充分利用虛擬會議的 6 個策略

大多數會議都會以好的想法結束，但很少有後續行動。筆記消失了，行動項目模糊了，責任也消失了。對於混合團隊來說，這種清晰度的喪失很快就會增加。關鍵不是減少會議。相反，它將每次會議變成清晰、可追踪的結果。

當對話被捕獲、總結和共享時，一致性就成為流程的一部分，而不是事後的想法。借助正確的系統，您可以自動將談話轉化為切實的進展。以下是如何開始構建這個基礎並使每次虛擬會議都有意義。

1. 一致錄音奠定基礎

記錄和抄寫每次會議意味著沒有人依賴記憶或半寫的筆記。一切都在那裡，一字一句。您可以使用會議機器人或筆記應用程序來自動執行此操作。這可以建立信任並使每個人都保持在同一軌道上，特別是在混合或全球團隊中，時區和語言障礙可能會模糊細節。

透明度同樣重要。請參閱適用於您和您的參與者的法律，以便確保您合法地錄製會議。

2. 捕捉並總結關鍵要點

文字記錄只有在清晰的情況下才有用。真正的價值來自於確定推動工作向前發展的關鍵方面，例如決策、後續步驟以及任務負責人。一份好的總結概述了討論的內容並指出了決策、後續步驟以及誰在做什麼。

第一步是確保您擁有每次會議的準確記錄。如果您的組織使用 Microsoft Teams，開發人員可以使用 Recall.ai 的 Microsoft Teams 轉錄 API（也可以擴展到其他平台，無需額外代碼）構建自定義集成，該 API 可以為轉錄提供發言者姓名，從而輕鬆識別誰同意了什麼，並捕獲每個單詞，即使參與者正在互相交談。如果您不想進行構建，則可以從 Recall.ai 提供的數千種筆記工具中進行選擇。獲得數據後，下一步就是將其轉化為清晰、可操作的步驟。這就是人工智能發揮作用的地方。

人工智能現在可以處理大部分跑腿工作，自動標記行動項目並突出顯示記錄中反復出現的主題或阻礙因素。團隊無需篩選文本頁面，而是可以獲得可以採取行動的清晰概覽。

3. 將見解轉化為行動

會議結束後工作就開始了。一旦決策和後續步驟明確，它們應該直接進入團隊的工作流程，以避免複製粘貼或等待某人“繞回來”。想法越快轉化為任務，你保持的動力就越大。

將您的會議摘要直接與項目管理工具集成，以便自動創建職責和截止日期。如果通話結束後有五個後續步驟，這些步驟應該在通話結束後立即顯示在您的任務跟踪器中。

這種從對話到立即執行的小轉變可以保持項目的進展，並防止會後的偏差導致生產力下降。

4. 可視化流程以提高參與度

查看制定的流程可以讓團隊更輕鬆地保持一致。當每項行動、責任人和截止日期都可見時，混亂就會減少，責任也會增加。有筆記是一回事，但當你能夠準確地看到這些筆記如何推動進步時，情況就完全不同了。

像 Creately 這樣的工具讓這一切變得簡單。其無限的白板和現成的模板可幫助團隊將會議成果組織成清晰的視覺流程。例如，人力資源經理可以創建一個會議行動圖，顯示每個角色如何為會議後的後續行動做出貢獻，從分配任務一直到確認完成。

以這種方式可視化工作可以讓每個人都保持一致，並使協作感覺更加切實。這是你可以從字面上看到的東西。

5. 利用人工智能實現自動化和規模化

一旦您的流程清晰，自動化就會使其保持一致。人工智能現在可以處理從轉錄到總結要點和提取任務的所有事情，而無需任何手動操作。這意味著每個團隊的每次會議都會被自動捕獲並轉換為結構化數據。

您可以使用現成的會議機器人，也可以使用可靠的會議錄製 API 構建自己的會議機器人。大多數現代會議機器人都是基於可擴展的 API 構建的，可以安全地處理文字記錄、錄音和元數據。您是開發自定義機器人還是使用現有機器人取決於您的目標。較大的團隊通常更喜歡定制的解決方案，而較小的團隊可能會選擇現成的選項以提高速度和簡單性。

隨著自動化的到位，團隊不再將時間浪費在重複性的手動工作上，而是開始關注決策和結果，這些才是真正推進項目的部分。

6. 審查和改進流程

即使是最好的系統也需要定期檢查。每隔一段時間，無論是幾週還是幾個月，都要花時間檢查會議的進行情況。會議時間短嗎？後續行動正在進行嗎？人們知道每次通話後的期望是什麼嗎？這些快速反思可以幫助團隊改進溝通方式，並防止會議重新陷入舊習慣。

Creately 中的可視化儀表板使這一切變得更容易。人力資源團隊可以跟踪行動項目在每個步驟中的流動情況，發現瓶頸或重複延遲。根據真實數據調整流程可以保持協作的銳利性和會議的目的性。

一旦您的系統保持一致且自動化，您將不再因無效的呼叫而浪費時間，並在每次會議後開始看到進展。

閉環協作

只有當見解轉化為行動時，會議才能產生價值。記錄、總結、可視化和自動化討論的團隊使協調成為日常習慣，而不是偶爾的目標。清晰度成為內置的，而不是你在通話後追逐的東西。

將像 Creately 這樣的視覺協作平台與人工智能會議機器人的自動化相結合，可以使這個過程完整地進行。您可以清楚地了解誰在做什麼，並確信沒有任何遺漏。最好的部分？這一切都發生在無需添加額外的管理工作或工具來處理的情況下。

當會議始終帶來明確的行動和可衡量的結果時，協作就不再是一件苦差事，而更像是一種動力。這就是高效團隊的運作方式——讓每一次對話都有意義。