8 лучших лайфхаков с Google Docs для маркетинговых агентств и их клиентов

• Создайте новый пустой документ Google.
• Перетащите (или загрузите) файл Word в Документ Google.
• Выберите «Файл » и выберите «Сохранить как Google Docs».
• Почти мгновенно вы увидите всплывающее окно ниже!

Хитрость № 5: Используйте шаблоны.

Если вы похожи на меня, вы, вероятно, миллион раз проходили через главный экран Google Docs, не задумываясь о галерее шаблонов вверху. В следующий раз остановись и посмотри. Вы будете счастливы, что сделали.

Шаблоны Google чрезвычайно полезны для создания (и повторного использования) профессиональных, полированных документов — например, для регулярной отправки документов с логотипом вашей компании или клиента вверху. Обычно существует два варианта шаблонов, основанных на следующем:

• У вашей компании есть учетная запись Google G Suite? Если это так, вы можете отправить свои собственные шаблоны в галерею, чтобы любой сотрудник вашей компании мог получить к ним доступ в любое время. (Этот простой обходной путь намного лучше, чем сохранение шаблонов где-нибудь на общем диске команды!)
  
  Для этого просто нажмите ГАЛЕРЕЯ ШАБЛОНОВ на главной странице Документов Google и следуйте инструкциям, чтобы «отправить шаблон». Когда вы вернетесь в галерею, вы увидите, что она закреплена там.

• Используете стандартную учетную запись gmail.com или Google G Suite? Вы по-прежнему можете использовать то же разнообразие стилей шаблонов для создания документов профессионального качества. Хотя вы не можете сохранять свои документы как шаблоны, вы можете использовать следующий простой обходной путь:
  
  
  • Создайте свой шаблон.
  • Нажмите Файл -> Сделать копию.
  • Дайте вашему документу название, к которому вы сможете вернуться (например, Шаблон блога для PMG ).
  • Используйте эту версию шаблона для своей задачи.
  • Повторите эти шаги, чтобы создать чистую копию в следующий раз.

Хитрость № 6: одним махом предоставьте нескольким документам общие разрешения.

Ничто не убивает импульс рабочего процесса быстрее, чем попытка открыть документ и блокировка файла. К настоящему времени мы, вероятно, все сталкивались с необходимостью «предоставлять» или «запрашивать доступ» у соавтора.

Эта неприятность особенно проблематична для комплексных проектов, которые содержат центральный документ (часто лист Google) со ссылками на несколько дополнительных документов Google, таких как редизайн веб-сайта или календарь контента. Итак, вам нужно изменить разрешения для каждого отдельного файла?

К счастью, нет. Существует несколько быстрых и простых приемов, позволяющих одновременно изменить права доступа к нескольким документам. Вот как я это делаю:

• Перейдите в раздел «Мой диск» в Google (откроется каталог всех ваших документов, таблиц и т. д. Google).
• Выберите несколько файлов, которыми вы хотите поделиться.
• Щелкните правой кнопкой мыши, выберите «Поделиться», затем выберите « Дополнительно».
• Во всплывающем окне общего доступа в разделе « У кого есть доступ » измените права доступа к файлам для нескольких документов.

• На этом этапе вы можете активно уведомлять пользователей, «приглашая людей», или копировать ссылки для обмена , чтобы вы могли отправить их в отдельном электронном письме.

Хитрость № 7: Используйте надстройку Table of Contents.

Работаете над длинным документом с большим количеством разделов? Надстройка Table of Contents создает организационные подсказки на боковой панели, которые помогают вам легко перемещаться по документу. Это оглавление легко редактируется и может быть добавлено или удалено из вашего рабочего вида в любое время.

(Для документов, которые особенно длинны, это дополнение может немного замедлить вас, но, вероятно, не больше, чем прокрутка!)

Чтобы получить доступ к этому бесплатному дополнению — наряду с несколькими другими интересными — откройте документ Google и найдите меню «Дополнения» в верхней части страницы. Вы можете добавить или удалить его из представления документа в любое время, выбрав или сняв флажок « Вид » > « Показать структуру документа».

Хитрость № 8: Отмечайте людей в комментариях.

Для Документов Google с несколькими соавторами вы можете пометить определенного человека в своих комментариях, чтобы он принял меры. Вы можете быстро сделать это, добавив «@» или «+» перед вводом имени или адреса электронной почты. Документы Google предоставят варианты контактов на основе ваших контактов Gmail.

Итак, расскажите нам, сколько из этих хаков вы уже используете? А как насчет остальной части вашей маркетинговой команды?

Имейте в виду, что чем больше вы используете Google Docs и чем больше вы поощряете своих коллег и клиентов, которые все еще используют Microsoft Word, тем больше вы создаете эффективности, которую вы просто не можете получить с Microsoft Word. Извините Word... это был отличный пробег.

В PMG мы любим искать способы помочь нашей команде и клиентам получать удовольствие от повседневной работы. Эти простые лайфхаки в Google Docs — лишь малая часть большой картины создания исключительных результатов для наших и ваших клиентов. Позвольте нам помочь вам создать и внедрить маркетинговую стратегию, которая быстро и эффективно обеспечит эффективные результаты — просто свяжитесь с нами в любое время!