6 strategie per ottenere di più dalle riunioni virtuali

La maggior parte degli incontri termina con buone idee ma con poco seguito. Le note svaniscono, le azioni si confondono e le responsabilità scivolano via. Per i team ibridi, questa perdita di chiarezza si somma molto rapidamente. La chiave non sono meno riunioni. Piuttosto, sta trasformando ogni incontro in risultati chiari e tracciabili.

Quando le conversazioni vengono acquisite, riassunte e condivise, l'allineamento diventa parte del processo e non un ripensamento. Con i sistemi giusti, puoi convertire automaticamente le parole in progressi tangibili. Ecco come iniziare a costruire queste basi e far sì che ogni incontro virtuale conti.

1. Porre le basi con una registrazione coerente

Registrare e trascrivere ogni riunione significa che nessuno deve fare affidamento sulla memoria o su appunti scritti a metà. È tutto lì, parola per parola. Puoi utilizzare un bot per riunioni o un'app per prendere appunti per automatizzare questa operazione. Ciò crea fiducia e mantiene tutti sulla stessa strada, soprattutto nei team ibridi o globali dove i fusi orari e le barriere linguistiche possono confondere i dettagli.

La trasparenza conta altrettanto. Fai riferimento alle leggi che regolano te e i tuoi partecipanti in modo da poter assicurarti di registrare legalmente la riunione.

2. Cattura e riassumi i punti salienti

Una trascrizione è utile solo se crea chiarezza. Il vero valore deriva dall'identificazione degli aspetti chiave che fanno avanzare il lavoro, come le decisioni, i passaggi successivi e chi è responsabile delle attività. Un buon riepilogo delinea ciò che è stato discusso e individua le decisioni, i passaggi successivi e chi sta facendo cosa.

Il primo passo è assicurarti di avere trascrizioni accurate di ogni riunione. Se la tua organizzazione utilizza Microsoft Teams, uno sviluppatore può creare un'integrazione personalizzata utilizzando l'API di trascrizione Microsoft Teams di Recall.ai (che si estende anche ad altre piattaforme senza codice aggiuntivo) che fornisce alle trascrizioni i nomi dei relatori facilitando l'identificazione di chi ha accettato cosa e cattura ogni parola anche se i partecipanti stavano parlando l'uno sopra l'altro. Se preferisci non costruire, puoi scegliere tra migliaia di strumenti per prendere appunti già forniti da Recall.ai. Una volta ottenuti i dati, il passo successivo è trasformarli in passaggi chiari e attuabili. È qui che entra in gioco l’intelligenza artificiale.

L’intelligenza artificiale ora può gestire gran parte di questo lavoro, codificando automaticamente le azioni ed evidenziando temi ricorrenti o elementi bloccanti trovati nelle trascrizioni. Invece di sfogliare pagine di testo, i team ottengono una panoramica chiara su cui possono agire.

3. Trasforma le informazioni in azione

Il lavoro inizia quando finisce la riunione. Una volta che le decisioni e i passaggi successivi sono chiari, dovrebbero passare direttamente al flusso di lavoro del tuo team per evitare di copiare e incollare o aspettare che qualcuno "torni indietro". Più velocemente le idee diventano compiti, più slancio mantieni.

Integra i riepiloghi delle riunioni direttamente con il tuo strumento di gestione dei progetti, in modo che le responsabilità e le scadenze vengano create automaticamente. Se la chiamata termina con cinque passaggi successivi, questi dovrebbero apparire nel tracker delle attività subito dopo la fine della chiamata.

Questo piccolo passaggio dalla conversazione all’esecuzione immediata mantiene i progetti in movimento e previene la deriva post-riunione che rallenta la produttività.

4. Visualizza il processo per aumentare il coinvolgimento

Vedere il processo delineato rende più facile per i team rimanere allineati. Quando ogni azione, proprietario e scadenza sono visibili, c'è meno confusione e più responsabilità. Una cosa è avere degli appunti, ma è totalmente diverso quando puoi vedere esattamente come quegli appunti guidano il progresso.

