Sanal Toplantılardan Daha Fazla Yararlanmak için 6 Strateji

Çoğu toplantı iyi fikirlerle sonuçlanır ancak çok az sonuç alınır. Notlar kaybolur, eylem öğeleri bulanıklaşır ve sorumluluklar kaybolur. Hibrit takımlar için bu netlik kaybı çok hızlı bir şekilde artıyor. Önemli olan daha az toplantı değil. Aksine, her toplantıyı net, takip edilebilir sonuçlara dönüştürüyor.

Konuşmalar yakalandığında, özetlendiğinde ve paylaşıldığında uyum sonradan akla gelen bir düşünce değil, sürecin bir parçası haline gelir. Doğru sistemlerle konuşmayı otomatik olarak somut ilerlemeye dönüştürebilirsiniz. İşte bu temeli oluşturmaya nasıl başlayacağınız ve her sanal toplantının önemli olmasını nasıl sağlayacağınız.

1. Tutarlı kayıtla temel oluşturun

Her toplantının kaydedilmesi ve yazıya geçirilmesi, kimsenin hafızaya veya yarım yazılmış notlara güvenmeyeceği anlamına gelir. Hepsi orada, kelimesi kelimesine. Bunu otomatikleştirmek için bir toplantı botu veya not alma uygulaması kullanabilirsiniz. Bu, özellikle zaman dilimlerinin ve dil engellerinin ayrıntıları bulanıklaştırabildiği hibrit veya küresel ekiplerde güven oluşturur ve herkesi aynı yolda tutar.

Şeffaflık da bir o kadar önemli. Toplantıyı yasal olarak kaydettiğinizden emin olmak için sizin ve katılımcılarınızın tabi olduğu yasalara bakın.

2. Temel çıkarımları yakalayın ve özetleyin

Bir transkript yalnızca netlik sağladığında faydalıdır. Gerçek değer, kararlar, sonraki adımlar ve görevlerden kimin sorumlu olduğu gibi çalışmayı ileriye taşıyan temel hususların belirlenmesinden gelir. İyi bir özet, neyin tartışıldığını özetler ve kararları, sonraki adımları ve kimin ne yaptığını belirler.

İlk adım, her toplantının doğru transkriptlerine sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Kuruluşunuz Microsoft Teams kullanıyorsa geliştirici, Recall.ai'nin Microsoft Teams transkripsiyon API'sini (ek kod gerektirmeden diğer platformlara da uzanır) kullanarak özel bir entegrasyon oluşturabilir; bu API, transkriptleri konuşmacı adlarıyla birlikte sağlayarak kimin neyi kabul ettiğini belirlemeyi kolaylaştırır ve katılımcılar birbirleriyle konuşsa bile her kelimeyi yakalar. Oluşturmamayı tercih ediyorsanız, halihazırda Recall.ai tarafından desteklenen binlerce not alma aracı arasından seçim yapabilirsiniz. Verileri aldıktan sonra bir sonraki adımınız bunları net, uygulanabilir adımlara dönüştürmektir. Yapay zekanın devreye girdiği yer burasıdır.

Artık yapay zeka, eylem öğelerini otomatik olarak etiketleyerek ve transkriptlerde bulunan yinelenen temaları veya engelleyicileri vurgulayarak bu ayak işlerinin çoğunu halledebiliyor. Ekipler sayfalarca metni incelemek yerine harekete geçebilecekleri net bir genel bakış elde eder.

3. İçgörüleri eyleme dönüştürün

Toplantı bittiğinde iş başlar. Kararlar ve sonraki adımlar netleştikten sonra kopyalayıp yapıştırmaktan veya birinin "geri dönmesini" beklemekten kaçınmak için bunlar doğrudan ekibinizin iş akışına aktarılmalıdır. Fikirler ne kadar hızlı göreve dönüşürse, o kadar ivme kazanırsınız.

Toplantı özetlerinizi doğrudan proje yönetimi aracınıza entegre edin, böylece sorumluluklar ve son teslim tarihleri ​​otomatik olarak oluşturulur. Çağrı sonraki beş adımla biterse, bunlar çağrı bittikten hemen sonra görev izleyicinizde görünmelidir.

Konuşmadan anında yürütmeye doğru olan bu küçük geçiş, projelerin ilerlemesini sağlar ve verimliliği yavaşlatan toplantı sonrası sapmayı önler.

4. Katılımı artırmak için süreci görselleştirin

Sürecin ortaya konduğunu görmek ekiplerin uyumlu kalmasını kolaylaştırır. Her eylem, sahip ve son tarih görünür olduğunda, daha az kafa karışıklığı ve daha fazla sorumluluk olur. Not almak bir şeydir, ancak bu notların ilerlemeyi nasıl sağladığını tam olarak görebildiğinizde tamamen farklıdır.

