如何撰寫月度銷售報告

已發表: 2022-01-03

作為一名銷售經理，你有很多事情要做。不斷關注您的銷售團隊的表現。銷售部門是貴公司的引擎，它應該不斷運轉。為了使該發動機在所有氣缸上點火，銷售代表應報告任意數量的 KPI。

儘管適用於銷售團隊的良好 CRM 具有用於實時監控銷售進度的內置儀表板和報告，但銷售代表仍然應該知道如何編寫月度報告。通知無法訪問您的 CRM 儀表板的利益相關者（例如投資者）非常有用。同樣，您可能需要更新 C-Suite，他們沒有時間在 CRM 儀表板上閒逛。

但是寫銷售報告是一項艱苦的工作。您發現自己在問如何為老闆或投資者撰寫月度銷售報告，那麼您來對地方了。

在本文中，我們將解釋：什麼是月度銷售報告，揭示它的組成部分，按 KPI 統計不同類型的月度銷售報告，並分享一些可操作的技巧來創建出色的銷售報告。

什麼是月度銷售報告？

月度銷售報告提供公司上個月銷售活動的概覽。它反映了企業內發生的不同銷售流程，顯示了銷售量趨勢，比較了銷售漏斗不同步驟之間的數字，並概述了銷售代表的表現。

銷售報告是您的業務導航器，是幫助您的銷售團隊朝著正確方向前進的路線圖。

各種報告有助於優化整體性能並揭示工作流程中的缺陷。我們可以報告銷售的不同方面，例如整體績效、所產生收入的詳細信息、銷售量的發展，以根據目標衡量數量、客戶生命週期價值和更多負載。

報告還可以關註銷售代表及其銷售週期績效，從潛在客戶產生到交易完成。每份報告都是貴公司評估情況、確定最佳決策和採取行動類型的快照。

月度銷售報告的關鍵要素

銷售報告的時間、樣本、內容和其他變量可能不同。儘管如此，共同的結構總是相似的。您的銷售報告應包括項目當前狀態、實際進度、未完成任務、預期條款和描述項目狀態的其他基本要素的簡明摘要。

每份銷售報告都應包含一些關鍵要素。

項目概況

從項目的簡要描述開始您的月度銷售報告。概述應包括報告的目標，並明確說明前一時期的成就。這樣，您就可以授予銷售報告的讀者訪問已建立版本的項目背景的權限，並允許他們對您在當前期間的表現做出公正的判斷。

概括

簡短的摘要通常作為項目的高級別、一頁概述以及與報告期間相關的關鍵指標來完成。它的存在是為了讓高管可以瀏覽一頁信息，而不是閱讀更完整的報告版本。因此，在編寫銷售報告摘要時，請關注最重要的數據，並根據這些數據提供足夠的洞察力和建議。

為了有效地總結一個項目，回顧一下當月的銷售數字並確定關鍵要點。傳統上，銷售報告的目標集中在……

追求的潛在客戶數量
產生的銷售額
產品銷售量

數據細分

對於那些確實跳過摘要頁面的高管，您應該創建幾個部分來更詳細地解釋您報告的銷售流程。將每個部分重點放在一個單獨的指標或過程上，以保持讀者的理解。

關於哪些流程值得在報告中提及的決定權在於您和您所報告的人員。但請記住，所有部分都應遵循大致相同的結構。每個部分必須包括……

所討論過程的簡要概述
一系列相關 KPI 進一步支持您的部分的敘述
主要發現和建議

在使用 KPI 填充您的銷售報告時，請確保您解釋了每個項目正在衡量的內容並建立適當的時間框架。如果數據集有任何波動，請務必詳細說明。以下是您可以在月度銷售報告中包含的 KPI 的一些想法……

管道每個階段的交易數量
每筆已完成交易的平均交易規模和價值
平均收盤率
銷售週期的長度，完成每筆交易需要多長時間

為了進一步提高報告的質量並讓公眾更容易獲得，請用圖表來說明您談論的數字。不過，不要使您的視覺效果過於復雜。與您的數據無關的令人困惑的圖表或圖表可能會弄亂整個報告，將注意力和重點放在錯誤的事情上。

結果

在本節中，報告銷售人員解釋他們的報告結果，並將報告期間的數據與上一期間的數據進行比較。然後，他們評估銷售業績並提供一組結果以及詳細的狀態說明。 例如，設備採購“完成”或備件供應“延遲”。

如果需要對每個類別進行更詳細的解釋，則應在名為 Timeline 的小節中提供。

時間線小節包含有關主題里程碑的更多信息，並且通常形成為帶有顏色指示已完成和正在進行的任務的網格。它詳細說明了已執行的工作、（不）遵守時間表、實際完成日期以及其他值得一提的重要事實。

結論和建議

月度銷售報告的最後一部分為讀者提供了有關後續步驟的簡要結論和建議。

在本節中，您應該提供展望並解釋哪些行動會對公司的發展產生影響。提出一些可以優化流程並有助於解決未來問題的想法。您也可以使用銷售報告的這一部分來解釋“為什麼任務沒有按計劃完成？ ”或“哪些問題被視為障礙？ ”

例如，為了遵守完成項目所需的條款，可能需要某些資源。 這種必要性的解釋應在本節中詳細提交。

按 KPI 劃分的銷售報告類型

根據您在月度銷售報告中反映的 KPI 類型，可以區分以下類型的銷售報告。

銷售KPI報告

這是一份包羅萬象的月度銷售報告，以收入、流失率、利潤率、增量銷售等高級銷售指標為中心。本報告的主要目標受眾是 C 級高管。

銷售 KPI 報告允許銷售副總裁、高管和經理密切關注最重要的運營和戰略數據。這些信息使他們能夠在需要時改變公司的銷售策略。必須每月跟踪這些指標，以提高指定銷售目標的質量和績效。