Strumenti come Creately lo rendono semplice. La sua lavagna infinita e i modelli già pronti aiutano i team a organizzare i risultati delle riunioni in flussi visivi chiari. Ad esempio, i responsabili delle risorse umane possono creare una mappa delle azioni della riunione che mostra come ciascun ruolo contribuisce ai follow-up post-riunione, a partire dall'assegnazione delle attività fino alla conferma del completamento.

Visualizzare il lavoro in questo modo mantiene tutti sulla stessa pagina e rende la collaborazione più tangibile. È qualcosa che puoi letteralmente vedere prendere forma.

5. Automatizza e scala con l'intelligenza artificiale

Una volta che il processo è chiaro, l'automazione lo mantiene coerente. L’intelligenza artificiale ora può gestire qualsiasi cosa, dalla trascrizione al riepilogo dei punti chiave e all’estrazione delle attività senza alcuno sforzo manuale. Ciò significa che ogni riunione, di ogni team, viene acquisita e convertita automaticamente in dati strutturati.

Puoi utilizzare un bot per riunioni standard o crearne uno tuo utilizzando un'API affidabile per la registrazione delle riunioni. La maggior parte dei robot per riunioni moderni sono basati su API scalabili che gestiscono trascrizioni, registrazioni e metadati in modo sicuro. Se sviluppi un bot personalizzato o ne usi uno esistente dipende dai tuoi obiettivi. I team più grandi spesso preferiscono una soluzione su misura, mentre quelli più piccoli possono scegliere un'opzione già pronta per velocità e semplicità.

Con l’automazione in atto, i team smettono di perdere tempo in lavori manuali ripetitivi e iniziano a concentrarsi su decisioni e risultati, che sono le parti che effettivamente portano avanti i progetti.

6. Rivedere e migliorare il processo

Anche i migliori sistemi necessitano di check-in regolari. Di tanto in tanto, che si tratti di poche settimane o mesi, prenditi del tempo per rivedere come stanno andando le tue riunioni. Le riunioni sono più brevi? Si stanno verificando dei follow-up? Le persone sanno cosa aspettarsi dopo ogni chiamata? Queste rapide riflessioni aiutano i team a perfezionare il modo in cui comunicano e a evitare che le riunioni ricadano nelle vecchie abitudini.

I dashboard visivi in ​​Creately rendono tutto questo più semplice. I team delle risorse umane possono tenere traccia del flusso delle attività mentre si muovono attraverso ogni fase, individuando colli di bottiglia o ritardi ripetuti. L'adeguamento del processo in base a dati reali mantiene la collaborazione efficace e le riunioni propositive.

Una volta che il tuo sistema sarà coerente e automatizzato, non perderai più ore in chiamate improduttive e inizierai a vedere i progressi dopo ogni riunione.

Chiudere il cerchio della collaborazione

Le riunioni offrono valore solo quando le informazioni portano all'azione. I team che registrano, riassumono, visualizzano e automatizzano le proprie discussioni rendono l'allineamento un'abitudine quotidiana anziché un obiettivo occasionale. La chiarezza diventa incorporata, non qualcosa che insegui dopo la chiamata.

L'abbinamento di una piattaforma di collaborazione visiva come Creately con l'automazione di un bot per riunioni basato sull'intelligenza artificiale porta il processo al punto di partenza. Ottieni visibilità su chi sta facendo cosa e la certezza che nulla sfugge. La parte migliore? Tutto avviene senza aggiungere ulteriore lavoro di amministrazione o strumenti per destreggiarsi.

Quando le riunioni portano costantemente ad azioni chiare e risultati misurabili, la collaborazione sembra meno un compito ingrato e più uno slancio. È così che operano i team produttivi: dando valore a ogni conversazione.