วิธีที่ CRM Automation ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานภายใน Google Workspace

ทีมส่วนใหญ่ไม่มีแผนที่จะนำ CRM ไปใช้

มันเกิดขึ้นเมื่อ Gmail เต็ม การประชุมกองอยู่ในปฏิทิน และข้อมูลก็กระจายไปทั่วชีต จนกระทั่งความไร้ประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ กลายเป็นการพลาดการติดตาม การเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน ประสิทธิภาพของทีมลดลง และสูญเสียข้อตกลงในที่สุด

สิ่งที่ขาดหายไปคือโครงสร้างและระบบอัตโนมัติที่เชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน

หากทีมของคุณทำงาน ภายใน Google Workspace CRM ของคุณควรทำงานที่นั่นเช่นกัน ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติโดยไม่ต้องบังคับให้คุณต้องละทิ้งเครื่องมือในชีวิตประจำวัน

ความหมายของ CRM อัตโนมัติในสภาพแวดล้อมของ Google Workspace

หากทีมของคุณทำงานใน Gmail, Google ปฏิทิน, ชีต และไดรฟ์อยู่แล้ว CRM ของคุณไม่ควรอยู่ที่อื่น

การตั้งค่าที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณดำเนินการขายทั้งหมดได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องออกจาก Google Workspace

ซึ่งรวมถึง:

• การจับลูกค้าเป้าหมาย — สร้างบันทึกจากอีเมลขาเข้า การส่งแบบฟอร์ม หรือการสอบถามเว็บไซต์โดยอัตโนมัติ
• เชื่อมโยงอีเมลอัตโนมัติ — ซิงค์การสนทนากับผู้ติดต่อและจัดการที่ถูกต้องโดยไม่ต้องบันทึกด้วยตนเอง
• การสร้างและอัปเดตข้อตกลง — สร้างข้อตกลงใหม่จากอีเมลที่ผ่านการรับรองและย้ายผ่านขั้นตอนต่างๆ ตามกิจกรรม
• การอัปเดตสถานะและไปป์ไลน์ — สะท้อนถึงความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เมื่อมีการกำหนดการประชุม มีการส่งข้อเสนอ หรือได้รับการตอบกลับ
• การติดตามผลและงานอัตโนมัติ — เรียกใช้การแจ้งเตือนและขั้นตอนถัดไปหลังการประชุมหรือการเปลี่ยนแปลงเวที
• การแจ้งเตือนและการมอบหมายงานของทีม — กำหนดเส้นทางลูกค้าเป้าหมายโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

แทนที่จะสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ กระบวนการขายจะดำเนินการในที่ที่ทีมของคุณทำงานอยู่แล้ว ภายใน Google Workspace ที่มีโครงสร้าง การเปิดเผยข้อมูล และระบบอัตโนมัติในตัว

วิธีการทำงานของ CRM อัตโนมัติในเครื่องมือต่างๆ ของ Google Workspace

ระบบอัตโนมัติภายใน Gmail

อีเมลยังคงเป็นช่องทางการสื่อสารหลักสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ หากไม่มีระบบอัตโนมัติ กล่องขาเข้าจะกลายเป็นที่เก็บถาวรที่เกะกะแทนที่จะเป็นระบบที่มีโครงสร้าง

CRM อัตโนมัติภายใน Gmail สามารถ:

• บันทึกอีเมลโดยอัตโนมัติเพื่อบันทึกการติดต่อ
• สร้างโอกาสในการขายใหม่จากอีเมลขาเข้าและขาออก
• มอบหมายการสนทนาให้กับตัวแทนขายเฉพาะราย
• ทริกเกอร์ลำดับการติดตามผลหากไม่ได้รับการตอบกลับ
• ขับเคลื่อนข้อตกลงไปข้างหน้าเมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าตอบสนอง

แทนที่จะถือว่า Gmail เป็นกล่องจดหมายแบบคงที่ ระบบอัตโนมัติทำให้ Gmail เป็นแบบไดนามิก ทุกข้อความจะกลายเป็นจุดข้อมูลที่ขับเคลื่อนเวิร์กโฟลว์ไปข้างหน้า

ลองดู CRM ที่ดีที่สุดสำหรับ Gmail

ระบบอัตโนมัติภายใน Google Calendar

การประชุมไม่ใช่แค่ช่วงเวลาเท่านั้น แต่ยังเป็นเหตุการณ์สำคัญในข้อตกลงอีกด้วย

ในสภาพแวดล้อม CRM ที่บูรณาการอย่างเหมาะสม ทุกกิจกรรมในปฏิทินควรเชื่อมต่อกับบันทึก CRM ที่เกี่ยวข้อง และทุกบันทึกข้อตกลงควรแสดงประวัติการประชุมทั้งหมดเพื่อการเข้าถึงและบริบทที่รวดเร็ว

