6 استراتيجيات لتحقيق المزيد من الاستفادة من الاجتماعات الافتراضية

تنتهي معظم الاجتماعات بأفكار جيدة ولكن القليل من المتابعة. تختفي الملاحظات، وتتلاشى عناصر العمل، وتسقط زلات المساءلة. بالنسبة للفرق المختلطة، فإن فقدان الوضوح يتفاقم بسرعة كبيرة. المفتاح ليس اجتماعات أقل. وبدلاً من ذلك، فهو يحول كل اجتماع إلى نتائج واضحة وقابلة للتتبع.

عندما يتم التقاط المحادثات وتلخيصها ومشاركتها، تصبح المحاذاة جزءًا من العملية، وليست فكرة لاحقة. باستخدام الأنظمة الصحيحة، يمكنك تحويل الحديث إلى تقدم ملموس تلقائيًا. وإليك كيفية البدء في بناء هذا الأساس وجعل كل اجتماع افتراضي مهمًا.

1. قم بتعيين الأساس بالتسجيل المتسق

إن تسجيل كل اجتماع وتدوينه يعني عدم اعتماد أي شخص على الذاكرة أو الملاحظات نصف المكتوبة. كل شيء هناك، كلمة كلمة. يمكنك استخدام روبوت الاجتماع أو تطبيق تدوين الملاحظات لأتمتة ذلك. يؤدي هذا إلى بناء الثقة وإبقاء الجميع على نفس المسار، خاصة عبر الفرق المختلطة أو العالمية حيث يمكن للمناطق الزمنية وحواجز اللغة أن تطمس التفاصيل.

الشفافية مهمة بنفس القدر. ارجع إلى القوانين التي تحكمك أنت والمشاركين لديك حتى تتمكن من التأكد من أنك تقوم بتسجيل الاجتماع بشكل قانوني.

2. قم بالتقاط وتلخيص النقاط الرئيسية

النص مفيد فقط إذا كان يخلق الوضوح. القيمة الحقيقية تأتي من تحديد الجوانب الرئيسية التي تدفع العمل إلى الأمام، مثل القرارات، والخطوات التالية، ومن المسؤول عن المهام. ملخص جيد يوضح ما تمت مناقشته ويحدد القرارات والخطوات التالية ومن يفعل ماذا.

الخطوة الأولى هي التأكد من حصولك على نصوص دقيقة لكل اجتماع. إذا كانت مؤسستك تستخدم Microsoft Teams، فيمكن للمطور إنشاء تكامل مخصص باستخدام واجهة برمجة تطبيقات نسخ Microsoft Teams الخاصة بـ Recall.ai (والتي تمتد أيضًا إلى الأنظمة الأساسية الأخرى دون رمز إضافي) والتي تزود النصوص بأسماء المتحدثين مما يسهل تحديد من وافق على ماذا ويلتقط كل كلمة حتى لو كان المشاركون يتحدثون مع بعضهم البعض. إذا كنت تفضل عدم البناء، فيمكنك الاختيار من بين آلاف أدوات تدوين الملاحظات المدعومة بالفعل بواسطة Recall.ai. بمجرد حصولك على البيانات، خطوتك التالية هي تحويلها إلى خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ. هذا هو المكان الذي يأتي فيه الذكاء الاصطناعي.

يستطيع الذكاء الاصطناعي الآن التعامل مع الكثير من هذا العمل، ووضع علامات تلقائية على عناصر الإجراء وتسليط الضوء على السمات المتكررة أو أدوات الحظر الموجودة في النصوص. بدلاً من غربلة صفحات النص، تحصل الفرق على نظرة عامة واضحة يمكنهم التصرف بناءً عليها.

3. تحويل الأفكار إلى أفعال

يبدأ العمل عندما ينتهي الاجتماع. بمجرد أن تكون القرارات والخطوات التالية واضحة، يجب أن تنتقل مباشرة إلى سير عمل فريقك لتجنب النسخ واللصق أو انتظار شخص ما "للعودة إلى الوراء". كلما أصبحت الأفكار أسرع في المهام، كلما زاد الزخم الذي تحافظ عليه.

قم بدمج ملخصات الاجتماع مباشرة مع أداة إدارة المشروع الخاصة بك، بحيث يتم إنشاء المسؤوليات والمواعيد النهائية تلقائيًا. إذا انتهت المكالمة بخمس خطوات تالية، فيجب أن تظهر تلك الخطوات في متتبع المهام مباشرة بعد انتهاء المكالمة.

هذا التحول البسيط من المحادثة إلى التنفيذ الفوري يبقي المشاريع مستمرة ويمنع الانجراف بعد الاجتماع الذي يؤدي إلى إبطاء الإنتاجية.

