Jak ulepszyć proces realizacji zamówień: przewodnik na rok 2022

Większość właścicieli firm eCommerce zawsze szuka sposobów na usprawnienie procesu realizacji zamówień.

Niedawne badanie przeprowadzone przez Logistics Management wykazało, że 50-70% kosztów operacyjnych magazynu wynika z czynności kompletacji zamówień. Oznacza to, że zwiększenie wydajności procesu realizacji zamówień w Twojej firmie może poprawić wskaźniki zadowolenia klientów, jednocześnie poprawiając wyniki finansowe Twojej firmy.

Oczekiwania klientów rosną, a marże zysku są coraz mniejsze. Poprawa realizacji zamówień jest priorytetem dla firm e-commerce, magazynów i zewnętrznych dostawców usług logistycznych. Wraz ze wzrostem wymagań klientów wiele magazynów zaczęło coraz bardziej polegać na technologii, takiej jak oprogramowanie do zarządzania zapasami , aby pomóc im usprawnić operacje i zautomatyzować proces realizacji zamówień.

Jest to podstawa handlu elektronicznego i może zwiększyć lub złamać rentowność Twojej firmy.

Dlatego przygotowaliśmy poręczny przewodnik, który pomoże Ci usprawnić proces i sprawić, by był to najbardziej efektywny i dochodowy rok.

Oto dziesięć kroków do usprawnienia procesu realizacji zamówień:

1. Poznaj czas cyklu realizacji zamówienia
2. Zminimalizuj decyzje pracowników magazynu
3. Użyj klasyfikacji zapasów
4. Rozróżniaj oferty i zamówienia
5. Trzymaj pod ręką wystarczającą ilość zapasów
6. Włącz zarządzanie i wsparcie w wielu lokalizacjach
7. Usprawnij procesy inwentaryzacji
8. Zwiększ przejrzystość
9. Zaoferuj opcje przeglądania i aktualizacji list wyboru
10. Zwiększ dokładność kompletacji

Poznaj czas cyklu realizacji zamówienia

Nie możesz poprawić tego, czego nie mierzysz. Czas cyklu realizacji zamówienia to czas, jaki upływa od złożenia zamówienia do momentu dostarczenia go do klienta. Jest to również często określane jako czas przepustowości .

Twoim celem jest maksymalne zminimalizowanie tego czasu, aby Twoi klienci byli zadowoleni i stali się dla Ciebie stałym biznesem.

Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby skrócić czas cyklu:

1. Upewnij się, że masz pod ręką wystarczającą liczbę pracowników, aby obsłużyć ilość zamówień.
2. Usprawnij swoje procesy, aby nie było wąskich gardeł
3. Miej oko na poziom zapasów, aby nigdy nie brakowało Ci zapasów. Użyj formuły zapasów bezpieczeństwa, aby zapewnić odpowiedni poziom zapasów.

Dzięki zrozumieniu i zoptymalizowaniu czasu cyklu realizacji zamówień będziesz w stanie zadowolić klientów, a Twoja firma będzie działać sprawnie.

Zminimalizuj decyzje pracowników magazynu

Szukając sposobów na zminimalizowanie kosztów i zwiększenie wydajności, spróbuj zmniejszyć liczbę decyzji, które muszą podejmować pracownicy magazynu.

Za każdym razem, gdy pracownik musi się zatrzymać i podjąć decyzję, spowalnia to proces realizacji i zwiększa ryzyko błędów.

Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest zainwestowanie w zautomatyzowany system kompletacji zamówień. Systemy te wykorzystują technologię do śledzenia zapasów i wyboru najbardziej wydajnej trasy dla każdego zamówienia, zazwyczaj z kompletacją falową .

Dzięki temu Twoi pracownicy mogą postępować zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez system, minimalizując potrzebę podejmowania przez nich decyzji po drodze.

Innym sposobem na ograniczenie podejmowania decyzji jest usprawnienie procesu odbioru. Na przykład, wdrażając system inwentaryzacji kodów kreskowych , Twoi pracownicy mogą szybko skanować i śledzić przychodzące zapasy.