ซึ่งหมายความว่า:

• กิจกรรมในปฏิทินจะเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อและข้อตกลงที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
• บันทึกข้อตกลงแสดงการประชุมที่กำลังจะเกิดขึ้นและการประชุมที่ผ่านมาในไทม์ไลน์เดียว
• กิจกรรมในปฏิทินประกอบด้วยการเข้าถึงบันทึก CRM โดยตรง ดังนั้นคุณจึงสามารถเปิดข้อตกลงหรือผู้ติดต่อได้ในคลิกเดียว

เป้าหมายไม่ใช่แค่ระบบอัตโนมัติเท่านั้น มันเป็นบริบท

เมื่อบันทึกการประชุมและข้อตกลงเชื่อมต่อกันอย่างสมบูรณ์ ตัวแทนฝ่ายขายจะเตรียมตัวเร็วขึ้น ผู้จัดการจะมองเห็นได้ชัดเจน และไม่มีโอกาสใดขึ้นอยู่กับความทรงจำ

ระบบอัตโนมัติภายใน Google ชีตและ Looker Studio

หลายทีมยังคงใช้สเปรดชีตในการรายงาน ปัญหาคือการอัปเดตด้วยตนเองทำให้ตัวเลขล้าสมัยและการคาดการณ์ที่ไม่ถูกต้อง

ระบบ CRM อัตโนมัติสามารถซิงค์ข้อมูลสดลงในแดชบอร์ดของ Google ชีตได้ รายงานจะอัปเดตโดยอัตโนมัติตามความคืบหน้าของข้อตกลง เอกสารที่จัดเก็บไว้ใน Google Drive สามารถเชื่อมโยงไปยังบันทึก CRM ได้โดยตรง ช่วยลดความสับสนในเอกสาร

แทนที่จะจัดเตรียมรายงานรายสัปดาห์ด้วยตนเอง ผู้จัดการจะเข้าถึงแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ขับเคลื่อนโดยข้อมูล CRM อัตโนมัติ

แทนที่กระบวนการขายด้วยตนเองด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ขั้นตอนการขายแบบเดิมๆ เต็มไปด้วยความล่าช้าที่ซ่อนอยู่:

• ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ากรอกแบบฟอร์ม
• มีคนมอบหมายลูกค้าเป้าหมายด้วยตนเอง
• ตัวแทนฝ่ายขายส่งอีเมล
• ตัวแทนลืมติดตาม
• ข้อตกลงซบเซา

สิ่งนี้ไม่รู้สึกว่าสำคัญในขณะนี้ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ความล่าช้าเล็กน้อยเหล่านี้จะส่งผลต่อความเร็ว ความสม่ำเสมอ และรายได้ในการตอบสนองต้นทุน

ระบบอัตโนมัติที่ออกแบบมาอย่างดีจะขจัดจุดอ่อนเหล่านี้

เมื่อลูกค้าเป้าหมายเข้าสู่ระบบ จะสามารถ:

• ได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้จัดการที่เหมาะสมตามอาณาเขต ผลิตภัณฑ์ หรือปริมาณงาน
• รับการตอบรับส่วนบุคคลภายในไม่กี่นาที
• ทริกเกอร์ลำดับการติดตามผลที่มีโครงสร้าง
• สร้างงานที่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจน
• ย้ายไปยังขั้นตอนไปป์ไลน์ที่เหมาะสมตามการมีส่วนร่วม

สิ่งที่จำเป็นต้องมีการดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ห้าครั้งก่อนหน้านี้จะเกิดขึ้นทันที ผลลัพธ์ไม่ได้เป็นเพียงการประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังมีความสม่ำเสมออีกด้วย

การจัดการลูกค้าเป้าหมายอัตโนมัติภายใน Google Workspace

การจัดการลูกค้าเป้าหมายคือจุดที่ระบบอัตโนมัติของ CRM มอบผลกระทบที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุด

เมื่อเชื่อมต่ออย่างถูกต้อง การส่งแบบฟอร์มจะสามารถสร้างบันทึก CRM ได้โดยอัตโนมัติ การสอบถามทางอีเมลจาก Gmail สามารถสร้างโอกาสในการขายใหม่ได้ แคมเปญการตลาดสามารถส่งข้อมูลไปยังไปป์ไลน์ได้โดยตรง

ระบบอัตโนมัติสามารถ:

