desordem e precisa ir.
• Tente usar espaços diferentes para propósitos diferentes. Se o seu espaço de trabalho também é o seu espaço de descanso e de alimentação, manter o foco quando você precisa pode ser difícil. Algumas soluções alternativas são possíveis, porém, se você não tiver escolha. Por exemplo, mudar a iluminação e colocar uma música ao fazer uma pausa ou almoçar. E não se esqueça de fechar o laptop e guardar o telefone para uma pausa melhor.

#12 – Monitore, meça, adapte, repita

Para ver a rentabilidade e a eficiência em tudo o que você faz, é importante monitorar, medir, adaptar e repetir. Quando você monitora e analisa o que faz de forma contínua, poderá ver claramente se suas ações são lucrativas e eficazes. Ou se há mudanças que precisam ser feitas. Aqui estão alguns exemplos disso:

• Ao usar o Google Analytics, você pode descobrir quais de suas estratégias de marketing digital estão realmente gerando tráfego. E então você poderá lançar mais recursos atrás daqueles que são, e reduzir aqueles que não são.
• Tente incluir códigos de cupom exclusivos em suas campanhas de marketing por e-mail. Isso, por sua vez, ajudará você a descobrir a eficácia do seu email marketing em relação às suas outras campanhas.
• Reequipe suas listas de tarefas e processos de delegação, atribuindo um valor a cada tarefa que precisa ser concluída. Com isso, queremos dizer considerar quanto custa versus quanto gera para concluir uma determinada tarefa. Isso permitirá que você veja se vale a pena delegar ou terceirizar um processo, ou talvez contratar um membro adicional da equipe.

#13 – Terceirize seu design gráfico para Kimp

Às vezes, para se manter produtivo, você precisa trazer recursos adicionais para ajudá-lo com suas listas de tarefas. Mas para muitas pequenas empresas, investir em ajuda especializada é muito caro. A contratação de pessoal adicional pode não ser possível. E avaliar e integrar freelancers constantemente também pode ser um processo frustrante e demorado.

É aqui que um serviço de design gráfico baseado em assinatura como o Kimp pode ajudá-lo. Você trabalha com uma equipe dedicada, paga taxas mensais fixas e cancela sempre que sua carga de trabalho não exigir suporte adicional. Com serviços que incluem design gráfico, design de vídeo ou uma combinação de ambos, você pode obter todos os criativos necessários para suas campanhas de marketing em um só lugar, de uma equipe. Para nos experimentar e ver se somos adequados para você, você pode se inscrever para uma avaliação gratuita de 7 dias em www.kimp.io/

Continue invadindo sua produtividade

Mesmo com os planos mais bem traçados e as intenções mais claras, quando se trata de execução tudo pode sair dos trilhos. Novos desafios surgem, processos antigos param de funcionar e talvez você precise passar por outra curva de aprendizado. Com tanto para navegar como proprietário de uma pequena empresa, é importante que você continue procurando por hacks de produtividade para ajudá-lo. Quando tudo está dito e feito, são os empresários que trabalham de forma mais inteligente, não necessariamente mais difícil, que esmagam a maioria dos objetivos.