Inwestowanie w niektóre kluczowe technologie może pomóc zminimalizować podejmowanie decyzji w magazynie i poprawić ogólny proces realizacji zamówień.

Użyj klasyfikacji zapasów

Stosowanie klasyfikacji asortymentu lub dzielenie asortymentu według kategorii może pomóc Twojej firmie w skutecznym realizowaniu najpopularniejszych zamówień na produkty.

Na przykład właściciele księgarni internetowych mogą zauważyć, że tajemnice sprzedają się szybciej niż autobiografie. Aby sprostać wymaganiom klientów, właściciele ci muszą częściej i w większych ilościach ponownie zamawiać tajemnice. Chcą również umieścić w magazynie Twoje najpopularniejsze kategorie bliżej stacji wysyłkowej. W ten sposób odległość między kompletacją a pakowaniem jest mniejsza w przypadku bardziej popularnych sprzedawców niż w przypadku kategorii wolniej sprzedających się.

Rozróżniaj oferty i zamówienia

Wycena to szacunkowa cena produktu lub usługi. Nie jest to jednak cena ostateczna. Wiele firm oferuje potencjalnym klientom wycenę, aby dać im ogólne pojęcie o tym, ile będzie kosztować produkt lub usługa.

Chociaż wycena może ulec zmianie w zależności od czynników łagodzących, większość klientów oczekuje, że ostateczny rachunek będzie równy lub niższy od podanej ceny.

Dodatkowo klient nie jest zobowiązany do korzystania z Twoich usług lub zakupu Twojego produktu tylko dlatego, że podałeś mu wycenę.

Zamówienie to umowa między Twoją firmą a klientem, która określa produkty lub usługi, które im dostarczysz w zamian za określoną cenę. Zamówienie może również zawierać dodatkowe warunki, takie jak terminy dostawy, zaliczki lub opcje finansowania uzgodnione przez Ciebie i Twojego klienta.

Trzymaj pod ręką wystarczającą ilość zapasów

Brak zapasów kosztuje pieniądze w postaci utraconej sprzedaży i sfrustrowanych klientów.

Dlatego tak ważne jest, aby zawsze mieć pod ręką wystarczającą ilość zapasów, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów. Możesz być na bieżąco z potrzebami dotyczącymi zapasów, korzystając z prognozy popytu, która jest często dostępna za pośrednictwem oprogramowania do zarządzania zapasami.

Musisz uważnie obserwować poziom zapasów, w tym ilość i inne czynniki, takie jak daty ważności, aby mieć pewność, że zawsze masz zapasy potrzebne do realizacji zamówień klientów.

Warto również upewnić się, że często komunikujesz się z dostawcami i zespołem sprzedaży, aby mieć wszystkie informacje potrzebne do zapewnienia, że ​​Twoje produkty są zawsze w magazynie.

Uwzględnij zarządzanie i obsługę wielu lokalizacji magazynowych

Zarządzanie zapasami w wielu lokalizacjach i wsparcie umożliwiają pracownikom śledzenie zapasów i realizację zamówień z różnych lokalizacji magazynowych. Załóżmy na przykład, że przychodzi zamówienie na pięć szachownic, a ty masz trzy w magazynie w Teksasie i kolejne cztery w magazynie w Wirginii. W takim przypadku obsługa wielu witryn pozwala zrozumieć, gdzie znajdują się Twoje zapasy i jak najlepiej dostarczyć je klientowi.

To umożliwienie i wsparcie mają kluczowe znaczenie, gdy masz wiele kanałów sprzedaży, takich jak sklep internetowy, sklep stacjonarny i co najmniej jeden magazyn, w którym przechowywane są zapasy.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach zazwyczaj integruje się z platformą handlu elektronicznego i oprogramowaniem księgowym. Daje to pełny obraz poziomu zapasów, sprzedaży i rentowności w całej firmie. Oprogramowanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach może również pomóc w śledzeniu zapasów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze wiesz, co jest w magazynie i gdzie się znajduje.

