สิ้นสุดการบันทึกด้วยตนเอง: วิธีเชื่อมโยงเธรด Gmail กับโปรไฟล์ไคลเอ็นต์ใน CRM โดยอัตโนมัติ

เผยแพร่แล้ว: 2026-01-27

"ภาษีการป้อนข้อมูล": เหตุใดการบันทึกด้วยตนเองจึงทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณลดลง

ตัวแทนขายส่วนใหญ่ไม่ลาออกเพราะพวกเขาเกลียดการขาย พวกเขาลาออกเพราะพวกเขาเกลียด "ภาษีการป้อนข้อมูล" นี่เป็นค่าใช้จ่ายแอบแฝงในการบำรุงรักษา CRM - ชั่วโมงที่ใช้ในแต่ละสัปดาห์ในการคัดลอกหัวเรื่อง การวางข้อความเนื้อหา และการบันทึกวันที่ "ส่ง" ลงในฐานข้อมูลด้วยตนเอง

อันตรายจาก “ข้อมูลมืด”

เมื่ออีเมลไม่เชื่อมโยงโดยอัตโนมัติ บริษัทของคุณจะประสบปัญหา "Dark Data" สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อข้อมูลสำคัญ เช่น คำคัดค้านเฉพาะของลูกค้าหรือข้อตกลงทางวาจาที่ทำผ่านทางอีเมล ติดอยู่ในกล่องจดหมายส่วนตัวของพนักงานขาย

หากสมาชิกในทีมไปพักร้อน: สมาชิกในทีมที่เหลือจะตาบอด
หากตัวแทนออกจากบริษัท: ประวัติทั้งหมดของพวกเขากับลูกค้าของคุณจะหายไปพร้อมกับพวกเขา
ผลลัพธ์: คุณสูญเสีย "ความทรงจำเชิงสถาบัน" ของธุรกิจของคุณ นำไปสู่คำถามที่น่าอึดอัดใจและซ้ำซากสำหรับลูกค้าของคุณและพลาดโอกาส

วิสัยทัศน์ NetHunt: CRM ที่เติมข้อมูลในตัวเอง

ที่ NetHunt เราเชื่อว่าคุณไม่ควรต้องทำงานให้กับ CRM ของคุณ CRM ของคุณควรทำงานเพื่อคุณ วิสัยทัศน์ของเราคือสภาพแวดล้อมแบบ "Zero-Touch"

ลองจินตนาการถึงโลกที่คุณเพียงกด "ส่ง" ใน Gmail แล้ว CRM ก็รู้ได้ทันทีว่า "โอ้ อีเมลนี้เป็นของข้อตกลงของ Acme Corp" และบันทึกไว้ในไทม์ไลน์ที่ถูกต้องก่อนที่คุณจะย้ายไปยังข้อความถัดไปด้วยซ้ำ ด้วยการเชื่อมโยงระหว่างการสนทนาและบันทึกของคุณโดยอัตโนมัติ เราจะยกเลิก "ภาษีการป้อนข้อมูล" โดยสิ้นเชิง คุณอยู่ในขั้นตอนการทำงานของคุณ และ CRM ของคุณยังคงแม่นยำ 100% โดยให้ "แหล่งความจริงแหล่งเดียว" สำหรับทั้งบริษัทโดยที่คุณไม่ต้องยกนิ้วเลย

วิธีการทำงานของการผสานรวม Gmail แบบเนทิฟของ NetHunt

NetHunt CRM ไม่ใช่แค่แอปที่เชื่อมต่อกับ Gmail เท่านั้น มันเป็นส่วนโครงสร้างของกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ ทำงานโดยการ "ซ้อนทับ" ข้อมูลอัจฉริยะของ CRM ลงบนอินเทอร์เฟซ Google Workspace โดยตรง นี่คือความมหัศจรรย์ทางเทคนิคที่เกิดขึ้นเบื้องหลังเพื่อทำให้การบันทึกแบบแมนนวลกลายเป็นเรื่องในอดีต