銷售機會報告

銷售機會報告側重於公司每月產生的銷售機會。公司使用此報告可以輕鬆跟踪和衡量每個團隊成員贏得交易的能力，並密切關注歷史機會管道中的趨勢。

銷售機會報告發現管道中最重要的銷售機會，分析這些機會的來源，並預測它們可以產生的收入。

銷售週期長度報告

銷售週期長度報告涵蓋了您的銷售代表的整個銷售漏斗，從上到下。它可以幫助銷售經理跟踪他們的銷售團隊將銷售機會轉化為付費客戶所需的時間。

該報告還概述了您的每個銷售代表在將交易推向銷售渠道方面的表現，幫助確定他們的優勢和劣勢。通過可視化此報告，您可以查看發生停頓的位置並培訓您的銷售代表以更快地轉換潛在客戶。

銷售轉化報告

月度銷售報告與前一份報告密切相關。它進一步詳細說明了您的銷售團隊在整個月內所做的活動，以及這些活動在將潛在客戶轉化為客戶方面的有效性。

通常，銷售轉化報告比銷售週期長度報告更詳細，因為它分析了銷售漏斗的每個步驟，逐個銷售代表。標準的轉化跟踪報告包括聯繫信息、生成的潛在客戶、合格的和贏得的信息，以及給定時間範圍內的變化率。

冷電話仍然是用潛在客戶填充銷售渠道的最有效方法之一。許多經理堅持創建外呼報告來分析銷售活動的有效性。該報告既有助於創建總體概述，也有助於創建更具體的、逐個代表的圖片，以提高電話呼叫的有效性。

該報告通常包括撥打電話的數量、平均通話時間、聯繫率、已完成的合同和平均訂單價值。

在本文中查找您可以在 CRM 中構建的報告向右箭頭

如何撰寫出色的月度銷售報告

平均值 月度銷售報告只是提供了一系列指標。一個偉大的 月度銷售報告清晰而有條理。您必須確保文檔中包含的所有數據的排列方式能夠傳達有關銷售團隊進度和公司整體發展的有意義信息。

確定每月銷售報告的目標受眾

出色的月度銷售報告不僅顯示相關數據，還考慮目標讀者的興趣。在您開始編寫報告之前，請確定誰是將閱讀報告的利益相關者以及他們想了解您的銷售流程的哪些內容。

問自己以下問題……

誰在看你的報告？
為什麼他們需要查看這份銷售報告？
他們對您的銷售流程了解多少？
他們與信息交互的首選方式是什麼？

您提交給銷售經理的報告與您提交給 CEO 或投資者的報告不同。請記住這一點，並設身處地為讀者製作一份對他們來說最有價值的文件。

想像一下，您正在為銷售副總裁準備月度銷售報告，並且您想突出您的銷售團隊的生產力以及他們的行為如何有助於實現目標。或者，您正在為營銷部門準備一份報告，並且您希望專注於有關不同潛在客戶來源有效性的信息。

一旦您知道誰將查看您的月度銷售報告，您應該能夠為它設定一個明確的目標。

收集必要的數據並刪除不重要的細節

牢記每月銷售報告的目標，您可以確定哪些指標是必不可少的，並開始收集必要的數據。確保只收集目標受眾感興趣的數據，刪除所有不重要的細節。

在月度報告中炫耀您的所有成就可能很誘人，但最好避免包含過於詳細的解釋。剪掉所有絨毛的月度銷售報告並保持簡潔。

如果您在切割零件時遇到問題，請問自己以下問題……

銷售週期中的關鍵數據點是什麼？
數據顯示在銷售過程中有哪些幫助？
數據顯示了哪些機會領域？
這些數據是否有助於更大的圖景？
讀者需要這些信息嗎？

如果您仍然不確定是否需要將特定信息片段包含在報告中，請不要急於將其從報告中刪除。留下它，突出顯示它，或將其放在單獨的文檔中以備後用。然後，如果需要，您可以隨時參考它。

識別數據中的模式並準備解釋

收集所有相關數據後，對其進行分析以發現趨勢和模式。如果有任何異常值，請記下它們。但是，僅僅陳述模式是不夠的，您還需要就它們發生的原因提出假設。將指標與當時發生的銷售流程相匹配。

問自己描述性問題……

為什麼會出現這些高峰和低谷？
根據銷售配額，團隊的表現如何？
報告期內發生了哪些戰術和戰略變化？

使用 CRM 自動化銷售報告

不要迴避自動化報告流程。手動銷售報告可能是一項艱鉅的任務，需要大量關注，佔用大量時間。為什麼不求助於 CRM 解決方案來為您完成這項工作？

使用 CRM 軟件生成月度銷售報告，您可以放心，流程是標準的，不會因人為錯誤而遺漏任何細節。您可以期待更清晰、更可靠的報告。 NetHunt CRM 可以幫助您生成以下月度銷售報告

銷售渠道報告
總銷售報告
按客戶報告的銷售額
按所有者報告的銷售額
按來源銷售報告
銷售預測
階段報告時間
潛在客戶來源報告
丟失原因報告

最棒的是，所有這些報告都是可視化的、可訪問的，並且對於查看它們的任何人來說都是可以理解的。

知道從哪裡開始銷售報告是加強決策、引導銷售團隊朝著正確方向努力以及全面推進業務流程的先決條件。

按照上面的步驟和提示，整理一份不需要太多時間、傳達正確數據並帶來結果的銷售報告！