Niektóre z korzyści płynących z używania oprogramowania do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach dla Twojej firmy eCommerce obejmują:

• Dokładność stanów magazynowych w różnych lokalizacjach
• Możliwość śledzenia stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
• Poprawiona efektywność realizacji
• Redukcja kosztów związanych z przepełnieniem lub niedoborem zapasów
• Zwiększone zyski dzięki dokładniejszej wycenie w całej firmie

Usprawnij procesy inwentaryzacji

Jednym z najskuteczniejszych sposobów usprawnienia realizacji zamówień w Twojej firmie jest usprawnienie procesów magazynowych poprzez automatyzację systemów, z których już korzystasz. Narzędzia programowe mogą zarządzać wieloma etapami procesu realizacji zamówienia, oszczędzając czas i pieniądze.

Wydajny system zarządzania zapasami zautomatyzuje monitorowanie stanów magazynowych, zamawianie nowych dostaw i zarządzanie relacjami z dostawcami. Może również dostarczać dane w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące poziomów produkcji i zakupów.

Ponadto zautomatyzowany system może generować raporty, które zapewniają wgląd w całą operację, dzięki czemu można zidentyfikować obszary, które można poprawić.

Rozważ zainwestowanie w zautomatyzowany system, aby usprawnić zarządzanie zapasami i usprawnić realizację zamówień. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, jednocześnie zwiększając wydajność operacji.

Zwiększ przejrzystość zapasów

Gdy masz wiele kanałów sprzedaży, bardzo ważna jest przejrzystość w całej organizacji. W każdym kanale i dziale Twoi pracownicy powinni mieć dostęp do informacji na temat poziomu zapasów, komunikacji z klientami, aktywności dostawców, a także ogólnej sprzedaży.

Większa przejrzystość w całej organizacji pomaga zapewnić, że realizacja zamówień jest dokładna, a klienci są zadowoleni.

Ponadto przejrzystość w całej firmie przyspiesza proces realizacji zamówienia, pomagając wyeliminować problemy na drodze do realizacji zamówienia.

Oferuj opcje przeglądania i aktualizacji list wyboru

Nowoczesna technologia pozwala uniknąć kosztownych błędów, zapewniając klientom możliwość przeglądania lub drukowania list pobrań.

Te opcje służą nie tylko klientowi, który może aktualizować listę kompletacji aż do momentu pakowania, ale także osobie kompletującej, która może dwukrotnie sprawdzić zamówienia, aby zapewnić dokładność — bezpośrednio z telefonu komórkowego.

Oznacza to, że klient, który chce dodać kolejny przedmiot do swojego zamówienia po zrealizowaniu zamówienia, może to zrobić, a Ty nadal możesz wysłać wszystko razem, aby obniżyć koszty wysyłki i pakowania.

Zwiększ dokładność kompletacji

Ważną miarą dla każdego magazynu lub centrum dystrybucji jest dokładność kompletacji. Ten numer informuje, jak często właściwy towar jest pobierany z magazynu i wysyłany do klienta. Skutecznym sposobem na poprawę dokładności kompletacji w firmie jest optymalizacja systemu kompletacji, co można zrobić na kilka różnych sposobów.

Najpierw upewnij się, że wszystkie przedmioty w twoim ekwipunku są poprawnie oznaczone. Umożliwi to bardziej efektywne lokalizowanie i śledzenie elementów za pomocą WMS.

Po drugie, skorzystaj z technologii, takiej jak skanowanie kodów kreskowych. Poprawi to wskaźniki dokładności, niezależnie od tego, czy korzystasz z ręcznego, czy zautomatyzowanego systemu kompletacji.

Po trzecie, przeszkol swoich pracowników w zakresie właściwych procedur kompletacji. Pomoże to zapewnić prawidłowe i wydajne pobieranie przedmiotów.