4. تصور العملية لتعزيز المشاركة

إن رؤية العملية الموضحة تجعل من السهل على الفرق أن تظل متوافقة. عندما يكون كل إجراء ومالك وموعد نهائي مرئيًا، يكون هناك ارتباك أقل ومزيد من المساءلة. إن الحصول على ملاحظات هو شيء واحد، ولكن الأمر مختلف تمامًا عندما يمكنك أن ترى بالضبط كيف تؤدي هذه الملاحظات إلى التقدم.

أدوات مثل Creately تجعل هذا الأمر بسيطًا. تساعد السبورة البيضاء غير المحدودة والقوالب الجاهزة الفرق على تنظيم نتائج الاجتماعات في تدفقات مرئية واضحة. على سبيل المثال، يمكن لمديري الموارد البشرية إنشاء خريطة إجراءات الاجتماع التي توضح كيف يساهم كل دور في متابعة ما بعد الاجتماع، بدءًا من تعيين المهام حتى تأكيد الاكتمال.

إن تصور العمل بهذه الطريقة يبقي الجميع على نفس الصفحة ويجعل التعاون يبدو ملموسًا أكثر. إنه شيء يمكنك رؤيته يتشكل حرفيًا.

5. الأتمتة والتوسع باستخدام الذكاء الاصطناعي

بمجرد أن تصبح العملية الخاصة بك واضحة، فإن الأتمتة تحافظ على اتساقها. يستطيع الذكاء الاصطناعي الآن التعامل مع كل شيء بدءًا من النسخ وحتى تلخيص النقاط الرئيسية واستخراج المهام دون أي جهد يدوي. وهذا يعني أن كل اجتماع، عبر كل فريق، يتم التقاطه وتحويله إلى بيانات منظمة تلقائيًا.

يمكنك إما استخدام روبوت الاجتماعات الجاهز أو إنشاء روبوت خاص بك باستخدام واجهة برمجة التطبيقات الموثوقة لتسجيل الاجتماعات. تم إنشاء معظم روبوتات الاجتماعات الحديثة على واجهات برمجة التطبيقات القابلة للتطوير والتي تتعامل مع النصوص والتسجيلات والبيانات التعريفية بشكل آمن. يعتمد ما إذا كنت تقوم بتطوير روبوت مخصص أو استخدام روبوت موجود على أهدافك. غالبًا ما تفضل الفرق الأكبر حجمًا الحلول المخصصة، بينما قد تختار الفرق الأصغر حلاً جاهزًا للسرعة والبساطة.

ومع تطبيق الأتمتة، تتوقف الفرق عن إضاعة الوقت في العمل اليدوي المتكرر وتبدأ في التركيز على القرارات والنتائج، وهي الأجزاء التي تساهم فعليًا في تطوير المشاريع.

6. مراجعة العملية وتحسينها

حتى أفضل الأنظمة تحتاج إلى عمليات تسجيل وصول منتظمة. بين الحين والآخر، سواء كان ذلك لبضعة أسابيع أو أشهر، خصص وقتًا لمراجعة كيفية سير اجتماعاتك. هل الاجتماعات أقصر؟ هل تتم المتابعات؟ هل يعرف الناس ما هو متوقع بعد كل مكالمة؟ تساعد هذه التأملات السريعة الفرق على تحسين كيفية التواصل ومنع الاجتماعات من الانزلاق مرة أخرى إلى العادات القديمة.

تعمل لوحات المعلومات المرئية في Creately على تسهيل ذلك. يمكن لفرق الموارد البشرية تتبع كيفية تدفق عناصر الإجراء أثناء تحركها خلال كل خطوة، واكتشاف الاختناقات أو التأخيرات المتكررة. إن ضبط العملية بناءً على البيانات الحقيقية يبقي التعاون حادًا والاجتماعات هادفة.

بمجرد أن يصبح نظامك متسقًا وآليًا، ستتوقف عن إهدار ساعات من المكالمات غير المنتجة وستبدأ في رؤية التقدم بعد كل اجتماع.

إغلاق حلقة التعاون

لا تقدم الاجتماعات قيمة إلا عندما تؤدي الرؤى إلى العمل. إن الفرق التي تقوم بتسجيل مناقشاتها وتلخيصها وتصورها وأتمتتها تجعل من التوافق عادة يومية بدلاً من هدف عرضي. يصبح الوضوح مدمجًا، وليس شيئًا تطارده بعد المكالمة.

يؤدي إقران نظام أساسي للتعاون المرئي مثل Creately مع أتمتة روبوت الاجتماعات الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي إلى جلب هذه العملية إلى دائرة كاملة. يمكنك الحصول على رؤية حول من يفعل ماذا والثقة في عدم تفلت أي شيء من خلال الشقوق. أفضل جزء؟ ويحدث كل ذلك دون إضافة عمل إداري إضافي أو أدوات للتوفيق.

عندما تؤدي الاجتماعات باستمرار إلى إجراءات واضحة ونتائج قابلة للقياس، فإن التعاون يبدو أقل كعمل روتيني وأكثر كزخم. هذه هي الطريقة التي تعمل بها الفرق المنتجة — من خلال جعل كل محادثة ذات أهمية.