如何撰写月度销售报告
已发表: 2022-01-03作为一名销售经理，你有很多事情要做。 不断关注您的销售团队的表现。 销售部门是贵公司的引擎，它应该不断运转。 为了使该发动机在所有气缸上点火，销售代表应报告任意数量的 KPI。
尽管适用于销售团队的良好 CRM 具有用于实时监控销售进度的内置仪表板和报告，但销售代表仍然应该知道如何编写月度报告。 通知无法访问您的 CRM 仪表板的利益相关者（例如投资者）非常有用。 同样，您可能需要更新 C-Suite，他们没有时间在 CRM 仪表板上闲逛。
但是写销售报告是一项艰苦的工作。 您发现自己在问如何为老板或投资者撰写月度销售报告，那么您来对地方了。
在本文中，我们将解释：什么是月度销售报告，揭示它的组成部分，按 KPI 统计不同类型的月度销售报告，并分享一些可操作的技巧来创建出色的销售报告。
什么是月度销售报告？
月度销售报告提供公司上个月销售活动的概览。 它反映了企业内发生的不同销售流程，显示了销售量趋势，比较了销售漏斗不同步骤之间的数字，并概述了销售代表的表现。
销售报告是您的业务导航器，是帮助您的销售团队朝着正确方向前进的路线图。
各种报告有助于优化整体性能并揭示工作流程中的缺陷。 我们可以报告销售的不同方面，例如整体绩效、所产生收入的详细信息、销售量的发展，以根据目标衡量数量、客户生命周期价值和更多负载。
报告还可以关注销售代表及其销售周期绩效，从潜在客户产生到交易完成。 每份报告都是贵公司评估情况、确定最佳决策和采取行动类型的快照。
Valerie Kakovkina 
月度销售报告的关键要素
销售报告的时间、样本、内容和其他变量可能不同。 尽管如此，共同的结构总是相似的。 您的销售报告应包括项目当前状态、实际进度、未完成任务、预期条款和描述项目状态的其他基本要素的简明摘要。
每份销售报告都应包含一些关键要素。
项目概况
从项目的简要描述开始您的月度销售报告。 概述应包括报告的目标，并明确说明前一时期的成就。 这样，您就可以授予销售报告的读者访问已建立版本的项目背景的权限，并允许他们对您在当前期间的表现做出公正的判断。
概括
简短的摘要通常作为项目的高级别、一页概述以及与报告期间相关的关键指标来完成。 它的存在是为了让高管可以浏览一页信息，而不是阅读更完整的报告版本。 因此，在编写销售报告摘要时，请关注最重要的数据，并根据这些数据提供足够的洞察力和建议。
为了有效地总结一个项目，回顾一下当月的销售数字并确定关键要点。 传统上，销售报告的目标集中在……
- 追求的潜在客户数量
- 产生的销售额
- 产品销售量
数据细分
对于那些确实跳过摘要页面的高管，您应该创建几个部分来更详细地解释您报告的销售流程。 将每个部分重点放在一个单独的指标或过程上，以保持读者的理解。
关于哪些流程值得在报告中提及的决定权在于您和您所报告的人员。 但请记住，所有部分都应遵循大致相同的结构。 每个部分必须包括……
- 所讨论过程的简要概述
- 一系列相关 KPI 进一步支持您的部分的叙述
- 主要发现和建议
在使用 KPI 填充您的销售报告时，请确保您解释了每个项目正在衡量的内容并建立适当的时间框架。 如果数据集有任何波动，请务必详细说明。 以下是您可以在月度销售报告中包含的 KPI 的一些想法……
- 管道每个阶段的交易数量
- 每笔已完成交易的平均交易规模和价值
- 平均收盘率
- 销售周期的长度，完成每笔交易需要多长时间
为了进一步提高报告的质量并让公众更容易获得，请用图表来说明您谈论的数字。 不过，不要使您的视觉效果过于复杂。 与您的数据无关的令人困惑的图表或图表可能会弄乱整个报告，将注意力和重点放在错误的事情上。
结果
在本节中，报告销售人员解释他们的报告结果，并将报告期间的数据与上一期间的数据进行比较。 然后，他们评估销售业绩并提供一组结果以及详细的状态说明。 例如，设备采购“完成”或备件供应“延迟”。
如果需要对每个类别进行更详细的解释，则应在名为 Timeline 的小节中提供。
时间线小节包含有关主题里程碑的更多信息，并且通常形成为带有颜色指示已完成和正在进行的任务的网格。 它详细说明了已执行的工作、（不）遵守时间表、实际完成日期以及其他值得一提的重要事实。
结论和建议
月度销售报告的最后一部分为读者提供了有关后续步骤的简要结论和建议。
在本节中，您应该提供展望并解释哪些行动会对公司的发展产生影响。 提出一些可以优化流程并有助于解决未来问题的想法。 您也可以使用销售报告的这一部分来解释“为什么任务没有按计划完成？ ”或“哪些问题被视为障碍？ ”
例如，为了遵守完成项目所需的条款，可能需要某些资源。 这种必要性的解释应在本节中详细提交。
按 KPI 划分的销售报告类型
根据您在月度销售报告中反映的 KPI 类型，可以区分以下类型的销售报告。
销售KPI报告
这是一份包罗万象的月度销售报告，以收入、流失率、利润率、增量销售等高级销售指标为中心。 本报告的主要目标受众是 C 级高管。