• คะแนนโอกาสในการขายตามกิจกรรม
• กำหนดลีดให้กับตัวแทนเฉพาะ
• ทริกเกอร์ลำดับการดูแลอีเมล
• สร้างงานติดตามผลโดยมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน

แทนที่จะตอบสนองต่อลีดเป็นระยะๆ ทีมจะดำเนินการภายในโฟลว์ที่มีโครงสร้าง

สื่อสารและติดตามลูกค้าโดยอัตโนมัติ

สาเหตุสำคัญประการหนึ่งที่ข้อตกลงล้มเหลวนั้นเกิดขึ้นได้ง่าย ๆ นั่นก็คือ ขาดการติดตามผล

ตัวแทนลืมไป ลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป อีเมลถูกฝัง

ระบบ CRM อัตโนมัติช่วยลดการพึ่งพาหน่วยความจำนี้ หากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไม่ตอบกลับภายในสามวัน ระบบจะสร้างการแจ้งเตือนขึ้น หากข้อตกลงไม่มีการใช้งานเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ การแจ้งเตือนจะแจ้งเตือนผู้จัดการ หากการประชุมสิ้นสุดลงโดยไม่มีขั้นตอนถัดไป งานจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสื่อสารจะดำเนินต่อไปโดยไม่ต้องอาศัยวินัยของมนุษย์เพียงอย่างเดียว

นอกจากนี้ยังช่วยให้มีความเป็นส่วนตัวในวงกว้างอีกด้วย ลำดับอีเมลสามารถปรับตามพฤติกรรมของผู้รับ ช่วยเพิ่มอัตราการตอบกลับโดยไม่ต้องเพิ่มภาระงาน

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่านระบบอัตโนมัติ

การทำงานร่วมกันภายใน Google Workspace มักประสบปัญหาช่องว่างในการมองเห็น ผู้จัดการขอข้อมูลอัปเดต เพื่อนร่วมทีมส่งต่อเธรดอีเมล บริบทจะหายไป

ระบบอัตโนมัติรวมศูนย์การสื่อสาร ประวัติอีเมล บันทึกการประชุม และลิงก์เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในบันทึก CRM โดยอัตโนมัติ การแจ้งเตือนสามารถแจ้งเตือนสมาชิกในทีมเมื่อมีการกระทำบางอย่างเกิดขึ้น

แทนที่จะไล่ตามการอัปเดต ทีมทำงานจากแหล่งความจริงที่มีร่วมกัน

ระบบอัตโนมัติปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูลและการรายงานได้อย่างไร

การใช้ CRM ด้วยตนเองมักส่งผลให้ข้อมูลไม่สมบูรณ์ ช่องต่างๆ ถูกข้ามไป การประชุมจะไม่ถูกบันทึก ข้อเสนอยังคงอยู่ในขั้นตอนที่ล้าสมัย

ระบบอัตโนมัติสร้างมาตรฐานการป้อนข้อมูล ฟิลด์และการดำเนินการที่จำเป็นจะถูกทริกเกอร์โดยอัตโนมัติ อัพเดตขั้นตอนไปป์ไลน์ตามตรรกะที่กำหนดไว้

สิ่งนี้จะปรับปรุงความแม่นยำในการคาดการณ์และให้ทีมผู้นำได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับ:

• ความเร็วการขาย
• อัตราการแปลง
• ระดับกิจกรรม
• ประมาณการรายได้

การรายงานที่แม่นยำไม่ใช่ผลพลอยได้จากระเบียบวินัย แต่กลายเป็นผลลัพธ์ตามธรรมชาติของการออกแบบระบบ

กรณีการใช้งานจริงทางธุรกิจของระบบ CRM อัตโนมัติใน Google Workspace

ทีมขายใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อขจัดงานธุรการที่ซ้ำซากและมุ่งเน้นที่การปิดการขาย

ทีมการตลาดทำการดักจับลูกค้าเป้าหมายและรับรองคุณสมบัติโดยอัตโนมัติ การส่งแบบฟอร์มสามารถสร้างบันทึก CRM ได้ทันที ให้คะแนนลูกค้าเป้าหมายตามการมีส่วนร่วม และผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่มีคุณสมบัติสามารถกำหนดเส้นทางไปยังการขายได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้เวลาตอบสนองสั้นลงและปรับปรุงอัตราการแปลง

ที่ปรึกษาและเอเจนซี่ใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อจัดการการเริ่มต้นใช้งานและการติดตามผลของลูกค้าโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง

ธุรกิจขนาดเล็กได้รับประโยชน์สูงสุด ด้วยจำนวนพนักงานที่จำกัด ระบบอัตโนมัติทำให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าเป้าหมายทุกคนจะได้รับการตอบกลับ การแจ้งเตือนจะไม่ถูกลืม และการรายงานการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ทีมขนาดเล็กสามารถรักษาระเบียบวินัยของกระบวนการได้คล้ายกับองค์กรขนาดใหญ่มาก

เรียนรู้เพิ่มเติมในคำแนะนำของเรา: Google CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ข้อผิดพลาดของระบบอัตโนมัติที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

ระบบอัตโนมัตินั้นทรงพลัง แต่เวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาไม่ดีสามารถสร้างความสับสนได้

• ระบบอัตโนมัติมากเกินไปอาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารด้วยหุ่นยนต์
• โซ่ทริกเกอร์ที่ซับซ้อนอาจกลายเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ
• การขาดการตรวจสอบสามารถซ่อนข้อผิดพลาดได้
• ทำให้กระบวนการที่เสียหายเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• ไม่มีความเป็นเจ้าของระบบอัตโนมัติที่ชัดเจน
• โครงสร้างข้อมูลที่ไม่ดีหลังระบบอัตโนมัติ

แนวทางที่ดีที่สุดคือการนำไปปฏิบัติอย่างค่อยเป็นค่อยไป เริ่มต้นด้วยขั้นตอนการทำงานง่ายๆ ทดสอบพวกเขา ติดตามผล ขยายอย่างมีเหตุผล

ความปลอดภัย สิทธิ์ และการควบคุมในขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

เมื่อทำให้กระบวนการภายใน Google Workspace เป็นอัตโนมัติ การรักษาความปลอดภัยจะต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก

การเข้าถึงตามบทบาทช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลและเอกสารที่ละเอียดอ่อนจะปรากฏแก่ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น บันทึกการตรวจสอบติดตามการดำเนินการอัตโนมัติ การตั้งค่าการอนุญาตป้องกันการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ

เลือกระบบ CRM ที่เป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของ Google Workspace และให้การควบคุมกฎการทำงานอัตโนมัติอย่างละเอียด

วิธีเริ่มทำให้ Google Workspace เป็นแบบอัตโนมัติด้วย CRM

ระบบอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยความชัดเจนของกระบวนการ

• ขั้นแรก ระบุการกระทำซ้ำๆ ที่ใช้เวลานาน
• ประการที่สอง กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ สิ่งที่ ควร เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
• ประการที่สาม เลือก CRM ที่รองรับการผสานรวม Google Workspace ในเชิงลึก เพื่อให้การดำเนินการเหล่านี้ทำงานภายใน Gmail ได้โดยตรง
• ประการที่สี่ ใช้เวิร์กโฟลว์ครั้งละหนึ่งรายการ
• สุดท้ายนี้ ทดสอบดูครับ ปรับมัน. ให้แน่ใจว่าทีมงานเข้าใจมัน

เป้าหมายไม่ใช่การทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในทันที คือการสร้างระบบที่ปรับขนาดได้อย่างเป็นธรรมชาติเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมในคำแนะนำของเรา: วิธีเลือก CRM ที่ดีที่สุดสำหรับ Google Workspace

การวัดผลกระทบของระบบ CRM อัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติควรนำเสนอการปรับปรุงที่มองเห็นและวัดผลได้ ไม่ใช่แค่ความสะดวกสบายเท่านั้น

เริ่มต้นด้วยตัวชี้วัดการดำเนินงาน:

• เวลาตอบสนองของลีด — การสอบถามข้อมูลใหม่ได้รับการติดต่อครั้งแรกเร็วแค่ไหน
• ความเร็วของข้อตกลง — โอกาสที่ย้ายจากสัมผัสแรกไปสู่การปิดได้เร็วแค่ไหน
• อัตราความสำเร็จของงาน — ไม่ว่าการติดตามผลจะเกิดขึ้นตรงเวลาหรือไม่
• ความสอดคล้องของกิจกรรม — อีเมลที่ส่ง การประชุมที่จัดขึ้น ขั้นตอนถัดไปที่บันทึกไว้

จากนั้นจึงย้ายไปสู่ผลกระทบทางธุรกิจ:

• รายได้ต่อตัวแทนขาย
• อัตราการแปลงระหว่างขั้นตอนไปป์ไลน์
• ความแม่นยำในการพยากรณ์
• ความพึงพอใจและการรักษาลูกค้า

หากระบบอัตโนมัติทำงาน คุณจะเห็นการติดตามผลที่พลาดน้อยลง ความคืบหน้าในกระบวนการเร็วขึ้น และใช้เวลามากขึ้นในการสนทนาที่สร้างรายได้