Creately gibi araçlar bunu kolaylaştırır. Sonsuz beyaz tahta ve hazır şablonlar, ekiplerin toplantı sonuçlarını net görsel akışlar halinde düzenlemesine yardımcı olur. Örneğin İK yöneticileri, görevlerin atanmasından başlayıp tamamlanma onayına kadar her rolün toplantı sonrası takiplere nasıl katkıda bulunduğunu gösteren bir toplantı eylem haritası oluşturabilir.

Çalışmanın bu şekilde görselleştirilmesi herkesin aynı fikirde olmasını sağlar ve işbirliğinin daha somut olmasını sağlar. Kelimenin tam anlamıyla şekillendiğini görebileceğiniz bir şey.

5. Yapay zeka ile otomatikleştirin ve ölçeklendirin

Süreciniz netleştikten sonra otomasyon tutarlı kalmasını sağlar. Yapay zeka artık transkripsiyondan önemli noktaları özetlemeye ve görevleri çıkarmaya kadar her şeyi manuel çaba gerektirmeden gerçekleştirebiliyor. Bu, her ekipteki her toplantının otomatik olarak kaydedilip yapılandırılmış verilere dönüştürüldüğü anlamına gelir.

Kullanıma hazır bir toplantı botu kullanabilir veya güvenilir bir toplantı kayıt API'sini kullanarak kendinizinkini oluşturabilirsiniz. Çoğu modern toplantı robotu, transkriptleri, kayıtları ve meta verileri güvenli bir şekilde işleyen ölçeklenebilir API'ler üzerine kurulmuştur. Özel bir bot geliştirmeniz veya mevcut bir botu kullanmanız hedeflerinize bağlıdır. Daha büyük ekipler genellikle özel bir çözümü tercih ederken, daha küçük ekipler hız ve basitlik açısından hazır bir seçeneği tercih edebilir.

Otomasyon uygulandığında ekipler tekrarlayan manuel işlerle zaman kaybetmeyi bırakır ve projeleri gerçekten ilerleten parçalar olan kararlara ve sonuçlara odaklanmaya başlar.

6. Süreci gözden geçirin ve iyileştirin

En iyi sistemlerin bile düzenli kontrollere ihtiyacı vardır. İster birkaç hafta ister ay olsun, sık sık toplantılarınızın nasıl yürüdüğünü gözden geçirmek için zaman ayırın. Toplantılar daha mı kısa sürüyor? Takipler yapılıyor mu? İnsanlar her aramadan sonra ne beklendiğini biliyor mu? Bu hızlı düşünceler, ekiplerin iletişim kurma biçimlerini iyileştirmelerine ve toplantıların eski alışkanlıklara dönüşmesini engellemelerine yardımcı olur.

Creately'deki görsel kontrol panelleri bunu kolaylaştırır. İK ekipleri, her adımda ilerledikçe eylem öğelerinin nasıl aktığını izleyebilir, darboğazları veya tekrarlanan gecikmeleri tespit edebilir. Sürecin gerçek verilere göre ayarlanması işbirliğini keskin ve toplantıların amacına uygun olmasını sağlar.

Sisteminiz tutarlı ve otomatik hale geldikten sonra, verimsiz aramalar nedeniyle saatler kaybetmeyi bırakacak ve her toplantıdan sonra ilerlemeyi görmeye başlayacaksınız.

İşbirliği döngüsünün kapatılması

Toplantılar yalnızca içgörüler eyleme dönüştüğünde değer katar. Tartışmalarını kaydeden, özetleyen, görselleştiren ve otomatikleştiren ekipler, uyum sağlamayı ara sıra yapılan bir hedef yerine günlük bir alışkanlık haline getirir. Netlik, aramanın ardından takip ettiğiniz bir şey değil, yerleşik hale gelir.

Creately gibi görsel bir işbirliği platformunu bir AI toplantı botunun otomasyonuyla eşleştirmek, bu süreci tam bir döngüye sokar. Kimin ne yaptığını görebilir ve hiçbir şeyin gözden kaçmayacağına güvenebilirsiniz. En iyi kısım? Tüm bunlar, ekstra yönetici işi veya hokkabazlık araçları eklemeden gerçekleşir.

Toplantılar sürekli olarak net eylemlere ve ölçülebilir sonuçlara yol açtığında, işbirliği bir angaryadan ziyade bir ivme gibi hissedilir. Üretken ekipler bu şekilde çalışır; her konuşmanın önemli olmasını sağlayarak.