销售 KPI 报告允许销售副总裁、高管和经理密切关注最重要的运营和战略数据。 这些信息使他们能够在需要时改变公司的销售策略。 必须每月跟踪这些指标，以提高指定销售目标的质量和绩效。
销售机会报告
销售机会报告侧重于公司每月产生的销售机会。 公司使用此报告可以轻松跟踪和衡量每个团队成员赢得交易的能力，并密切关注历史机会管道中的趋势。
销售机会报告发现管道中最重要的销售机会，分析这些机会的来源，并预测它们可以产生的收入。
销售周期长度报告
销售周期长度报告涵盖了您的销售代表的整个销售漏斗，从上到下。 它可以帮助销售经理跟踪他们的销售团队将销售机会转化为付费客户所需的时间。
该报告还概述了您的每个销售代表在将交易推向销售渠道方面的表现，帮助确定他们的优势和劣势。 通过可视化此报告，您可以查看发生停顿的位置并培训您的销售代表以更快地转换潜在客户。
Valerie Kakovkina 
销售转化报告
月度销售报告与前一份报告密切相关。 它进一步详细说明了您的销售团队在整个月内所做的活动，以及这些活动在将潜在客户转化为客户方面的有效性。
通常，销售转化报告比销售周期长度报告更详细，因为它分析了销售漏斗的每个步骤，逐个销售代表。 标准的转化跟踪报告包括联系信息、生成的潜在客户、合格的和赢得的信息，以及给定时间范围内的变化率。
冷电话仍然是用潜在客户填充销售渠道的最有效方法之一。 许多经理坚持创建外呼报告来分析销售活动的有效性。 该报告既有助于创建总体概述，也有助于创建更具体的、逐个代表的图片，以提高电话呼叫的有效性。
该报告通常包括拨打电话的数量、平均通话时间、联系率、已完成的合同和平均订单价值。
在本文中查找您可以在 CRM 中构建的报告
如何撰写出色的月度销售报告
平均值 月度销售报告只是提供了一系列指标。 一个伟大的 月度销售报告清晰而有条理。 您必须确保文档中包含的所有数据的排列方式能够传达有关销售团队进度和公司整体发展的有意义信息。
确定每月销售报告的目标受众
出色的月度销售报告不仅显示相关数据，还考虑目标读者的兴趣。 在您开始编写报告之前，请确定谁是将阅读报告的利益相关者以及他们想了解您的销售流程的哪些内容。
问自己以下问题……
- 谁在看你的报告？
- 为什么他们需要查看这份销售报告？
- 他们对您的销售流程了解多少？
- 他们与信息交互的首选方式是什么？
您提交给销售经理的报告与您提交给 CEO 或投资者的报告不同。 请记住这一点，并设身处地为读者制作一份对他们来说最有价值的文件。
想象一下，您正在为销售副总裁准备月度销售报告，并且您想突出您的销售团队的生产力以及他们的行为如何有助于实现目标。 或者，您正在为营销部门准备一份报告，并且您希望专注于有关不同潜在客户来源有效性的信息。
一旦您知道谁将查看您的月度销售报告，您应该能够为它设定一个明确的目标。
收集必要的数据并删除不重要的细节
牢记每月销售报告的目标，您可以确定哪些指标是必不可少的，并开始收集必要的数据。 确保只收集目标受众感兴趣的数据，删除所有不重要的细节。
在月度报告中炫耀您的所有成就可能很诱人，但最好避免包含过于详细的解释。 剪掉所有绒毛的月度销售报告并保持简洁。
如果您在切割零件时遇到问题，请问自己以下问题……
- 销售周期中的关键数据点是什么？
- 数据显示在销售过程中有哪些帮助？
- 数据显示了哪些机会领域？
- 这些数据是否有助于更大的图景？
- 读者需要这些信息吗？
如果您仍然不确定是否需要将特定信息片段包含在报告中，请不要急于将其从报告中删除。 留下它，突出显示它，或将其放在单独的文档中以备后用。 然后，如果需要，您可以随时参考它。
识别数据中的模式并准备解释
收集所有相关数据后，对其进行分析以发现趋势和模式。 如果有任何异常值，请记下它们。 但是，仅仅陈述模式是不够的，您还需要就它们发生的原因提出假设。 将指标与当时发生的销售流程相匹配。
问自己描述性问题……
- 为什么会出现这些高峰和低谷？
- 根据销售配额，团队的表现如何？
- 报告期内发生了哪些战术和战略变化？
使用 CRM 自动化销售报告
不要回避自动化报告流程。 手动销售报告可能是一项艰巨的任务，需要大量关注，占用大量时间。 为什么不求助于 CRM 解决方案来为您完成这项工作？
使用 CRM 软件生成月度销售报告，您可以放心，流程是标准的，不会因人为错误而遗漏任何细节。 您可以期待更清晰、更可靠的报告。 NetHunt CRM 可以帮助您生成以下月度销售报告
- 销售渠道报告
- 总销售报告
- 按客户报告的销售额
- 按所有者报告的销售额
- 按来源销售报告
- 销售预测
- 阶段报告时间
- 潜在客户来源报告
- 丢失原因报告
最棒的是，所有这些报告都是可视化的、可访问的，并且对于查看它们的任何人来说都是可以理解的。
知道从哪里开始销售报告是加强决策、引导销售团队朝着正确方向努力以及全面推进业务流程的先决条件。
按照上面的步骤和提示，整理一份不需要太多时间、传达正确数据并带来结果的销售报告！