Na koniec rozważ dodanie części kontroli jakości do procesu wysyłki, w której przedmioty są sprawdzane podczas pobierania lub przed pakowaniem, aby zapewnić dokładny pobór.

Wykonanie tych kroków może poprawić dokładność kompletacji w firmie, obniżyć koszty pracy i zwiększyć zadowolenie klientów.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące usprawnienia realizacji zamówień

Jakie są sześć kroków w procesie realizacji zamówienia?

Oto sześć kroków w procesie realizacji zamówienia, aby zapewnić szybką i prawidłową realizację każdego zamówienia:

1. Odbierz zamówienie: po otrzymaniu zamówienia upewnij się, że zostało ono prawidłowo przetworzone.
2. Wybierz i zapakuj przedmioty: Po otrzymaniu zamówienia musisz odebrać i zapakować przedmioty do wysyłki.
3. Wygeneruj etykietę wysyłkową: po spakowaniu produktów musisz wygenerować etykietę wysyłkową, aby zamówienie mogło zostać wysłane.
4. Wyślij zamówienie: W tym miejscu zamówienie opuszcza twoje ręce i kieruje się do klienta. Upewnij się, że jest odpowiednio oznakowany i zapakowany, aby dotarł bezpiecznie.
5. Wyślij informacje o śledzeniu: po wysłaniu zamówienia musisz wysłać klientowi informacje o śledzeniu, aby mógł śledzić postępy.
6. Zaktualizuj status zamówienia: Na koniec musisz zaktualizować status zamówienia w swoim systemie, aby klient mógł zobaczyć, że jego zamówienie zostało wysłane i ostatecznie dostarczone.

Jak outsourcing może usprawnić proces realizacji zamówień?

Jednym ze sposobów na usprawnienie procesu realizacji zamówień jest outsourcing części lub całości. Outsourcing umożliwia firmom handlu elektronicznego korzystanie z większej puli zasobów i wiedzy, co może prowadzić do bardziej wydajnej i efektywnej realizacji zamówień.

W szczególności znaczące korzyści wynikające z outsourcingu procesu realizacji zamówień to poprawa dokładności kompletacji, zwiększenie szybkości kompletacji i obniżenie kosztów pracy. Wszystkie te ulepszenia mogą prowadzić do zwiększenia satysfakcji i lojalności klientów.

Jeśli zastanawiasz się nad outsourcingiem realizacji zamówień, należy pamiętać o kilku rzeczach. Najpierw musisz wybrać odpowiedniego dostawcę. Istnieje wielu dostawców realizacji zamówień, dlatego konieczne jest przeprowadzenie badań i znalezienie takiego, który będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

Inną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że zanim zlecisz outsourcing, musisz dobrze zrozumieć swój własny proces realizacji zamówienia. Pomoże to w przekazaniu usługodawcy informacji o Twoich potrzebach i zapewni, że będzie on w stanie spełnić Twoje specyficzne wymagania.

Outsourcing realizacji zamówień może również pomóc firmom handlu elektronicznego uwolnić wewnętrzne zasoby, które można lepiej wykorzystać w innych częściach firmy.

Jeśli poświęcisz czas na znalezienie odpowiedniego dostawcy i przygotujesz się do procesu outsourcingu, możesz czerpać wiele korzyści, jakie może zaoferować outsourcing.

Realizacja zamówienia kolejne kroki

Poprawa procesu realizacji zamówień może wydawać się zniechęcająca, ale jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na poprawę wyników firmy.

Możesz usprawnić cały proces, rozumiejąc czas cyklu realizacji zamówień, minimalizując decyzje pracowników magazynu, stosując klasyfikację zapasów, utrzymując wystarczającą ilość zapasów pod ręką oraz włączając zarządzanie i wsparcie w wielu lokalizacjach.

Zwiększenie przejrzystości oraz dokładności i szybkości kompletacji to kluczowe cele, o których należy pamiętać podczas pracy nad usprawnieniem procesu realizacji.