6 กลยุทธ์ในการใช้ประโยชน์จากการประชุมเสมือนจริงให้มากขึ้น

การประชุมส่วนใหญ่จบลงด้วยแนวคิดที่ดีแต่มีการติดตามผลเพียงเล็กน้อย บันทึกย่อหายไป รายการการกระทำเบลอ และบันทึกความรับผิดชอบ สำหรับทีมไฮบริด การสูญเสียความชัดเจนจะเพิ่มมากขึ้นอย่างรวดเร็ว สิ่งสำคัญไม่ใช่การประชุมที่น้อยลง แต่กลับทำให้การประชุมแต่ละครั้งกลายเป็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนและติดตามได้

เมื่อมีการบันทึก สรุป และแบ่งปันการสนทนา การจัดแนวจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ไม่ใช่สิ่งที่ต้องคิดในภายหลัง ด้วยระบบที่เหมาะสม คุณสามารถแปลงการพูดคุยให้เป็นความคืบหน้าที่จับต้องได้โดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มสร้างรากฐานและทำให้การประชุมเสมือนทุกครั้งมีคุณค่า

1. วางรากฐานด้วยการบันทึกอย่างสม่ำเสมอ

การบันทึกและถอดเสียงการประชุมทุกครั้งหมายความว่าไม่มีใครต้องใช้หน่วยความจำหรือบันทึกย่อที่เขียนเพียงครึ่งเดียว มีครบทุกอย่าง คำต่อคำ คุณสามารถใช้บอทการประชุมหรือแอปจดบันทึกเพื่อทำให้สิ่งนี้เป็นอัตโนมัติ สิ่งนี้สร้างความไว้วางใจและทำให้ทุกคนอยู่ในเส้นทางเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทีมไฮบริดหรือทีมระดับโลกที่เขตเวลาและอุปสรรคด้านภาษาอาจทำให้รายละเอียดไม่ชัดเจน

ความโปร่งใสก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โปรดดูกฎหมายที่ควบคุมคุณและผู้เข้าร่วมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกการประชุมอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

2. รวบรวมและสรุปประเด็นสำคัญ

การถอดเสียงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสร้างความชัดเจนเท่านั้น คุณค่าที่แท้จริงมาจากการระบุประเด็นสำคัญที่ทำให้งานก้าวไปข้างหน้า เช่น การตัดสินใจ ขั้นตอนต่อไป และใครเป็นผู้รับผิดชอบงาน การสรุปที่ดีจะสรุปสิ่งที่พูดคุยกันและระบุการตัดสินใจ ขั้นตอนถัดไป และใครกำลังทำอะไร

ขั้นตอนแรกคือทำให้แน่ใจว่าคุณมีสำเนาบันทึกการประชุมทุกครั้งที่ถูกต้อง หากองค์กรของคุณใช้ Microsoft Teams นักพัฒนาสามารถสร้างการบูรณาการแบบกำหนดเองได้โดยใช้ API การถอดเสียง Microsoft Teams ของ Recall.ai (ซึ่งขยายไปยังแพลตฟอร์มอื่น ๆ โดยไม่ต้องใช้รหัสเพิ่มเติม) ซึ่งจัดเตรียมการถอดเสียงพร้อมชื่อผู้พูด ทำให้ง่ายต่อการระบุผู้ที่เห็นด้วยกับสิ่งใดและบันทึกทุกคำแม้ว่าผู้เข้าร่วมจะพูดคุยกัน หากคุณไม่ต้องการสร้าง คุณสามารถเลือกเครื่องมือจดบันทึกนับพันรายการซึ่งขับเคลื่อนโดย Recall.ai อยู่แล้ว เมื่อคุณได้รับข้อมูลแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปลี่ยนให้เป็นขั้นตอนที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้ นี่คือจุดที่ AI เข้ามา

ขณะนี้ AI สามารถจัดการงานส่วนใหญ่ได้ รายการการดำเนินการติดแท็กอัตโนมัติ และเน้นธีมหรือตัวบล็อกที่เกิดซ้ำที่พบในข้อความถอดเสียง แทนที่จะต้องดูหน้าข้อความ ทีมต่างๆ จะได้รับภาพรวมที่ชัดเจนที่พวกเขาสามารถดำเนินการได้

3. เปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกให้เป็นการปฏิบัติ

งานเริ่มต้นเมื่อการประชุมสิ้นสุดลง เมื่อการตัดสินใจและขั้นตอนถัดไปชัดเจนแล้ว พวกเขาควรเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานของทีมโดยตรงเพื่อหลีกเลี่ยงการคัดลอกวางหรือรอให้ใครสักคน "วนกลับ" ยิ่งแนวคิดกลายเป็นงานได้เร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมีแรงผลักดันมากขึ้นเท่านั้น

ผสานรวมสรุปการประชุมของคุณเข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการโดยตรง ดังนั้นความรับผิดชอบและกำหนดเวลาจึงถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากการโทรสิ้นสุดลงด้วยห้าขั้นตอนถัดไป ขั้นตอนเหล่านั้นควรปรากฏในตัวติดตามงานของคุณทันทีหลังจากวางสาย

การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ จากการสนทนาไปสู่การดำเนินการในทันทีช่วยให้โปรเจ็กต์ดำเนินต่อไป และป้องกันการเลื่อนลอยหลังการประชุมซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง

4. เห็นภาพกระบวนการเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม

การดูกระบวนการที่วางไว้ช่วยให้ทีมสามารถอยู่ในแนวเดียวกันได้ง่ายขึ้น เมื่อมองเห็นทุกการกระทำ เจ้าของ และกำหนดเวลา ความสับสนและความรับผิดชอบก็จะน้อยลง การมีบันทึกย่อเป็นเรื่องหนึ่ง แต่จะแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อคุณเห็นว่าบันทึกย่อเหล่านั้นขับเคลื่อนความก้าวหน้าอย่างไร

เครื่องมืออย่าง Creately ทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้น ไวท์บอร์ดที่ไม่มีที่สิ้นสุดและเทมเพลตสำเร็จรูปช่วยให้ทีมจัดระเบียบผลลัพธ์การประชุมให้เป็นภาพที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างแผนผังการดำเนินการประชุมที่แสดงให้เห็นว่าแต่ละบทบาทมีส่วนช่วยในการติดตามผลหลังการประชุมอย่างไร เริ่มตั้งแต่การมอบหมายงานไปจนถึงการยืนยันความสำเร็จ

การแสดงภาพงานในลักษณะนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และทำให้การทำงานร่วมกันรู้สึกจับต้องได้มากขึ้น เป็นสิ่งที่คุณสามารถเห็นเป็นรูปเป็นร่างได้อย่างแท้จริง

5. อัตโนมัติและปรับขนาดด้วย AI

เมื่อกระบวนการของคุณชัดเจน ระบบอัตโนมัติจะรักษาความสอดคล้องไว้ ขณะนี้ AI สามารถจัดการทุกอย่างตั้งแต่การถอดเสียงไปจนถึงการสรุปประเด็นสำคัญและแยกงานออกโดยไม่ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเอง ซึ่งหมายความว่าการประชุมทุกครั้ง ในทุกทีม จะถูกบันทึกและแปลงเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้บอตการประชุมทั่วไปหรือสร้างเองโดยใช้ API การบันทึกการประชุมที่เชื่อถือได้ บอทการประชุมสมัยใหม่ส่วนใหญ่สร้างขึ้นบน API ที่ปรับขนาดได้ ซึ่งจัดการการถอดเสียง การบันทึก และข้อมูลเมตาอย่างปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะพัฒนาบอทแบบกำหนดเองหรือใช้ที่มีอยู่แล้วนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ทีมขนาดใหญ่มักต้องการโซลูชันที่ออกแบบโดยเฉพาะ ในขณะที่ทีมขนาดเล็กอาจเลือกตัวเลือกสำเร็จรูปเพื่อความรวดเร็วและความเรียบง่าย

เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติ ทีมต่างๆ จะหยุดเสียเวลากับการทำงานด้วยตนเองซ้ำๆ และเริ่มมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจและผลลัพธ์ ซึ่งเป็นส่วนที่ทำให้โครงการก้าวหน้าอย่างแท้จริง

6. ทบทวนและปรับปรุงกระบวนการ

แม้แต่ระบบที่ดีที่สุดก็ยังต้องมีการเช็คอินเป็นประจำ บ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นสองสามสัปดาห์หรือหลายเดือน ให้ใช้เวลาทบทวนว่าการประชุมของคุณดำเนินไปอย่างไร การประชุมสั้นลงหรือไม่? มีการติดตามผลหรือไม่? ผู้คนรู้หรือไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังการโทรแต่ละครั้ง การสะท้อนกลับอย่างรวดเร็วเหล่านี้ช่วยให้ทีมปรับแต่งวิธีการสื่อสารและป้องกันไม่ให้การประชุมกลับไปสู่นิสัยเดิมๆ

แดชบอร์ดแบบภาพใน Creately ทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้น ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถติดตามว่ารายการดำเนินการดำเนินไปอย่างไรในขณะที่ดำเนินการแต่ละขั้นตอน โดยตรวจพบปัญหาคอขวดหรือความล่าช้าซ้ำๆ การปรับกระบวนการตามข้อมูลจริงช่วยให้การทำงานร่วมกันมีความคมชัดและการประชุมมีจุดประสงค์

เมื่อระบบของคุณสอดคล้องและเป็นอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาไปกับการโทรที่ไม่เกิดผล และเริ่มเห็นความคืบหน้าหลังการประชุมทุกครั้ง

ปิดวงจรการทำงานร่วมกัน

การประชุมจะให้คุณค่าก็ต่อเมื่อข้อมูลเชิงลึกนำไปสู่การปฏิบัติเท่านั้น ทีมที่บันทึก สรุป แสดงภาพ และทำให้การอภิปรายเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้การจัดแนวเป็นกิจวัตรประจำวัน แทนที่จะเป็นเป้าหมายเป็นครั้งคราว ความชัดเจนมีอยู่ในตัว ไม่ใช่สิ่งที่คุณไล่ตามหลังการโทร

การจับคู่แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยภาพอย่าง Creately เข้ากับระบบอัตโนมัติของบอทการประชุม AI จะทำให้กระบวนการนั้นครบวงจร คุณจะมองเห็นได้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ และมีความมั่นใจว่าไม่มีอะไรหลุดรอดไปได้ ส่วนที่ดีที่สุด? ทุกอย่างเกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องเพิ่มงานผู้ดูแลระบบหรือเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อจัดการ

เมื่อการประชุมนำไปสู่การกระทำที่ชัดเจนและผลลัพธ์ที่วัดผลได้อย่างสม่ำเสมอ การทำงานร่วมกันจะรู้สึกเหมือนเป็นงานน่าเบื่อน้อยลงและเป็นแรงผลักดันมากขึ้น นั่นคือวิธีการทำงานของทีมที่มีประสิทธิผล โดยทำให้ทุกการสนทนามีความหมาย