การเชื่อมโยงอีเมลอัตโนมัติ

แกนหลักของระบบอัตโนมัติของ NetHunt คือความสามารถในการจดจำผู้คน ทันทีที่อีเมลเข้ามาในกล่องจดหมายของคุณ อัลกอริธึมของ NetHunt จะสแกนช่อง "จาก" และ "ถึง"

การจับคู่ : หากที่อยู่อีเมลตรงกับบันทึกที่มีอยู่ใน CRM ของคุณ NetHunt จะสร้างสะพานดิจิทัลทันที
บันทึก: ทุกการตอบกลับ ส่งต่อ และไฟล์แนบในชุดข้อความนั้นจะถูกสะท้อนโดยอัตโนมัติในไทม์ไลน์โปรไฟล์ CRM ของลูกค้า
ประสบการณ์ "Zero-Click" : คุณไม่จำเป็นต้องคลิก "บันทึกไปยัง CRM" หรือ "ซิงค์" หากมีผู้ติดต่ออยู่ ประวัติก็จะอยู่ที่นั่น ราวกับว่า CRM ของคุณเป็นผู้ช่วยที่มองไม่เห็นซึ่งคอยจัดเก็บเอกสารของคุณอยู่เบื้องหลัง

เรื่องราวของลูกค้าในภาพรวมของแถบด้านข้าง

ส่วนที่ทรงพลังที่สุดของการรวมระบบคือแถบด้านข้าง NetHunt เมื่อคุณเปิดชุดข้อความอีเมล แผงเฉพาะจะปรากฏที่ด้านขวาของหน้าจอ Gmail

คุณสามารถดู: โดยไม่ต้องออกจากอีเมล

โปรไฟล์: ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์โซเชียลมีเดีย และข้อมูลลูกค้าอื่น ๆ ที่คุณมี
ไทม์ไลน์: ประวัติแบบเลื่อนได้ของทุกปฏิสัมพันธ์ที่ทีมของคุณมีกับพวกเขา - อีเมลก่อนหน้า บันทึกการประชุม และข้อมูลสรุปการโทร
สถานะข้อตกลง: ไปป์ไลน์ที่พวกเขาอยู่และมูลค่ารวมของธุรกิจที่มีศักยภาพ
งาน: งานใดๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนี้

ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องถามลูกค้าว่า "เตือนฉันถึงสิ่งที่เราพูดคุยกันเมื่อเดือนที่แล้ว" คำตอบอยู่ตรงนั้น ห่างจากร่างคำตอบของคุณเพียงไม่กี่นิ้ว

แชร์กับเธรดส่วนตัว

ข้อกังวลที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งเกี่ยวกับการเชื่อมโยงอีเมล–CRM อัตโนมัติคือความเป็นส่วนตัว ไม่ใช่ทุกการสนทนาจะอยู่ในบันทึก CRM ที่ใช้ร่วมกัน ลองนึกถึงจดหมายโต้ตอบของผู้บริหาร การสนทนาภายใน หรืออีเมลใบแจ้งหนี้จากที่อยู่ทั่วไป

NetHunt เข้าใกล้สิ่งนี้ด้วยกฎการยกเว้นอันชาญฉลาด คุณสามารถควบคุมได้อย่างแม่นยำว่าอีเมลใด ไม่ ควรลิงก์ด้วยการตั้งค่าการยกเว้นที่ระดับพื้นที่ทำงาน:

ที่อยู่อีเมลที่ยกเว้น คุณสามารถกำหนดที่อยู่อีเมลเฉพาะที่ไม่ควรเชื่อมโยงอัตโนมัติได้ หากที่อยู่ที่ยกเว้นปรากฏในฟิลด์ถึง จาก หรือ CC อีเมลจะไม่เชื่อมโยงกับบันทึก CRM ใด ๆ แม้ว่าผู้รับรายอื่นจะเป็นผู้ติดต่อที่ถูกต้องก็ตาม
โดเมนที่ยกเว้น คุณยังสามารถยกเว้นทั้งโดเมนได้ หากอีเมล ใดๆ ในชุดข้อความเป็นของโดเมนที่ถูกแยกออก ข้อความจะยังคงไม่มีการเชื่อมโยง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการกรองใบแจ้งหนี้ อีเมลระบบอัตโนมัติ หรือการสื่อสารที่ละเอียดอ่อนของผู้บริหาร

การเชื่อมโยงด้วยตนเองเมื่อจำเป็น

แม้ว่าอีเมลที่ยกเว้นจะไม่เชื่อมโยงอัตโนมัติ คุณยังคงควบคุมได้อย่างสมบูรณ์:

คุณสามารถเชื่อมโยงอีเมลไปยังบันทึก CRM ได้ด้วยตนเองเมื่อจำเป็น
เมื่อเชื่อมโยงแล้ว การตอบกลับทั้งหมดในชุดข้อความนั้นก็จะถูกเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติเช่นกัน
อีเมลในอนาคตจะยังคงไม่มีการเชื่อมโยงเว้นแต่คุณจะเชื่อมโยงอีกครั้งอย่างชัดเจน

แนวทางนี้ช่วยให้ CRM ของคุณสะอาด ตรงประเด็น และปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทีละขั้นตอน: การตั้งค่าการบันทึกอีเมลแบบไม่ต้องสัมผัส

การตั้งค่า NetHunt เพื่อจัดการการบันทึกของคุณเป็นกระบวนการที่ "ทำเพียงครั้งเดียว" เมื่อทั้งสามขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์ ระบบจะเข้ามาจัดการภาระหนักๆ ที่เหลือ เพื่อให้คุณมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาในข้อความของคุณเพียงอย่างเดียว

ขั้นตอนที่ 1: เชื่อมต่อพื้นที่ทำงานของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการ "จับมือ" ง่ายๆ ระหว่าง NetHunt และบัญชี Google ของคุณ เมื่อคุณติดตั้งส่วนขยาย NetHunt เป็นครั้งแรก คุณจะอนุญาตให้ CRM ดูข้อมูลเมตาอีเมลของคุณได้

ขั้นตอนที่ 2: การตั้งค่ากฎ "ลิงก์อัตโนมัติ"

NetHunt เชื่อมโยงอีเมลที่ส่งและรับไปยังบันทึก CRM โดยอัตโนมัติเมื่อมีฟิลด์ที่ตรงกันอยู่ในโฟลเดอร์ โดยทั่วไปจะเป็นฟิลด์ Email ในโฟลเดอร์เช่น Contacts , Leads หรือ Clients

การตั้งค่ามันขึ้นมา

หากต้องการเปิดใช้งานการเชื่อมโยงอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์:

ไปที่การตั้งค่า
เปิดการจัดการโฟลเดอร์และฟิลด์
เลือกโฟลเดอร์ (เช่น ผู้ติดต่อ หรือ ลูกค้าเป้าหมาย )
เพิ่มฟิลด์อีเมลหากจำเป็น
เปิดใช้งานการเชื่อมโยงอีเมลในอนาคตโดยอัตโนมัติ

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว อีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมดสำหรับที่อยู่นั้นจะถูกบันทึกลงในบันทึกโดยตรง

เชื่อมโยงอีเมลไปยังบริษัทโดยอัตโนมัติตามโดเมน

NetHunt ยังสามารถเชื่อมโยงอีเมลไปยังบันทึกของบริษัทเมื่อมีบุคคลหลายคนจากองค์กรเดียวกันติดต่อมา

ด้วยการเปิดใช้งานการเชื่อมโยงอัตโนมัติบน URL หรือฟิลด์ตามโดเมน NetHunt สามารถ:

เชื่อมโยงอีเมลทั้งหมดจากโดเมนเดียวกันไปยังบันทึกของบริษัทที่ถูกต้อง
สร้างบันทึกการติดต่อใหม่จากอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ
เชื่อมโยงผู้ติดต่อเหล่านั้นกับบริษัทด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ซึ่งจะทำให้การสื่อสารทั้งหมดกับองค์กรผ่านผู้ติดต่อหลายรายถูกจัดระเบียบไว้ในที่เดียว

ขั้นตอนที่ 3: การจัดการอีเมลที่ไม่ได้เชื่อมโยง

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้าเป้าหมายรายใหม่ส่งอีเมลถึงคุณเป็นครั้งแรก เนื่องจากพวกเขาไม่ได้อยู่ใน CRM ของคุณ จึงไม่มีโปรไฟล์ให้ลิงก์ไป NetHunt ทำให้การแก้ไขนี้ใช้เวลาหนึ่งวินาที:

เปิดอีเมลใน Gmail
คลิกที่ไอคอน NetHunt
เลือกโฟลเดอร์ (เช่น "ลูกค้าเป้าหมาย")
สร้างบันทึกและเชื่อมโยงอีเมล จากมิลลิวินาทีที่แน่นอนนั้น ทุกอีเมลในอนาคตกับบุคคลนั้นจะถูกเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติขั้นสูงสำหรับฐานข้อมูลที่ปลอดภัย

การเชื่อมโยงอัตโนมัตินั้นดี แต่การรักษาข้อมูลให้สะอาดและเป็นระเบียบคือสิ่งที่ทำให้ CRM มีคุณค่าอย่างแท้จริง NetHunt มีคุณสมบัติ "ขั้นสูง" หลายประการเพื่อให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลของคุณจะไม่ยุ่งเหยิง

การป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อน: ไม่มีอะไรทำลาย CRM ได้เร็วไปกว่าการมีโปรไฟล์ที่แตกต่างกันสามโปรไฟล์สำหรับ "John Smith" Deduplication Engine ของ NetHunt จะตรวจสอบที่อยู่อีเมลที่มีอยู่ก่อนที่จะสร้างบันทึกใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่าเธรดทั้งหมดจะรวมเป็นโปรไฟล์เดียวที่สะอาดตา
การรวมการติดตามอีเมล: เมื่ออีเมลเชื่อมโยงกับโปรไฟล์ NetHunt จะเชื่อมโยงข้อมูลการติดตามด้วย คุณสามารถดูได้โดยตรงจากอีเมลเมื่อพวกเขาเปิดอีเมลของคุณหรือคลิก ซึ่งจะเปลี่ยน "อีเมลที่บันทึกไว้" ธรรมดาๆ ให้เป็นข้อมูลการขายที่นำไปใช้ได้จริง

สรุป: มุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ ไม่ใช่การเก็บบันทึก

เป้าหมายสูงสุดของ CRM คือการช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น แต่ก็ยากที่จะ "เน้นความสัมพันธ์" เมื่อคุณจมอยู่กับงานด้านผู้ดูแลระบบ ด้วยการเชื่อมโยงระหว่าง Gmail และ NetHunt โดยอัตโนมัติ คุณจะเรียกคืนชั่วโมงที่ปกติสูญเสียไปกับการป้อนข้อมูลได้

คุณได้รับทีมที่ซิงค์กันตลอดเวลา ฐานข้อมูลที่แม่นยำ 100% และกล่องจดหมายที่ช่วยคุณปิดการขายได้จริงแทนที่จะเก็บข้อความไว้เฉยๆ

พร้อมที่จะลบ "วันผู้ดูแลระบบ" ของคุณออกจากปฏิทินแล้วหรือยัง? หยุดการคัดลอกและวางและเริ่มปิด เริ่มทดลองใช้ NetHunt CRM ของคุณวันนี้ และสัมผัสประสบการณ์อิสระของกล่องจดหมายที่บันทึกเอง